Die besten Gmail-Funktionen, die Sie kennen sollten, um Ihr E-Mail-Erlebnis zu verbessern

Sie sehen nicht viele große Updates in Bezug auf Gmail-Funktionen. In gewisser Weise ist es über die Jahre hinweg angenehm unverändert geblieben, während Rivalen wie Outlook das Gefühl vermitteln, dass sie sich nach den Launen eines leicht ablenkbaren Designers verändert haben. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Produktivität steigern können, indem Sie auf eine Reihe von weniger bekannten Gmail-Funktionen während Ihrer E-Mail-Aktivitäten zurückgreifen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Snooze
• 2. Einfache E-Mail-Formatierung
• 3. Smarte Antworten
• 4. Vertraulicher Modus
• 5. Spam-Management
• 6. Benutzerdefinierte Wischgesten festlegen
• 7. Unbeabsichtigte Aktionen verhindern
• 8. Erinnerungen vergessen
• 9. Schnell Abwesenheitsnachricht einstellen

1. Snooze

Wir ermutigen Sie nicht, das Beantworten wichtiger E-Mails auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, aber manchmal haben Sie einfach keine Wahl! Die Snooze-Funktion versteckt eine E-Mail und bringt sie am von Ihnen angegebenen Tag und zur angegebenen Uhrzeit wieder nach oben in Ihren Posteingang.

Um eine E-Mail zu snoozen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf, klicken Sie auf Snooze und wählen Sie dann die Uhrzeit aus, zu der Sie sie snoozen möchten. Wenn die aufgeführten Zeiten nicht zu Ihrem Zeitplan passen, können Sie die Snooze-Standardeinstellungen in Google Keep ändern. (Diese gelten auch für Gmail.)

Gehen Sie zu Google Keep, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol -> Einstellungen, und ändern Sie die Erinnerungseinstellungen nach Ihren Wünschen.

2. Einfache E-Mail-Formatierung

Diese Funktion wird häufig übersehen – Sie können die E-Mails, die Sie auf Ihrem Telefon schreiben, schnell und einfach formatieren.

Öffnen Sie einfach eine neue E-Mail, drücken Sie lange auf einen leeren Bereich und tippen Sie dann auf Format, um ein Menü mit Textformatierungsoptionen anzuzeigen, das von der Änderung der Textfarbe, dem Unterstreichen von Text und mehr reicht.

3. Smarte Antworten

Ich habe die „Smarte Antwort“-Revolution auf Smartphones hinausgezögert, aber es scheint, dass sie beliebt genug ist, um auch in die Desktop-Version übernommen zu werden.

Für die Ungeübten sind smarte Antworten vorgefertigte schnelle Antworten auf eine E-Mail, die Sie erhalten haben. Es ist ein praktischer Zeitersparer, auch wenn es etwas dystopisch und „Tod der Sprache“ an sich hat.

4. Vertraulicher Modus

Privatsphäre ist für viele Menschen ein großes Thema, weshalb Google einen „vertraulichen Modus“ zu seiner Gmail-App hinzugefügt hat, um den Nutzern die Kontrolle über E-Mails mit sensiblen oder privaten Informationen zu geben.

Um auf den vertraulichen Modus auf Ihrem Gerät zuzugreifen, öffnen Sie die Gmail-App und tippen Sie dann auf die Schaltfläche „Verfassen“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. Suchen Sie nun das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke, tippen Sie darauf und wählen Sie von dort „Vertraulicher Modus“ aus.

Jetzt können Sie ein Ablaufdatum für Ihre Nachricht festlegen, das von einem Tag bis zu fünf Jahren reicht, nach dem die Nachricht automatisch gelöscht wird. Wenn Sie planen, eine noch sensiblere E-Mail zu senden, wäre es eine gute Idee, einen Passcode/SMS-Passcode festzulegen. Diese Passcodes werden zufällig von Google generiert und sicher an die Empfänger gesendet.

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5. Spam-Management

Es gibt viele Dinge im Hintergrund, von denen Google behauptet, dass sie 99,9 % der Betrügereien und unzuverlässigen E-Mails bekämpfen können. (Es gibt keine Möglichkeit, das zu testen, aber hey-ho.)

Konkreter, wenn Sie E-Mails in den Spam-Ordner verschieben, fragt Gmail jetzt, ob Sie möchten, dass es versucht, Sie von der Mailingliste des Absenders abzumelden, was durchdacht ist. Außerdem, wenn Gmail erkennt, dass Sie E-Mails von bestimmten regelmäßigen Absendern nie öffnen, wird es jetzt fragen, ob Sie diesen Absender blockieren möchten.

