8 Möglichkeiten zur Bereinigung von Daten in Microsoft Excel

Fehler passieren, insbesondere in Ihren Tabellen. Tippfehler, zusätzliche Leerzeichen, Duplikate, Formel-Fehler und leere Zellen können alle problematisch sein, wenn es Zeit ist, Ihre Daten zu analysieren. Um Ihre Microsoft Excel-Tabelle zu bereinigen, versuchen Sie eine oder mehrere dieser Methoden, um sich um “schmutzige Daten” zu kümmern.

FYI: Müssen Sie auch die Daten auf Ihrem “C”-Laufwerk bereinigen? Wir zeigen Ihnen, wie.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Zusätzliche Leerzeichen entfernen
• 2. Nicht druckbare Zeichen entfernen
• 3. Leere Zeilen löschen
• 4. Groß- und Kleinschreibung korrigieren
• 5. Duplikate finden und entfernen
• 6. Formatierung löschen
• 7. Text in Spalten umwandeln
• 8. Fehler hervorheben
• Häufig gestellte Fragen

1. Zusätzliche Leerzeichen entfernen

Ob durch Importieren oder Tippfehler, Sie können mit zusätzlichen Leerzeichen in Ihren Daten enden. Dies kann führende Leerzeichen am Anfang einer Zelle, nachfolgende Leerzeichen am Ende oder verschiedene Leerzeichen zwischen Wörtern oder Werten umfassen. Auch wenn sie harmlos erscheinen, können Sie leicht auf Probleme stoßen, wenn Sie Daten mit zusätzlichen Leerzeichen filtern, sortieren oder formulieren.

Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, zusätzliche Leerzeichen in Ihrem Excel-Blatt zu entfernen: die TRIM-Funktion und das Suchen-und-Ersetzen-Tool.

Verwenden Sie die TRIM-Funktion

Die TRIM-Funktion in Excel dient speziell dazu, Leerzeichen aus Ihren Daten zu entfernen. Die Syntax für die Formel ist einfach TRIM(text). Geben Sie einen Zellbezug oder den Text für das Argument ein.

Sehen wir uns ein Beispiel an. In Zelle A1 haben wir führende, nachfolgende und zusätzliche Leerzeichen zwischen dem Text. Gehen Sie zu einer anderen Zelle und geben Sie die folgende Formel ein, um die Leerzeichen zu entfernen:

=TRIM(A1)

Die Funktion entfernt die Leerzeichen und liefert uns saubere Daten.

Für ein weiteres Beispiel geben wir den Text als Argument ein, anstatt den Zellbezug zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie den Text in Anführungszeichen setzen, indem Sie diese Formel verwenden:

=TRIM(“   John    Jacob    Smith   ”)

Sie werden sehen, dass die Leerzeichen entfernt werden.

Wichtig zu beachten bei der Verwendung der TRIM-Funktion ist, dass Sie die Formel in einer anderen Zelle als der, die die Daten enthält, eingeben – es sei denn, Sie möchten diese Daten ersetzen.

Tipp: Sie könnten diese fortgeschrittenen Excel-Formeln als sehr nützlich empfinden.

Verwenden Sie das Suchen-und-Ersetzen-Tool

Wenn Sie zusätzliche Leerzeichen in Ihrem Blatt verstreut haben, ziehen Sie möglicherweise vor, das Suchen-und-Ersetzen-Tool von Excel anstelle der TRIM-Funktion zu verwenden. Mit dieser Methode können Sie alle oder eine bestimmte Anzahl von Leerzeichen entfernen.

1. Gehen Sie zum Tab “Start”, öffnen Sie das Dropdown-Menü “Suchen & Auswählen” im Bearbeitungsbereich und wählen Sie “Ersetzen”.

1. Im erscheinenden Suchen-und-Ersetzen-Fenster verwenden Sie das Feld “Suchen nach”, um ein einzelnes Leerzeichen einzugeben, wenn Sie alle entfernen möchten, oder die genaue Anzahl von Leerzeichen, die Sie entfernen möchten.

1. Im Feld “Ersetzen durch” geben Sie nichts ein, wenn Sie alle Leerzeichen entfernen möchten, oder die genaue Anzahl von Leerzeichen, die Sie behalten möchten.

1. Wählen Sie “Alle ersetzen”, um die zusätzlichen Leerzeichen zu entfernen, und Sie werden sehen, dass Ihr Blatt sofort aktualisiert wird.

