Wie man E-Mails in Gmail besser organisiert

Erhält Ihr Gmail-Posteingang jeden Tag eine unglaubliche Menge an E-Mails? Wenn ja, kann es wie eine unmögliche Mission erscheinen, eine E-Mail zu finden.

Die E-Mails Seite für Seite zu überfliegen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch ermüdend. Glücklicherweise haben wir Tipps, die Sie ausprobieren können, um Ihre E-Mails schnell zu organisieren und zu finden.

Lassen Sie E-Mails den Posteingang überspringen

Wenn es E-Mails gibt, die Sie nicht sehen müssen und die archiviert werden können, wird dieser Tipp nützlich sein. Sie können E-Mails automatisch ablegen, indem Sie zu “Einstellungen -> Filter erstellen” gehen. Füllen Sie die benötigten Informationen aus, um die E-Mails zu archivieren.

Nachdem Sie die Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf “Filter mit dieser Suche erstellen” und entscheiden Sie, was Sie mit dem Filter tun möchten. Aktivieren Sie das Kästchen, das besagt “Posteingang überspringen (Archivieren)”. Es gibt auch eine Option, um diese E-Mails als gelesen zu markieren, wenn es nicht notwendig ist, sie anzusehen.

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Alle E-Mails von einem Absender anzeigen

Sie erinnern sich, dass Mark Ihnen diese E-Mail geschickt hat, aber Sie haben keine Ahnung, wann er sie gesendet hat. Um E-Mails von einem bestimmten Absender zu finden, finden Sie die neueste E-Mail, die dieser Kontakt gesendet hat.

Ein neues Fenster wird erscheinen, und wenn es erscheint, klicken Sie unten auf die Option “E-Mails”. Sie werden zu einem Teil Ihres Posteingangs geführt, wo Sie nur die E-Mails von dieser Person sehen.

Organisieren Sie Ihre E-Mail nach Betreff

Sie haben diese wichtige Präsentation, die bevorsteht, und Sie müssen alle E-Mails zur Präsentation finden. Um sie zu sehen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Suchleiste von Google. Füllen Sie die Bereiche “Betreff” und “Enthält die Wörter” mit den Schlüsselwörtern aus, die die E-Mails enthalten müssen.

Wenn Sie die Suche auf nur die E-Mails beschränken möchten, die Sie markiert haben oder Chats, klicken Sie einfach auf das Dropdown-Menü dieses neuen Fensters und wählen die Option, die Sie benötigen.

Urlaub oder Abwesenheitsantworten senden

Jeden wissen zu lassen, dass Sie nicht im Büro sind, ist auch eine einfache Aufgabe. Gehen Sie zu den Einstellungen und scrollen Sie ganz nach unten, bis Sie den Bereich “Urlaubsreaktion” sehen. Füllen Sie die Nachricht, den Zeitraum und den Betreff aus.

Wenn Sie nur möchten, dass Ihre Kontakte Ihre Urlaubsantwort sehen, stellen Sie sicher, dass Sie auch dieses Kästchen ankreuzen. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern, und Ihre Nachricht wird automatisch gesendet.

E-Mails maschinell vor oder nach einem bestimmten Datum löschen

Um E-Mails vor einem bestimmten Datum zu löschen, müssen Sie den Satz before:2017/5/18 in das Suchfeld eingeben. Sie können dieses Datum natürlich durch das gewünschte Datum ändern.

Nachdem Sie auf das Suchsymbol geklickt haben, sehen Sie eine Liste aller E-Mails, die vor diesem Datum gesendet / empfangen wurden. Klicken Sie auf das Auswahlmenü und wählen Sie “alles”. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, und all diese E-Mails werden gelöscht.

Um E-Mails nach einem bestimmten Datum zu löschen, müssen Sie nur das Wort “before” im Suchsatz durch “after” ersetzen. Stellen Sie sicher, dass Sie auch das richtige Datum eingeben, und überprüfen Sie auch, dass Sie nichts Wichtiges löschen.

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So fügen Sie Ihren E-Mails Etiketten (Ordner) hinzu

Etiketten sind eine großartige Möglichkeit, Ihre E-Mails zu organisieren. Denken Sie an sie als Ordner, die alle Ihre Präsentations-E-Mails sowie alle Ihre E-Mails zur Wochenendparty zusammenhalten.

Klicken Sie zuerst auf die E-Mail, die Sie organisieren möchten, und klicken Sie auf das Etikett-Symbol oben. Sie können auch verschiedene E-Mails auswählen und ihnen dasselbe Etikett geben. Wenn Sie das benötigte Etikett nicht sehen, klicken Sie auf die Option “Neues erstellen”.

Erweiterte Gmail-Suchoperatoren

Wenn die E-Mail, nach der Sie suchen, kein Schlüsselwort hat, das Ihnen hilft, sie zu finden, sind die folgenden einige Suchoperatoren, die Sie verwenden können:

• Wenn Sie Ihre Chats von Ihrer Suche ausschließen möchten, geben Sie -label:chats ein.

• Um nach bestimmten Etiketten zu suchen, müssen Sie +label:Etikettenname eingeben.

• Um nach E-Mails innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu suchen, geben Sie before:yyyy/mm/dd und after:yyyy/mm/dd ein.

• Um nach Anhängen zu suchen, geben Sie filename:PDF ein, wenn der Anhang, den Sie suchen, eine PDF-Datei ist.

• Wenn die benötigte E-Mail aus irgendeinem Grund im Papierkorb oder Spam ist, geben Sie trash (Schlüsselwort hier) oder in:spam (Schlüsselwort hier) ein.

Fazit

Mit den obigen Tipps werden Sie in der Lage sein, Ihre E-Mails in Gmail besser zu organisieren. Fehlt Ihr Lieblings-Tipp? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.