7 Dinge, die Sie bei der Nutzung von Zoom tun sollten (aber wahrscheinlich nicht tun)

Mein Arbeitsplatz nutzt Zoom für alle unsere internen und Kundenmeetings. Daher benutze ich eine Reihe von Zoom-Funktionen und -Integrationen, um meine Effizienz zu maximieren und die bestmögliche Erfahrung für meine Kunden zu bieten. Ich empfehle dringend, diese Vorschläge zu nutzen, wenn Sie ebenfalls ein regelmäßiger Zoom-Nutzer für die Arbeit oder den persönlichen Gebrauch sind.

1. Mit Google Kalender synchronisieren, um Meeting-Links automatisch zu senden

Eine der praktischsten Funktionen von Zoom ist die nahtlose Integration mit Google Kalender. Die Synchronisierung von Zoom mit Google Kalender hilft Ihnen, Verwirrung zu vermeiden und spart Zeit, indem Meeting-Links automatisch gesendet werden. Dies ist besonders nützlich für wiederkehrende Meetings, da der Link immer für alle Teilnehmer über ihren Kalender verfügbar ist.

Um Ihren Google Kalender mit Zoom einzurichten, gehen Sie zum Zoom App Marketplace und suchen Sie nach der Google Workspace-Integration.

Sobald die Installation abgeschlossen ist, müssen Sie Zoom Zugriff auf Ihr Google-Konto gewähren. Nach ein paar Klicks erhält jedes Meeting in Ihrem Google Kalender automatisch einen Zoom-Meeting-Link.

2. Einstellungen ändern, um Störungen zu vermeiden

Remote-Arbeit ist großartig, bringt aber auch ihre eigenen Ablenkungen mit sich. Glücklicherweise können Sie Unterbrechungen, wie Hintergrundgeräusche oder unbeabsichtigte Störungen, während Meetings minimieren, indem Sie nur einige wenige Einstellungen in Ihrem Zoom-Konto ändern.

Zum Beispiel können Sie sich so einstellen, dass Sie beim Betreten aller Meetings stummgeschaltet sind. Dies verhindert Hintergrundgeräusche von anderen, insbesondere wenn Sie zu Hause mit Hunden oder anderen Familienmitgliedern arbeiten. Gehen Sie entweder zur Web-App oder zur Desktop-App, und navigieren Sie zu Einstellungen -> Audio, und aktivieren Sie Mein Mikrofon stummschalten, wenn ich einem Meeting beitrete.

Ebenso können Sie einen Warteraum aktivieren, sodass Personen nicht beitreten können, bevor Sie (oder ein Gastgeber, der Ihr Konto nutzt) dies tun. Melden Sie sich in Ihrem Konto im Web an, navigieren Sie zu Einstellungen -> Meeting -> Sicherheit, und schalten Sie die Einstellung Warteraum ein.

Sie können auch mehrere andere Einstellungen steuern, einschließlich der Deaktivierung der Chat-Funktion, dem Ein- oder Ausschalten der Bildschirmfreigabe und der Videoeinstellungen.

3. Verwenden Sie die Galerieansicht, um alle Teilnehmer zu sehen

Normalerweise sind Zoom-Meetings darauf ausgelegt, kollaborativ zu sein. Daher möchten Sie alle gleichzeitig sehen können. Sie können steuern, wen Sie sehen können, indem Sie Ihre Ansicht von der Sprecheransicht (in der nur der Sprecher angezeigt wird) zur Galerieansicht (in der Sie bis zu 49 Video-Feeds von Nutzern gleichzeitig sehen können) ändern.

Klicken Sie während eines Meetings, egal ob Sie der Gastgeber sind oder nicht, auf die Schaltfläche Ansicht in der oberen rechten Ecke Ihres Zoom-Fensters. Wählen Sie dann Galerie, um ein Gitter von Teilnehmern anzuzeigen.

4. Aktivieren Sie erweiterte Bildschirmfreigabefunktionen

Die Bildschirmfreigabe kann eine großartige Möglichkeit sein, um in einem virtuellen Umfeld zu lehren oder zusammenzuarbeiten. Allerdings erlaubt Zoom standardmäßig, dass jeder seinen gesamten Bildschirm teilt, was in bestimmten Situationen problematisch sein kann. Durch die Aktivierung einiger erweiterter Bildschirmfreigabeeinstellungen können Sie das anzeigen, was Sie beabsichtigen, ohne Ablenkungen, sei es eine bestimmte Anwendung, ein Teil Ihres Bildschirms oder sogar nur Audio.

Um zu steuern, wer die Möglichkeit hat, den Bildschirm zu teilen, gehen Sie zu Einstellungen -> In Meeting (Basis) -> Bildschirmfreigabe. Sie können auswählen, wer teilen kann, wie viele Personen gleichzeitig teilen können und ob Personen die Bildschirmfreigabe übernehmen können.