2. Nicht druckbare Zeichen entfernen

Nicht druckbare Zeichen sind ähnlich wie zusätzliche Leerzeichen, die auftauchen können. Dies sind die ersten 32 Zeichen, einschließlich Null, im 7-Bit-ASCII-Code für Dinge wie ein Nullzeichen, den Beginn einer Überschrift, Seitenumbruch, Wagenrücklauf und Trennzeichen. Wie Leerzeichen können diese Zeichen Probleme verursachen, wenn Sie Formeln berechnen, sortieren oder filtern in Ihrem Excel-Blatt.

Bequem können Sie eine einfache Funktion verwenden, um nicht druckbare Zeichen in Excel zu entfernen. Die Funktion heißt CLEAN, und die Syntax für die Formel ist CLEAN(text), wobei Sie den Text oder einen Zellbezug für das Argument eingeben können.

In diesem Beispiel haben wir die nicht druckbaren Zeichen CHAR(10) am Anfang und Ende unserer Formel in Zelle A1.

Verwenden Sie diese Formel, um sie zu entfernen:

=CLEAN(A1)

Sie können auch den Text als Teil der CLEAN-Formel eingeben. Verwenden Sie die folgende Formel, wenn Sie den vorhandenen Text durch sauberen Text ersetzen möchten, anstatt eine separate Zelle zu verwenden.

=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))

Die nicht druckbaren Zeichen werden entfernt, sodass nur der Text übrig bleibt.

3. Leere Zeilen löschen

Wenn Sie leere Zeilen in Ihrem Blatt haben, können diese wertvollen Platz für tatsächliche Daten einnehmen. Sie können die leeren Zeilen in Excel in nur wenigen Schritten entfernen und Platz in Ihrem Blatt zurückgewinnen.

1. Gehen Sie zum Tab “Start”, öffnen Sie das Dropdown-Menü “Suchen & Auswählen” im Bearbeitungsbereich und wählen Sie “Gehe zu Spezial”.

1. Wählen Sie im erscheinenden Fenster “Leer” und klicken Sie auf “OK”.

1. Sie werden sehen, dass alle Leerzeichen vorübergehend hervorgehoben werden. Bevor Sie die Zeilen löschen, überprüfen Sie sie, um sicherzustellen, dass keine anderen Daten vorhanden sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die zusätzlichen Spalten nicht sehen können, ohne nach rechts zu scrollen. Um die leeren Zeilen zu entfernen, kehren Sie zum Tab “Start” zurück, öffnen Sie das Dropdown-Menü “Löschen” und wählen Sie “Blattzeilen löschen”.

1. Sie werden sehen, dass die leeren Zeilen verschwinden und die verbleibenden Zeilen in Ihrem Blatt nach oben verschoben werden.

Gut zu wissen: Lernen Sie, wie man Text in Microsoft Excel kombiniert.

4. Groß- und Kleinschreibung korrigieren

Wenn Sie Daten importieren, können Sie gemischte Groß- und Kleinschreibung in Ihren Daten finden. Sie können ein paar einfache Funktionsbefehle in Excel verwenden, um die Groß- und Kleinschreibung konsistent zu gestalten.

LOWER konvertiert alle Buchstaben in Kleinbuchstaben, UPPER konvertiert alle Buchstaben in Großbuchstaben, und PROPER kapitalisiert den ersten Buchstaben jedes Wortes in einem Textstring und ändert alle anderen Buchstaben in Kleinbuchstaben. Darüber hinaus kapitalisiert PROPER den ersten Buchstaben nach einem Zeichen, das kein Buchstabe ist, wie 1a zu 1A.

Die Syntax für jede ist gleich, LOWER(text), UPPER(text), und PROPER(text), wobei Sie den Text oder einen Zellbezug für das Argument verwenden können. Lassen Sie uns Beispiele ansehen.

Um alle Buchstaben in Kleinbuchstaben in Zelle A1 zu ändern, verwenden Sie diese Formel:

=LOWER(A1)

Um alle Buchstaben in Großbuchstaben in derselben Zelle zu ändern, verwenden Sie diese Formel:

=UPPER(A1)

Um den ersten Buchstaben jedes Wortes im Textstring in Zelle A1 zu kapitalisieren, verwenden Sie diese Formel:

=PROPER(A1)

Sie können auch einen Zellbereich für das Argument in den Formeln verwenden. Wir können die PROPER-Funktion verwenden, um die Groß- und Kleinschreibung in den Zellen A1 bis A5 mit dieser Formel zu ändern:

=PROPER(A1:A5)

5. Duplikate finden und entfernen

Duplikate sind weitere Daten, die Sie möglicherweise in Ihrem Excel-Blatt bereinigen möchten. Sie könnten denselben Kundennamen, dieselbe E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder etwas Ähnliches haben, wobei das Duplikat zusätzliche Daten ist, die Sie nicht benötigen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Duplikate in Microsoft Excel zu finden und zu entfernen, und Sie können unser Tutorial zu diesem Thema für die verschiedenen Methoden ansehen. Hier betrachten wir nur die einfachste Option, die Verwendung der integrierten Funktion “Duplikate entfernen” von Excel.

