Wie man Microsoft Outlook-Regeln zur Verwaltung Ihres Posteingangs verwendet

Die Verwaltung Ihres Posteingangs erfordert Arbeit, insbesondere wenn Sie jeden Tag viele E-Mails erhalten. Mit Regeln in Microsoft Outlook können Sie Ihren Posteingang automatisch verwalten. Das spart Ihnen Zeit, da Sie keine manuellen Maßnahmen zu Nachrichten ergreifen müssen, und hilft Ihnen, Ihre E-Mails zu verwalten.

Inhaltsverzeichnis

• Wie funktionieren Regeln in Outlook?
• Wie man eine Regel in Outlook erstellt
• Eine Regel von Grund auf erstellen
• Eine Regel basierend auf einer E-Mail erstellen
• Beispiele für Outlook-Regeln
• Nachrichten in einen Ordner verschieben
• E-Mail zur Nachverfolgung flaggen
• Einer E-Mail eine Kategorie zuweisen
• Nachrichten mit Priorität markieren
• Häufig gestellte Fragen

Wie funktionieren Regeln in Outlook?

Regeln in Outlook ermöglichen es Ihnen, Aktionen für E-Mails festzulegen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Wenn die Nachrichten in Ihrem Posteingang ankommen, übernehmen die Regeln automatisch die Durchführung dieser Aktionen.

Zum Beispiel können Sie E-Mails von Ihrem Lieblingsgeschäft in einen Einkaufsordner verschieben, Nachrichten, die von Ihrem Vorgesetzten kommen, als wichtig markieren oder E-Mails automatisch an Ihren Partner weiterleiten.

Sobald Sie Regeln eingerichtet haben, können Sie solche Dinge automatisch tun und sich einfach zurücklehnen, während die Regeln von Microsoft Outlook die Arbeit zur Verwaltung Ihres Posteingangs erledigen, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Wie man eine Regel in Outlook erstellt

Das Einrichten einer Regel in Outlook ist ein schrittweiser Prozess, durch den die Anwendung Sie führt. Beginnen Sie damit, die E-Mail-Kriterien auszuwählen, fahren Sie fort, um die Aktionen auszuwählen, fügen Sie optional Ausnahmen zur Regel hinzu und aktivieren Sie dann die Regel.

Eine Regel von Grund auf erstellen

1. Um eine Regel in Outlook von Grund auf zu erstellen, wählen Sie „Datei -> Informationen“ und dann „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

1. Wählen Sie ein E-Mail-Konto oben aus, falls Sie mehr als eines haben, und klicken Sie auf „Neue Regel“.

1. Das Regel-Assistenten-Fenster gibt Ihnen die grundlegenden Typen von Auslösern an, um zu beginnen, ähnlich den Vorlagen in Outlook. Unter „Von einer leeren Regel starten“ können Sie auswählen, ob die Regel für empfangene oder gesendete E-Mails gelten soll.

1. Wenn Sie Kriterien in einem der oberen beiden Abschnitte wählen, verwenden Sie die Links, die unten angezeigt werden, um das Element hinzuzufügen. Wenn Sie zum Beispiel „Einen Ton abspielen, wenn ich Nachrichten von jemandem erhalte“ wählen, klicken Sie auf den Link „Personen oder öffentliche Gruppe“, um die Person auszuwählen, und den Link „Ton“, um den Ton auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

1. Bestätigen Sie die Bedingung und fügen Sie mehr hinzu, wenn Sie möchten. Bedenken Sie, dass alle Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Regel angewendet wird. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie mit der Auswahl der Bedingungen fertig sind.

1. Bestätigen Sie die Aktion und fügen Sie optional mehr hinzu. Denken Sie daran, dass alle von Ihnen ausgewählten Aktionen ausgeführt werden. Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie die Aktionen hinzugefügt haben.

1. Ausnahmen ermöglichen es Ihnen, die Regel für bestimmte E-Mails zu umgehen. Aktivieren Sie die Kästchen für alle gewünschten Ausnahmen, verwenden Sie die Links unten, um die Elemente auszuwählen, und klicken Sie auf „Weiter“.

1. Geben Sie Ihrer Regel oben einen Namen und wählen Sie die „Regeloptionen einrichten“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“. Optional können Sie die beiden anderen aktivieren, um die Regel sofort auf aktuelle E-Mails anzuwenden und die Regel auf all Ihren E-Mail-Konten zu benutzen.

