10 Tipps für Videokonferenzen für reibungsloses Remote-Arbeiten

In der heutigen Welt werden Konferenzräume gegen Wohnzimmer und Schlafzimmer eingetauscht. Arbeitskräfte auf der ganzen Welt nutzen Videokonferenz-Tools wie Zoom und Microsoft Teams, um tägliche Meetings und persönliche Interaktionen fortzusetzen. Während dies das Bedürfnis nach sozialer Interaktion befriedigt, kann es auch etwas invasiv erscheinen, Kollegen und Mitarbeiter in unsere Wohnungen blicken zu lassen. Nutzen Sie diese Schritte, um das Beste aus jeder Videokonferenz herauszuholen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Die richtige Ausrüstung haben
• 2. Das richtige Licht finden
• 3. Einen virtuellen Hintergrund in Betracht ziehen
• 4. Ihre Ausrüstung vor dem Anruf einrichten
• 5. Audio und Video in Zoom testen
• 6. Ihre Internetverbindung überprüfen (und ein Backup haben)
• 7. Ihre Apps kennen
• 8. Angemessene Etikette während des Anrufs wahren
• 9. Nicht stören aktivieren
• 10. Nach dem Anruf

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1. Die richtige Ausrüstung haben

Für den alltäglichen Benutzer sind die integrierten Kameras, Mikrofone und Lautsprecher eines Computers mehr als gut genug. Wenn Sie jedoch die Gesamtqualität verbessern möchten, gibt es zahlreiche Optionen von Drittanbietern. Die richtige Ausrüstung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass andere in einem Videoanruf Sie klar hören und sehen können. Zu diesem Zweck haben wir einige Ausrüstungsempfehlungen unten aufgeführt, um Ihr Videokonferenzspiel zu verbessern.

Kameras

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Computer-Kamera nicht HD ist, ist der Kauf einer solchen eine sehr kluge Entscheidung. Professionell auszusehen ist wichtig, und eine externe HD-Kamera wird dabei helfen. Beide Optionen unten helfen nicht nur, professioneller auszusehen, sondern im Fall der Razer wird auch das Licht durch ein integriertes Ringlicht verbessert.

• Razer Kiyo – Dies wird allgemein als eine der besten WFH-Kameras angesehen, dank ihrer 720p-Qualität und dem integrierten Ringlicht. Licht ist Ihr Freund, also kombinieren Sie das mit einem leicht verdaulichen Preis, und es ist eine perfekte Kombination.
• Logitech C920 – Direkt ab Werk für Teams und Zoom zertifiziert, lässt sich diese 720p-Kamera leicht an jedem Computer montieren und wird sogar mit einem Stativ geliefert, wenn Sie sich neben einem Computer einrichten möchten.

Mikrofone

Wenn Sie den ganzen Tag in Videokonferenzen sind, ist es eine gute Idee, in ein solides Kondensatormikrofon zu investieren, damit Sie immer kristallklar klingen. Es sei denn, Sie sind ständig unterwegs, wird ein Kondensatormikrofon helfen, die Ermüdung bei Ihren Teilnehmern zu reduzieren, da Sie klingen werden, als wären Sie persönlich bei ihnen.

• HyperX SoloCast – Plug-and-Play-Qualität sorgt dafür, dass dieses Mikrofon sowohl für Anfänger als auch für fortgeschrittene Zoom-Nutzer geeignet ist. Eine LED-Anzeige zeigt Ihnen an, wann Sie “live” sind, während der verstellbare Ständer Ihnen hilft, eine bequeme Position zu finden.
• Blue Yeti – Eine weitere weithin als “beste” Option für Mikrofone geltende USB-Option, die sowohl für Mac als auch für Windows bereit ist. Es wird jahrelang halten und bietet eine Qualität, die im Vergleich zu einer Computeroption Tag und Nacht ist.

Headsets

Headsets sind eine gute Alternative zu Kondensatormikrofonen, wenn Sie nur begrenzten Platz auf dem Schreibtisch haben. Darüber hinaus ist es einfach gute Videokonferenz-Etikette, den Meeting-Audio an Kopfhörer oder Headset weiterzuleiten.

• Jabra Evolve 40 – Während die meisten Menschen an USB-Desktopmikrofone denken, kann ein Headset genauso gut funktionieren, um die Audioqualität zu verbessern. Das Jabra Evolve 40 beweist, dass Sie nicht viel ausgeben müssen, um besser als das integrierte Mikrofon Ihres Computers zu sein.
• Jabra Evolve 65 UC – Bluetooth-fähig, ermöglicht das Jabra Ihnen, bis zu 100 Fuß von Ihrem Computer entfernt zu gehen. Vierzehn Stunden Sprechzeit stellen sicher, dass Sie einen ganzen Tag voller Videoanrufe durchhalten können, ohne sich um das Aufladen kümmern zu müssen.

