Bringen Sie Ihre Projekte aus Ihrer E-Mail mit CoordinateHQ

In der Landschaft des Kundenservices ist das traditionelle Toolkit für die Zusammenarbeit mit Kunden überfällig für ein Upgrade. Wenn Teams auf unzusammenhängende Werkzeuge angewiesen sind, stehen sie vor Herausforderungen mit dem Informationsfluss, der Kommunikation und der allgemeinen Projekteffizienz. Während es viele Projektmanagement-Tools auf dem Markt gibt, wurde CoordinateHQ speziell entwickelt, um die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externen Parteien, wie Kunden und Freiberuflern, zu optimieren. Wir hatten die Gelegenheit, die Software zu testen und unsere Eindrücke in diesem Bericht zu teilen.

Dies ist ein gesponserter Artikel und wurde durch CoordinateHQ ermöglicht. Die tatsächlichen Inhalte und Meinungen sind die alleinigen Ansichten des Autors, der auch bei gesponserten Beiträgen die redaktionelle Unabhängigkeit wahrt.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist CoordinateHQ?
• Definieren Sie Ihre Benutzererfahrung
• Ein Projekt erstellen
• Den Workflow einrichten
• Ihre Projekte verwalten
• Preisgestaltung
• Fazit

Was ist CoordinateHQ?

CoordinateHQ wurde 2020 von erfahrenen Experten im Kundenmanagement, Rick Morrison (CEO) und Jud Gardner (CTO), ins Leben gerufen und zielt darauf ab, die Kundenservice-Operationen in verschiedenen Branchen zu transformieren. Inspiriert von ihren eigenen Erfahrungen mit den Einschränkungen traditioneller Zusammenarbeitstools bietet die Plattform eine neuartige Lösung zur Optimierung der Kommunikation und des Projektmanagements mit externen Kunden.

Mit Blick auf die Benutzer bietet CoordinateHQ eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche für eine schnelle und einfache Adoption. Der Fokus auf Zusammenarbeit ermöglicht es den Kunden, in Echtzeit auf Projektdetails zuzugreifen, was eine nahtlose Zusammenarbeit erleichtert. Durch den Austausch von langen E-Mail-Konversationen fördert dieses Tool transparente Kommunikation und verbessert die Effizienz der Zusammenarbeit.

Erste Schritte

Wenn Sie bereit sind, CoordinateHQ auszuprobieren, gehen Sie zur offiziellen Website und klicken Sie auf die Schaltfläche Kostenlos starten in der oberen rechten Ecke. Fügen Sie Ihre Arbeits-E-Mail hinzu oder melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an, wenn Sie es für geschäftliche Zwecke verwenden. Das ist alles, was Sie tun müssen, um Ihre kostenlose zweiwöchige Testversion von CoordinateHQ freizuschalten, die Ihnen Zugang zu den meisten Funktionen gibt, die Sie benötigen, um Ihr erstes Projekt zu starten. Ich muss ihnen große Punkte dafür geben, dass sie nicht nach Ihren Kreditkartendaten fragen, bevor Sie überhaupt die Chance haben, zu sehen, worum es bei dem Tool geht.

CoordinateHQ bemüht sich, dass Sie sich wie zu Hause fühlen. Sobald Sie sich in die Plattform einloggen, führt sie Sie aktiv durch ihre Funktionen und hilft Ihnen, sich schnell mit ihnen vertraut zu machen. Ich begann mit dem Einführungsvideo und arbeitete mich dann durch die Mini-Aufgaben, die das Erstellen eines Projekts und das Einladen des ersten Mitarbeiters umfassen. Sie können dies für maximale Effizienz tun oder die Plattform auf eigene Faust erkunden, wenn Sie diesen Weg bevorzugen. Ich habe eine Mischung aus beidem gemacht.

Definieren Sie Ihre Benutzererfahrung

Zunächst erscheint die Benutzeroberfläche von CoordinateHQ etwas enttäuschend. Mit einem neutralen Farbschema, das hauptsächlich aus schwarzen, weißen und grauen Elementen besteht, soll sie die Funktionalität betonen. Glücklicherweise können Sie ein wenig Schwung hineinbringen. Für eine nahtlose Markenintegration ermöglicht es CoordinateHQ den Benutzern, ihr Firmenlogo hochzuladen und Farben auszuwählen, die ihre Markenpalette widerspiegeln.

Personalisieren Sie die Plattform über die spezielle Einstellungsseite. Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke des Displays und wählen Sie Einstellungen. Unter Kontoeinstellungen im Menü auf der linken Seite klicken Sie auf Ihr Logo und Branding.

Ein Projekt erstellen

Die intuitive Benutzeroberfläche von CoordinateHQ ermöglicht eine einfache Projekterstellung. Navigieren Sie zum Menü Projekt und wählen Sie Projekt hinzufügen, um Ihr erstes Projekt zu starten. Stellen Sie sicher, dass Sie auch den Abschnitt Vorlagen überprüfen, da ich einige wirklich nützliche Optionen gefunden habe. Für diesen Artikel habe ich tatsächlich die Design-Projektvorlage für Kunden verwendet.