1. Bestätigen Sie die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen im Schritt 3-Fenster am unteren Ende und klicken Sie auf „Fertigstellen“.

1. Ihre Regel wird jetzt mit einem Häkchen daneben im Fenster Regeln und Benachrichtigungen angezeigt. Wenn Sie die Regel später deaktivieren möchten, können Sie hierher zurückkehren und das Kontrollkästchen abwählen. Wählen Sie „OK“ oder „Übernehmen“, um zu speichern und zu beenden, oder „Abbrechen“, wenn Sie Ihre Meinung ändern.

Wussten Sie schon: Sie können E-Mails in Aufgaben in Microsoft Outlook umwandeln.

Eine Regel basierend auf einer E-Mail erstellen

1. Um eine Regel basierend auf einer vorhandenen E-Mail zu erstellen, wählen Sie die Nachricht in Ihrem Posteingang oder öffnen Sie sie in einem eigenen Fenster. Gehen Sie zum Reiter „Start“, öffnen Sie das Drop-down-Menü „Regeln“ und wählen Sie „Regel erstellen“.

1. Im Fenster „Regel erstellen“ sehen Sie die verfügbaren Bedingungen oben. Da Sie eine Regel basierend auf der E-Mail erstellen, können Sie Kriterien wie von dieser Person, was der Betreff enthält oder nur an Sie gesendet verwenden.

1. Wählen Sie die Aktion aus, die Sie basierend auf der Bedingung durchführen möchten. Sie können sie im Fenster Neue Elementbenachrichtigung anzeigen, einen Ton abspielen oder sie in einen Ordner verschieben.

1. Wenn Sie weitere Bedingungen oder Aktionen hinzufügen möchten, wählen Sie „Erweiterte Optionen“. Sie sehen die gleichen Felder wie im Regel-Assistenten. Treffen Sie Ihre Auswahl(en), um Ihre Regel zu erstellen.

1. Wenn Sie mit der Regel zufrieden sind, klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern und anzuwenden.

Tipp: Wenn Sie das nächste Mal ein paar Tage frei nehmen, stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ein.

Beispiele für Outlook-Regeln

Jetzt, da Sie wissen, wie man eine Regel in Outlook erstellt, lassen Sie uns ein paar nützliche Beispiele durchgehen. Wir erstellen diese Regeln von Grund auf unter Verwendung der obigen Anweisungen.

Nachrichten in einen Ordner verschieben

Wenn Sie Ihre Nachrichten häufig in Ordner verschieben, um Ihren Posteingang organisiert zu halten, können Sie eine Regel einrichten, um sie automatisch zu verschieben und Zeit zu sparen.

1. Wählen Sie im ersten Regel-Assistenten-Fenster „Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben“. Alternativ können Sie eine der anderen beiden Bedingungen „Nachrichten verschieben“ auswählen. Wählen Sie unten „Personen oder öffentliche Gruppe“, um den Kontakt auszuwählen, und „spezifiziert“, um den Ordner auszuwählen. Klicken Sie auf „Weiter“.

In unserem Beispiel wählen wir „[email protected]“ und „Marketingressourcen“ aus.

1. Bewegen Sie sich durch den Regel-Assistenten, wie oben gezeigt, indem Sie optional weitere Bedingungen und Aktionen auswählen, Ausnahmen hinzufügen und schließlich die Regel benennen und aktivieren.

E-Mail zur Nachverfolgung flaggen

E-Mails zu flaggen ist eine weitere gute Möglichkeit, Nachrichten zu organisieren, da es Ihnen ermöglicht, die Flagge zuzuweisen und zu sehen, sobald die E-Mail ankommt.

1. Im ersten Regel-Assistenten-Fenster wählen Sie „Nachrichten von jemandem zur Nachverfolgung flaggen“. Wählen Sie „Personen oder öffentliche Gruppe“, um den Kontakt auszuwählen, und „zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen“, um den Nachverfolgungstyp und die Zeit auszuwählen.

In diesem Beispiel wählen wir „[email protected]“, „Anrufen“ und „Morgen“ aus.

1. Folgen Sie den verbleibenden Aufforderungen, um durch den Regel-Assistenten zu navigieren und Ihre Regel zu speichern und zu aktivieren.

Hinweis: Sobald eine markierte Nachricht auftaucht, können Sie Ihre Antwort in Outlook planen.

