7 Microsoft To-Do Tipps, um mehr zu erledigen

Wir sind alle beschäftigt, was bedeutet, dass die meisten von uns nach jedem Hebel suchen, den wir finden können, um unsere Zeit effizienter zu nutzen und mehr zu erledigen. Während es unzählige Produktivitäts-Apps gibt, ist Microsoft To-Do eine großartige Option für Leute, die nach einer kostenlosen, relativ einfach zu bedienenden App suchen. Wenn Sie Microsoft To-Do verwenden, können Sie diese sieben Tipps nutzen, um mehr zu erledigen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Fälligkeitsdaten planen
• 2. Mein Tag nutzen, um vorauszuplanen
• 3. Listen anpassen
• 4. Unteraufgaben erstellen, um auf Kurs zu bleiben
• 5. Tags (#Tags) verwenden, um Aufgaben zu sortieren
• 6. Ihre Microsoft To-Do-Listen teilen
• 7. Einen Microsoft To-Do Siri Shortcut programmieren (für iPhone-Nutzer)
• Häufig gestellte Fragen

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1. Fälligkeitsdaten planen

Während Sie Aufgaben zu Ihrer Microsoft To-Do-Liste ohne weitere Vorgaben hinzufügen können, ist es normalerweise hilfreich, Fälligkeitsdaten einzufügen, damit Sie die Punkte nach Priorität sortieren können, basierend darauf, wann Sie sie abschließen müssen. Glücklicherweise ist es einfach, Fälligkeitsdaten zu jeder Aufgabe hinzuzufügen, sowohl beim Erstellen als auch beim Bearbeiten der Aufgabe, nachdem Sie sie zu Ihrer Liste hinzugefügt haben.

Beim Hinzufügen einer neuen Aufgabe können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, indem Sie “Fälligkeitsdatum festlegen” unten links drücken. Sie können die Aufgabe auch wiederkehrend machen, um sie so oft zu wiederholen, wie Sie benötigen, oder eine Erinnerung einstellen, falls erforderlich.

Um ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen oder eines bei einer bereits erstellten Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die Aufgabe und tippen Sie dann auf “Fälligkeitsdatum hinzufügen”, um ein Datum auszuwählen. Wenn die Aufgabe bereits ein Fälligkeitsdatum hat, können Sie darauf tippen, um Änderungen vorzunehmen.

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2. Mein Tag nutzen, um vorauszuplanen

Die Microsoft To-Do-App enthält eine einzigartige Liste mit der Bezeichnung “Mein Tag”. Diese Liste kann Ihnen helfen, Aufgaben aus einer Ihrer Listen an einem einzigen Ort zu organisieren – außerdem können Sie einmalige Aufgaben zu dieser Liste hinzufügen, ohne sie irgendwo anders einzugeben. Für jemanden, der mehrere To-Do-Listen in der Microsoft To Do-App jongliert, kann Mein Tag Ihnen wirklich helfen, Ihre Zeit weise zu verwalten, damit keine Aufgaben durch die Maschen fallen.

Um einen neuen Punkt zu Mein Tag hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf das Pluszeichen (+) in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. Von dort aus fügen Sie eine Aufgabe hinzu, genau wie Sie es bei jeder anderen Liste tun würden, und drücken das Häkchen, um zu speichern. Wenn Sie diese Aufgabe keiner bestehenden Liste zuweisen, speichert die App sie automatisch in der Liste “Aufgaben” zusätzlich zu Ihrer Mein Tag-Liste.

Sie können auch Elemente aus Ihren anderen Aufgabenlisten zu Mein Tag hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche “Vorschläge” in der unteren Mitte des Bildschirms drücken. Wenn ein Element, das Sie zu Mein Tag hinzufügen möchten, nicht unter “Vorgeschlagen” erscheint, können Sie zur Liste gehen, in der Sie das Element gespeichert haben, die Aufgabe öffnen und “Zu Mein Tag hinzufügen” aus den Optionen unter dem Aufgabentitel auswählen.

