So verwenden Sie die bedingte Formatierung in Microsoft Outlook

Wenn Sie E-Mails in Ihrem Outlook-Posteingang schnell erkennen möchten, können Sie automatisch die Schriftformatierung basierend auf Bedingungen anwenden. Wenn Nachrichten eintreffen, die diese Bedingungen erfüllen, erhalten sie diese Formatierung, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen. Das Einrichten der bedingten Formatierung in Microsoft Outlook dauert nur wenige Minuten und hilft Ihnen, bestimmte E-Mails auf einen Blick zu erkennen. Dieses Tutorial zeigt, wie man eine Regel für die bedingte Formatierung erstellt, Formatierungsregeln bearbeitet und eine Regel deaktiviert oder löscht, die Sie nicht mehr benötigen.

Wussten Sie schon: Sie können E-Mails in Outlook automatisch weiterleiten, entweder massenhaft oder basierend auf benutzerdefinierten Regeln.

Inhaltsverzeichnis

• Bedingte Formatierung in Outlook einrichten
• Bedingungen für die Formatierungsregel
• Eine Regel für die bedingte Formatierung bearbeiten
• Eine Regel für die bedingte Formatierung löschen
• Häufig gestellte Fragen

Bedingte Formatierung in Outlook einrichten

Zum Zeitpunkt dieses Schreibens ist die Funktion zur bedingten Formatierung nur in der Windows-Version von Microsoft Outlook verfügbar. Um zu beginnen, öffnen Sie Outlook und folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Regel einzurichten.

1. Gehen Sie zum Tab „Ansicht“ und wählen Sie „Ansichtseinstellungen“ im Abschnitt „Aktuelle Ansicht“ des Menübands.

1. Klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“ im erscheinenden Fenster.

1. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die aktuellen Standardregeln, die von Outlook eingerichtet wurden, überprüfen können. Diese beinhalten die Anzeige von ungelesenen Nachrichten in Blau und abgelaufenen E-Mails mit durchgestrichener Schrift.

1. Um Ihre eigene Regel einzurichten, klicken Sie oben rechts auf „Hinzufügen“.

1. Geben Sie einen Titel für die Regel im Feld „Name“ ein.

1. Wählen Sie die Schaltfläche „Schriftart“, um die Formatierung auszuwählen, die Sie verwenden möchten.

1. Sie können die Schriftfamilie, den Stil, die Größe, die Farbe auswählen und einen Durchstrich oder Unterstrich hinzufügen. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind.

1. Wählen Sie die Schaltfläche „Bedingung“, um die Kriterien für Ihre Regel festzulegen.

1. Sie sehen drei Registerkarten mit grundlegenden bis fortgeschrittenen Optionen. Lassen Sie uns jede genauer durchgehen.

Tipp: Verwenden Sie Outlook-E-Mail-Vorlagen, um Ihre Arbeitsabläufe weiter zu automatisieren.

Bedingungen für die Formatierungsregel

Je nach Art der Regel, die Sie erstellen möchten, gibt es viele Optionen. Verwenden Sie die entsprechende Registerkarte, um zu beginnen.

Nachrichten-Registerkarte

Gehen Sie zur Registerkarte „Nachrichten“, um gängige Kriterien festzulegen, wie Schlüsselwörter in der E-Mail oder Betreffzeile, von einem bestimmten Kontakt, eine Erwähnung in der CC-Zeile oder basierend auf einem Zeitrahmen.

Als Beispiel haben wir E-Mails von einer Gruppe ausgewählt, die morgen fällig sind.

Weitere Optionen-Registerkarte

Gehen Sie zur Registerkarte „Weitere Optionen“, um weitere Kriterien hinzuzufügen, wie E-Mails, die eine Kategorie enthalten, gelesen oder ungelesen sind, Anhänge enthalten, eine bestimmte Priorität haben oder eine bestimmte Größe haben.

Als Beispiel haben wir E-Mails mit der Blauen Kategorie ausgewählt, die ungelesen sind und Anhänge haben.

Erweiterte Registerkarte

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Erweitert“, um benutzerdefinierte Bedingungen für Ihre Regel einzurichten.

1. Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Feld“, um aus häufig verwendeten, Adress- und Datumsfeldern sowie aus E-Mail-, Kontakt- und Aufgabenfeldern auszuwählen.

1. Wählen Sie das genaue Feld aus, das Sie verwenden möchten, wählen Sie eine „Bedingung“ im Dropdown-Feld und fügen Sie einen „Wert“ rechts hinzu. Die Optionen für Bedingung und Wert werden je nach ausgewähltem Feld angezeigt oder können unterschiedlich sein.

