Der vollständige Leitfaden zu Todoist-Filtern

Wenn Sie bereits Todoist verwenden, um Ihr Leben im Blick zu behalten, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie es noch nützlicher machen können. Die einfache Antwort: Todoist-Filter. Diese haben die Macht, all Ihre Aufgaben zu optimieren und besser zu organisieren, insbesondere wenn Sie so viele To-dos hinzugefügt haben, dass Sie nicht einmal wissen, wo Sie anfangen sollen. Die gute Nachricht ist, dass Sie integrierte Filter verwenden oder Ihre eigenen erstellen können. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Inhaltsverzeichnis

• Was sind Todoist-Filter?
• Beste Standard-Todoist-Filter
• Erstellen Ihrer eigenen Filter
• Erstellen fortgeschrittener Todoist-Filter
• Nützlichste Filter
• Inspiration für Todoist-Filter finden
• Häufig gestellte Fragen

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Was sind Todoist-Filter?

Todoist hat bereits eine praktische Suchleiste, um Aufgaben schnell zu finden. Todoist-Filter gehen jedoch einen Schritt weiter, indem sie Ihnen ermöglichen, benutzerdefinierte Suchen für die Aufgaben zu erstellen, die Sie häufig verwenden. Zum Beispiel könnten Sie einen Filter für Anrufe oder E-Mails erstellen, auf die Sie bis zum Ende des Tages reagieren müssen. Sie können nach Tag und Fälligkeitsdatum filtern, um schnell nur diese Aufgaben zu sehen.

Wenn Sie ein paar hundert Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste haben, reicht es nicht aus, einfach durchzuscrollen. Selbst wenn Sie sie sorgfältig mit Tags und Prioritäten kategorisieren, könnten Sie immer noch wertvolle Zeit damit verschwenden, das zu finden, was Sie benötigen, und könnten leicht eine wichtige Aufgabe übersehen.

Um wirklich zu sehen, wie nützlich Todoist-Filter sein können, stellen wir uns vor, ein beschäftigter Profi hat mehrere hundert Aufgaben für die Woche aufgelistet. Dies könnte eine Mischung aus E-Mails, Anrufen, Projekten und sogar Dingen sein, die auf dem Weg nach Hause zu erledigen sind. Wenn sie sich zu Beginn des Tages anmelden, möchten sie sofort mit der Arbeit beginnen.

Sie erstellen einen Filter, um zunächst nur Aufgaben mit höchster Priorität anzuzeigen. Sie passen den Filter weiter an, um Aufgaben anzuzeigen, die an diesem Tag fällig sind, möglicherweise sogar Aufgaben, die vor dem Mittagessen fällig sind. Wenn sie immer die E-Mails vom Vortag als erstes am Morgen bearbeiten, würden sie den Filter ein weiteres Mal anpassen, um nur E-Mail-Aufgaben anzuzeigen. Plötzlich zeigt diese extrem lange Liste nur die wenigen Aufgaben an, die die Person sofort erledigen muss, sobald sie an diesem Tag mit der Arbeit beginnt.

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Das Gleiche gilt, wenn sie für den Tag gehen. Sie würden Aufgaben nach Zuhause zusammen mit dem aktuellen Tag filtern. Sie könnten auch nach Person filtern, wenn sie bevorstehende Aufgaben (wie außerschulische Aktivitäten) für ihre Kinder, ihren Ehepartner, Freunde oder Wohltätigkeitsorganisationen sehen möchten.

Beste Standard-Todoist-Filter

Standardmäßig bietet Todoist einige Filter an. Diese können je nach Plattform, die Sie verwenden, variieren. Für diesen Beitrag verwende ich die kostenlose Webversion.

Die folgenden Filter sind standardmäßig enthalten, ohne dass Sie etwas erstellen müssen:

• Mir zugewiesen – listet nur Aufgaben auf, die Ihnen zugewiesen sind
• Priorität 1 – listet Aufgaben auf, die als Priorität 1 gekennzeichnet sind
• Kein Fälligkeitsdatum – listet nur Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum auf
• Alle anzeigen – zeigt alle Ihre Aufgaben in einer Liste an

Wenn Sie nicht alle vier sehen, machen Sie sich keine Sorgen: Möglicherweise haben Sie nur einige davon. Verwenden Sie sie jedoch, um zu testen, wie Filter funktionieren. Sie können sogar auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben einem Filter klicken, um die verwendeten Abfragedetails zu sehen. Dies hilft Ihnen, sich besser mit der Erstellung Ihrer eigenen Filter vertraut zu machen.

Von diesen Standardwerten sind Priorität 1 und Mir zugewiesen wahrscheinlich die nützlichsten, da Sie schnell sehen können, was Ihre dringlicheren Aufgaben sein könnten.

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Erstellen Ihrer eigenen Filter

Im großen Schema der Dinge sind die Standard-Todoist-Filter äußerst grundlegend und möglicherweise nicht sehr hilfreich. Dann ist es am besten, Ihre eigenen Filter zu erstellen.

