12 Kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Microsoft und Google

Die Verwaltung eines Projekts umfasst eine Reihe von beweglichen Teilen. Um Ihnen den Einstieg in ein neues Projekt zu erleichtern oder Ihnen zu helfen, in einem aktuellen voranzukommen, können Sie Vorlagen zur Handhabung und Verfolgung dieser verschiedenen Teile verwenden. Für die fünf Phasen des Projektmanagements, von der Planung bis zum Abschluss, können diese Vorlagen für Microsoft- und Google-Anwendungen Ihnen Zeit sparen und Ihnen die Werkzeuge für den Erfolg bieten. Am besten ist, dass jede Vorlage kostenlos ist!

Inhaltsverzeichnis

• 1. Projektstart-Checkliste
• 2. Einfache Vorlage für den Projektausführungsplan
• 3. Vorlage für Projektmanagement-Präsentationen
• 4. Checkliste zur Risikoanalyse der Projektplanung
• 5. Vorlage für den Projektfinanzierungsplan
• 6. Detaillierte Vorlage für das Projektbudget
• 7. Vorlage für die Arbeitsstruktur
• 8. Vorlage für den Projektmanagementbericht
• 9. Vorlage für den Projektzeitplan
• 10. Gantt-Diagramm-Vorlage
• 11. Tracker für Aktionspunkte
• 12. Vorlage für den Projektabschlussplan
• Häufig gestellte Fragen

Tipp: Kanban ist eine Projektmanagement-Technik, die sich für agiles Projektmanagement eignet. Wir erklären, wie sie funktioniert.

1. Projektstart-Checkliste

Verfügbarkeit: Microsoft Word und Google Docs

Die Vorbereitung für die Verwaltung eines Projekts umfasst die Planung. Um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie vor Beginn des Projekts benötigen, sehen Sie sich diese Projektstart-Checkliste-Vorlage an. Sie legt die Grundlagen dafür, was Sie benötigen, um gut zu starten.

Beginnen Sie damit, die grundlegenden Projektinformationen einzugeben, darunter den Namen des Projekts, den Namen des Kunden, den Projektleiter und das Datum. Listen Sie dann alle Aktivitäten oder Elemente auf, die Sie für die Planung und Verwaltung des Projekts benötigen.

Highlights:

• Felder für jede Aktivität mit Fälligkeitsdaten und Platz für erledigte Elemente
• Raum für Notizen oder Beschreibungen für jede Aktivität oder jedes Element
• Geeignet für kleine oder große Projekte mit einer erweiterbaren Anzahl von Zeilen

2. Einfache Vorlage für den Projektausführungsplan

Verfügbarkeit: Microsoft Word und Google Docs

Wenn Sie einen offiziellen Projektplan benötigen, den Sie Ihren Stakeholdern präsentieren können, schauen Sie sich diese einfache Vorlage für den Projektausführungsplan an. Sie können die übergeordneten Details Ihres Projekts einfügen oder tiefere Einblicke bieten, um einen soliden Implementierungsplan zu präsentieren.

Diese vollständig anpassbare Vorlage bietet Ihnen die Grundlagen – wie die Ziele, den Umfang, die Methodik, den Zeitplan und das Team – zusammen mit einigen Extras, die Sie zu schätzen wissen werden.

Highlights:

• Textplatzhalter mit Abschnitten für Ziele, Umfang und Methodik
• Strukturierte Tabelle für den Zeitplan mit Phasen, Beschreibungen und Fälligkeitsdaten
• Abschnitt für den Aktionsplan, der Tabellen für jedes Ziel oder jede Phase nutzt
• Team-Bereich mit Bild- und Textplatzhaltern, um die Details Ihrer Mitglieder einfach hinzuzufügen
• Kurzbeschreibung des Projektbudgets, die für weitere Einträge erweiterbar ist

Tipp: Sie müssen nicht unbedingt für Werkzeuge bezahlen, um ein Projekt auszuführen. Schauen Sie sich diese Liste der besten Alternativen zu Microsoft Project an.

3. Vorlage für Projektmanagement-Präsentationen

Verfügbarkeit: Microsoft PowerPoint und Google Slides

Wenn Sie ein Projekt planen, das einen größeren Umfang hat, mehrere Stakeholder beinhaltet oder im Mittelpunkt steht, möchten Sie möglicherweise mit einer formellen Präsentation des Plans beginnen. Mit dieser Vorlage für die Projektmanagement-Präsentation haben Sie eine Folie für jeden Teil, jede Phase und jedes Element des Plans, die Sie problemlos teilen können.

