4 Möglichkeiten, E-Mails in Aufgaben in Microsoft Outlook umzuwandeln

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, produktiver zu sein, denken Sie daran, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln. Ohne alle Details manuell kopieren und einfügen zu müssen, können Sie eine Aufgabe aus einer E-Mail in Outlook erstellen. Diese Anleitung zeigt Ihnen vier Optionen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Ziehen Sie eine E-Mail zu den Outlook-Aufgaben
• 2. Ziehen Sie eine E-Mail zu den Aufgaben mit zusätzlichen Optionen
• 3. Eine E-Mail mit einer Erinnerung nachverfolgen
• 4. Ein Schnellschritt zum Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail einrichten
• Häufig gestellte Fragen

1. Ziehen Sie eine E-Mail zu den Outlook-Aufgaben

Drag-and-Drop ist eine großartige Möglichkeit, Elemente schnell zu verschieben, und das gilt auch für die Umwandlung von E-Mails in Aufgaben in Outlook.

1. Wählen Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang aus, ziehen Sie sie zum Tab “Aufgaben” und lassen Sie sie los.

1. Sie sehen das neue Aufgabenfenster erscheinen, in dem der Betreff der E-Mail als Aufgabename und die Nachricht im Textkörper der Aufgabe enthalten ist.

1. Füllen Sie die restlichen Felder nach Wunsch für die Aufgabe aus. Sie können Start- und Fälligkeitsdaten hinzufügen, eine Priorität festlegen und einen Status auswählen. Klicken Sie oben links auf “Speichern & Schließen”, wenn Sie fertig sind.

Sie sehen die Aufgabe in Ihrer Liste im Tab “Aufgaben” und die E-Mail bleibt in Ihrem Posteingang.

2. Ziehen Sie eine E-Mail zu den Aufgaben mit zusätzlichen Optionen

Wenn Sie die Aufgabe mit der E-Mail als Anhang erstellen oder die E-Mail an Ihre Aufgaben verschieben möchten, anstatt sie zu kopieren, können Sie einen zusätzlichen Schritt zu der oben beschriebenen Drag-and-Drop-Option hinzufügen.

1. Wählen Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang mit der rechten Maustaste aus, ziehen Sie sie zum Tab “Aufgaben” und lassen Sie sie los.

1. Sie sehen ein kleines Popup-Fenster mit drei Optionen. Sie können die E-Mail mit Text oder als Anhang zu Aufgaben kopieren oder sie mit einem Anhang zu den Aufgaben verschieben. Wählen Sie die Aktion aus, die Sie ausführen möchten.

Wie bei der einfachen Drag-and-Drop-Methode zuvor, wird das neue Aufgabenfenster geöffnet, bereit für Sie, um weitere Felder auszufüllen und zu speichern, wenn Sie fertig sind.

3. Eine E-Mail mit einer Erinnerung nachverfolgen

Vielleicht verwenden Sie die Outlook-Aufgaben nicht für Ihre To-dos. Sie können stattdessen die Nachverfolgungsfunktion mit einer Erinnerung verwenden, um das Notwendige in Bezug auf eine E-Mail zu erledigen.

1. Wählen Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang aus und navigieren Sie zum Tab “Start”. Wenn Sie die Nachricht in einem eigenen Fenster geöffnet haben, gehen Sie zum Tab “Nachricht”. Öffnen Sie das Dropdown-Feld „Nachverfolgen“ im Abschnitt „Tags“ der Multifunktionsleiste.

1. Wählen Sie „Erinnerung hinzufügen“ aus der Liste. Alternativ können Sie auch eine Zeit für die Nachverfolgung wählen; diese wird jedoch nicht automatisch für Sie ausgefüllt.

1. Im benutzerdefinierten Popup-Fenster sehen Sie das Kontrollkästchen „Erinnerung“ am unteren Rand. Nutzen Sie die Dropdown-Felder darunter, um das Datum und die Uhrzeit für die Erinnerung auszuwählen.

1. Sie können auch die Optionen oben im Fenster auswählen, wenn Sie möchten. Sie können die Art der Flagge, ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum auswählen. Klicken Sie auf “OK”, wenn Sie fertig sind.

1. Zum Datum und zur Uhrzeit, die Sie ausgewählt haben, erhalten Sie eine Outlook-Erinnerung, um die mit der E-Mail verbundene Aktion auszuführen. Sie sollten auch die E-Mails sehen, die Sie zur Nachverfolgung markieren, im Tab “Aufgaben”.