2. Das richtige Licht finden

Wenn es um Videokonferenzen geht, wählen Sie einen Ort, der über ausreichend natürliches Licht verfügt, sei es in der Nähe eines Fensters oder draußen. Je mehr natürliches Licht Sie haben, desto weniger wahrscheinlich werden Sie müde. Separat ist auch Ihr Hintergrund wichtig. Versuchen Sie, einen Ort zu finden, der die wenigsten Ablenkungen im Hintergrund hat. Ein häufiger Vorschlag ist ein Küchentisch, da er oft in der Nähe vieler Fenster steht. Der Nachteil, sich auf natürliches Licht zu verlassen, sind die Fälle, in denen Sonnenuntergang, Wolken und Regen den Himmel dominieren.

Glücklicherweise gibt es viele Beleuchtungslösungen, wenn Wetterszenarien stören oder wenn ein Wechsel des Raumes keine Option ist. Ringlichter können beispielsweise eine ideale Hardwarelösung sein, um das Licht zu erhöhen. Diese sind kostengünstig und bieten eine weiche und gleichmäßige Beleuchtung, die sogar direkt auf Computerhardware montiert werden kann. Selbst etwas so Einfaches wie eine Lampe auf einem Schreibtisch, die nach oben gerichtet ist, kann helfen, das natürliche Licht zu erhöhen.

3. Einen virtuellen Hintergrund in Betracht ziehen

Als die Videokonferenzen Mitte 2020 wirklich an Fahrt gewannen, waren virtuelle Hintergründe sehr beliebt, sollten jetzt jedoch hauptsächlich als Möglichkeit genutzt werden, um Ihren physischen Hintergrund zu verbergen. Wenn Sie sich in einem kleinen Raum befinden oder dekorative Regale direkt hinter sich haben, die ablenken könnten, funktioniert ein virtueller Hintergrund großartig.

Darüber hinaus haben Arbeitgeber eigene virtuelle Hintergründe für Mitarbeiter erstellt, die Sie in Ihre Videokonferenzen einbeziehen können. Ein physischer Hintergrund funktioniert großartig, solange nichts vorhanden ist, das die Aufmerksamkeit einer Person ablenken könnte. Jede Videokonferenzsoftware fügt auch eine „Unschärfe“-Funktion hinzu, sodass Sie keine Änderungen vornehmen müssen. Es wird die Dinge leicht unscharf machen, sodass sie nicht im Fokus stehen und Ihr Meeting nicht überlagern.

4. Ihre Ausrüstung vor dem Anruf einrichten

Für viele Mitarbeiter ist dies das erste Mal, dass sie von zu Hause aus videokonferieren. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie man alles einrichtet. Im einfachsten Fall sollte die Einrichtung Ihrer integrierten Ausrüstung Ihre erste Handlung sein. Bevor Sie losrennen und etwas kaufen, stellen Sie sicher, dass alles, was bereits auf Ihrem Computer vorhanden ist, funktioniert.

Kamera und Mikrofon testen

Um das Mikrofon in Windows 10 zu testen, gehen Sie zu „Start -> Einstellungen -> System -> Sound.“ Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Eingang ausgewählt haben, egal ob Sie das integrierte Mikrofon oder ein externes verwenden. Sprechen Sie ins Mikrofon, und die blaue Leiste unter „Testen Sie Ihr Mikrofon“ sollte steigen und fallen, während Sie sprechen. Wenn die Leiste sich bewegt, funktioniert Ihr Mikrofon. Für die Kamera drücken Sie die Starttaste und wählen Sie „Kamera“ in Ihrer App-Liste.

Das Testen der Kamera auf einem Mac ist so einfach wie das Öffnen einer beliebigen App, die die Kamera verwenden kann. Öffnen Sie beispielsweise die FaceTime-App und bestätigen Sie, dass ein grünes Licht neben der Kamera oben auf dem Bildschirm eingeschaltet ist. Testen Sie das Mikrofon, indem Sie zu „Systemeinstellungen -> Sound -> Eingabe“ gehen und anfangen zu sprechen. Wenn die Balken aufleuchten, während Sie tippen, sprechen oder singen, ist das Mikrofon bereit. Denken Sie daran, den richtigen Eingang auszuwählen, wenn Sie ein externes Mikrofon angeschlossen haben.