Wenn Sie Mein Tag verwenden, denken Sie daran, dass die Liste täglich um Mitternacht zurückgesetzt wird, sodass alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag nicht erledigen, von der Liste fallen. Sie erscheinen jedoch im Abschnitt “Vorschläge”, sodass Sie sie wieder zu Ihrer Liste hinzufügen können.

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3. Listen anpassen

Manchmal ist es schwer, auf einen Blick zu erkennen, welche To-Do-Liste welche ist, wenn Sie schnell darauf schauen. Microsoft To-Do bietet jedoch einige großartige Anpassungsoptionen für Listen, um Ihnen zu helfen, dieses Problem zu vermeiden.

Zuerst können Sie jede Aufgabenliste nach Belieben benennen und sogar Emojis im Titel einfügen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Arbeitsaufgabenliste leicht von beispielsweise Ihrer Hausarbeit oder Einkaufsliste zu unterscheiden. Sie können Emojis an zwei Stellen zu Ihren Listen hinzufügen: anstelle des Standard-Checklisten-Icons oder innerhalb Ihres Listentitels.

Um das Icon in das Checklisten-Icon einzufügen, öffnen Sie das Menü, um die Liste umzubenennen, und klicken Sie dann auf die Emoji-Schaltfläche (das Gesicht mit einem Pluszeichen), um ein Emoji für die Liste auszuwählen. Um ein Emoji stattdessen zu Ihrem Titel hinzuzufügen, öffnen Sie einfach Emojis von Ihrer Smartphone-Tastatur und geben Sie sie ein, wie Sie es mit Buchstaben tun würden.

Neben der Verwendung von Emojis können Sie auch das Thema jeder Aufgabenliste anpassen, um sie hervorzuheben. Sie können entweder die Farben der Liste mit einer der 14 Farboptionen anpassen, die Microsoft bereitstellt, oder ein Fotothema wählen (aber nur aus den Optionen, die Microsoft bereitstellt).

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4. Unteraufgaben erstellen, um auf Kurs zu bleiben

Während einige Ihrer Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste einfach sein mögen, können andere mehrere Schritte erfordern. Studien zeigen, dass das Aufteilen dieser größeren Aufgaben in kleinere Schritte tatsächlich Ihre Produktivität steigert. Glücklicherweise macht Microsoft To-Do diesen Prozess mit Unteraufgaben oder Schritten einfach.

Sobald Sie eine Aufgabe erstellt haben, klicken Sie auf die Aufgabe, um sie zu bearbeiten. Aus diesem Menü haben Sie die Option “Schritt hinzufügen”, die Unteraufgaben innerhalb der Aufgabe erstellt. Sie können so viele Schritte hinzufügen, wie Sie benötigen, jeden Schritt abhaken, während Sie ihn abschließen, und Ihren Fortschritt mit dem laufenden Zähler verfolgen, wie viele Schritte es gibt und wie viele Sie abgeschlossen haben.

Das Erstellen von Unteraufgaben kann Ihnen wirklich helfen, sicherzustellen, dass Sie keine Schritte im Prozess auslassen, wenn Sie komplexere Aufgaben abschließen. Allerdings wird Microsoft To-Do die Hauptaufgabe nicht automatisch abhaken, selbst nachdem Sie alle Schritte in einer Aufgabe abgehakt haben, sodass Sie die gesamte Aufgabe weiterhin von Ihrer To-Do-Liste abhaken müssen, sobald alle Schritte abgeschlossen sind.

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5. Tags (#Tags) verwenden, um Aufgaben zu sortieren

Manchmal erfordern Aufgaben aus verschiedenen Listen die gleiche Konzentration, Gegenstände oder einen Standort. In diesen Fällen macht es wahrscheinlich Sinn, sie gleichzeitig zu erledigen, aber es kann schwierig sein, dies zu erkennen, wenn Sie nicht alle Ihre Aufgabenlisten gleichzeitig betrachten können. Microsoft To-Do macht dies jedoch ganz einfach durch die Verwendung von Hashtags.

