Wie man die Eisenhower-Matrix zur Verwaltung seiner Aufgaben nutzt

Haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Aufgaben zu priorisieren oder Dinge rechtzeitig zu erledigen? Wenn Sie eine neue Technik zur Aufgabenverwaltung ausprobieren möchten, versuchen Sie die Eisenhower-Matrix. Damit können Sie Aufgaben basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren, was Ihnen hilft, zu bestimmen, welche Aufgaben Sie zuerst angehen sollten.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist die Eisenhower-Matrix?
• Wie man die Eisenhower-Matrix verwendet
• Eisenhower-Matrix-Tools und Vorlagen
• Häufig gestellte Fragen

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Wie Sie vielleicht erraten haben, stammt der Name Eisenhower-Matrix vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight D. Eisenhower.

Als politischer und militärischer Führer hatte er jeden Tag viele wichtige Aufgaben zu erledigen. Dies führte ihn dazu, das Eisenhower-Prinzip zur Verwaltung seiner Arbeitslast zu erfinden. Diese Technik half ihm und jetzt auch uns, Aufgaben basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.

Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die Dringenden sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind nie dringend. — Dwight D. Eisenhower

Manchmal auch als Dringlichkeits-Wichtigkeits-Matrix oder Prioritätenmatrix bezeichnet, organisiert die Eisenhower-Matrix Aufgaben in einer leicht zu verwaltenden Rasterstruktur.

Es gibt zwei Spalten und zwei Zeilen im Raster. Wo sich jede Spalte und Zeile treffen, haben Sie ein Quadrant, was Ihnen insgesamt vier gibt. Aufgaben werden in die Quadranten entsprechend ihren Dringlichkeits- und Wichtigkeitsniveaus eingeordnet.

Obwohl Sie Variationen in der Formulierung sehen können, bleibt das Konzept dasselbe.

• Dringend und Wichtig (Quadrant 1): Aufgaben, die zuerst und bis zum Ende des Tages erledigt werden sollten.
• Nicht Dringend und Wichtig (Quadrant 2): Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, sodass sie später erledigt werden können.
• Nicht Wichtig und Dringend (Quadrant 3): Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind und an andere delegiert werden sollten.
• Nicht Wichtig und Nicht Dringend (Quadrant 4): Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind und überhaupt nicht erledigt werden sollten.

Wie man die Eisenhower-Matrix verwendet

Durch die Verwendung dieser Methode zur Aufgabenverwaltung werden Sie aufhören, zu versuchen zu entscheiden, welche Aufgabe Sie zuerst angehen sollen, da die Matrix das für Sie übernimmt. Platzieren Sie Ihre Aufgaben in ihren Quadranten und machen Sie einfach mit der Arbeit an ihnen weiter.

Wenn es an der Zeit ist zu entscheiden, in welchen Quadranten Sie Ihre Aufgaben einfügen, sollten Ihnen diese Details helfen, die Punkte auf Ihrer Liste zu sortieren.

• Quadrant 1 (Erledigen, Jetzt erledigen, Heute erledigen): Aufgaben, die zuerst, jetzt oder heute erledigt werden müssen. Denken Sie an einen Punkt mit einer Frist von heute, eine Aufgabe, die negative Auswirkungen hat, wenn sie nicht sofort abgeschlossen wird, oder Aufgaben aus Quadrant 2, die dringend geworden sind.
• Quadrant 2 (Später erledigen, Planen, Terminieren): Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind und geplant werden können. Dazu gehören Aufgaben, die Planung benötigen, eine Abhängigkeit haben oder (noch) nicht in Quadrant 1 fallen. Viele Ihrer Aufgaben werden wahrscheinlich in diesen Quadranten fallen.
• Quadrant 3 (Delegieren, Zuweisen): Aufgaben, die weniger wichtig, aber dringender sind, die Sie an jemanden delegieren sollten. Diese To-Dos, die Ihre speziellen Fähigkeiten nicht erfordern und einer anderen Person zugewiesen werden können. Dies wird oft als der Delegieren-Quadrant bezeichnet.
• Quadrant 4 (Nicht erledigen, Löschen): Aufgaben, die Sie überhaupt nicht erledigen werden und die Sie löschen können. Dazu gehören Aufgaben, die Sie aus anderen Quadranten verschoben haben, die nicht mehr wichtig oder dringend sind oder die Sie als unnötig erachten.

