Wie man Microsoft Outlook-Kategorien zur Organisation von E-Mails verwendet

Während Ordner in Microsoft Outlook Ihnen eine praktische Methode bieten, E-Mails zu speichern, möchten Sie vielleicht eine Möglichkeit, bestimmte Nachrichten leicht zu erkennen. Mit Kategorien in Outlook können Sie ein oder mehrere farbcodierte Etiketten Ihren E-Mails zuweisen. Schauen wir uns an, wie man Kategorien in Outlook auf Windows, Mac und im Web verwendet.

Inhaltsverzeichnis

• So weisen Sie eine Kategorie in Outlook zu
• Weisen Sie eine Kategorie mit einem schnellen Klick auf Windows zu
• So entfernen Sie eine Kategorie
• Eine Kategorie entfernen
• Alle Kategorien entfernen
• So sortieren Sie Ihren Posteingang nach Kategorien
• So verwalten Sie Kategorien in Outlook
• Eine Kategorie umbenennen
• Eine Kategorie löschen
• Weisen Sie einer Kategorie auf Windows eine Tastenkombination zu
• Fügen Sie eine Kategorie zu Ihren Favoriten im Web hinzu
• So erstellen Sie eine Outlook-Kategorie
• Erstellen Sie eine Kategorie auf Windows
• Erstellen Sie eine Kategorie auf Mac
• Erstellen Sie eine Kategorie im Web
• Häufig gestellte Fragen

So weisen Sie eine Kategorie in Outlook zu

Es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, um einer E-Mail in Outlook eine Kategorie zuzuweisen. Die Optionen variieren je nach Plattform, die Sie verwenden.

Unter Windows tun Sie eines der folgenden:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, gehen Sie zu „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus dem Popup-Menü.
• Wählen Sie die E-Mail aus, gehen Sie zum Tab „Start“ und öffnen Sie das Drop-down-Menü „Tags“. Klicken Sie auf das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
• Öffnen Sie die E-Mail, gehen Sie zum Tab „Nachricht“ und öffnen Sie das Drop-down-Menü „Tags“. Klicken Sie auf „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.

Sie sehen den Kategorienamen und die Farbe oben in der E-Mail sowie in der Spalte „Kategorien“ in Ihrem Posteingang.

Unter Mac tun Sie eines der folgenden:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, gehen Sie zu „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus dem Popup-Menü.
• Wählen Sie die E-Mail aus, gehen Sie zum Tab „Start“ und öffnen Sie das Drop-down-Menü „Tags“. Klicken Sie auf das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
• Öffnen Sie die E-Mail, gehen Sie zum Tab „Nachricht“, öffnen Sie das Drop-down-Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
• Wählen Sie „Nachricht -> Kategorisieren“ in der Menüleiste und wählen Sie eine Kategorie aus.

Sie sehen den Kategorienamen und die Farbe oben in der Nachricht und in der Spalte „Kategorien“.

Im Web tun Sie eines der folgenden:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, gehen Sie zu „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus dem Popup-Menü.
• Wählen Sie die E-Mail aus, öffnen Sie das Drop-down-Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.

Sie sehen den Kategorienamen und die Farbe oben in der E-Mail und neben der Betreffzeile in Ihrem Posteingang.

Befolgen Sie den gleichen Prozess für Ihre Plattform, um weiteren Kategorien zu einer E-Mail zuzuweisen.

Weisen Sie eine Kategorie mit einem schnellen Klick auf Windows zu

Eine weitere einfache Möglichkeit, einer E-Mail in Outlook unter Windows eine Kategorie zuzuweisen, besteht darin, eine schnelle Klick-Aktion zu erstellen. Damit wird eine Standardkategorie festgelegt, die Sie zuweisen können, indem Sie auf den Indikator in der Spalte „Kategorien“ klicken. Zum Zeitpunkt dieses Schreibens ist die Quick Click-Funktion nur unter Windows verfügbar.

1. Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie „Schnellklick einstellen“.

1. Wenn das kleine Fenster erscheint, verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Standardkategorie auszuwählen, und klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.

1. Um die Standardkategorie mit einem Schnellklick zuzuweisen, klicken Sie auf den Indikator in der Spalte „Kategorien“ neben der E-Mail in Ihrem Posteingang.

