Wie man Google Sheets verwendet: Wichtige Tipps für den Start
Seit der Einführung von Windows ist Microsoft Excel das Programm der Wahl für die Bearbeitung von Zahlen, Tabellen, Rechnungen und all den anderen Dingen im Leben, die man in unendlichen Gitter von Zeilen und Spalten organisiert haben möchte.
Doch seit die Cloud an Bedeutung gewonnen hat, ist Google Sheets für viele Menschen zum bevorzugten Programm geworden. Es ist vielleicht nicht so funktionsreich wie Excel, aber es gibt viel mehr, als es auf den ersten Blick scheint.
Hier sind einige Tipps und Tricks zur Verwendung von Google Sheets, die Ihnen helfen sollten, einen reibungslosen Start zu haben.
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1. Daten aus einer anderen Tabelle importieren
Sie können Google Sheets ganz einfach so einstellen, dass Daten dynamisch von einer Ihrer Tabellen in eine andere importiert werden. Das ist perfekt, wenn Sie die Summe bestimmter Ergebnisse in einer Tabelle anzeigen möchten oder wenn Sie einen ganzen Abschnitt einer Tabelle übertragen möchten. Beachten Sie, dass dies nicht das gleiche ist wie das Kopieren von Daten, denn wenn Sie die Daten im Originalblatt aktualisieren, werden sie auch in dem Blatt, in das Sie importieren, aktualisiert.
Die Formel dafür wird als ImportRange bezeichnet und sieht ungefähr so aus:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")Der lange kryptische Code ist der URL-Name Ihrer Tabelle, den Sie in der URL-Leiste nach „spreadsheets/d/“ finden. Wo oben „SheetName“ steht, sollten Sie mit dem Namen des genau Blattes ersetzen, aus dem Sie Daten importieren möchten, und der Teil nach dem Ausrufezeichen steht für den Bereich von Zeilen/Spalten, aus dem Sie Daten abrufen möchten.
2. Zeilen und Spalten einfrieren
Wenn Sie eine Tabelle erstellen, möchten Sie in den meisten Fällen bestimmte Informationen jederzeit auf Ihrem Bildschirm angezeigt haben. Wenn Sie beispielsweise Ihre freiberufliche Arbeit verfolgen, möchten Sie, dass Header-Informationen wie „Zahlungsbetrag“, „Rechnungsdatum“ und „Website“ ständig angezeigt werden, selbst wenn Sie nach unten scrollen.
Um dies zu tun, müssen Sie die Zeile oder Spalte “einfrieren”, die Sie immer angezeigt haben möchten. Klicken Sie einfach auf „Ansicht -> Einfrieren“ und wählen Sie dann die Anzahl der Zeilen oder Spalten aus, die Sie einfrieren möchten. Wenn Sie eine Zelle auswählen, bevor Sie auf „Ansicht“ klicken, haben Sie die Möglichkeit, jede Zeile oder Spalte bis zu dieser Zelle einzufrieren.
3. Formulare mit Google Sheets erstellen
Eine wenig bekannte, aber brillant robuste Funktion von Google Sheets ist die Möglichkeit, Formulare und Umfragen zu erstellen. Öffnen Sie ein neues Google Sheet, klicken Sie auf „Werkzeuge -> Formular erstellen“ und Sie werden zu Googles fancier Formular-Erstellungs-App weitergeleitet.
Es ist ziemlich einfach zu verwenden. Sie geben dem Formular einen Titel und eine Beschreibung, geben eine Frage ein, wo „Unbetitelte Frage“ steht, und klicken dann auf „Multiple Choice“, wenn Sie das Format ändern möchten, sodass die Leute antworten können (Multiple Choice, Kontrollkästchen, Dropdowns usw.).
Oben rechts in den Formularen sehen Sie auch eine Reihe von Optionen, mit denen Sie das Aussehen Ihres Fragebogens weiter anpassen können.
4. Bild in eine Zelle einfügen
Bevor Sie clever werden und darauf hinweisen, dass das Einfügen von Bildern in Google Sheets nur eine Frage des Klickens auf „Einfügen -> Bild“ ist, nun, nicht ganz. Wenn Sie diese Methode verwenden, erscheint ein Bild über Ihrer Tabelle, anstatt ordentlich in eine Zelle eingefügt zu werden.
