So verwenden Sie Filter in Microsoft Excel

Wenn Sie eine Excel-Tabelle mit Hunderten oder sogar Tausenden von Datenzeilen haben, kann es eine Herausforderung sein, die genauen Daten zu finden, die Sie benötigen. Aber durch die Verwendung von Excel-Filtern können Sie diese Daten schnell lokalisieren.

Sie können einen einfachen Filter verwenden, der Schaltflächen hinzufügt, um durch Daten zu filtern, einen erweiterten Filter, um Daten zu finden, die verschiedenen spezifischen Bedingungen entsprechen, oder die FILTER-Funktion, um einen Wert anzuzeigen, wenn die Daten nicht gefunden werden.

Lassen Sie uns ansehen, wie Sie jede dieser Methoden verwenden können, um Daten in Microsoft Excel zu filtern.

Inhaltsverzeichnis

• So verwenden Sie einen einfachen Autofilter in Excel
• Verwenden Sie Zahlen-, Text- oder Datumsfilter
• Filter löschen oder deaktivieren
• So verwenden Sie einen erweiterten Filter in Excel
• Geben Sie die Kriterien ein
• Wenden Sie den Filter an
• So verwenden Sie die FILTER-Funktion in Excel
• Verwenden Sie UND oder ODER mit der FILTER-Funktion
• Häufig gestellte Fragen

So verwenden Sie einen einfachen Autofilter in Excel

Der einfache Autofilter in Excel ist die einfachste Methode und funktioniert gut mit den meisten Tabellen. Wählen Sie die Daten aus, die Sie anzeigen möchten, und sehen Sie, wie Ihr vorhandenes Dataset aktualisiert wird, um nur diese Werte anzuzeigen.

1. Wählen Sie die Daten aus, die Sie filtern möchten, indem Sie durch einen Zellbereich ziehen oder ganze Spalten und Zeilen auswählen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte “Daten” und klicken Sie auf “Filter” im Abschnitt “Sortieren & Filtern” des Menübands.

1. Sie sehen, dass Filter-Schaltflächen zu jedem Spaltenkopf in Ihrem Dataset hinzugefügt wurden.

1. Wählen Sie die Schaltfläche für die Spalte aus, die Sie filtern möchten. Geben Sie im Popup-Fenster einen Wert im Suchfeld ein oder aktivieren Sie die Kästchen unten für die Elemente, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie auf “OK.”

1. Ihr Dataset wird aktualisiert, um nur die gefilterten Daten anzuzeigen.

Verwenden Sie Zahlen-, Text- oder Datumsfilter

Mit dem einfachen Filter in Excel können Sie über die Grundlagen hinausgehen. Anstatt die genauen Elemente auszuwählen, die Sie sehen möchten, können Sie eine Bedingung hinzufügen. Dies funktioniert für Daten, die Zahlen, Text und Daten enthalten. Lassen Sie uns ein Beispiel für jedes ansehen.

Befolgen Sie die gleichen Schritte wie oben, um die Daten auszuwählen und den Filter anzuwenden, um die Schaltflächen anzuzeigen.

Wählen Sie die Filter-Schaltfläche für die Spalte aus, die Sie zum Sortieren verwenden möchten. Gehen Sie im Popup-Fenster zu Zahlenfilter, Textfilter oder Datumsfilter.

Zahlenfilter

Wenn Sie Zahlen in Ihren Daten haben, wählen Sie aus, nach Beträgen zu filtern, die gleich oder ungleich, größer oder kleiner, über oder unter dem Durchschnitt oder sogar die Top 10 sind.

1. Wählen Sie die Bedingung aus, die Sie im Popup-Menü hinzufügen möchten.

1. Wenn Ihre Auswahl zusätzliche Eingaben erfordert, wird das Feld “Benutzerdefinierter Autofilter” angezeigt. Bestätigen Sie die Bedingung im ersten Dropdown-Feld und geben Sie dann den Wert im Textfeld ein oder verwenden Sie die Dropdown-Liste, um einen auszuwählen.

1. Optional können Sie eine weitere Bedingung mit dem UND- oder ODER-Operator hinzufügen. Verwenden Sie die Kästchen, um diese Bedingung festzulegen.

1. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “OK”, um Ihre gefilterten Daten anzuzeigen.

Textfilter

Textfilter funktionieren ähnlich wie Zahlenfilter in Excel. Sie können eine Bedingung wie “beginnt mit”, “endet mit”, “enthält” oder “enthält nicht” hinzufügen.

1. Wählen Sie die Bedingung aus, die Sie im Popup-Menü hinzufügen möchten.

1. Geben Sie Ihre Bedingung(en) im Feld “Benutzerdefinierter Autofilter” ein. Beachten Sie, dass Sie ein Fragezeichen (?) eingeben können, um ein einzelnes Zeichen darzustellen, oder ein Sternchen (*) für eine Reihe von Zeichen.

