Wie man eine Kontakt- oder Verteilerliste in Outlook erstellt

Müssen Sie oft die gleiche Gruppe von Personen per E-Mail einbeziehen? Erleichtern Sie sich das Leben, indem Sie lernen, wie man eine Kontakt- oder Verteilerliste in Outlook erstellt. Senden Sie E-Mails an mehrere Empfänger mit nur einem Klick, was Ihnen das mühsame Tippen jeder E-Mail-Adresse jedes Mal erspart. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie es geht.

Hinweis: In neueren Versionen von Outlook werden Verteilerlisten als Kontaktlisten bezeichnet.

Inhaltsverzeichnis

• Erstellen und Bearbeiten einer Kontaktliste in Outlook auf dem Desktop
• Erstellen und Bearbeiten einer Kontaktliste in Outlook im Web (Outlook.com)
• Outlook-Kontaktliste vs. Gruppe

Erstellen und Bearbeiten einer Kontaktliste in Outlook auf dem Desktop

Der Outlook-E-Mail-Client für Windows und macOS ist ein leistungsstarkes Tool, das viele Funktionen bietet, um Ihre E-Mail-Erfahrung so effizient wie möglich zu gestalten. Das heißt, mit großer Macht kommt ein bisschen Komplexität, die sich sicherlich auch auf den Prozess der Erstellung von Kontakt- oder Verteilerlisten in Outlook erstreckt. Folgen Sie unseren Schritt-für-Schritt-Anweisungen, um sich durch das Labyrinth der Benutzeroberfläche von Outlook zu navigieren.

Tipp: Um Ihr Postfach schneller zu leeren, versuchen Sie, Regeln für Ihre Outlook-E-Mails zu erstellen.

Windows

Bitte beachten Sie, dass unsere Anweisungen für die neueste Version bestimmt sind. Wenn Sie eine ältere Version verwenden, können sich einige Schritte geringfügig unterscheiden.

Starten Sie Outlook und wechseln Sie zum Personen-Tab, indem Sie auf das entsprechende Symbol in der linken Seitenleiste klicken.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Neuer Kontakt und wählen Sie die Option Neue Kontaktliste aus.

Benennen Sie Ihre neue Kontaktliste und geben Sie alle E-Mail-Adressen ein, die Sie im E-Mail-Eingabefeld einfügen möchten, und klicken Sie nach jeder Adresse auf die Schaltfläche Hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um Ihre Outlook-Verteilerliste zu speichern.

Sie finden Ihre Liste im Bereich Alle Kontaktlisten des Personen-Tabs. Um Adressen hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie die Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der oberen Werkzeugleiste.

Mac

Öffnen Sie in Outlook für Mac das Menü Hilfe. Wählen Sie die Option Zurück zu altem Outlook. Leider ist dieser Schritt obligatorisch, da die Funktion zur Kontakt- oder Verteilerliste derzeit nicht in der neuesten Version des E-Mail-Clients enthalten ist.

Wechseln Sie zum Personen-Tab, indem Sie auf das entsprechende Symbol unten in der linken Seitenleiste klicken.

Wählen Sie die Option Neue Kontaktliste in der oberen Werkzeugleiste. Wenn die Option ausgegraut ist, öffnen Sie Outlook-Einstellungen, gehen Sie zum Abschnitt Allgemein und deaktivieren Sie die Option Versteckte Ordner auf meinem Computer.

Benennen Sie Ihre neue Kontaktliste und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um alle gewünschten Empfänger einzufügen. Klicken Sie auf Speichern & Schließen, sobald Sie mit dem Aussehen Ihrer Outlook-Verteilerliste zufrieden sind.

Um eine in Outlook für Mac erstellte Verteilerliste zu bearbeiten, navigieren Sie zum Personen-Tab, wählen Sie das Adressbuch im Abschnitt Auf meinem Computer aus und klicken Sie auf die Liste, die Sie bearbeiten möchten.

Tipp: Neben Kontakt- oder Verteilerlisten unterstützen sowohl Outlook für Windows als auch Outlook für Mac E-Mail-Vorlagen, die Ihnen viel Zeit sparen können, wenn Sie oft ähnliche Nachrichten senden.

Erstellen und Bearbeiten einer Kontaktliste in Outlook im Web (Outlook.com)

Verwenden Sie Outlook.com? Keine Sorge; Sie sind nicht aus dem Kontaktlisten-Spiel ausgeschlossen. Die Weboberfläche hat viel gemeinsam mit der neuesten Desktop-Version von Outlook für Windows, sodass das Erlernen, wie man eine Kontaktliste in Outlook im Web (wie Outlook.com manchmal genannt wird) erstellt, ein Kinderspiel ist:

In Ihrem Outlook.com-Konto navigieren Sie zum Personen-Tab, indem Sie das entsprechende Symbol in der linken Seitenleiste auswählen.

Klicken Sie auf den kleinen Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche Neuer Kontakt und wählen Sie die Option Neue Kontaktliste aus.

Geben Sie Ihrer neuen Kontaktliste einen Namen und fügen Sie alle gewünschten E-Mail-Adressen in das vorgesehene Feld ein, indem Sie nach jeder Adresse auf Hinzufügen klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um Ihre neue Outlook-Verteilerliste abzuschließen und zu speichern.

Suchen Sie Ihre gespeicherte Liste im Bereich Alle Kontaktlisten innerhalb des Personen-Tabs. Um E-Mail-Adressen hinzuzufügen oder zu löschen, markieren Sie Ihre Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der oberen Werkzeugleiste.

Outlook-Kontaktliste vs. Gruppe

Sie wären nicht der erste Outlook-Nutzer, der sich über den Unterschied zwischen einer Kontaktliste und einer Gruppe wundert. Beide Funktionen scheinen ähnliche Funktionen zu bieten – mehrere E-Mail-Adressen unter einem Namen zu gruppieren – aber sie sind nicht ganz austauschbar:

• Kontaktliste: ermöglicht es Ihnen, eine E-Mail an mehrere Personen zu senden, ohne jede Adresse einzeln auswählen zu müssen.
• Gruppe: ein freigegebener Arbeitsbereich, der mehreren Teammitgliedern Zugriff auf ein gemeinsames Postfach, einen Kalender und Speicherplatz für Dateien gibt.

Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, E-Mails so mühelos wie möglich an mehrere Personen zu senden, dann ist eine Kontaktliste das, was Sie benötigen. Aber wenn Ihr Team eine kollaborativere Umgebung mit gemeinsam genutzten Dateien, Kalendern und einem zentralen Raum für Gespräche benötigt, dann ist eine Outlook-Gruppe die richtige Wahl.

Meistere Microsoft Outlook

Da haben Sie es, einen einfachen Plan, wie man eine Kontaktliste in Outlook auf verschiedenen Plattformen erstellt. Jetzt, da Sie es verstanden haben, warum nicht Ihre Outlook-Fähigkeiten auf die nächste Stufe heben? Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie man bedingte Formatierungen in Microsoft Outlook verwendet, was Ihnen hilft, Ihr Postfach organisierter zu halten.

Bildnachweis: Unsplash. Alle Screenshots von David Morelo.