Diese sind jedoch nicht die einzigen erweiterten Funktionen: Sie können weitere während Live-Meetings finden. Klicken Sie einfach auf Bildschirmfreigabe am unteren Rand Ihres Zoom-Fensters, um die Steuerungen zu öffnen.

Einige Einstellungen, die Sie ändern können, umfassen:

• Welche Bereiche Ihres Bildschirms oder Anwendungen Sie teilen
• Ob Sie den Ton teilen möchten
• Ob Sie Dokumente teilen möchten, sogar aus Cloud-Speichern
• Das Layout, das Sie für Ihre Bildschirmfreigabeansicht wünschen
• Zusätzliche Optionen, wie sekundäre Kamerasichten, das Teilen von Videodateien und die Verwendung von AirPlay, um etwas anzuzeigen

5. Probieren Sie die Annotationsoptionen aus

Annotationen können komplexe Punkte klären und die Zusammenarbeit fördern. Es ist eine großartige Möglichkeit für Menschen, Elemente hervorzuheben, Aufmerksamkeit auf das zu lenken, was andere sehen müssen, oder visuelle Hilfen für verbale Erklärungen hinzuzufügen. Dies ist wahrscheinlich eines meiner Lieblingsmerkmale von Zoom.

Die Verwendung des Annotationswerkzeugs ist einfach. Klicken Sie während der Bildschirmfreigabe auf die Schaltfläche Annotieren in der Symbolleiste.

Verwenden Sie Werkzeuge – wie einen Stift, einen Marker oder ein Textfeld, um Ihren Bildschirm zu annotieren. Sie können die Annotationen mit der Schaltfläche Löschen entfernen.

6. Richten Sie Otter.ai oder ein ähnliches Transkriptionswerkzeug ein

Ich habe oft Schwierigkeiten, alles, was während eines Meetings gesagt wird, festzuhalten. Wenn das passiert, hilft es, wenn ich ein Transkript habe, auf das ich zurückblicken kann. Zoom zeichnet Videos auf, aber für mich ist es einfacher, das Gespräch in schriftlicher Form zu verfolgen.

Es gibt mehrere Tools, die Sie verwenden können, um Transkripte zu erfassen, aber die Schritte hier beziehen sich auf die Verwendung von Otter.ai, da ich es bevorzuge.

Sobald Sie ein Konto bei Otter.ai oder einem ähnlichen Tool eingerichtet haben, überprüfen Sie Ihre Aufnahme-Einstellungen, indem Sie zu Persönlich -> Einstellungen -> Aufnahme gehen.

Überprüfen Sie, ob die folgenden Optionen eingerichtet sind:

1. Cloud-Aufnahme: Aktiviert
2. Nur Audio-Dateien aufnehmen: Aktiviert
3. Teilen von Cloud-Aufnahmen erlauben: Aktiviert
4. Automatische Aufnahme: Aktiviert
5. In der Cloud aufnehmen: Aktiviert
6. IP-Adresszugriffskontrolle: Deaktiviert
7. Benutzer müssen sich authentifizieren, bevor sie Cloud-Aufnahmen ansehen: Deaktiviert
8. Benutzer müssen einen Code eingeben, um auf freigegebene Cloud-Aufnahmen zuzugreifen: Deaktiviert
9. Aufnahme standardmäßig als on-demand festlegen: Deaktiviert

Danach müssen Sie zu Ihrem Transkriptionsdienst (Otter.ai) zurückkehren und sich mit Zoom und der Transkriptionsplattform verbinden. Die Schritte hierfür können je nach Ihrem Transkriptionsprogramm variieren, aber die meisten sind ziemlich unkompliziert.

7. Aufnahmen automatisch in Cloud-Speicher speichern

Obwohl Transkripte gut für Ideen funktionieren, die während eines Meetings ausgesprochen werden, müssen Sie möglicherweise auch das Video später ansehen. Zoom macht es relativ einfach, Aufnahmen zu speichern, aber sie können viel Speicherplatz auf Ihrer Festplatte oder im Zoom-Speicher beanspruchen. Glücklicherweise machen Tools wie Zapier das automatische Speichern von Aufnahmen auf Google Drive oder Dropbox einfach.

Sie benötigen sowohl ein Zoom- als auch ein Zapier-Konto. Sobald Sie diese beiden Plattformen integriert haben, können Sie einen Zap mit dem Ereignis „Neue Aufnahme“ als Auslöser erstellen.

Gehen Sie zu Google Drive und erstellen Sie einen Ordner, in den die Aufnahmen hochgeladen werden sollen. Kehren Sie zu Zapier zurück und legen Sie die Aktion als Datei hochladen mit Google Drive fest, und geben Sie dann den Ordner an, den Sie erstellt haben.

Mit ein paar kleinen Anpassungen an Ihren Zoom-Einstellungen können Sie Ablenkungen während Meetings reduzieren und Zeit sparen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Zoom mit anderen Tools wie Slack integrieren und andere Teile Ihres Arbeitstags automatisieren können.

Bildnachweis: Canva. Alle Screenshots von Megan Glosson.