1. Klicken Sie auf “OK” und Sie sehen Ihr aktualisiertes Dataset.

Datumsfilter

Wie Zahlen und Text können Sie Bedingungen zu einem einfachen Datumsfilter hinzufügen. Wählen Sie eine Bedingung wie “vor”, “nach”, “zwischen”, “heute” oder “gestern” sowie “nächste” oder “letzte Woche”, “Monat”, “Jahr” oder “Quartal”.

1. Wählen Sie die Bedingung aus, die Sie im Popup-Menü hinzufügen möchten.

1. Wenn Ihre Auswahl Eingaben erfordert, geben Sie diese in das Feld “Benutzerdefinierter Autofilter” ein. Optional können Sie eine weitere Bedingung hinzufügen, wenn Sie möchten, und klicken Sie auf “OK”, um den Datumsfilter anzuwenden.

1. Ihr Dataset wird aktualisiert.

Filter löschen oder deaktivieren

• Um den Filter später zu entfernen, klicken Sie auf die gleiche Filter-Schaltfläche und wählen Sie “Filter löschen von.”

• Um den Filter auszuschalten und die Schaltflächen zu entfernen, deaktivieren Sie die Schaltfläche “Filter” im Menüband.

So verwenden Sie einen erweiterten Filter in Excel

Wenn Sie einen präziseren Filter benötigen oder einen, der die gefilterten Daten an einem anderen Ort platziert, anstatt die vorhandenen Daten zu aktualisieren, verwenden Sie den erweiterten Filter in Excel.

1. Um den erweiterten Filter zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten Spaltenüberschriften oder “Labels” enthalten. In diesem Beispiel sehen Sie unsere Labels Supervisor, Sektor, Abteilung und Umsatz.

1. Fügen Sie mindestens einige Zeilen über Ihrem Dataset ein. Hier geben Sie die Kriterien für Ihren Filter ein. Geben Sie die gleichen Labels wie die in Ihrem Dataset ein.

Geben Sie die Kriterien ein

Geben Sie die Bedingungen für Ihren erweiterten Filter unter Verwendung von Vergleichsoperatoren für “gleich” oder “ungleich”, “größer als” oder “kleiner als”, “größer als oder gleich” und “kleiner als oder gleich” ein. Platzieren Sie auch den Text oder die Werte in Anführungszeichen für ein Format, das so aussieht: ="=Bedingung".

Hier sind einige Beispiele:

• Gleich Nord: ="=Nord"
• Ungleich Nord: ="<>Nord"
• Größer als 500: =">500"
• Kleiner als 500: ="<500"
• Größer als oder gleich 500: =">=500"
• Kleiner als oder gleich 500: ="<=500"

Wenn Sie die Bedingung eingeben, erkennt Excel sie und formatiert sie nach Bedarf für den Filter.

• Für ein einfaches Beispiel filtern wir unsere Daten nach dem Supervisor-Namen Brown. In der ersten Zeile in der Supervisor-Spalte haben wir die Bedingung als ="=Brown" eingegeben.

• Um zwei Bedingungen in derselben Spalte zu erfüllen, geben Sie die Kriterien in der entsprechenden Spalte in verschiedenen Zeilen ein. Hier filtern wir sowohl nach Brown als auch nach Martin. Wir haben ="=Brown" in der ersten Zeile der Supervisor-Spalte und ="=Martin" in der zweiten Zeile der Supervisor-Spalte eingegeben.

• Um zwei Bedingungen in verschiedenen Spalten zu erfüllen, geben Sie die Kriterien in den entsprechenden Spalten und in derselben Zeile ein. Wir filtern sowohl nach Brown als auch nach South. Wir haben ="=Brown" in der Supervisor-Spalte und ="=South" in der Sektor-Spalte eingegeben.

• Um eine beliebige Bedingung zu erfüllen, geben Sie die Kriterien in den entsprechenden Spalten, aber in verschiedenen Zeilen ein. Wir haben nach Brown oder Food gefiltert, indem wir ="=Brown" in der ersten Zeile der Supervisor-Spalte und ="=Food" in der zweiten Zeile der Abteilungsspalte eingegeben haben.

• Um alle sowie beliebige Bedingungen zu erfüllen, verwenden Sie eine Kombination aus verschiedenen Spalten und Zeilen. Um nach Brown und Nord oder Food zu filtern, haben wir ="=Brown" und ="=Nord" in der ersten Zeile der Supervisor- und Sektor-Spalten eingegeben und dann ="=Food" in der zweiten Zeile der Abteilungsspalte eingegeben.

Wenden Sie den Filter an

Nachdem Sie die Bedingungen eingegeben haben, die Sie verwenden möchten, ist es Zeit, den erweiterten Filter in Betrieb zu nehmen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte “Daten” und wählen Sie die Schaltfläche “Erweiterter Filter” im Menüband aus.