Um Filter besser zu machen, ist es wichtig, beim Erstellen von Aufgaben Labels, Daten (falls zutreffend) und Prioritäten zu verwenden. Andernfalls ist es schwierig, Filter basierend auf diesen Kriterien zu erstellen. Sie können Labels beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe oder über den Abschnitt “Filter & Labels” erstellen.

1. Um Ihren eigenen Filter zu erstellen, wählen Sie “Filter & Labels” im linken Bereich aus. Auf Android ziehen Sie das Menü von unten nach oben und wählen “Filter”. Auf iOS tippen Sie auf “<”, um das Menü zu öffnen, und wählen “Filter & Labels”.

2. Neben “Filter” wählen Sie die Schaltfläche “ +” aus, um einen neuen Filter hinzuzufügen. (Für dieses Beispiel erstelle ich einen Filter, der überfällige Aufgaben anzeigt. Dies funktioniert gut für Aufgaben, die übersehen werden, aber dennoch erledigt werden müssen. Dies funktioniert nur, wenn Ihre Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben.)

1. Beginnen Sie damit, einen Namen für Ihren Filter einzugeben. Verwenden Sie etwas Beschreibendes, damit Sie sich erinnern, wofür es ist.
2. Geben Sie Ihre Filterabfrage ein. In diesem Fall ist es nur ein einzelnes Wort: „überfällig“. (Sie können auch „od.“ verwenden.) Sie können weitere Details hinzufügen, z. B. ein Label, um nur überfällige Aufgaben für ein bestimmtes Projekt anzuzeigen. Wählen Sie dann eine Farbe für Ihren Filter (wenn Sie möchten). Ich finde, dass Farbcodierung bei meiner eigenen persönlichen Organisation hilft. Wählen Sie schließlich aus, ob Sie es zu Ihren Favoriten hinzufügen möchten. (Das können Sie später tun.)
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Filter zu erstellen.

Wenn Sie jetzt auf den Filternamen klicken, erhalten Sie eine Liste überfälliger Aufgaben.

Beim Erstellen grundlegender Filter gibt es einige Dinge zu beachten:

• Wenn Ihre Abfrage auf einem Label basiert, verwenden Sie immer das „@“-Symbol vor dem Labelnamen, z. B. „@arbeit“.
• Wenn Ihre Abfrage auf einem Projekt/Hauptabschnitt oder nur einem Unterabschnitt basiert, verwenden Sie immer „#“ vor dem Namen, z. B. „#Posteingang“.
• Wenn Sie möchten, dass Ihre Abfrage einen Hauptabschnitt zusammen mit all seinen Unterabschnitten umfasst, verwenden Sie „##“ vor dem Namen.
• Wenn Sie einen bestimmten Unterabschnitt ausschließen möchten, fügen Sie ein „!“ vor dem Unterabschnittsnamen hinzu, z. B. „##Posteingang & !#Nachverfolgungen“. (Dies umfasst alle Abschnitte im übergeordneten Abschnitt Posteingang, mit Ausnahme von allem aus dem Unterabschnitt Nachverfolgungen).
• Wenn Sie Abschnitte mit demselben Namen in mehreren Projekten durchsuchen möchten, verwenden Sie „/“ vor dem Namen, z. B. „/E-Mails“, was ein Unterabschnitt in mehreren übergeordneten Abschnitten sein könnte.

Für eine Liste der nützlichsten Filter können Sie gerne zum Abschnitt Nützlichste Filter unten springen. Wenn Sie mehr Informationen wünschen, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie fortgeschrittenere Todoist-Filter erstellen können.

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Erstellen fortgeschrittener Todoist-Filter

Einen grundlegenden Filter zu erstellen, ist ziemlich einfach. Verwenden Sie einfach den Namen eines Labels, Abschnitts, Datums oder eines bestimmten Wortes oder Satzes (wie überfällig, wiederkehrend, kein Datum, kein Label). Sie sind jedoch nicht auf ein einzelnes Filterkriterium beschränkt. Zum Beispiel haben Sie im obigen Abschnitt gesehen, wie man einen Unterabschnitt in einem Filter ausschließt.

Bevor Sie fortgeschrittene Filter erstellen, sollten Sie wissen, dass einige Arten von Filtern nur für Premium-Nutzer verfügbar sind. Außerdem sind kostenlose Benutzer auf nur drei Filter gleichzeitig beschränkt.

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Um mehrere Kriterien zu verwenden, verwenden Sie die folgenden Operatoren:

• „&“ (und) – Verwenden Sie dies, um zwei Kriterien zu kombinieren, z. B. „Heute & überfällig“ oder „Heute & #Posteingang“. Aufgaben müssen beide Kriterien erfüllen, um in die Liste aufgenommen zu werden.