Beachten Sie, dass Excel die erste Instanz beibehält und die nächste Instanz entfernt.

1. Beginnen Sie damit, den Zellbereich mit den Duplikaten auszuwählen, gehen Sie dann zum Tab “Daten” und klicken Sie auf “Duplikate entfernen” in der Gruppe Datenwerkzeuge.

1. Im Popup-Fenster können Sie die Daten eingrenzen, um sie zu überprüfen und zu entfernen. Überprüfen Sie zuerst die Kästchen oder verwenden Sie “Alle auswählen” für die Spalten, die Sie auf Duplikate überprüfen möchten. Überprüfen Sie als Nächstes das Kästchen, wenn Ihre Daten Kopfzeilen enthalten. Klicken Sie auf “OK”, um fortzufahren.

1. Wenn Excel erfolgreich doppelte Daten entfernt, sehen Sie eine Popup-Nachricht, die Ihnen die Anzahl der gelöschten und beibehaltenen Daten mitteilt.

1. Ihr Blatt wird bereinigt, indem diese Duplikate entfernt werden.

FYI: Lernen Sie, wie Sie Ihre Daten in ein PDF umwandeln und in eine Excel-Tabelle übertragen.

6. Formatierung löschen

Wenn mehrere Personen an einem Blatt arbeiten oder Daten aus einem anderen Ort kopiert und eingefügt haben, haben Sie möglicherweise zusätzliche Formatierungen, die Sie nicht benötigen. Dazu können fettgedruckte Schriftarten, Füllfarben oder Rahmen gehören. Glücklicherweise müssen Sie nicht jede Zelle, Zeile oder Spalte einzeln ändern. Sie können die Formatierung in Ihrem Blatt mit einem Klick löschen.

Beachten Sie, dass, wenn Sie bedingte Formatierungen in Ihrem Blatt eingerichtet haben, das Löschen der Formatierung, wie hier erklärt, auch diese Formatierungen entfernt.

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, der die Formatierung enthält, die Sie entfernen möchten. Wir haben fett, farbig und kursiv auf Text angewendet, zusammen mit einer Füllfarbe und Rahmen.

1. Gehen Sie zum Tab “Start”, öffnen Sie das Dropdown-Menü “Löschen” und wählen Sie “Formate löschen”.

1. Sie werden sehen, dass alle Formatierungen in diesen Zellen verschwinden und Sie eine leere Leinwand haben.

7. Text in Spalten umwandeln

Wenn Sie Daten aus einer anderen Quelle abrufen, ist es nicht immer so angeordnet, wie Sie es möchten. Möglicherweise haben Sie Zeilen mit Daten, die in separate Zellen in Spalten eingeordnet werden müssen. Sie können diesen Text in nur wenigen Schritten in Spalten umwandeln, sodass er einfacher zu bearbeiten ist.

1. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie umwandeln möchten, gehen Sie zum Tab “Daten” und wählen Sie “Text in Spalten” in der Gruppe Datenwerkzeuge.

1. Wenn der Assistent zum Konvertieren von Text in Spalten geöffnet wird, gehen Sie einige Schritte durch, um Ihre Daten basierend auf ihrem aktuellen Zustand und wie Sie sie anzeigen möchten, zu konvertieren. Beginnen Sie mit der Auswahl von “Getrennt” oder “Feste Breite”. Excel gibt Ihnen eine Empfehlung basierend auf Ihren Daten, aber Sie können die Option wählen, die am besten zutrifft. Klicken Sie auf “Weiter”.

1. Je nachdem, welche Option Sie im ersten Schritt wählen, sehen Sie den entsprechenden zweiten Schritt. Wenn Sie beispielsweise getrennte Daten wählen, können Sie das Trennzeichen auswählen, und wenn Sie feste Daten haben, können Sie die Spaltenbreiten anpassen. Klicken Sie auf “Weiter”.

