Taskworld: Einfach zu bedienendes Projektmanagement-Tool für Teams jeder Größe

Haben Sie jemals an einem Gruppenprojekt gearbeitet, bei dem alles unorganisiert war und niemand auf derselben Seite war? Es ist ein bisschen schwer, den Verstand zu bewahren, nicht wahr? Wenn Sie mit Gruppen (groß oder klein) und Organisationen arbeiten, ist eine der besten Möglichkeiten, um die Dinge einfacher zu machen und alles organisiert zu halten, eine effektive Projektmanagement-Lösung wie Taskworld zu finden.

Es gibt viele Projektmanagement-Tools auf dem Markt, aber nicht jeder hat die gleichen Bedürfnisse oder Vorlieben. Wenn Sie also gerne ausprobieren, bevor Sie die perfekte Lösung wählen, sollte Taskworld ganz oben auf Ihrer Liste der auszuprobierenden Tools stehen. Hier ist ein Blick darauf, was dieser fortschrittliche Projektmanager zu bieten hat.

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Konto einrichten

Schon auf den ersten Blick war ich erfreut zu sehen, dass ich mein Google-Konto (über Google-Anmeldung) zur Anmeldung verwenden konnte. Sie können auch Ihre E-Mail verwenden, wenn Sie möchten, aber persönlich benötige ich nicht noch ein weiteres Login.

Sie können auch Ihre bevorzugte Sprache nach der Anmeldung auswählen, was großartig ist, wenn Sie Thai, Französisch, Niederländisch, Spanisch, Portugiesisch, Chinesisch, Koreanisch oder Japanisch sprechen. Es ist schön zu sehen, dass sie Unterstützung für eine so Vielzahl von Sprachen haben.

Mit Taskworld starten

Taskworld erkennt, dass nicht jeder gerne alles selbst herausfindet, daher haben sie ein wirklich praktisches Tutorial hinzugefügt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Natürlich können Sie es überspringen, wenn Sie möchten, aber es dauert nur ein paar Minuten und es lohnt sich, mitzumachen.

Es gibt ein Musterprojekt, mit dem Sie herumspielen können, bevor Sie eines Ihrer eigenen erstellen. Darin finden Sie “Tasklisten” und Beispielaufgaben. Dies kann alles gelöscht werden, ist aber sehr vorteilhaft für Anfänger.

Das Tutorial gibt Ihnen wirklich ein gutes Gefühl dafür, wie alles funktioniert und wie organisiert Sie Ihr Team bekommen können. Nach Abschluss war ich ziemlich gespannt, loszulegen.

Neue Projekte erstellen

Nachdem Sie die Grundlagen gelernt haben, können Sie damit beginnen, neue Projekte zu erstellen und Tasklisten und Aufgaben hinzuzufügen. Dies ist sehr einfach, da es oben rechts auf der Seite einen Button “Neues Projekt” gibt.

Ich liebe es, dass Sie die vollständige Kontrolle über die Privatsphäre Ihrer Projekte haben. Sie können wählen, ob sie Öffentlich (für Ihren gesamten Arbeitsbereich verfügbar) oder Privat (für die Mitglieder, die Sie angeben) sein sollen.

Eine meiner Lieblingsfunktionen sind die Projektvorlagen. Sie können für jedes Projekt, das Sie erstellen, eine auswählen. Neben der Möglichkeit, die Dinge auf Ihre eigene Weise mit der “Leeren” Vorlage zu tun, können Sie auch wählen:

• Wochentag-Vorlage – Gibt Ihnen eine Taskliste für jeden Wochentag
• Einzelteam-Vorlage – Gibt jedem Teammitglied seine eigene Taskliste
• Abteilungen-Vorlage – Gibt jeder Abteilung ihre eigene Taskliste (z.B. Vertrieb, Design, Finanzen)
• Kanban-Vorlage – Gibt Ihnen eine To Do-, Doing- und Done-Taskliste (mein persönlicher Favorit)

Aufgaben erstellen und verwalten

Aufgaben zu Ihrer Taskliste hinzuzufügen und sie zu verwalten, ist genauso einfach wie Projekte zu erstellen. Das “+” befindet sich an der perfekten Stelle (neben jedem Titel der Taskliste), sodass Sie schnell neue Aufgaben nach Bedarf hinzufügen können.

Was auch großartig ist, ist, dass diese Titel der Tasklisten nicht in Stein gemeißelt sind. Sie können sie in etwas passenderes oder motivierenderes umbenennen.

Wenn es um Tags geht, gibt es bereits vorgefertigte, aus denen Sie wählen können. Sie können auch Ihre eigenen hinzufügen.

Was auch wirklich praktisch ist, ist, dass Sie Ihre Tags über die Suchleiste durchsuchen können. Es ist nicht nötig, durch eine Liste zu scrollen, um die benötigten zu finden.