Sie können auswählen, welche Folien Sie verwenden möchten, und diese an Ihr Projekt anpassen. Die Bild- und Textplatzhalter machen es einfach, Elemente durch Ihre eigenen zu ersetzen, und das lockere Erscheinungsbild ist für Projekte in den meisten Branchen geeignet.

Highlights:

• Über 20 Folien mit verschiedenen Elementen für Bilder, Diagramme und Zeitpläne
• Inhaltsverzeichnis-Folie für einfache Navigation
• Zwei Folien mit Symbolen zur Verwendung während der Erstellung der Präsentation
• Screenshot-Platzhalter für Laptop, Tablet und Mobiltelefon

4. Checkliste zur Risikoanalyse der Projektplanung

Verfügbarkeit: Microsoft Word und Google Docs

Um Ihr Projekt zu unterstützen, verwenden Sie diese Checkliste zur Risikoanalyse der Projektplanung, um mögliche Probleme im Voraus zu identifizieren. Dies ist eine grundlegende Vorlage mit Beispielsrisiken, sodass Sie Ihre eigenen Dinge eingeben und dann die Kontrollkästchen verwenden können, um jedes Niveau zu identifizieren.

Highlights:

• Fünf Risikostufen von sehr niedrig bis sofort gefährlich für eine Vielzahl von Problemen
• Einfaches und sauberes Erscheinungsbild für eine gut lesbare Analyse
• Unterschriftenfeld für den Projektleiter, Qualitätsprüfungsingenieur oder einen anderen Prüfer

5. Vorlage für den Projektfinanzierungsplan

Verfügbarkeit: Microsoft Word und Google Docs

Ähnlich wie der Projektaufrufungsplan benötigen Sie möglicherweise ein weiteres schriftliches Dokument, das die Finanzen Ihres Projekts umfasst. Diese Vorlage für den Projektfinanzierungsplan ermöglicht es Ihnen, die Startkosten, Gewinn- und Verlustbeträge sowie eine Bilanz aufzunehmen.

Zusammen mit gut strukturierten Tabellen zur Eingabe der Budgetbeträge des Projekts gibt es Plätze, um die Ziele, die Analyse und die Strategie für einen vollständigen finanziellen Überblick zu beschreiben.

Highlights:

• Tabellen- und Textformatierung, um Gesamtbeträge für Startkosten, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital hervorzuheben
• Praktische Textplatzhalter für Ziele, Analyse und Strategie
• Erweiterbare Tabellen, um zusätzliche Beträge nach Bedarf aufzunehmen

Hinweis: Sie benötigen möglicherweise auch eine Rechnungsvorlage für Google Docs.

6. Detaillierte Vorlage für das Projektbudget

Verfügbarkeit: Microsoft Excel und Google Sheets

Während Sie in Ihrem Projekt vorankommen, ist es entscheidend, das Budget im Rahmen zu halten. Mit dieser detaillierten Vorlage für das Projektbudget können Sie sicherstellen, dass Ihre tatsächlichen Kosten mit Ihren Schätzungen übereinstimmen und dann bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Die Vorlage enthält die Formeln zur Summe der Beträge pro Aufgabe und Unteraufgabe sowie zur Berechnung der tatsächlichen Kosten mit dem über- oder unter dem entsprechenden Betrag Ihrer Schätzungen.

Highlights:

• Aufgaben und Unteraufgaben mit Beträgen pro Phase oder Kategorie
• Verschiedene Betragsoptionen, darunter Stunden- und Stundensätze, Einheiten und Einheitspreise sowie Pauschalbeträge
• Klare Budget-, Ist- und Über- oder Unterbeträge pro Zeile zusammen mit Summen oben

Tipp: Für weitere Optionen schauen Sie sich diese Microsoft Excel-Budgetvorlagen und Google Sheets-Budgetvorlagen an.

7. Vorlage für die Arbeitsstruktur

Verfügbarkeit: Microsoft Excel und Google Sheets

Wenn Sie eine Arbeitsstruktur (WBS) für Ihr Projekt erstellen müssen, ist diese WBS-Vorlage perfekt. Sie bietet nicht nur die benötigten Felder für Ihre Aufgaben, sondern auch eine praktische Dropdown-Liste für Ihre WBS-Nummerierung.