Hinweis: Sie können auch E-Mails in Outlook planen und automatische Weiterleitungen einrichten.

4. Ein Schnellschritt zum Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail einrichten

Eine weitere Möglichkeit, eine E-Mail in eine Aufgabe in Outlook umzuwandeln, besteht darin, die Schnellschritte-Funktion zu verwenden. Sie können einen Schnellschritt einrichten, um eine Aufgabe zu erstellen, dann diesen Schnellschritt auswählen oder eine von Ihnen zugeordnete Tastenkombination verwenden.

1. Gehen Sie zum Tab “Start” in Outlook und klicken Sie auf den „Mehr“-Pfeil am Ende des Schnellschritte-Fensters in diesem Abschnitt der Multifunktionsleiste oder verwenden Sie das Dropdown-Menü für Schnellschritte, wenn Ihre Multifunktionsleiste verkleinert ist.

1. Gehen Sie zu „Neuer Schnellschritt“ und wählen Sie „Benutzerdefiniert“.

1. Geben Sie oben im Fenster „Schnellschritt bearbeiten“ Ihrem neuen Schnellschritt einen Namen.

1. Öffnen Sie im Aktionsbereich die Dropdown-Liste und gehen Sie zum Abschnitt „Kategorien, Aufgaben und Flaggen“. Wählen Sie entweder „Aufgabe mit Anhang erstellen“ oder „Aufgabe mit dem Text der Nachricht erstellen“.

1. Wenn Sie eine Tastenkombination für den Schnellschritt zuweisen möchten, öffnen Sie das Dropdown-Feld „Tastenkombination“ nahe der unteren Seite und wählen Sie die Kombination aus, die Sie verwenden möchten.

1. Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um den Schnellschritt zu speichern.

1. Der neue Schnellschritt erscheint im Schnellschritte-Fenster auf dem Tab “Start”. Um ihn zu verwenden, wählen Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang aus und klicken Sie auf den Schnellschritt, den Sie eingerichtet haben, um eine Aufgabe zu erstellen, oder verwenden Sie die Tastenkombination, die Sie zugeordnet haben.

1. Wenn das neue Aufgabenfenster geöffnet wird, füllen Sie die Felder aus und speichern Sie die Aufgabe.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich markierte E-Mails in Aufgaben in Outlook umwandeln?

Wenn Sie die oben beschriebene Nachverfolgungsfunktion verwenden, können Sie diese markierten E-Mails in Microsoft To-Do in Aufgaben umwandeln, wenn dies Ihre bevorzugte Aufgabenanwendung ist. Stellen Sie sicher, dass Sie in Microsoft To-Do und Outlook mit demselben Konto angemeldet sind.

Klicken Sie auf den Tab „To-Do“ in Outlook und wählen Sie das Zahnradsymbol aus, um die Einstellungen anzuzeigen. Im Abschnitt „Verbundene Apps“ aktivieren Sie den Schalter für „Markierte E-Mail“. Verwenden Sie das „X“ oben rechts, um die Einstellungen zu schließen, und Sie sehen einen Ordner für „Markierte E-Mail“ in der Liste.

Wie wandle ich eine E-Mail in eine Aufgabe in der Outlook-Webanwendung um?

In Outlook im Web können Sie die My Day-Funktion nutzen, um eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln.

Wählen Sie die Schaltfläche „My Day“ in der Werkzeugleiste oben rechts aus, um My Day zu öffnen. Ziehen Sie die E-Mail aus Ihrem Posteingang zum Tab „To Do“ oder zum Bereich „Als Aufgabe hinzufügen“.

Kann ich E-Mails, die ich in Aufgaben umwandle, zuweisen?

Wenn das neue Aufgabenfenster mit einer der oben genannten Methoden geöffnet wird, wählen Sie im Tab “Aufgabe” die Option „Aufgabe zuweisen“. Geben Sie den Namen des Empfängers im Feld „An“ ein und klicken Sie auf „Senden“, um ihnen die Aufgabe zuzuweisen.

Für eine Nachverfolgungs-E-Mail wechseln Sie zum Tab „Aufgaben“, wählen Sie die E-Mail-Aufgabe in der Liste aus. Verwenden Sie die Schaltfläche „Aufgabe zuweisen“ im Tab „Aufgabe“, und senden Sie die Aufgabe dann an den Empfänger.

Bildnachweis: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.