So entfernen Sie eine Kategorie

Wenn Sie Ihre Kategorien als temporäre Markierungen verwenden oder einfach eine Kategorie von einer E-Mail entfernen möchten, können Sie dies ebenfalls tun.

Eine Kategorie entfernen

Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“, wie oben beschrieben, und deaktivieren Sie die Kategorie, die Sie entfernen möchten.

Alle Kategorien entfernen

Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie „Alle Kategorien entfernen“ auf Windows, „Alle löschen“ auf Mac oder „Kategorien löschen“ im Web.

So sortieren Sie Ihren Posteingang nach Kategorien

Obwohl Sie die Kategorien für Nachrichten anzeigen können, können Sie Ihren Posteingang auch nach Kategorien anordnen oder sortieren. Dadurch haben Sie eine einfache Möglichkeit, alle E-Mails einer Kategorie alphabetisch nach Kategorienamen aufzulisten.

Unter Windows klicken Sie auf die Spaltenüberschrift „Kategorien“ oder wählen Sie „Kategorien“ im Filter-/Anordnen/Sortieren-Feld.

Unter Mac klicken Sie auf die Spaltenüberschrift „Kategorien“ oder wählen Sie „Ansicht -> Anordnen nach -> Kategorien“ in der Menüleiste.

Die Anordnung nach Kategorie ist zum Zeitpunkt dieses Schreibens keine Funktion im Web.

Tipp: Überprüfen Sie auch unser Tutorial, wie Sie Ihren Gmail-Posteingang sortieren!

So verwalten Sie Kategorien in Outlook

Sie können Ihre Kategorienliste in Outlook verwalten, indem Sie eine Kategorie umbenennen oder löschen. Zusätzlich können Sie in Windows eine Schnelltaste zuweisen oder eine Kategorie zu Ihren Favoriten im Web hinzufügen.

Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“, wie zuvor beschrieben, und wählen Sie „Alle Kategorien“ in Windows, „Kategorien bearbeiten“ auf Mac oder „Kategorien verwalten“ im Web.

Eine Kategorie umbenennen

Microsoft Outlook bietet Ihnen Standardkategorien, die nach Farben benannt sind. Beispielsweise haben Sie die Kategorie Blau, die Kategorie Rot, die Kategorie Grün usw. Glücklicherweise können Sie eine Kategorie in einen beliebigen Namen umbenennen und sind nicht auf die Farbnamen beschränkt.

Unter Windows wählen Sie die Kategorie aus, klicken Sie auf „Umbenennen“, geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.

Auf Mac doppelklicken Sie auf den Namen, geben Sie den neuen ein und drücken Sie Return.

Im Web wählen Sie das Bearbeiten-Symbol (Stift), geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf „Speichern“.

Eine Kategorie löschen

Wenn Sie eine Kategorie entfernen möchten, entweder eine Standardkategorie oder eine, die Sie erstellt haben, können Sie dies in nur wenigen Schritten tun.

Unter Windows wählen Sie die Kategorie aus, klicken Sie auf „Löschen“ und bestätigen Sie durch Klicken auf „Ja“ im Popupfenster.

Auf Mac wählen Sie die Kategorie aus, klicken Sie auf die Minus-Taste und bestätigen Sie, indem Sie auf „Löschen“ im Popupfenster klicken.

Im Web klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Mülltonne) und klicken Sie auf „Löschen“, um die Entfernung zu bestätigen.

Weisen Sie einer Kategorie auf Windows eine Tastenkombination zu

Um Ihre E-Mails schneller zu kategorisieren, können Sie in Outlook unter Windows eine Tastenkombination zuweisen.

Wählen Sie die Kategorie aus und öffnen Sie das Dropdown-Feld „Tastenkombination“ auf der rechten Seite. Wählen Sie die gewünschte Tastenkombination aus und klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.

Wenn Sie eine Kategorie zuweisen möchten, wählen Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang aus und drücken Sie die Tastenkombination.

Fügen Sie eine Kategorie zu Ihren Favoriten im Web hinzu

Für einen schnellen Zugriff auf eine Kategorie können Sie sie zu Ihren Favoriten in Outlook im Web hinzufügen. Sie wird dann im Bereich „Favoriten“ in der linken Seitenleiste angezeigt.