Diese Vorlage spart Ihnen die Zeit, die WBS-Nummerierung zu erarbeiten, indem Sie einfach das Niveau aus der Liste auswählen. Sie können in kürzester Zeit durch Ihre Arbeitsstruktur hindurchkommen.

Highlights:

• Bedingte Formatierung für Aufgaben der ersten Ebene
• Automatische WBS-Nummerierung basierend auf der Auswahl in der Dropdown-Liste
• Nützliche Felder für Ebene, Nummer, Aufgabe, Zuweisender, Startdatum, Enddatum und Notizen

Wie werden Sie die Projektaufgaben verwalten? Überlegen Sie, ob Sie eines dieser Projektmanagement-Tools verwenden möchten. Wir können Ihnen auch helfen zu entscheiden, ob Sie Asana oder Trello verwenden möchten.

8. Vorlage für den Projektmanagementbericht

Verfügbarkeit: Microsoft Word und Google Docs

Für eine umfassende Vorlage, um jeden Aspekt Ihres Projekts zu dokumentieren, schauen Sie sich diese Vorlage für den Projektmanagementbericht an. Mit 15 Abschnitten können Sie alle Details von der Einführung und den Zielen bis zu den Projektergebnissen und der Materialliste hinzufügen.

Die Vorlage bietet ein hilfreiches Inhaltsverzeichnis, in das Sie einfach die richtigen Seitenzahlen einfügen können. Sie können es auch durch die integrierte Inhaltsverzeichnisfunktion in Word oder Docs ersetzen, wenn Sie dies bevorzugen. Sie finden auch viel Sprache, die Ihnen die Last der Erstellung jedes Abschnitts von Grund auf erleichtert.

Highlights:

• Einführungsseite, um Projektpartner, die Projektleitung und die Details des Berichts zu ergänzen
• Strukturierte Tabellen mit vordefinierten Beschriftungen für Ziele, Meilensteine und Erfolge, Meetings und Mediendetails
• Hervorgehobene Platzhalter zum schnellen Einfügen von Informationen wie Daten, Namen und Beschreibungen

Tipp: Wenn Sie E-Mail zur Kommunikation mit Ihrem Team oder Ihren Kunden verwenden, sehen Sie sich dieses Tutorial an, wie Sie E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook erstellen.

9. Vorlage für den Projektzeitplan

Verfügbarkeit: Microsoft Excel und Google Sheets

Wenn es ein Element im Projektmanagement gibt, das Sie auf jeden Fall benötigen, ist es ein Projektzeitplan. Diese Vorlage für den Projektzeitplan bietet nicht nur eine saubere Tabelle für Phasen, Daten, Dauer und mehr, sondern bietet Ihnen auch einen praktischen Lieferzeitrahmen.

Geben Sie die Details für jede Phase oder Aufgabe in die Zeitlinie-Spalten ein und fügen Sie dann erforderliche Projektinformationen hinzu, wie Budget, Ressourcen, Risiken und Probleme. Während Sie die Start- und Enddaten anpassen, werden die Dauer oben und die Zeitlinie unten automatisch aktualisiert.

Highlights:

• Formeln zur Berechnung der Dauer basierend auf den Start- und Enddaten.
• Automatisch aktualisierte Zeitlinie in Form eines Balkendiagramms, das jede Phase des Projekts zeigt
• Beispielprojektzeitplan zur Unterstützung sowie einen leeren Zeitplan zur Verwendung

10. Gantt-Diagramm-Vorlage

Verfügbarkeit: Microsoft Excel und Google Sheets

Eines der nützlichsten Werkzeuge im Arsenal eines Projektmanagers ist das Gantt-Diagramm. Diese Gantt-Diagramm-Vorlage bietet eine hilfreiche Visualisierung, mit der Sie Aufgaben, Start- und Enddaten, Ressourcen und Status mit einem klaren Diagramm des Projektfortschritts an einem Ort verfolgen können.

Verwenden Sie die Registerkarten „Zuweisungen“ und „Status“, um die Ressourcennamen und die gewünschten Aufgabenstatus einzugeben. Verwenden Sie dann die Dropdown-Listen im Gantt-Diagramm, um diese Elemente für Ihr Projekt auszuwählen.