Dies erstellt automatisch eine Projektübersicht für Sie. Sie können daran arbeiten, sie mit den einzigartigen Details Ihres Projekts zu füllen, einschließlich Zusammenfassung, Zielen usw. Obwohl ich zugeben muss, dass ich eher dem kartenbasierten Layout von Apps wie Trello zugeneigt bin, erfüllt das Projektübersichtsdesign von CoordinateHQ zweifellos seinen Zweck.

Von der Projektseite aus können Sie Mitarbeiter entweder als Kunden (extern) oder als Mitglieder Ihrer Team (die Sie zuvor über die Einstellungen hinzugefügt haben) hinzufügen. Sobald sie sich bei CoordinateHQ einloggen, können sie auch auf die Projektübersicht und mehr zugreifen, abhängig von ihrer Rolle. Ändern Sie die Berechtigungen eines Benutzers in den Einstellungen. Billing Administrator hat das höchste Zugriffslevel, während ein Manager nur auf Projekte zugreifen kann, bei denen er Eigentümer oder Mitarbeiter ist.

Eine Aufgabe hinzufügen

Um neue Aufgaben hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Plan bearbeiten. Fügen Sie eine Beschreibung für Ihre Aufgabe und ein Fälligkeitsdatum hinzu, wenn Sie möchten. Sie können auch eine Checkliste einfügen, Dateien anhängen oder Tags hinzufügen. Vergessen Sie nicht, sie jemandem zuzuweisen, einschließlich Kunden oder internen Teammitgliedern.

CoordinateHQ bietet eine hilfreiche Option, bei der Sie Rollen für Personen, die an Ihrem Projekt arbeiten, zuweisen können, um gemeinsame Verantwortlichkeiten einfach zu verwalten. Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf Projektrollen unter Datenmanagement. Die Standardrolle ist Projektmanager, und dies ist eine Rolle, die Sie nicht bearbeiten können (obwohl Sie ihr zusätzliche Rollen von der Projektseite zuweisen können).

Diese Rolle wird automatisch dem Billing Administrator zugewiesen, aber Sie können andere Rollen erstellen, wie Kunde oder Designer. Verbinden Sie dann die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters mit einer Rolle, damit Sie nicht immer daran denken müssen, wer wer ist.

Wenn Sie einer Aufgabe eine Rolle zuweisen, wird sie automatisch dem Benutzer zugewiesen, der diese Position innehat. Zum Beispiel können Sie eine Aufgabe zur Neugestaltung eines Logos dem Designer zuweisen. Wenn Sie diese Rolle zuvor einem Ihrer Teammitglieder zugewiesen haben, wird deren Name angezeigt, wenn Sie über die Aufgabe fahren.

Wenn eine Aufgabe ansteht, können Ihre externen Mitarbeiter eine Benachrichtigung in ihrem eigenen CoordinateHQ-Dashboard sehen, um sofort mit den zugewiesenen Teammitgliedern zu kommunizieren. Das fühlt sich sehr nach Echtzeit-Interaktion an, bei der Sie nicht ständig Ihr Postfach aktualisieren müssen, um die neuesten Nachrichten zu Ihrem Projekt zu sehen.

Den Workflow einrichten

CoordinateHQ stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Kundenupdates verpassen, auch wenn Sie nicht ständig Ihre E-Mails überprüfen. Sie und Ihr Team (einschließlich Kunden) haben eine einzige Quelle für Ihre Projektdetails, Updates und umsetzbare Punkte. Kein Graben mehr durch Ihr Postfach oder Fragen, wo sich die neueste Version einer Datei befindet, was zu reibungsloseren Workflows und weniger verschwendeter Zeit führt.

Um ein Beispiel dafür zu geben, wie Sie Ihren Workflow mit CoordinateHQ verbessern können, nehmen wir an, dass Sie das Webportal Ihres Kunden neu gestalten und jedes Mal wissen müssen, wenn ein neues Produkt in ihren E-Shop eintritt. Ihr Kunde muss Ihnen nicht jedes Mal eine separate E-Mail senden, wenn ein neues Produkt in ihrem Vertrieb erscheint. Stattdessen können Sie über die Einstellungen ein Formular in CoordinateHQ erstellen. Navigieren Sie in Datenmanagement zu Formulare und fügen Sie die gewünschten Informationsfelder zum Formular hinzu. Zum Beispiel Produktname und Preis.

Zurück in Ihrem CoordinateHQ-Dashboard können Sie einen Aktionslink hinzufügen, der das Formular öffnet. Das bedeutet, dass Kunden die Informationen direkt von ihrem CoordinateHQ-Dashboard hinzufügen können. Das Ausfüllen des Formulars erstellt automatisch eine neue Aufgabe in Ihrer Projektübersicht und erfasst alle Details für die spätere Verwendung. Es ist super einfach und bequem und dauert nur wenige Minuten, um es einzurichten. Sie können auch Formulare in Aufgaben einbetten.