Ich war angenehm überrascht von den zusätzlichen Optionen, die beim Klicken auf eine aktuelle Aufgabe erschienen. Die Möglichkeit, die Farbkennzeichnung zu ändern, ist für mich wirklich wichtig, da ich Farben gerne verwende, um Dringlichkeit und Wichtigkeit darzustellen. Die Checklistenfunktion wird sich ebenfalls als nützlich erweisen, insbesondere für Einkaufslisten und benötigte Materialien für ein Projekt.

Etwas, das Taskworld ebenfalls sehr gut macht, ist die Integration von Gesprächen innerhalb von Aufgaben. Sie haben tatsächlich ihr eigenes Chatsystem erstellt, anstatt ein anderes Tool zu integrieren. Ein Klick auf “Kommentare” ermöglicht es Ihnen, einen Kommentar zu hinterlassen und sogar einige grundlegende Formatierungen hinzuzufügen. Ebenso kann jeder andere, der diese Aufgabe sehen kann, auch Kommentare hinzufügen. Es hilft definitiv, Ihr E-Mail-Postfach zu entlasten.

Sie können auch private Nachrichten an Ihre Teammitglieder senden, indem Sie auf ihren “Chat-Kopf” im linken Panel klicken; bis zu fünf Teammitglieder können hier für einen einfachen Zugriff angeheftet werden. Wiederum reduziert es die E-Mails und ist eine äußerst effektive Methode, um mit Teammitgliedern zu kommunizieren.

Da ich oft gerne Bilder und Links zu Aufgaben anhänge, bin ich froh, den Abschnitt “Dateien & Links” dafür zu haben.

Am besten ist, dass Sie Dateien von Ihrem Computer hochladen oder sie aus der Cloud (Box, Dropbox, Google Drive) hinzufügen können. Die meisten Menschen verwenden mindestens einen dieser Dienste.

Weitere Funktionen

Eine der coolsten Funktionen von Taskworld ist die horizontal scrollende Zeitachsenfunktion für Projekte; sie befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Sie ermöglicht es Ihnen, eine andere Ansicht Ihrer Aufgaben zu erhalten; Sie können alles auf einen Blick sehen. Es gibt eine Legende, die erklärt, was alles bedeutet, sodass Sie sich nicht fühlen, als würden Sie nur auf eine Menge Formen und Farben schauen.

Ich habe dies bei keinem anderen ähnlichen Tool gesehen, das ich verwendet habe. Ich möchte auch darauf hinweisen, dass dies zusätzlich zur Kalenderansicht (die ebenfalls verfügbar ist) kommt, die Aufgaben für alle Ihre Projekte enthält. Sie erhalten eine Zeitachse für jedes Projekt. Ich finde es einfacher, hier alles auf einen Blick zu sehen.

Eine der wertvollsten Funktionen von jedem Projekt sind die Analysen. Sie ermöglicht es Ihnen zu sehen, wer was tut, wer nachlässt und wie viel Zeit produktiv vs. unproduktiv ist. Es gibt sogar ein “Burn Up”-Diagramm, das den Umfang eines Projekts mit der insgesamt geleisteten Arbeit vergleicht, um die Geschwindigkeit Ihres Teams zu messen.

Es ist auch schön zu wissen, dass Sie kein Projekt haben müssen, um Aufgaben für sich selbst hinzuzufügen. Mit “Direkten Aufgaben” können Sie Aufgaben zu Ihrem persönlichen Posteingang hinzufügen. Diese sind nicht mit irgendwelchen Projekten verbunden und sind nur für Ihre Augen bestimmt.

Dies ist großartig für persönliche und Haushaltsangelegenheiten – insbesondere, da Sie wiederkehrende Aufgaben haben können.

Fazit

Wenn Sie mit Trello vertraut sind, werden Sie feststellen, dass Taskworld sehr ähnlich eingerichtet ist und funktioniert. Tatsächlich hat Taskworld sogar eine Vergleichsseite, die Ihnen alle Funktionen zeigt, die sie zu bieten haben, die Trello nicht hat. Sie können sogar Ihre Aufgaben von Trello in nur einem Schritt (laden Sie Ihre Trello-JSON-Datei hoch, und Sie sind fertig) in Taskworld importieren.

Als jemand, der sowohl Trello als auch Taskworld verwendet hat, kann ich definitiv zustimmen, dass es hier viel mehr Funktionen gibt. Einige andere ähnliche Tools sind Asana, MeisterTask und Teamwork. Ich habe sie alle ausprobiert, bin aber am meisten von Taskworld beeindruckt.

Wenn Sie nach einem neuen Projektmanager suchen, denke ich absolut, dass Taskworld Sie überzeugen wird. Es hat eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine Menge Funktionen, die Sie tatsächlich nutzen werden, und eine sehr kurze Lernkurve.