1. Klicken Sie auf „Zur Liste hinzufügen“, um die Bedingung im Kriterienfeld ganz oben zu platzieren.

Als Beispiel haben wir das häufig verwendete Feld für den Status der Fahne ausgewählt, wobei die Bedingung „Gleich“ und der Wert „Followup Flag“ ist.

1. Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Regel anhand der oben genannten Registerkarten fertig sind, klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.

Regel speichern und anwenden

1. Kehren Sie zum ursprünglichen Fenster „Bedingte Formatierung“ zurück und stellen Sie sicher, dass Ihre Regel oben ein Häkchen hat. Klicken Sie auf „OK“, um die Regel fertigzustellen und anzuwenden.

1. Klicken Sie im Fenster „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ auf „OK“, um den Vorgang abzuschließen.

1. Zukünftig wird jede E-Mail, die eintrifft oder die Sie je nach Ihren Regel-Einstellungen senden, die von Ihnen ausgewählte Schriftformatierung haben.

Tipp: erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Aufgaben in Outlook umwandeln können.

Eine Regel für die bedingte Formatierung bearbeiten

Sie können eine Regel, die Sie eingerichtet haben, bearbeiten und auch die Standardregeln von Outlook bearbeiten. Sie können jedoch eine Bedingung für eine der Standardregeln nicht bearbeiten, nur die Schriftformatierung.

1. Kehren Sie zu „Ansicht -> Ansichtseinstellungen“ zurück, wählen Sie „Bedingte Formatierung“ und wählen Sie die Regel aus der Liste. - Für eine Standardregel wählen Sie „Schriftart“, um die Formatierung zu ändern, und klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.

• Für eine eigene Regel wählen Sie „Schriftart“, „Bedingung“ oder beides, um Ihre Änderungen vorzunehmen. Klicken Sie auf „OK“, um zu speichern.

1. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“ im Fenster „Bedingte Formatierung“ und dann noch einmal auf „OK“ im Fenster „Erweiterte Ansichtseinstellungen“.

Eine Regel für die bedingte Formatierung löschen

Wenn Sie eine Regel erstellen, die Sie nicht mehr verwenden möchten, können Sie sie entweder deaktivieren oder löschen. Für die Standardregeln können Sie diese deaktivieren, aber nicht löschen.

1. Kehren Sie zu „Ansicht -> Ansichtseinstellungen“ zurück, wählen Sie „Bedingte Formatierung“ und wählen Sie die Regel aus der Liste. - Um eine Regel zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Häkchen neben der Regel in der Liste. Sie können das Häkchen später erneut setzen, um sie erneut zu aktivieren, wenn Sie möchten.

• Um eine eigene Regel zu löschen, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf „Löschen“. Sie werden nicht aufgefordert, diese Aktion zu bestätigen.

1. Wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern, und dann erneut auf „OK“ im Fenster „Erweiterte Ansichtseinstellungen“.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich E-Mails in Outlook für das Web oder auf dem Mac farblich kennzeichnen?

Obwohl die bedingte Formatierung derzeit nur für Outlook auf Windows verfügbar ist, können Sie die anderen Outlook-Regeln verwenden, um E-Mails zu kennzeichnen, wenn auch anders, im Web oder auf dem Mac.

Sie können automatisch eine Kategorie anwenden, die einen Farbindikator auf der eigentlichen Nachricht anzeigt, anstatt die Schrift zu formatieren. Schauen Sie sich unsere Anleitungen zum Verwenden von Kategorien in Outlook und zum Einrichten von Outlook-Regeln für Details zu beiden Funktionen an.

Kann ich die Schriftart für Kontakte, Aufgaben und Kalenderereignisse formatieren?

Wenn Sie Ihre Regel zur bedingten Formatierung wie hier beschrieben einrichten, verwenden Sie die Registerkarte „Erweitert“, um die Bedingungen festzulegen, und wählen Sie dann aus „Alle Kontaktfelder“, „Alle Terminfelder“ oder „Alle Aufgabenfelder“, um benutzerdefinierte Kriterien für Kontakte, Aufgaben oder Kalenderereignisse festzulegen.

Wie ändere ich die Schriftart für die Nachrichtenliste in meinem Posteingang?

Gehen Sie zu „Ansicht -> Ansichtseinstellungen“, wählen Sie „Zeilen-Schriftart“ und wählen Sie die Schriftfamilie, den Stil und die Größe aus. Klicken Sie auf „OK“, um die Anzeige von „Von“ und „Betreff“ für Ihre Nachrichtenliste auf die neue Schriftart zu aktualisieren.

Bildnachweis: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.