Während die Projektteilnehmer Fortschritts-E-Mails mit den neuesten Updates und neuen Aufgaben von CoordinateHQ erhalten, ist es so viel einfacher, E-Mails aus einer Quelle zu verfolgen, als die unzähligen E-Mail-Threads von mehreren Parteien im Auge zu behalten, die möglicherweise oder möglicherweise nicht mit diesem bestimmten Projekt zu tun haben.

Ihre Projekte verwalten

Wenn es darum geht, Ihre Projekte zu verwalten, macht es CoordinateHQ sehr einfach. Klicken Sie auf Projekte im oberen Menü, um schnell einen Überblick über all Ihre Projekte zu erhalten. Sie können Informationen auf einen Blick sehen, wie Projektstatus, Tags, Manager usw. Sie können Filter verwenden, um Projekte basierend auf bestimmten Kriterien anzuzeigen. Für eine Ansicht aller Ihrer Aufgaben können Sie zum Tab Aufgaben wechseln.

Wenn Sie noch mehr Informationen in die Tabelle einfügen möchten, klicken Sie auf das gear-förmige Symbol in der oberen rechten Ecke. Ich habe das Feld % Aufgaben abgeschlossen hinzugefügt. Aber was ist, wenn Sie etwas hinzufügen möchten, das nicht auf der Liste steht?

Sie können zu den Einstellungen gehen und dann auf Benutzerdefinierte Felder unter Datenmanagement klicken. Sie können beispielsweise ein Kontrollkästchen einführen, um anzugeben, ob das Projekt bezahlt wurde oder nicht.

Wenn Sie zur Projektsicht zurückkehren und auf das Zahnradsymbol klicken, sollten Sie die Option sehen, das Kontrollkästchen zur Tabelle hinzuzufügen.

Preisgestaltung

Sobald die kostenlose Testversion abläuft, müssen Sie auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, wenn Sie CoordinateHQ weiterhin nutzen möchten. Es gibt ein Pro-Paket für 65 $ pro Benutzer und Monat, das einige weitere Optionen freischaltet, einschließlich der Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Domainnamen zu konfigurieren und bis zu 100 GB Speicherplatz.

CoordinateHQ bietet auch eine Enterprise-Stufe an, aber Sie müssen sich an deren Vertriebsteam wenden, um Einzelheiten zu besprechen.

Fazit

Während meiner Zeit mit CoordinateHQ habe ich festgestellt, dass das Tool effizientes Projektmanagement fördert, indem es klare Kommunikation, organisiertes Aufgabenmanagement und Echtzeit-Zusammenarbeit ermöglicht, was letztendlich zu einer schnelleren Fertigstellung von Projekten führt.

Im Gegensatz zu E-Mails, in denen Updates leicht begraben oder verloren gehen können, bietet CoordinateHQ Echtzeit-Aktivitätsfeeds, die alle über die neuesten Entwicklungen im Projekt informieren und die Notwendigkeit für ständige E-Mail- und Statusupdates minimieren. Sie müssen nur daran denken, Ihr CoordinateHQ-Dashboard jeden Tag zu überprüfen!

Die Benutzerfreundlichkeit der Plattform hat mich wirklich beeindruckt. Außerdem können Sie, wenn Sie jemals stecken bleiben, ganz einfach mit CoordinateHQ für eine persönliche Sitzung in Kontakt treten, was in bestimmten Situationen ein echter Lebensretter ist.

Obwohl die Benutzeroberfläche mich insgesamt beeindruckt hat, war das manuelle Hinzufügen von Feldern, wie z.B. Aufgabenbeschreibungen, etwas mühsam. Es fühlte sich wie ein zusätzlicher Schritt an, der leicht hätte vermieden werden können, indem man standardmäßig ein Feld für eine Aufgabenbeschreibung hinzufügt. Ich habe auch bemerkt, dass es keine Kalenderansicht gibt, um Ihre Projekte in einer Zeitleiste anzuzeigen, sodass Sie möglicherweise auf ein anderes Tool dafür angewiesen sind.

Auf der positiven Seite bietet das Programm Webhook-API + Zapier-Integration (mit weiteren Optionen in Arbeit), sodass Sie die Funktionalität erheblich verbessern und verschiedene Prozesse optimieren können. Beispielsweise können sie CoordinateHQ mit ihrer bevorzugten Kalender-App wie Google Kalender über Zapier integrieren.

Zusammenfassend hat sich CoordinateHQ als leistungsstarkes Tool erwiesen, das den Workflow erheblich verbessert und eine erfolgreiche Projektdurchführung fördert.

Bildnachweis: Pexels. Alle Screenshots von Alexandra Arici.