Wie man eine E-Mail-Vorlage in Gmail erstellt

Wenn es ein Werkzeug gibt, das Sie nutzen können, um die Erstellung von E-Mails zu beschleunigen, dann ist es eine Vorlage. Wenn Sie immer wieder die gleiche E-Mail-Nachricht verfassen, können Sie eine wiederverwendbare Gmail-Vorlage einrichten, um Zeit zu sparen. Tauschen Sie einfach kleine Details aus, wie Namen und Daten, nach Bedarf. Es gibt zwei Möglichkeiten, um Vorlagen in Gmail zu erstellen und zu verwenden: eine steht allen zur Verfügung, und die andere ist für Google Workspace-Nutzer verfügbar. Lassen Sie uns beide Möglichkeiten betrachten.

Inhaltsverzeichnis

• So erstellen Sie eine Gmail-Vorlage für wiederkehrende Nachrichten
• So erstellen Sie eine Gmail-Vorlage für Marketingnachrichten
• Verwenden Sie eine Gmail-Vorlage
• Bearbeiten Sie eine Gmail-Vorlage
• Löschen Sie eine Gmail-Vorlage
• Häufig gestellte Fragen

Tipp: Beschleunigen Sie Ihre E-Mail-Routinen, indem Sie die Gmail-Tastenkombinationen aktivieren und verwenden.

So erstellen Sie eine Gmail-Vorlage für wiederkehrende Nachrichten

Sie können eine Vorlage für Dankesnachrichten oder wöchentliche Updates einrichten. Sie können auch eine Vorlage erstellen, die als automatisierte Antwort für Kunden, Klienten oder Kollegen dient.

Vorlagen in Gmail aktivieren

Bevor Sie eine Vorlage erstellen können, müssen Sie die Funktion in Ihren Gmail-Einstellungen aktivieren. Gehen Sie zur Gmail-Website, melden Sie sich an und folgen Sie diesen Schritten.

1. Wählen Sie das „Einstellungen“-Symbol (Zahnrad) in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“.

1. Gehen Sie zum Tab „Erweitert“ und aktivieren Sie die Option „Aktivieren“ neben „Vorlagen“.

1. Klicken Sie unten auf „Änderungen speichern“ und kehren Sie dann zu Ihrem Posteingang zurück, um eine Vorlage einzurichten.

Tipp: Erfahren Sie, wie Sie Gmail-Antworten mit einer Vorlage automatisieren können, zusammen mit anderen ähnlichen Vorschlägen, in unserem Automatisierungsleitfaden zur Steigerung Ihrer täglichen Produktivität.

Eine Vorlage in Gmail erstellen

Um eine Gmail-Vorlage zu erstellen, tippen Sie die Nachricht, die Sie verwenden möchten, dann speichern Sie die Vorlage zur späteren Wiederverwendung.

1. Wählen Sie „Verfassen“ oben links, um ein neues E-Mail-Fenster zu öffnen. Möglicherweise müssen Sie das Menü mit dem Symbol „Hauptmenü anzeigen“ (drei Linien) oben links öffnen.

1. Geben Sie den Betreff, die Nachricht und optional die Empfänger ein, und beachten Sie dabei Folgendes:
   • Wenn Sie automatisch eine E-Mail-Signatur zu ausgehenden Nachrichten hinzufügen, möchten Sie diese möglicherweise aus der Vorlage entfernen. Andernfalls wird die Signatur dupliziert.
   • Wenn Sie Empfänger hinzufügen, werden diese automatisch hinzugefügt, wenn Sie die Vorlage verwenden, obwohl Sie sie bearbeiten können.

1. Wenn Sie bereit sind, die Vorlage zu speichern, klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“ (drei Punkte) unten.

1. Bewegen Sie den Cursor zu „Vorlagen -> Entwurf als Vorlage speichern“, und wählen Sie dann „Als neue Vorlage speichern“.

1. Geben Sie Ihrer neuen Vorlage einen Namen und klicken Sie auf „Speichern“.

Senden Sie die E-Mail, die Sie verfasst haben, oder schließen Sie einfach das Verfassen-Fenster.