1. Klicken Sie auf den Stern auf der rechten Seite einer vorhandenen Kategorie oder rechts vom Namen einer neuen Kategorie.

1. Erweitern Sie „Favoriten“ auf der linken Seite, um alle E-Mails in dieser Kategorie zu sehen.

So erstellen Sie eine Outlook-Kategorie

Wenn Sie über die Standardkategorien in Outlook hinausgehen möchten, können Sie Ihre eigene erstellen, sodass Sie ihr einen benutzerdefinierten Namen geben und eine Farbe auswählen können.

Erstellen Sie eine Kategorie auf Windows

1. Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“, wie oben beschrieben, entweder durch Rechtsklick oder durch Öffnen des „Tags“-Menüs, und wählen Sie dann „Alle Kategorien“.

2. Klicken Sie auf „Neu“ auf der rechten Seite.

1. Fügen Sie das Etikett im Feld „Name“ hinzu und wählen Sie eine Farbe aus dem Dropdown-Menü „Farbe“. Optional können Sie auch eine „Tastenkombination“ mit diesem Dropdown-Feld hinzufügen.

1. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre neue Kategorie zu speichern.

Erstellen Sie eine Kategorie auf Mac

1. Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“, wie oben beschrieben, entweder durch Rechtsklick oder durch Öffnen des „Tags“-Menüs, und wählen Sie dann „Kategorien bearbeiten“. Alternativ gehen Sie zu „Outlook -> Einstellungen“ in der Menüleiste und wählen Sie „Kategorien“.

1. Klicken Sie auf das „Plus-Zeichen“ am Ende der Liste.

1. Geben Sie einen Kategorienamen in das entsprechende Feld ein und wählen Sie den Farbindikator aus, um eine Farbe auszuwählen.

1. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Kategorie zu speichern.

Erstellen Sie eine Kategorie im Web

1. Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“, wie zuvor beschrieben, entweder durch Rechtsklick oder durch Öffnen der Dropdown-Liste „Kategorisieren“, und wählen Sie dann „Neue Kategorie“.

1. Geben Sie ein Etikett für die Kategorie in das Feld „Name“ ein, wählen Sie eine Farbe aus und klicken Sie auf „Speichern“.

Häufig gestellte Fragen

Warum werden meine Outlook-Kategorien nicht angezeigt?

Es gibt ein paar mögliche Gründe, warum Sie Kategorien in Outlook möglicherweise nicht sehen. Zuerst ist die Kategorien-Funktion nicht für IMAP-E-Mail-Konten verfügbar.

Zusätzlich haben Sie möglicherweise die Spalte „Kategorien“ nicht in Ihrem Posteingang angezeigt. Um dies unter Windows zu tun, gehen Sie zum Tab „Ansicht“, wählen Sie „Ansichtseinstellungen“ und wählen Sie „Spalten“. Unter „Verfügbare Spalten“ wählen Sie „Kategorien“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Auf Mac klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und klicken Sie auf „Kategorien“, um ein Häkchen neben ihm zu setzen.

Kann ich nach Kategorien in Outlook suchen?

Sie können die erweiterten Suchoptionen unter Windows und Mac verwenden, um nach Kategorien zu suchen. Unter Windows wählen Sie das Filter-Symbol rechts im Suchfeld und verwenden Sie das Dropdown-Feld „Kategorien“, um eine Kategorie auszuwählen. Auf Mac klicken Sie in das Suchfeld, um den Tab „Suche“ zu öffnen und wählen Sie „Kategorien“. Wählen Sie anschließend eine Kategorie oben aus.

Im Web geben Sie den Kategorienamen in das Suchfeld ein und wählen Sie ihn aus den Ergebnissen aus.

Kann ich Unterkategorien in Outlook erstellen?

Sie können derzeit keine Unterkategorien in Outlook erstellen. Sie können dies jedoch mit einer Namenskonvention und entsprechenden Farben nachahmen. Beispielsweise können Sie eine Kategorie mit dem Namen „Kunden“ haben und dann zusätzliche Kategorien mit dem Namen „Kunden – Anderson“, „Kunden – Brown“ und „Kunden – Carlson“ in der Farbe Ihrer Wahl.