So sehen Sie Änderungen in Google Docs an und stellen sie wieder her

Einer der größeren Vorteile der Arbeit an einem Dokument in der Cloud ist die Möglichkeit, es in Echtzeit zu teilen. Sie müssen keine Änderungen mehr weitergeben, um ein kohärentes Dokument zu erhalten; jetzt kann jeder am selben Dokument mitarbeiten und es sogar gleichzeitig bearbeiten. Obwohl dies sehr nützlich ist, gibt es Probleme, die natürlich auftreten, wenn mehrere Personen dasselbe Dokument bearbeiten. Eines Tages öffnen Sie das Dokument und stellen fest, dass viele Änderungen vorgenommen wurden, mit denen Sie nicht einverstanden sind!

Glücklicherweise gibt es bei jeder guten Software, die kollaboratives Bearbeiten ermöglicht, eine Möglichkeit herauszufinden, wer welche Änderungen vorgenommen hat, und diese auf eine frühere Version zurückzusetzen. So geht’s in Google Docs.

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Änderungen anzeigen

In diesem Beispiel analysieren wir ein Dokument, das bearbeitet wurde. Jemand hat versucht, ein Bild zu diesem Artikel über Tutanchamun hinzuzufügen, hat dabei jedoch versehentlich einen Absatz über dem Bild gelöscht, der über sein frühes Leben und seine Eltern sprach.

Glücklicherweise können wir den Absatz immer noch wiederherstellen, auch wenn er gelöscht wurde. Klicken Sie zuerst auf „Datei“ und dann auf „Änderungsverlauf anzeigen“. Alternativ können Sie die Tastenkombination „Strg + Alt + Umschalt + H“ drücken, obwohl dies schwer zu merken sein kann!

Der Änderungsverlauf wird angezeigt. Was hier passiert, ist, dass Google Docs verschiedene Zustände des Artikels „merkt“, während er geschrieben wird. Es protokolliert auch, wer welchen Eintrag geschrieben hat, sodass Sie zurückblicken und sehen können, wer das Dokument bearbeitet hat.

Wenn wir den Verlauf durchgehen, können wir sehen, dass unser Dokument von Paul bearbeitet wurde:

Wir können jede Revision anklicken, um die Änderungen zu sehen, die in dieser Version des Dokumentverlaufs vorgenommen wurden. Beachten Sie, dass Sie das Kontrollkästchen „Änderungen anzeigen“ am unteren Ende des Änderungsverlaufs aktivieren müssen, um sie zu sehen.

Wenn Sie sich die Änderungen innerhalb einer Revision ansehen, wird jeder bearbeitete Text in der gleichen Farbe wie der Benutzer, der ihn bearbeitet hat, eingefärbt. In diesem Fall ist Pauls Farbe lila, sodass alle seine Änderungen lila angezeigt werden. Farbiger Text mit einem Durchstreich ist das, was der Benutzer gelöscht hat, während farbiger Text ohne Durchstreichung das ist, was hinzugefügt wurde.

Wenn wir die Änderungen durchgehen, können wir den Moment sehen, in dem Paul versehentlich unseren Absatz gelöscht hat:

Jetzt, da wir wissen, wann die Änderung vorgenommen wurde, ist es Zeit, sie wiederherzustellen!

Revisionen wiederherstellen

Zuerst wählen wir die Revision aus, die kurz bevor der Absatz gelöscht wurde.

Jetzt gibt es oben links einen Button mit der Aufschrift „Diese Revision wiederherstellen“. Klicken Sie darauf.

Klicken Sie dann im Popup, das erscheint, auf „Wiederherstellen“.

Das Dokument wird nun auf seinen alten Zustand zurückgesetzt. Beachten Sie, dass alle Revisionen, die nach diesem spezifischen Zeitpunkt vorgenommen wurden, weiterhin gespeichert sind. Das Zurückgehen zu einer älteren Revision löscht oder überschreibt nicht automatisch alle Revisionen, die danach kamen. Wir können dies nutzen, um den Inhalt, der in den neueren Revisionen hinzugefügt wurde, in diese zu übertragen, sodass wir den gelöschten Absatz behalten und gleichzeitig sicherstellen können, dass die Arbeit unseres Mitarbeiters intakt bleibt.

Die „Vorschlag“-Funktion von Google Docs

Wenn Sie in Zukunft diese Kopfschmerzen vermeiden möchten, sagen Sie Ihren Autoren, sie sollen den „Vorschlagsmodus“ aktivieren. Sie können dies tun, indem Sie das Kästchen oben rechts, das „Bearbeiten“ sagt, anklicken und es auf „Vorschlagen“ ändern. Zum Zeitpunkt des Schreibens gibt es keine Möglichkeit, Autoren zu zwingen, diesen Modus zu verwenden, also müssen Sie sie bitten, dies manuell zu tun. Wenn Sie beide die Datei gleichzeitig bearbeiten, können Sie dies über den Chat des Dokuments tun.

Wenn Personen das Dokument mit aktivierten Vorschlägen bearbeiten, werden die Änderungen als Vorschlag angezeigt, anstatt als tatsächliche Bearbeitung. Das bedeutet, dass Sie Text nicht physisch löschen können; wenn Sie es versuchen, wird Google Docs den Text einfach zur Löschung markieren. Ebenso, wenn Sie etwas hinzufügen, wird Google Docs es als vorgeschlagenen Zusatz zum Artikel hinzufügen. Ein Protokoll jeder Bearbeitung wird rechts angezeigt und ermöglicht es dem Autor, seine Änderungen zu erklären, wenn er möchte.

Damit die Änderungen „echt“ werden, müssen sie akzeptiert oder abgelehnt werden. Dies geschieht über die Kästchen, die rechts von den Änderungen erscheinen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen anklicken, wird die Bearbeitung akzeptiert und in das Dokument übernommen. Wenn Sie das Kreuzsymbol anklicken, wird die Änderung auf das zurückgesetzt, was sie ursprünglich war. Im obigen Beispiel, wenn unser Mitarbeiter Vorschläge verwendet hätte, um seine Änderungen vorzunehmen, hätten wir die Hinzuforderung für ihr Bild und ihren Absatz akzeptieren und die Löschanforderung für unseren eigenen Absatz ablehnen können. Viel einfacher!

Änderungen bearbeiten

Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, kann es frustrierend sein, wichtige Teile versehentlich gelöscht oder geändert zu sehen. Mit dem Änderungsverlauf können Sie den letzten idealen Zustand des Dokuments finden und zu ihm zurückkehren. Noch besser, mit aktiviertem „Vorschläge“-Modus können Sie jede Änderung durchgehen und sie nach Belieben genehmigen oder ablehnen.

Verwenden Sie regelmäßig Google Docs, um an Dokumenten zusammenzuarbeiten? Lassen Sie es uns unten wissen!