So erstellen Sie eine Gmail-Vorlage für Marketingnachrichten

Wenn Sie Gmail verwenden, um Ihr Unternehmen zu vermarkten, nutzen Sie ein integriertes Feature namens Layouts für Ihre Vorlage. Die Layouts beinhalten einen Call-to-Action, einfachen Text, Ankündigung, Newsletter, neue Dienstleistung und Empfehlungsmarketing-Stil.

Sie können die Layouts mit einem Standardstil anpassen, ein Layout einfügen und Ihre Änderungen vor dem Speichern als Vorlage vornehmen.

Hinweis: Zum Zeitpunkt dieses Schreibens müssen Sie einen dieser Google Workspace-Pläne abonnieren, um Layouts verwenden zu können: Workspace Individual; Business Standard oder Plus; Enterprise Starter, Standard oder Plus; oder Education Standard oder Plus.

Tipp: Sie können noch mehr Zeit sparen, indem Sie Ihr Gmail-Postfach teilweise mit Google-Skripten automatisieren.

Vorschau der Layouts

Wenn Sie bereit sind, eines der Layouts zu verwenden, öffnen Sie ein neues E-Mail-Fenster mit der Schaltfläche „Verfassen“ oben links.

1. Klicken Sie auf das „Layout auswählen“-Symbol (Raster) unten im Verfassen-Fenster.

1. Wählen Sie eine Layout-Option aus, um eine Vorschau davon auf der rechten Seite zu sehen. Um das Styling zu ändern, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort. Andernfalls klicken Sie auf „Einfügen“.

Standard-Styling anpassen

Wenn Sie planen, verschiedene Layouts zu verwenden, möchten Sie möglicherweise die Standardstile anpassen. Dazu gehört das Hinzufügen eines Logos, das Ändern des Farbschemas, die Verwendung eines Fußzeilen-Elements und das Einfügen von Links, die alle mit Ihrem Geschäft zu tun haben.

1. Öffnen Sie die Layout-Optionen wie oben beschrieben und klicken Sie dann auf „Standardstyling“, um die folgenden Elemente anzupassen.

• Logos, Farben und Schriftarten: Laden Sie ein Logo hoch, wählen Sie eine Farbpalette aus oder wählen Sie einen neuen Schriftstil.
• Fußzeilendetails: Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Kontaktinformationen oder einen Haftungsausschluss in die Fußzeile jedes Layouts ein.
• Links: Wählen und fügen Sie Links ein, die in den Layouts verwendet werden sollen. Fügen Sie eine E-Mail-Adresse, eine Webadresse oder Links zu Ihren sozialen Medien hinzu.

1. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Die Nachricht bearbeiten

Nachdem Sie ein Layout eingefügt haben und bevor Sie es als Vorlage speichern, möchten Sie wahrscheinlich Änderungen vornehmen, da die Layouts Platzhaltertext enthalten, den Sie bearbeiten möchten. Sie können auch Änderungen an den Layout-Elementen vornehmen, unabhängig davon, ob Sie das Standardstyling geändert haben oder nicht.

1. Wählen Sie ein Element im E-Mail-verfassen-Fenster aus, um die verfügbaren Aktionen zu sehen. Für den Header und andere Bilder können Sie das Bild ändern, den Alternativtext bearbeiten, einen Link hinzufügen oder den Header entfernen.

1. Für Schaltflächen können Sie den Link anzeigen oder ändern oder die Schaltfläche ganz entfernen.

1. Für Textfelder wählen Sie den Platzhaltertext aus und ersetzen ihn durch Ihren eigenen. Alternativ können Sie den Abschnitt entfernen.

1. Sie möchten möglicherweise auch die Betreffzeile hinzufügen, sodass die Nachricht bereit zum Versenden ist und nur darauf wartet, dass Sie Ihre Empfänger oder Mailingliste hinzufügen.