Highlights:

• Automatisch aktualisierendes Gantt-Diagramm basierend auf den Start- und Enddaten
• Zeitersparende Dropdown-Listen zum Auswählen von Ressourcen und Status
• Platz für mehrere Projekte mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben innerhalb jedes Projekts

11. Tracker für Aktionspunkte

Verfügbarkeit: Microsoft Excel und Google Sheets

Ein Projekt ist kein Projekt, wenn es keine Aktionspunkte hervorbringt. Mit dieser Vorlage für den Aktionspunkt-Tracker können Sie sicherstellen, dass nichts übersehen oder unerledigt bleibt. Obwohl die Vorlage einfach aussieht, hat sie alles, was Sie benötigen, um Ihre Punkte zu verfolgen und gleichzeitig die Einträge anzupassen.

Sie können die Registerkarte „Einstellungen“ verwenden, um die Zuweisungen und Prioritätsindikatoren einzugeben, die Sie verwenden möchten, was eine großartige Funktion ist. Dann beginnen Sie einfach Ihre Liste von Aktionen.

Highlights:

• Felder für Datum, Zuweisung, Priorität, Aktionspunkt und Notizen mit Kontrollkästchen für erledigte Elemente
• Dropdown-Listen für Zuweisungen und Prioritäten zur fehlerfreien Verfolgung
• Kontrollkästchen zur Markierung erledigter Aufgaben und Anwendung von Durchstreichtextformatierung für die gesamte Zeile

12. Vorlage für den Projektabschlussplan

Verfügbarkeit: Microsoft Word und Excel

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, gibt es in der Regel noch einige Dinge, die abgeschlossen werden müssen. Mit dieser Vorlage für den Projektabschlussplan können Sie diese Elemente auflisten und sie bis zum Abschluss verfolgen.

Füllen Sie die geplanten und tatsächlichen Daten sowohl für die Arbeit als auch für das Projekt oben aus. Listen Sie dann einfach die verbleibenden Aktivitäten mit dem Verantwortlichen, dem Fälligkeitsdatum, dem Status und etwaigen zusätzlichen Kommentaren auf.

Highlights:

• Vorgefüllte Felder, um Sie durch den Abschlussplan zu führen
• Leere Statusfelder, um Begriffe einzugeben, die für Sie oder Ihr Projekt sinnvoll sind
• ID-Nummern für jeden Punkt zur Verwendung als Referenzen in Dokumenten und Kommunikationen

Hinweis: Wenn Ihr Projekt den Zugriff auf physische Gegenstände erfordert, vergessen Sie nicht, eine Inventarliste einzurichten, um diese Vermögenswerte zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die fünf Phasen des Projektmanagements?

Obwohl nicht festgelegt, sind die meisten mit den fünf Phasen des Projektmanagements vertraut: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss.

Sie finden auf dieser Liste für jede dieser Phasen eine Vorlage, um das Projekt erfolgreich zu verwalten.

Wie kann ich Vorlagen direkt von Microsoft und Google finden?

Jede Anwendung bietet eine Reihe von Vorlagen, wenn Sie keine Option eines Drittanbieters verwenden möchten.

Für Microsoft Word, Excel und PowerPoint gehen Sie zum Startbildschirm oder wählen „Datei -> Neu“. Verwenden Sie das Suchfeld, um eine Vorlage zu finden oder wählen Sie eine vorgeschlagene Kategorie.

Für Google Docs, Sheets und Slides gehen Sie zur Startseite und wählen Sie „Vorlagen-Galerie“ oben. Sie sehen die Vorlagen nach Kategorie aufgelistet.

Welche Anwendung ist besser für das Projektmanagement, Microsoft Word oder Google Docs?

Jede Anwendung ist stark, solide und hat ihre eigenen einzigartigen Funktionen zusätzlich zu den gemeinsamen.

Wenn Sie planen, offline zu arbeiten oder ein umfangreiches Set an Formatierungstools und -funktionen wünschen, ist Microsoft Word die richtige Wahl. Wenn Sie jedoch eine kostenlose webbasierte Option bevorzugen, ist Google Docs die richtige Wahl.

Für mehr über diese beiden Anwendungen sehen Sie sich unseren Vergleich von Microsoft Word und Google Docs an.

Bildnachweis: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.