Um ein Bild direkt in eine Zelle einzufügen, klicken Sie auf die Zelle und geben Sie dann =image("URL des Bildes, das Sie einfügen möchten") ein. Standardmäßig behält das Bild sein Seitenverhältnis bei, während es sich an die Zellgröße anpasst, aber es gibt mehrere Variationen, die Sie mit der Formel vornehmen können, um das Bild/die Zelle in die gewünschte Größe zu bringen.
=image("URL des Bildes",2)– passt das Bild an die vorhandene Zellgröße an=image("URL des Bildes",3)– das Bild behält seine ursprüngliche Größe, ohne die Zellgröße zu ändern
5. Zahlen schnell addieren
Es ist eine klassische Tabellenfunktion und doch merkwürdigerweise leicht zu vergessen. Glücklicherweise macht Google Sheets es Ihnen relativ einfach. Wenn Sie die Zahlen in einer Zeile oder Spalte schnell addieren möchten, markieren Sie einfach alles, was Sie berechnen möchten, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken, und Sie sehen sofort die Summe dieser Zahlen in der unteren rechten Ecke von Google Sheets.
Sie können dann auf die Summe in der unteren rechten Ecke klicken und erhalten eine Liste von Optionen, um stattdessen den Durchschnitt, die kleinste Zahl, die größte Zahl usw. anzuzeigen.
Wenn Sie eine Zelle haben möchten, die die Gesamtsumme einer Gruppe von Zahlen in einer Zeile oder Spalte anzeigt, klicken Sie auf die Zelle, in der die Gesamtsumme angezeigt werden soll, und geben Sie dann =sum(A1:A13) ein, wobei A1 und A13 die Zellen sind, in denen Sie die Zahlen addiert haben möchten.
6. Bedingte Formatierung
Es gibt nichts Besseres als ein wenig Farbcodierung, um die gesamten angezeigten Tabellendaten zu vereinfachen. Um automatische Regeln für die Formatierung und Farbgestaltung von Zellen einzustellen, klicken Sie auf „Format -> Bedingte Formatierung“.
In einem Bereich auf der rechten Seite sehen Sie nun eine Reihe von „Bedingten Formatierungsregeln“. Hier können Sie Ihre Tabelle so einstellen, dass sie automatisch eine Zelle rot färbt, wenn sie leer ist (eine großartige Möglichkeit, sofort zu erkennen, ob Sie jemanden wegen überfälliger Zahlungen verfolgen müssen), oder Zellen, die ein bestimmtes Wort enthalten, in eine von Ihnen gewählte Farbe einfärben.
Es gibt hier viele Optionen, also lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf! Ihre Tabelle ist Ihre Leinwand.
7. Eine Dropdown-Option zu Ihrer Zelle hinzufügen
Angenommen, Sie möchten den Inhalt einer Zelle auf nur zwei (oder mehr) Werte beschränken. Der beste Weg, dies umzusetzen, besteht darin, eine Dropdown-Option hinzuzufügen. Dazu müssen Sie ein neues Blatt erstellen, um die Optionswerte zu halten.
Erstellen Sie ein neues Blatt, indem Sie auf das „+“-Symbol in der unteren Symbolleiste klicken.
Geben Sie im neuen Blatt Ihre Optionswerte in die erste Spalte ein.
Gehen Sie zurück zum ersten Blatt (oder dem Blatt, an dem Sie arbeiten) und wählen Sie die Zelle aus, in die Sie das Dropdown einfügen möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Datenvalidierung“ (ganz unten im Kontextmenü).
Wählen Sie im Feld „Kriterien“ „Liste aus einem Bereich“ und wählen Sie das Blatt, die Spalten und die Zelle im Feld „Daten“. Aktivieren Sie die Option „Dropdown-Liste in Zelle anzeigen“.
- Klicken Sie auf OK. Sie sollten jetzt das Dropdown-Feld sehen, in dem Sie den Inhalt der Zelle auf einen bestimmten Wertebereich beschränken können.
Die ideale Situation bei einer Tabelle ist es, eine ganze Reihe von Regeln zu haben, die Dinge wie Farbcodierung und Berechnungen automatisieren, damit Sie so schnell und effizient wie möglich arbeiten können. Hoffentlich helfen Ihnen diese fünf Tipps dabei, das zu erreichen und die darin enthaltenen Informationen viel klarer zu machen und den manchmal sterilen Prozess der Tabellenverwaltung aufzupolieren.
Bildnachweis: Nahaufnahme einer Hand, die über einen Holztisch auf einem Laptop tippt von 123RF