1. Wählen Sie das Datenformat für die Spalte, z. B. Text oder Datum, und geben Sie das Ziel für die konvertierten Daten ein. Klicken Sie auf “Fertigstellen”.

1. Sie werden sehen, dass Ihr Text in Spalten umgewandelt wurde, bereit für Sie zur Bearbeitung.

Gut zu wissen: Lernen Sie, welches Sie verwenden sollten: Grammarly oder Microsoft Editor.

8. Fehler hervorheben

Während Excel einen guten Job macht, Fehler in Zellen zu kennzeichnen, wie die aus Formeln, könnten Sie diese Fehler möglicherweise nicht bemerken, wenn Sie ein langes Spreadsheet haben. Mit bedingter Formatierung können Sie die Fehler hervorheben, sodass Sie eher dazu neigen, sie zu sehen und zu korrigieren.

1. Wählen Sie das gesamte Blatt aus, indem Sie die Schaltfläche “Alles auswählen” (Dreieck) oben links im Blatt klicken. Wenn Sie nur bestimmte Zellen überprüfen möchten, wählen Sie diese stattdessen aus.

1. Gehen Sie zum Tab “Start”, öffnen Sie das Dropdown-Menü “Bedingte Formatierung” in der Gruppe Stile und wählen Sie “Neue Regel”.

1. Wenn die Optionen für das Fenster “Neue Formatierungsregel” erscheinen, wählen Sie “Nur Zellen formatieren, die enthalten” oben und “Fehler” in der Dropdown-Liste unten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Format”, um die Formatierung auszuwählen, die Sie anwenden möchten. Sie können Dinge tun wie die Zellen mit einer Farbe füllen, den Text fett machen oder einen dunklen Rahmen hinzufügen. Wählen Sie “OK”, nachdem Sie die Formatierung eingerichtet haben.

1. Sie sehen eine Vorschau Ihrer Auswahl am unteren Rand des Fensters “Neue Formatierungsregel”. Klicken Sie auf “OK”, um die Regel zu speichern und anzuwenden.

1. Wenn Sie Ihr Blatt oder die ausgewählten Zellen anzeigen, sehen Sie diese Fehler hervorgehoben. Sobald Sie einen Fehler korrigieren, verschwindet die Formatierung, und Sie können zum nächsten übergehen.

Häufig gestellte Fragen

Wie überprüfe ich auf Rechtschreibfehler in Excel?

Wie bei den anderen Microsoft Office-Anwendungen können Sie auch in Excel eine Rechtschreibprüfung verwenden. Dies ist praktisch, um häufige Tippfehler oder Rechtschreibfehler zu finden.

Gehen Sie zum Tab “Überprüfen” und wählen Sie “Rechtschreibung” im Abschnitt Korrekturlesen der Multifunktionsleiste. Wenn das Rechtschreibprüfungsfenster erscheint, sehen Sie die Wörter in Ihrer Tabelle, die nicht im Wörterbuch enthalten sind. Sie können die Rechtschreibung ignorieren, das Wort zum Wörterbuch hinzufügen, es manuell ändern oder einen der Vorschläge verwenden.

Wie weiß ich, wie ich einen Excel-Fehler beheben kann?

Wenn Sie einen bestimmten Fehler in Ihrem Blatt sehen, wählen Sie die Zelle aus und gehen Sie zum Tab “Formeln”. Klicken Sie auf “Fehlerüberprüfung” in der Gruppe Formelprüfung. Sie sehen das Fenster zur Fehlerüberprüfung mit kurzen Details zum Fehler. Sie können wählen, Hilfe zu dem Fehler von Microsoft im Web zu erhalten, die Berechnungsschritte anzuzeigen, den Fehler zu ignorieren oder die Formel zu bearbeiten.

Zusätzlich können Sie die Seite “So vermeiden Sie fehlerhafte Formeln” auf der Microsoft Support-Website besuchen, um eine Liste häufiger Formel-Fehler mit Beschreibungen zu erhalten.

Wie konvertiere ich Zeilen in Spalten oder umgekehrt in Excel?

Ähnlich wie die hier besprochene Funktion “Text in Spalten” können Sie Daten von einer Zeile in eine Spalte oder von einer Spalte in eine Zeile in Excel konvertieren.

Der einfachste Weg verwendet Kopieren und Einfügen mit der Transponieren-Funktion. Alternativ können Sie die TRANSPOSE-Funktion verwenden. Werfen Sie einen Blick auf unser vollständiges Tutorial zum Transponieren von Daten in Excel, das beide Methoden erklärt.

Bildnachweis: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.