Wenn Sie mit der endgültigen Nachricht zufrieden sind, können Sie sie als Vorlage speichern und jederzeit wiederverwenden, sowie geringfügige Anpassungen vornehmen, bevor Sie sie senden.

Das Layout als Vorlage speichern

Speichern Sie diese Layoutvorlage genau wie die grundlegende Vorlage. Folgen Sie den Schritten 3 bis 5 aus diesen Anweisungen, senden Sie dann die E-Mail oder schließen Sie einfach das E-Mail-Verfassen-Fenster.

Hinweis: Bevor Sie in den Urlaub fahren, stellen Sie sicher, dass Sie die Abwesenheitsnotiz von Gmail einrichten.

Verwenden Sie eine Gmail-Vorlage

Nachdem Sie eine Vorlage gespeichert haben, egal ob es sich um eine grundlegende Vorlage oder eine Marketingnachricht handelt, können Sie sie in eine neue E-Mail mit nur wenigen Klicks einfügen.

1. Wählen Sie „Verfassen“ oben links, um ein neues E-Mail-Fenster zu öffnen.

2. Klicken Sie auf das „Weitere Optionen“-Symbol unten.

3. Bewegen Sie den Cursor zu „Vorlagen“ und wählen Sie den Vorlagenname unter „Vorlage einfügen“.

1. Fügen Sie in Ihrem E-Mail-Fenster mit der eingefügten Vorlage Empfänger hinzu oder bearbeiten Sie diese und nehmen Sie beliebige Änderungen an der Betreffzeile oder Nachricht vor.

Eine Gmail-Vorlage bearbeiten

Sie können Änderungen an einer gespeicherten Vorlage vornehmen und dann die Vorlage einfach erneut speichern.

1. Öffnen Sie die Vorlage in einer neuen E-Mail-Nachricht, wie oben beschrieben.

2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“. Bewegen Sie sich zu „Vorlagen -> Entwurf als Vorlage speichern“ und wählen Sie den Vorlagenname unter „Vorlage überschreiben“.

1. Bestätigen Sie diese Aktion, indem Sie auf „Speichern“ klicken.

Eine Gmail-Vorlage löschen

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Gmail-Vorlage zu löschen, die Sie nicht mehr benötigen:

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht, aber anstatt die Vorlage einzufügen, öffnen Sie das Fenster „Verfassen“.

2. Bewegen Sie den Cursor zu „Vorlagen -> Vorlage löschen“ und wählen Sie den Vorlagenname unter „Vorlage löschen“.

1. Bestätigen Sie diese Aktion, indem Sie auf „Löschen“ im Pop-up-Fenster klicken.

Häufig gestellte Fragen

Warum habe ich keine Vorlagenoption in Gmail?

Um die Vorlagenoption anzuzeigen, aktivieren Sie die Einstellung „Vorlage“ in Gmail, wie zuvor gezeigt. Wenn Sie ein unterstütztes Google Workspace-Konto haben und die Layouts-Option nicht sehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Workspace-Administrator.

Kann ich Vorlagen auch in der Gmail-Mobile-App verwenden?

Zum Zeitpunkt dieses Schreibens sind Vorlagen nur auf der Gmail-Website und nicht in der Mobilen App verfügbar. Eine mögliche Alternative besteht darin, eine Vorlage in eine E-Mail auf der Gmail-Website zu erstellen und diese dann als Entwurf zu speichern. (Adressieren und schließen Sie die Nachricht, ohne sie zu senden.) Öffnen Sie den Ordner „Entwürfe“ in der Gmail-Mobile-App und bearbeiten oder senden Sie die E-Mail von dort.

Kann ich auch Vorlagen in Microsoft Outlook erstellen und verwenden?

Wenn Sie Outlook zusätzlich zu Gmail verwenden, können Sie auch in dieser Anwendung Vorlagen verwenden. Es hilft Ihnen, Zeit zu sparen, egal welche Anwendung Sie verwenden.

Schauen Sie sich unser vollständiges Tutorial zur Verwendung von Vorlagen in Microsoft Outlook an.

Bildquelle: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.