Wie man Gmail mit Notion Mail aufräumt
Wenn Sie bereits Notion nutzen, um Ihr Leben zu organisieren, Ziele zu verfolgen, die Produktivität zu steigern oder weiteres, wissen Sie, wie nützlich es ist. Jetzt könnte Notion Mail Ihre Gmail-Posteingang komplett umgestalten.
Was ist Notion Mail
Notion Mail funktioniert unabhängig von Notion, obwohl Sie es leicht mit anderen Notion-Tools wie dem Kalender integrieren können. Es wurde entwickelt, um den Gmail-Posteingang zu zähmen, den Sie vor langer Zeit aufgegeben haben.
Dieser E-Mail-Client funktioniert derzeit nur mit Gmail, wobei ich mir in Zukunft gerne mehr Optionen wünschen würde, ähnlich wie bei den zahlreichen Integrationen von Notion. Im Moment hilft die KI, die Notion Mail antreibt, automatisch Nachrichten zu sortieren, was Ihnen wertvolle Zeit spart und Ihren Posteingang deutlich weniger überladen hält.
Natürlich zieht alles, was die schwere Arbeit des automatischen Organisierens meiner Nachrichten übernimmt, meine Aufmerksamkeit auf sich. Aber am meisten mag ich den Aspekt des Datenschutzes. Ja, KI wird verwendet, um Nachrichten zu sortieren, aber das war’s auch. Ihre Daten werden nicht gesammelt, um KI-Modelle zu trainieren. Es sind Ihre Daten, nicht die von Notion. Es ist auch SOC2-zertifiziert und HIPAA-konform.
Das Beste daran ist, dass es kostenlos ist. Es gibt also keinen Grund, es nicht auszuprobieren und vielleicht einen Überblick über diesen verwahrlosten Gmail-Posteingang zu bekommen. Wenn Notion bereits Ihr Favorit zum Organisieren Ihres Lebens ist, warum nicht auch Ihren Posteingang organisieren lassen?
Notion Mail und Gmail verbinden
Der erste Schritt besteht darin, Ihr Gmail-Konto zu verbinden. Während Notion Mail mehrere Gmail-Konten unterstützt, gibt es im Moment keinen einheitlichen Posteingang. Da dies neu ist (seit April 2025), können Sie den E-Mail-Client nur im Web oder in der macOS-App einrichten. Mobile Apps sind für später in diesem Jahr in Arbeit.
Befolgen Sie die Aufforderungen, um Notion den Zugriff auf Ihre Nachrichten, Kontakte usw. zu gewähren. Dies ist bei E-Mail-Clients üblich, damit Sie Ihr Konto über deren Plattform verwalten können.
Das erste, was Notion Mail mich fragte, war, wie ich meinen Posteingang mit gefilterten Ansichten aufteilen möchte. Sie müssen nur zwischen Von Posteingang aufteilen und Im Posteingang behalten wählen. Keine Sorge, Sie können dies später ändern, wenn Sie sich jetzt nicht sicher sind.
Sobald verbunden, erhalten Sie sofort eine viel sauberere Benutzeroberfläche als Gmail. Es war erfrischend, meinen Posteingang ohne das ganze Durcheinander zu sehen, das ich normalerweise beim Einloggen in Gmail im Web erhalte.
AI-Labels einrichten
Hier wird Notion Mail schnell zu dem Assistenten, nach dem Ihr Posteingang gelechzt hat. Zum Verständnis führe ich alle Aufgaben in der Webversion aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Auto-Label oben rechts, um die KI-Labeling einzurichten. Alle Labels, die Sie in Notion erstellen, synchronisieren sich mit Gmail und umgekehrt.
Geben Sie ein Schlüsselwort, den Namen des Absenders oder den Nachrichtentyp ein, um Notion zu helfen, die Nachricht(en) zu verstehen, die Sie filtern möchten. Nachdem Sie eine Beschreibung eingegeben haben, wählen Sie zwischen dem Behalten von Nachrichten in Ihrem Posteingang oder dem Filtern in eine eigene Ansicht. Zum Beispiel habe ich Amazon eingegeben, um Aktualisierungen von Amazon-Bestellungen in eine separate gefilterte Ansicht zu filtern.
Jetzt zum wichtigen Teil – das Training. Die KI von Notion erledigt nicht einfach alles automatisch ohne Ihre Eingabe. Stattdessen ist sie auf Ihre Hilfe angewiesen, um besser mit Ihrem Posteingang umzugehen. Je nachdem, wie viele Nachrichten Sie haben, kann es einige Minuten dauern, bis Notion Mail den Analyseprozess durchführt und das Trainingsfenster anzeigt.
Überprüfen Sie die Nachrichten und wählen Sie die Arten aus, die zu Ihrem Auto-Label passen. Sie können Ihr Label auch umbenennen. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
Zuerst werden Sie vielleicht einige falsche Nachrichten mit Ihrem neuen Auto-Label filtern. Wenn das passiert, klicken Sie einfach auf das Label neben der Nachricht und ändern Sie es.
Sie können dies auch neben jeder Nachricht in Ihrem Posteingang tun, um Notion-KI zu trainieren, wie man verschiedene Arten von Nachrichten filtert.
Seien Sie geduldig, denn es kann einige Wochen dauern, bis die KI Ihre Vorlieben gelernt hat. Aber schon nach einem Tag bin ich von Dutzenden von Nachrichten in meinem Posteingang auf nur wenige mit dem Rest, der ordentlich in seinen eigenen Labels sortiert ist, gegangen. Dann kann ich einfach jede Label in meiner eigenen Zeit durchsehen, je nachdem, was wichtig ist.
Schneller antworten mit Notion AI
Notion Mail integriert auch Notion AI in den E-Mail-Editor. Brauchen Sie eine professionelle Antwort auf die Nachricht Ihres Chefs? Bitten Sie einfach Notion, eine Antwort auf die Nachricht Ihres Chefs zu verfassen und bearbeiten Sie sie, um sie zu personalisieren.
Nicht nur werden Ihre E-Mails automatisch sortiert, sodass Sie einen saubereren und fokussierteren Posteingang erhalten, es beschleunigt auch, wie Sie auf Nachrichten antworten.
Obwohl es eine “Ask AI”-Schaltfläche am unteren Rand des Compose-Fensters gibt, bringt das Drücken der Leertaste das Ask AI-Eingabefeld hervor. Sie müssen die Leertaste auf einer neuen Zeile drücken, damit dies funktioniert. Wenn Sie einfach wie gewohnt tippen, wird das Drücken der Leertaste Ihren Fluss nicht unterbrechen.
Insgesamt ist es einfach eine sauberere, effizientere Erfahrung. Nein, es ist nicht perfekt, aber es macht Spaß, zu lernen, wie man mein Posteingangsmanager wird, damit ich mich mehr auf die Nachrichten konzentrieren kann, die am wichtigsten sind. Ehrlich gesagt, so gut sah mein Gmail-Posteingang seit Jahren nicht mehr aus und ich fühle mich nicht mehr so überwältigt beim Einloggen.
Wenn dies Ihr erster Versuch ist, eines der Produkte von Notion zu nutzen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um auch Notion selbst zu überprüfen. Probieren Sie dann diese weniger bekannten Notion-Tipps aus, um die Produktivität zu steigern.