1. Wenn das Feld “Erweiterter Filter” geöffnet wird, richten Sie den Filter ein. Beginnen Sie oben, indem Sie auswählen, wo Sie die gefilterten Daten platzieren möchten. Wenn Sie “In einen anderen Ort kopieren” auswählen, wird das Feld “Kopieren nach” verfügbar, damit Sie diesen Ort eingeben können.

1. Geben Sie das Dataset im Feld “Listenbereich” ein. Sie können auch die Zellen auswählen, indem Sie den Cursor durch sie ziehen, was dieses Feld automatisch ausfüllt.

1. Geben Sie den “Kriterienbereich” in dieses Feld ein. Dies ist der Bereich über Ihrem Dataset, in dem Sie die neuen Zeilen hinzugefügt haben. Wiederum können Sie den Cursor durch den Bereich ziehen, um das Feld automatisch auszufüllen.

1. Wenn Sie eindeutige Datensätze finden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für “Nur eindeutige Datensätze.” Wählen Sie “OK”, um den Filter anzuwenden.

1. Sie sehen die gefilterten Daten entweder an Ort und Stelle oder an Ihrem ausgewählten Standort.

Tipp: Wenn Sie Duplikate finden möchten, anstatt eindeutige Werte, sehen Sie sich unser How-to zum Finden und Entfernen von Duplikaten in Excel an.

So verwenden Sie die FILTER-Funktion in Excel

Eine weitere Möglichkeit, in Excel zu filtern, ist mit der gleichnamigen Funktion. Mit der FILTER-Funktion können Sie nach einer Zahl, Text oder Datum unter Verwendung seiner Zellreferenz filtern. Darüber hinaus können Sie einen Wert eingeben, wenn die Formel die Elemente nicht findet.

Die Syntax für die Formel lautet FILTER(Bereich, einbeziehen, nicht gefunden), wobei nur die ersten beiden Argumente erforderlich sind.

Um zu beginnen, verwenden wir ein einfaches Beispiel. Wir filtern den Bereich A1 bis D6 nach dem Bereich B1 bis B6, wobei das Element dem Wert in Zelle B2 (South) entspricht.

=FILTER(A1:D6,B1:B6=B3)

Sie können diese Formel auch mit dem Element verwenden, nach dem Sie in Anführungszeichen filtern:

=FILTER(A1:D6,B1:B6="South")

Wir erhielten zwei Ergebnisse für unseren Filter mit beiden Formeln.

Wir filtern jetzt die gleichen Bereiche und fügen das optionale Argument hinzu, falls kein Ergebnis gefunden wird. Es wird als “Keine” angezeigt.

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Down","None")

Verwenden Sie UND oder ODER mit der FILTER-Funktion

Wenn Sie nach mehreren Kriterien mit der Funktion filtern möchten, können Sie ein Sternchen (*) einfügen, um beide Bedingungen zu erfüllen (UND) oder ein Pluszeichen (+), um entweder Bedingung zu erfüllen (ODER).

Wir filtern dasselbe Dataset nach South und Apparel mit dieser Formel:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)*(C1:C6=C3))

Wir erhielten ein Ergebnis, wie erwartet. Obwohl es zwei Datensätze mit South im Bereich B1 bis B6 gibt, hat nur einer von ihnen auch Apparel in den Zellen C1 bis C6.

Um zu zeigen, wie der ODER-Operator für die FILTER-Funktion funktioniert, filtern wir dasselbe Dataset nach South oder Food mit dieser Formel:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)+(C1:C6=C6))

Diesmal erhielten wir drei Ergebnisse: zwei mit South und eines mit Food.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Filtern und Sortieren?

Wie Sie hier gelernt haben, zeigt das Filtern Daten an, die Ihren Bedingungen entsprechen, und blendet den Rest aus. Das Sortieren hingegen ordnet Ihre Daten in einer bestimmten Reihenfolge, z. B. alphabetisch oder chronologisch.

Gibt es eine Tastenkombination, um in Excel zu filtern?

Um den Autofilter in Excel zu aktivieren, verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + L unter Windows oder Befehl + Umschalt + F auf dem Mac.

Wählen Sie dann die Spalte aus und drücken Sie Alt + Abwärtspfeil unter Windows oder Option + Abwärtspfeil auf dem Mac, um das Filter-Popup zu öffnen und Ihre Auswahl zu treffen.

Wie kann ich Zellen in Excel mit Formeln filtern?

Wählen Sie einen Zellbereich oder Ihr gesamtes Blatt aus. Gehen Sie zur Registerkarte “Start” und wählen Sie “Suchen & Auswählen -> Gehe zu Spezial.” Aktivieren Sie im Feld “Formeln” und aktivieren Sie optional die Elemente darunter, und wählen Sie dann “OK.” Sie sehen die Zellen, die Formeln enthalten, hervorgehoben.

Bildnachweis: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.