Eisenhower-Matrix-Tools und Vorlagen

Während Sie problemlos Ihre aktuelle Aufgabenverwaltungsanwendung und deren integrierte Tools verwenden können, möchten Sie möglicherweise etwas Spezifisches für diese Methode. Sie sollten sich diese Eisenhower-Matrix-Tools und -Vorlagen ansehen.

Verwenden Sie eine Online-Eisenhower-Matrix

Ein großartiges webbasiertes Tool, das Sie verwenden können, wird von Eisenhower.me bereitgestellt. Es bietet Quadranten für Zuerst erledigen, Planen, Delegieren und Nicht erledigen mit einigen nützlichen zusätzlichen Funktionen. Das Tool ist kostenlos, und Sie können sich mit Google, Facebook oder einer E-Mail und einem Passwort anmelden.

1. Sobald Sie Ihr kostenloses Konto erstellt haben, sehen Sie Ihre Eisenhower-Matrix bereit für Ihre Aufgaben. Geben Sie Ihre To-Do im Abschnitt “Neue Aufgabe erstellen” des Quadranten ein.

1. Die Matrix zeigt die Gesamtzahl der Aufgaben pro Quadrant oben in jedem an, die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben unten in jedem und Statistiken für alle abgeschlossenen Aufgaben oben.

1. Wählen Sie die drei Punkte rechts von einer Aufgabe für zusätzliche Aktionen. Schnelle Aktionen umfassen “Als abgeschlossen markieren” und “Löschen”. Beachten Sie, dass Sie auch eine Aufgabe als abgeschlossen markieren können, indem Sie das Häkchen rechts verwenden.

1. Wenn Sie “Delegieren” wählen, sehen Sie ein neues Nachrichtenfenster, das sich mit Ihrem Standard-E-Mail-Dienst öffnet und Details zur Aufgabe enthält, bereit für Sie, um es zu vervollständigen und zu senden.

1. Wenn Sie “Fokusmodus” auswählen, werden Sie aufgefordert, eine Zeit einzugeben, um sich auf diese bestimmte Aufgabe zu konzentrieren. Wenn die Zeit abgelaufen ist, können Sie die Aufgabe als abgeschlossen markieren, den Timer zurücksetzen oder das “X” oben links verwenden, um zu beenden und zur Matrix zurückzukehren.

1. Für mehr, wählen Sie das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Sie können dann den Hintergrund ändern, eine Standard-Fokusmodus-Zeit festlegen, Benachrichtigungen erhalten und die Sprache ändern.

Verwenden Sie einen Online-Aufgaben- und Projektmanager

Online-Projektmanagement-Tools, die in einem Kanban-Layout strukturiert sind, sind ebenfalls großartig für die Eisenhower-Matrix. Sie geben Ihnen die visuelle Darstellung, die Sie für Ihre Quadranten und Aufgaben benötigen. Sie können Anwendungen wie Trello, Asana, Monday oder MeisterTask verwenden. Für ein Beispiel, wie Sie Ihre Matrix mit einem dieser Tools einrichten können, verwenden wir Trello.

1. Erstellen Sie ein Board für Ihre Eisenhower-Matrix und fügen Sie eine Liste für jeden Quadranten hinzu, beginnend mit dringend, wichtig links und endend mit nicht dringend, nicht wichtig rechts. Optional können Sie eine Liste ganz rechts für abgeschlossene Aufgaben hinzufügen.

1. Fügen Sie eine Karte für jede Aufgabe innerhalb der entsprechenden Liste (Quadrant) ein. Wählen Sie “Karte hinzufügen” und geben Sie den Aufgabennamen ein.

1. Sie können die Aufgaben innerhalb des Quadranten in der Reihenfolge anordnen, die Sie möchten. Ziehen Sie eine Karte nach oben oder unten, um sie an die gewünschte Position zu bringen. Alternativ können Sie die drei Punkte oben rechts in der Liste auswählen und “Sortieren nach” wählen, um die Karten nach Erstellungsdatum oder alphabetisch zu ordnen.

1. Optional können Sie eine Karte öffnen, um weitere Details zur Aufgabe hinzuzufügen. Sie können eine Beschreibung einfügen, Labels hinzufügen, Kommentare eingeben oder eine Checkliste einfügen.

1. Wenn Sie eine Aufgabe von einem Quadranten in einen anderen verschieben müssen, ziehen Sie einfach die Karte von ihrer aktuellen Liste in die neue.