5. Audio und Video in Zoom testen

Zu verstehen, wie man Zoom verwendet, ist ein kritischer Bestandteil eines starken Homeoffice-Setups. Dazu gehört auch, zu wissen, wie man Audio und Video testet und einen Testanruf durchführt. Beachten Sie, dass alle unten aufgeführten Schritte sowohl für PC als auch für Mac gelten.

Zoom-Audio testen

1. Gehen Sie zu „Einstellungen“, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken. Klicken Sie auf der linken Seite des Pop-up-Fensters auf „Audio“, das die dritte Option von oben sein sollte.
2. Wählen Sie die richtigen Eingangs- und Ausgangsoptionen, je nachdem, ob Sie ein externes Mikrofon oder Headset verwenden. Klicken Sie auf „Lautsprecher testen“ und „Mikrofon testen“, um diese jeweils zu testen. Sie sollten sehen, dass die Eingangspegelanzeige sich bewegt, während Sie ins Mikrofon sprechen.

Zoom-Video testen

1. Gehen Sie zu „Einstellungen“, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken. Klicken Sie auf der linken Seite des Pop-up-Fensters auf „Video“, das die zweite Option von oben sein sollte.
2. Sobald das Video-Fenster geöffnet ist, sollte Ihre Kamera aktiv sein. Es gibt keinen zusätzlichen Test, den Sie durchführen müssen. Wenn Ihre Kamera wie erwartet funktioniert, sollten Sie sich im Bild sehen. Wenn nicht, stellen Sie sicher, dass die Kamera nicht blockiert ist und starten Sie Ihren Computer gegebenenfalls neu und überprüfen Sie, ob das Problem behoben ist.
3. Ein wichtiger Schritt ist sicherzustellen, dass Sie „HD aktivieren“ in den Videooptionen ausgewählt haben.

Einen Test-Zoom-Anruf durchführen

Mit Audio und Video, die eingerichtet sind, ist der letzte Schritt bei Zoom, einen Testanruf zu versuchen. Besuchen Sie http://zoom.us/test und klicken Sie auf die Schaltfläche „Beitreten“ im Browser. Sobald Sie im Testmeeting sind, ermöglicht Ihnen Zoom, sowohl Ihr Audio als auch Ihre Lautsprecher erneut zu testen. Wenn Sie ein externes Mikrofon oder eine Kamera installiert haben, haben Sie auch die Möglichkeit, auszuwählen, welches Eingangs-/Ausgabegerät Sie verwenden möchten. Um es richtig zu testen, stellen Sie sicher, dass Sie auf „Mit Computer-Audio beitreten“ und „Video starten“ klicken, und überprüfen Sie dann dreifach, dass alles funktioniert.

6. Ihre Internetverbindung überprüfen (und ein Backup haben)

Sobald Ihr Computer eingerichtet ist, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Internetverbindung zu testen, was leicht über SpeedTest, Google oder SpeedOf erfolgen kann. Wenn Ihre Upload-Geschwindigkeit langsam ist, kann dies die Videoqualität beeinträchtigen. In diesem Fall sollten Sie in Betracht ziehen, die Position Ihres Internet-Routers zu wechseln, sodass er näher an einem Homeoffice oder einem anderen Raum ist.

Wenn Ihr Internet ausfällt, ist es wichtig, ein Backup im Hinterkopf zu haben. Ob das ein dedizierter Hotspot, der Hotspot auf Ihrem Telefon oder das Café um die Ecke ist, haben Sie einen Plan im Hinterkopf. Wenn die Wahl darin besteht, an ein Backup zu denken oder eine wichtige Videokonferenz zu verpassen, ist es keine schwierige Entscheidung.

7. Ihre Apps kennen

Ein weiterer Ratschlag für das Arbeiten von zu Hause aus ist, die Technologie zu kennen, die Sie verwenden. Google Hangouts, Zoom und Microsoft Teams haben alle ihre eigene einzigartige Softwareoberfläche. Versuchen Sie, sich im Voraus mit dieser Software vertraut zu machen. Zum Beispiel sollten Sie wissen, wo sich die Bildschirmfreigabefunktion, der Chat und die Stummschalt-Tasten befinden.