Sie können Tags hinzufügen, wenn Sie die Aufgabe zuerst erstellen oder indem Sie die Aufgabe nach ihrer Erstellung bearbeiten. Außerdem können Sie Tags in jeden Teil der Aufgabe einfügen, wie den Titel, die Notiz oder sogar Unteraufgaben innerhalb der Hauptaufgabe. Unabhängig davon, wo Sie das Tag hinzufügen, sehen Sie die Aufgabe weiterhin, wenn Sie nach dem Tag suchen, indem Sie die Suche in der oberen rechten Ecke der Hauptseite der App verwenden.

6. Ihre Microsoft To-Do-Listen teilen

Egal, ob Sie mit einem gesamten Team von Personen arbeiten oder eine laufende Einkaufsliste für Ihren Haushalt haben, es gibt Zeiten, in denen Sie eine Liste in Microsoft To-Do mit jemand anderem teilen müssen. Glücklicherweise ist es ziemlich einfach, dies über Text oder E-Mail zu tun.

Um Ihre Liste mit jemand anderem zu teilen, klicken Sie einfach auf das “Teilen”-Symbol oben rechts in der Liste. Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, eine Einladung an jeden per E-Mail, Textnachricht oder sogar über eine Social-Media-Anwendung oder Instant-Messaging-App wie Slack zu senden.

Sobald Sie die Liste mit anderen geteilt haben, können sie selbst Aufgaben hinzufügen, oder Sie können Aufgaben bestimmten Personen zuweisen, die Zugriff auf die Liste haben. Sie können auch jederzeit den Zugriff auf die Liste in den Einstellungen “Zugriff verwalten” widerrufen.

7. Einen Microsoft To-Do Siri Shortcut programmieren (für iPhone-Nutzer)

Wenn Sie wenig Zeit haben und ein iPhone verwenden, können Sie Ihre Produktivität noch weiter steigern, indem Sie einen Siri Shortcut für Microsoft To-Do hinzufügen. Um einen Siri Shortcut hinzuzufügen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie in Ihren To-Do-Einstellungen “Siri-Shortcuts” aus.
2. Tippen Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Element, für das Sie einen Shortcut hinzufügen möchten (z. B. eine Aufgabe hinzufügen oder eine Liste öffnen).
3. Wählen Sie den Satz, den Sie mit Siri verwenden möchten, um die Aufgabe auszuführen, und wählen Sie dann unter “zu erledigen” die Liste aus, zu der das Element hinzugefügt werden soll, und legen Sie alle zusätzlichen Schritte mit der Schaltfläche “Mehr anzeigen” fest.
4. Sobald Sie alle benötigten Einstellungen ausgewählt haben, klicken Sie auf “Zurück -> Zu Siri hinzufügen”.

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Häufig gestellte Fragen

1. Wie kann Microsoft To-Do mir helfen, effizienter zu arbeiten?

Microsoft To-Do ist eine einfache Aufgabenverwaltungs-App, die viele Funktionen kostenlos bietet. Mit To-Do können Sie Aufgabenlisten erstellen, Unteraufgaben hinzufügen, Listen teilen und mit anderen zusammenarbeiten sowie Ihre To-Do-Liste mit dem Outlook-Kalender oder anderen Anwendungen integrieren.

2. Welche Apps können mit Microsoft To-Do integriert werden?

Wie die meisten anderen Microsoft-Anwendungen lässt sich Microsoft To-Do leicht mit allem in der Office 365-Familie integrieren. Die Integration mit den meisten Apps außerhalb der Microsoft-Familie erfordert jedoch eine Drittanbieter-Automatisierungs-App wie Zapier.

3. Was sind die Einschränkungen von Microsoft To-Do?

Obwohl Microsoft To-Do viele großartige Funktionen bietet, hat es einige Einschränkungen. Zum Beispiel bietet To-Do nicht viel in Bezug auf die Integration mit Drittanbieter-Apps. Darüber hinaus können Sie keine Notizen oder Fälligkeitsdaten zu Unteraufgaben hinzufügen, sondern nur zur Hauptaufgabe. Es gibt auch keine Möglichkeit, Berichte über Ihre Produktivität zuzugreifen, was einige Menschen als vorteilhaft empfinden.