Einer E-Mail eine Kategorie zuweisen

Um E-Mails, die in bestimmte Kategorien fallen, schnell zu erkennen, warum nicht eine Regel erstellen, um dies sofort zu tun? Dadurch werden die Nachrichten in ihren jeweiligen Kategorien angezeigt, die Sie auf einen Blick sehen können.

1. Wählen Sie im ersten Regel-Assistenten-Fenster „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bedingungen festzulegen.

1. Aktivieren Sie die Kästchen für die Bedingungen und Einzelheiten, die Sie verwenden möchten. In unserem Beispiel verwenden wir „mit bestimmten Wörtern im Betreff“ und wählen „spezifische Wörter“, um das Wort „Projekt“ hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Weiter“.

1. Aktivieren Sie das Kästchen für „in die Kategorie Kategorie zuweisen“, und klicken Sie dann auf „Kategorie“, um die auszuwählende Kategorie festzulegen. Wir wählen unsere Kategorie „Kunden“ aus. Klicken Sie auf „Weiter“.

1. Fügen Sie optional Ausnahmen hinzu und klicken Sie auf „Weiter“.
2. Benennen Sie die Regel, aktivieren Sie sie, bestätigen Sie die Einrichtung und klicken Sie auf „Fertigstellen“.

Nachrichten mit Priorität markieren

Wenn Sie bestimmten E-Mails, wie z. B. denen von Ihrem Chef oder einem besonderen Kunden, eine Priorität zuweisen, können Sie sie sofort als wichtig markieren. Oder vielleicht möchten Sie E-Mails markieren, in denen Sie im CC enthalten sind, als niedrig priorisiert.

1. Wählen Sie, genau wie in der obigen Regel, im Regel-Assistenten „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken Sie auf „Weiter“, um die Bedingungen auszuwählen.

2. Aktivieren Sie die Kästchen für die Bedingungen, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie, um die Einzelheiten hinzuzufügen. Hier verwenden wir „wo mein Name im CC-Feld ist“. Klicken Sie auf „Weiter“.

1. Aktivieren Sie das Kästchen für „als wichtig markieren“ und klicken Sie auf „Wichtigkeit“, um das Niveau auszuwählen, das Sie verwenden möchten. Wir wählen „niedrige Wichtigkeit“. Klicken Sie auf „Weiter“.

1. Fügen Sie optional Ausnahmen hinzu und klicken Sie auf „Weiter“.
2. Benennen Sie die Regel, aktivieren Sie sie, bestätigen Sie die Einrichtung und klicken Sie auf „Fertigstellen“.

Tipp: Werden Sie ein E-Mail-Profi mit Outlook-Tastenkombinationen.

Häufig gestellte Fragen

Wo finde ich meine Outlook-Regeln?

Sie können Ihre Regeln aufrufen, wenn Sie eine oder mehrere im Fenster Regeln verwalten deaktivieren, bearbeiten oder löschen möchten.

Gehen Sie entweder zu „Datei -> Informationen“ oder öffnen Sie das Menü „Regeln“ auf der Registerkarte „Start“ und wählen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

Warum funktioniert meine Outlook-Regel nicht?

Es kann mehrere Gründe geben, warum eine Regel, die Sie in Outlook eingerichtet haben, nicht wie erwartet funktioniert. Hier sind einige Punkte, auf die Sie achten sollten:

• Überprüfen Sie das Feld „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“, um sicherzustellen, dass die Regel aktiviert ist.
• Stellen Sie sicher, dass die Regel auf einen gültigen Ordner oder Kontakt verweist und nicht auf einen, den Sie gelöscht haben.
• Bestätigen Sie, dass eine andere Regel nicht zuerst angewendet wird.

Für weitere Ursachen und Lösungen schauen Sie auf die Microsoft-Supportseite.

Kann ich eine bedingte Formatierungsregel in Outlook einrichten?

Bedingte Formatierung ist in Outlook an einem anderen Ort verfügbar als die hier besprochenen E-Mail-Posteingangsregeln.

Gehen Sie zur Registerkarte „Ansicht“ und wählen Sie „Ansichtseinstellungen“ im Menüband. In dem daraufhin angezeigten Fenster wählen Sie „Bedingte Formatierung“ und richten Sie die Regel im nachfolgenden Fenster für die bedingte Formatierung ein.

Bildnachweis: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.