• Microsoft Teams – Teams ist eine Kombination aus Chat- und Videokonferenz-App, die sowohl in persönlicher als auch in professioneller Kapazität verfügbar ist und bis zu 1.000 Mitglieder pro Videokonferenz hosten kann. Das ist zusätzlich zu 1-1-Chat, Sprach- und Videoanrufen. Teams-Nutzer können Hintergründe ändern, Meetings aufzeichnen und Breakout-Räume nutzen, die auf Desktop- und Mobilgeräten verfügbar sind.
• Zoom – Zoom ist die Standard-Videokonferenz-App für Unternehmen. Es ist kostenlos für die persönliche Nutzung und kleine Unternehmen, während größere Unternehmen eine Lizenz benötigen. Zoom ist definitiv mehr auf Videokonferenzen fokussiert und großartig für größere Teams. Sie können über den Chat kommunizieren, mit oder ohne Videokonferenz, aber es ist nicht so chatfreundlich wie Teams.
• Google Meet – Googles Meet-Software war bei Schulen und persönlichen Videonutzungen beliebt, hinkt jedoch in der professionellen Welt hinter Zoom und Teams hinterher. Breakout-Räume sind perfekt für Arbeitsumgebungen, und die „Hand heben“-Funktion erleichtert es, eine Frage zu stellen, ohne zu unterbrechen. Derzeit kostenlos, wird Google Meet ab Januar 2022 Unternehmen pro Benutzer Gebühren berechnen.
• Skype – Microsofts „Legacy“-Videokonferenzsoftware, Skype, hat ein kostengünstiges kostenpflichtiges Abonnement, das es zu einer attraktiven, aber weniger funktionsreichen Option im Vergleich zu Teams macht. Ein Voicemail-Dienst macht es einfach zu wissen, wer Sie angerufen hat, wenn Sie sich vom Computer entfernen. Wenn Sie eine Wahl treffen müssen, hat Teams mehr Versprechen, dank seiner Einbeziehung als Teil von Microsoft 365.

8. Angemessene Etikette während des Anrufs wahren

Stummschalten

Wenn Sie sich in einem Video-Meeting befinden, hilft es, wenn immer nur eine Person gleichzeitig spricht. Die beste Regel ist, sich nur dann stummzuschalten, wenn es Ihre Zeit ist zu sprechen oder eine Frage zu stellen oder zu beantworten. Das Letzte, was jeder in einem Anruf braucht, ist, sich gegenseitig zu übertönen, und stummgeschaltet zu sein, stellt sicher, dass Anrufe pünktlich beginnen (und enden) können.

Pünktlich sein

Pünktlichkeit zählt im physischen Büro und in der virtuellen Welt. Es ist der grundlegende Respekt für alle im Meeting.

Angemessen kleiden

Einige Arbeitgeber möchten, dass ihre Mitarbeiter sich so kleiden, wie sie es im Büro getan haben, während andere einfache Jeans und T-Shirts erlauben. Stellen Sie sicher, dass Sie sich angemessen für das Meeting kleiden und sich aus Ihrem Schlafanzug umziehen.

In die Kamera schauen

Remote-Arbeiten erhöht die Möglichkeit, Multitasking zu betreiben. Während Sie sich in einem Videoanruf befinden, ist es wichtig, Augenkontakt zu halten, damit andere wissen, dass Sie aufmerksam sind. Nicht nur werden sie die Aufmerksamkeit zu schätzen wissen, sondern Sie werden auch vermeiden, etwas zu verpassen.

9. Nicht stören aktivieren

Wir waren alle schon einmal an einem Punkt oder einem anderen. Es ist ein wichtiger Videokonferenzanruf und das Telefon einer Person klingelt. Es ist akzeptabler geworden, sollte aber dennoch vermieden werden, wenn möglich. Wenn Sie sich in einer Videokonferenz befinden, nutzen Sie die Nicht stören- oder Stummschaltfunktionen Ihres Smartphones. Über Telefonanrufe hinaus umfasst dies auch E-Mail-Benachrichtigungen und Text/iMessage-Benachrichtigungen, FaceTime-Pings usw. So einfach es heutzutage ist, DND sowohl auf Android als auch auf iOS einzurichten, so einfach ist es auch, es sofort auszuschalten, sobald ein Videoanruf endet.

10. Nach dem Anruf

Sobald ein Anruf beendet ist, sollte jemand dafür verantwortlich sein, Notizen zu machen und diese an das Team zu senden. Was sind die nächsten Schritte oder was war aus dem Anruf umsetzbar? Wer ist für was verantwortlich? Es ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Wenn Sie der Moderator sind, können Sie einem breiteren Team, mit dem Sie nicht regelmäßig zusammentreffen, einen Dank aussprechen und ihnen für ihre Zeit, Einsicht, Unterstützung usw. danken.

Fazit

Obwohl Videokonferenzen seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten existieren, hat die letzte Zeit sie wie nie zuvor ins Rampenlicht gerückt. Zu wissen, wie man richtig mit diesen Plattformen interagiert und sich engagiert, ist jetzt entscheidend. Wenn Sie Skype über Zoom in Betracht ziehen, möchten Sie möglicherweise die beiden vergleichen und sehen, welche besser zu Ihren Bedürfnissen passt.