1. Wenn Sie die Aufgaben auf Ihren Listen abschließen, können Sie die Karten öffnen und Archiv auswählen, um sie in die archivierten Elemente zu verschieben. Wenn Sie eine “Erledigt”-Liste wie oben erwähnt haben, ziehen Sie einfach eine Karte dorthin, wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben.

Tipp: Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, Trello zur Verwaltung von Projekten zu nutzen.

Verwenden Sie eine Vorlage für Microsoft Word oder Google Docs

Ein weiteres gutes Tool für die Eisenhower-Matrix ist eine Vorlage mit den Quadranten, die eingerichtet und bereit sind. Wenn Sie Microsoft Word oder Google Docs verwenden, können Sie diese kostenlose Vorlage von Smartsheet verwenden.

1. Wenn Sie diese Vorlage in einer der Anwendungen öffnen, sehen Sie die farbcodierten Quadranten “Erledigen”, “Entscheiden”, “Delegieren” und “Löschen”, mit einer kurzen Zweckaufforderung neben jedem.

1. Geben Sie einfach die Aufgaben in die Quadranten in der Reihenfolge ein, in der Sie sie aufgelistet haben möchten. Um die Listen ordentlich und sauber zu halten, können Sie auch Aufzählungspunkte einfügen oder nummerierte Listen erstellen, wenn Sie möchten.

1. Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie das Durchstreichformat verwenden, um sie abzuhaken oder sie einfach aus dem Quadranten zu entfernen.

Hinweis: Sie können auch eine Checkliste in Microsoft Word erstellen.

Verwenden Sie eine Vorlage für Excel oder Google Sheets

Wenn Sie eine Vorlage für Microsoft Excel oder Google Sheets bevorzugen, bietet Vertex42 diese kostenlose Eisenhower-Matrix-Vorlage an.

1. Beginnen Sie damit, Ihren Namen oder Ihr Logo oben rechts hinzuzufügen, und geben Sie dann das Thema, den Titel oder das Ziel im Feld darunter ein.

1. Fügen Sie die Aufgaben in jede Quadrant auf den vorgesehenen Linien ein.

1. Wenn Sie eine Aufgabe von einem Quadranten in einen anderen verschieben müssen, wählen Sie die Zelle aus und ziehen Sie sie in den gewünschten Quadranten.

1. Eine praktische Funktion dieser Vorlage ist, dass sie auch Kontrollkästchen enthält, um Ihre abgeschlossenen Aufgaben einfach abzuhaken.

Versuchen Sie dies: kostenlose Excel-Vorlagen zur Verwaltung Ihres Budgets.

Häufig gestellte Fragen

Sollte ich die Anzahl der Aufgaben in der Matrix begrenzen?

Es ist nie gut, Ihre Aufgabenliste zu überladen, also versuchen Sie, nicht zu viele Aufgaben in die Quadranten der Eisenhower-Matrix hinzuzufügen, um zu vermeiden, dass Sie überwältigt werden.

Als Faustregel sollten Sie nicht mehr als sechs bis acht unerledigte Aufgaben in jedem Quadranten gleichzeitig haben. Wenn Sie sich entscheiden, das hier beschriebene Online-Eisenhower-Matrix-Tool zu verwenden, können Sie wählen, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Sie mehr als acht Aufgaben zu einem Quadranten hinzufügen.

Was ist das oben erwähnte Kanban-Layout?

Das visuelle Layout wird in der Kanban-Methode des agilen Projektmanagements verwendet, die Boards, Listen (oder Kategorien) und Karten verwendet. Mit diesem System bewegen Sie Karten von einer Liste zur nächsten, während Sie durch ein Projekt fortschreiten, bis es abgeschlossen ist.

Diese Technik ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, die Phasen eines Projekts zu visualisieren und zu beobachten, wie die Aufgaben durch jede Phase bewegt werden.

Was ist eine gute Möglichkeit, sich auf das Erledigen von Aufgaben zu konzentrieren?

Es kann schwierig sein, sich auf das Erledigen von Aufgaben zu konzentrieren, wenn Sie mehrere Ablenkungen haben. Ziehen Sie in Betracht, ein hilfreiches Tool zu verwenden, das für Ihr Gerät verfügbar ist.

Zum Beispiel können Sie eine App ausprobieren, die Ihnen hilft, fokussiert zu bleiben, wenn Sie Ihr mobiles Gerät verwenden. Sie können auch die Funktion “Fokusassistenz” in Windows oder den Fokusmodus von Apple auf dem Mac ausprobieren.

Bildnachweis: Pixabay. Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.