6. Benutzerdefinierte Wischgesten festlegen

Gmail für Android ermöglicht es Ihnen ganz einfach, verschiedenen Aktionen Wischgesten zuzuweisen. Das Wischen nach links oder rechts auf einer Nachricht archiviert die Nachricht standardmäßig, aber wenn Sie möchten, können Sie das ändern.

Tippen Sie in Ihrer Gmail-App auf das Hamburger-Menü in der oberen linken Ecke, suchen Sie Einstellungen ganz unten, tippen Sie darauf und wählen Sie „Allgemeine Einstellungen“. Wählen Sie von dort „Wischaktionen“ aus.

Von hier aus können Sie Ihre Wischgesten mit einer dieser Aktionen verknüpfen: Archivieren, Löschen, „Als gelesen/ungelesen markieren“, „Verschieben nach“ und „Snooze“. Wählen Sie die Option, die Ihren Bedürfnissen besser entspricht.

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7. Unbeabsichtigte Aktionen verhindern

Es passiert uns allen irgendwann – eine E-Mail senden, bevor sie bereit ist, oder versehentlich eine E-Mail löschen, weil wir abgelenkt sind. Glücklicherweise bietet Gmail eine Möglichkeit, diese kleinen Missgeschicke zu verhindern. Es ist äußerst hilfreich für diejenigen von uns, die häufig mit den Gedanken woanders sind.

Folgen Sie dem oben beschriebenen Weg, um zu „Allgemeine Einstellungen“ zu gelangen, suchen Sie dann die Option „Aktionsbestätigung“ und wählen Sie aus drei Optionen: „Vor dem Löschen bestätigen“, „Archivieren“ oder „Senden“.

Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht löschen möchten, wird Gmail Sie um Bestätigung bitten. Beachten Sie, dass dieser Trick nur funktioniert, wenn Sie E-Mails auf die klassische Weise löschen – indem Sie eine E-Mail nach der anderen öffnen und auf das Papierkorbsymbol in der oberen rechten Ecke drücken. Seltsamerweise erscheinen diese Bestätigungen nicht, wenn Sie wischen, um Ihre Nachrichten zu löschen. Obwohl die Option, die Aktion rückgängig zu machen, sofort nach dem Löschen einer E-Mail auf dem Bildschirm unten erscheint, können Sie sie zurückbekommen, wenn Sie schnell handeln.

8. Erinnerungen vergessen

Eine Gmail-Funktion besteht darin, dass sie Sie automatisch daran erinnern kann, auf E-Mails zu antworten, die Sie kürzlich erhalten haben, indem sie vorschlägt, „Antworten und nachverfolgen“. Viele Benutzer finden dies jedoch weniger hilfreich und einfach nur nervig. Wenn Sie zu letzterer Kategorie gehören, sollten Sie wissen, dass Sie es ausschalten können.

Um dies selbst zu tun, müssen Sie zurück zu „Einstellungen -> Wählen Sie Ihr Google-Konto -> Erinnerungen -> Antworten und nachverfolgen“ gehen. Tippen Sie auf die Funktion und deaktivieren Sie beide Optionen. Sie können jetzt beruhigt sein, dass Sie nicht mehr von den weniger subtilen Erinnerungen von Gmail gestört werden.

9. Schnell Abwesenheitsnachricht einstellen

Planen Sie, ein paar Tage frei zu nehmen? Stellen Sie Ihre eigene Abwesenheitsnachricht in Gmail ein, ohne den technischen Support anrufen zu müssen. Es ist ganz einfach. Folgen Sie dem oben beschriebenen Weg, suchen Sie jedoch nach „Urlaubsantworter“ unter Allgemein.

Tippen Sie auf die Option und beginnen Sie, Ihre Details hinzuzufügen, beginnend mit den Daten, an denen Sie abwesend sein werden. Außerdem können Sie eine kurze Nachricht hinzufügen, um den Leuten mitzuteilen, dass Sie in dem genannten Zeitraum nicht verfügbar sind und wen sie im Notfall kontaktieren können. Es ist super einfach!

Möchten Sie weitere Gmail-Funktionen freischalten? Möglicherweise interessiert es Sie, zu erfahren, wie Sie von Ihrem Desktop aus auf Gmail zugreifen oder Gmail offline aktivieren und verwenden können.

Bildnachweis: Google Mail-Apps, die auf iPhone 6s angezeigt werden, von DepositPhotos