Wie man sein Gmail-Postfach reinigt und verwaltet

Gmail – das Postfach unseres Lebens, das Fächer für unsere Geschäfte – ist für Millionen von uns unverzichtbar, die versuchen, ihre täglichen Angelegenheiten in Ordnung zu halten. In den letzten Jahren hat sich Gmail als E-Mail-Client ziemlich gut darin etabliert, den endlosen Strom von E-Mails in verschiedene Tags und Labels zu unterteilen, ganz zu schweigen davon, Spam fernzuhalten.

Doch obwohl Gmail seine Arbeit gut macht, gibt es immer noch viele kleine zusätzliche Dinge, die Sie tun können, um Ihr Postfach noch ordentlicher zu gestalten, sicherzustellen, dass alle E-Mails an die richtigen Orte gelangen und dass Sie keine unerwarteten Überraschungen bekommen.

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Labels in Postfächer umwandeln

Ich erhalte viele E-Mails, die ich als wichtig genug erachte, um sie irgendwann anzusehen, aber nicht so wichtig, dass ich möchte, dass sie ständig oben in meinem „Primär“-Postfach auftauchen. Zum Beispiel bekomme ich eine Menge E-Mails von Gaming-PR-Firmen, die manchmal Informationen enthalten, die mich betreffen, aber ich möchte sie in meinem eigenen Tempo durchsehen.

Dafür habe ich ein „Games PR“-Label eingerichtet und lasse diese E-Mails das Postfach überspringen. Dies macht Games PR im Wesentlichen zu einem separaten Postfach, das diese E-Mails passiv sammelt, sodass ich keine Benachrichtigungen erhalte, wenn sie ankommen, und sie in meinem eigenen Tempo ansehen kann.

Um dies zu tun, können Sie damit beginnen, das Kontrollkästchen neben einer (oder mehreren) E-Mails anzukreuzen, für die Sie ein neues Postfach erstellen möchten, dann klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü-Symbol direkt unter dem Gmail-Suchfeld und wählen „Nachrichten filtern wie diese“.

Ein Fenster wird erscheinen, das diese E-Mail-Absender anzeigt. Hier können Sie es genauer machen und E-Mails nach Betreffzeile filtern oder sogar den Filter auf den Wörtern basieren, die sie enthalten, aber wir halten es vorerst einfach und richten einen Filter für E-Mails von bestimmten Absendern ein.

Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf „Filter erstellen“, was eine Reihe von Optionen aufruft, was Sie tatsächlich mit den ausgewählten E-Mails tun möchten. In meinem Fall hake ich das Kästchen „Postfach überspringen“ und das Kästchen „Label anwenden“ an, dann wähle ich neben „Label anwenden“ das „Games PR“-Label aus. (Hier erhalten Sie die Möglichkeit, ein neues Label zu erstellen, wenn es noch nicht existiert.)

Am Ende dieses Fensters können Sie auch die Option auswählen, den Filter auf alle vorherigen E-Mails anzuwenden, die den Kriterien entsprechen, sodass alle bisherigen E-Mails von diesen Empfängern ebenfalls in das Games PR-Postfach gesendet werden.

Hinweis: Ein Label zu erstellen „bewegt“ E-Mails nicht in andere Postfächer. (Es ist die Option „Postfach überspringen“, die dies tatsächlich tut.) Sie können für bestimmte E-Mails mehrere Labels haben, wenn Sie möchten, und diese Labels erscheinen im linken Bereich von Gmail.

Postfach und Filtereinstellungen verwalten

Es gibt viele mysteriöse Algorithmen, die bestimmen, wo Gmail sie in Ihrem Postfach platziert. Aber Sie können Gmail bis zu einem gewissen Grad helfen, indem Sie das kleine „Wichtig“-Label neben E-Mails verwenden. Es ist dieses gelbe oder graue Pfeilsymbol zwischen dem Stern und dem Absendernamen.

Wenn es gelb ist, wird diese E-Mail als wichtig erachtet und überschreibt alle Filter, um in Ihrem Primär-Postfach zu erscheinen. Wenn es grau ist, bedeutet das, dass es „nicht wichtig“ ist und entsprechend Ihren Filterregeln funktioniert. Klicken Sie auf das Symbol, um es zwischen grau und gelb umzuschalten, je nachdem, ob Sie diese E-Mail für wichtig halten oder nicht. Dies hilft Google, die Wichtigkeit zukünftiger E-Mails zu beurteilen.

Wenn Sie nicht möchten, dass Google seine Initiative zur E-Mail-Wichtigkeit nutzt, klicken Sie auf „Einstellungen -> Postfach“ und wählen Sie ganz unten „Filter nicht überschreiben“. Neben der Überschrift „Wichtigkeitsmarker“ können Sie Google auch mitteilen, dass es keine Marker verwenden und Ihre bisherigen Aktionen nicht nutzen soll, um die Wichtigkeit von E-Mails vorherzusagen.

Während Sie in den Einstellungen sind, klicken Sie auf „Filter und blockierte Adressen“, um alle Filtereinstellungen, die Sie eingerichtet haben, zu sehen. Hier können Sie alle Ihre bestehenden Filter bearbeiten und löschen, was zu demselben Bildschirm führt, über den wir unter der Überschrift „Labels in Postfächer umwandeln“ gesprochen haben.

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Von Marketing-E-Mails und Newslettern abmelden

Im Laufe der Jahre haben Sie sich wahrscheinlich für zahlreiche Marketing-E-Mails angemeldet, die so gängig sind, dass sie zum unerwünschten Hintergrundgeräusch Ihres Postfachs geworden sind. Anstatt Regeln aufzustellen, was mit diesen E-Mails zu tun ist, sobald sie ankommen (z. B. automatisches Löschen), sollten Sie sicherstellen, dass sie gar nicht erst gesendet werden, indem Sie sich von ihnen abmelden.

Jede Marketing-/Newsletter-E-Mail, die Sie erhalten, sollte eine „Abmelden“-Option am Ende haben. Dies ist normalerweise in sehr kleinen Buchstaben verfasst, und ein Klick darauf führt Sie zu der Seite, die sie sendet. In der Regel reicht es aus, diesen Knopf allein zu drücken, um sich abzumelden, aber einige Seiten machen es mühsamer, indem sie Sie zwingen, sich einzuloggen, um es zu tun. So oder so, es ist ein schneller Prozess und schneidet diese E-Mails an der Quelle ab.

In den meisten Fällen ist Gmail gut darin, diese Arten von E-Mails herauszufiltern und sie in die Kategorie „Werbung“ zu verschieben, die ganz oben in Ihrem Postfach auswählbar sein sollte. Gehen Sie daher durch diesen Werbetab, suchen Sie nach den größten Übeltätern und beginnen Sie mit dem Abmelden!

Fazit

Es gibt viele andere Möglichkeiten, Ihr Gmail-Postfach zu verwalten, aber diese sollten Ihnen zumindest eine Vorstellung davon geben, wie Sie es in Ordnung bringen können. Ich schwöre auf die oben genannten Methoden und nichts anderes und habe festgestellt, dass mein Postfach dadurch ein glücklicherer Ort geworden ist. Wie verwalten Sie Ihr Gmail-Postfach? Empfehlen Sie Plugins? Lassen Sie es uns wissen!