• „|“ (oder) – Verwenden Sie dies, um nach einem Kriterium oder dem anderen zu filtern. Aufgaben können entweder eines der Kriterien erfüllen, z. B. „Heute | Priorität 1“ oder „@arbeit | @artikel“.

• „!“ (ausschließen) – Verwenden Sie dies, um etwas aus dem Filter auszuschließen. Zum Beispiel könnte ich nach Aufgaben in meinem Posteingang suchen, die nicht mit Artikel gekennzeichnet sind, mit „#Posteingang & !@artikel“.

• Kombinieren Sie mehrere Filter mit Kommas – Wenn Sie einen noch fortgeschritteneren Todoist-Filter erstellen möchten, erstellen Sie mehrere Filter und trennen Sie sie mit Kommas. Zum Beispiel suchen Sie nach Priorität 1 Aufgaben, die morgen fällig sind, und Priorität 2 überfälligen Aufgaben mit „p1 & morgen, p2 & überfällig“.

• „“ (Wildcard) – Machen Sie Ihren Filter umfassender mit einem Wildcard-Symbol. Suchen Sie beispielsweise nach allen Aufgaben, die jemandem mit dem Nachnamen Crowder zugewiesen sind, mit „assigned to: crowder“.

Sie können mehrere Kriterien in Klammern setzen. Zum Beispiel „(morgen | überfällig) & #Posteingang“. Dies würde Aufgaben anzeigen, die entweder morgen fällig oder überfällig sind und im Abschnitt Posteingang liegen.

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Nützlichste Filter

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hat Todoist einen KI-Filterabfrage-Generator. Er bringt möglicherweise nicht alles ganz richtig, kann Ihnen aber einen Ausgangspunkt geben.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, um Ihre eigenen Filter zu erstellen, ziehen Sie in Betracht, einige der nützlichsten Filterabfragen zu verwenden, darunter:

• Zugewiesen von: Name – Finden Sie Aufgaben, die von einer bestimmten Person zugewiesen wurden. Sie können „mir“ als Namen für sich selbst verwenden.
• Zugewiesen an: Name – Finden Sie Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen wurden. Dies ist großartig, um nur die Aufgaben zu sehen, die Ihnen zugewiesen sind. Stellen Sie nur sicher, dass Sie den Namen der Person in Todoist verwenden. Wenn jemand zum Beispiel Robert Jones heißt, aber in Todoist als Bob Jones aufgeführt ist, verwenden Sie Bob Jones in Ihrem Filter.
• (heute | überfällig) & #Projektname – Ersetzen Sie #Projektname durch Ihr gewünschtes Projekt/Abschnitt. Verwenden Sie dies jeden Morgen, um zu sehen, was heute fällig ist und was von gestern überfällig ist.
• fällig vor: Datum und fällig nach: Datum – Sehen Sie Aufgaben, die vor oder nach einem bestimmten Datum fällig sind. Sie können Tage oder Zeiten verwenden, wie „fällig vor: 10. Februar“ oder „fällig nach: 16 Uhr“.
• wiederkehrend – Sehen Sie alle wiederkehrenden Aufgaben. Sie können auch Label- oder Projekt-/Abschnittsfilter hinzufügen, um Ihre Suche besser zu filtern.
• kein Datum, keine Zeit, !zugewiesen – Diese sind perfekt, um alle Aufgaben zu sehen, die kein Datum, keine Zeit oder keine zugewiesene Person haben. Wenn Sie Aufgaben delegieren und planen, verwenden Sie diese drei möglicherweise häufig.
• p1, p2, p3, und p4 – Filtern Sie basierend auf der Prioritätskennzeichnung. Sie können auch „keine Priorität“ verwenden, um Aufgaben ohne angegebene Priorität anzuzeigen.
• erstellt, erstellt vor und erstellt nach – Finden Sie Aufgaben, die an einem Datum oder innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen erstellt wurden. Zum Beispiel finden Sie Aufgaben, die in den letzten zwei Wochen erstellt wurden, mit „erstellt nach: -14 Tage“. Oder sehen Sie Aufgaben, die vor dem 1. Dezember 2021 erstellt wurden, mit „erstellt vor: 1. Dezember 2021“.
• suche – Wenn Sie eine einfache Schlüsselwortsuche durchführen möchten, verwenden Sie „suche: Schlüsselwort“, um nur nach diesem Wort zu filtern. Kombinieren Sie dies mit anderen Kriterien, um Ihre Suche auf nur einen Abschnitt oder ein Label zu beschränken.

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Inspiration für Todoist-Filter finden

Möchten Sie ein Meister der Todoist-Filter werden? Alles, was Sie brauchen, ist die richtige Inspiration. Der Doist-Blog hat 24 unglaubliche und äußerst nützliche Filter, um Sie schnell zu organisieren. Diese sind auch großartige Beispiele für die Verwendung komplexerer Filter.

Der beste Ort, um Inspiration zu finden oder Hilfe beim Erstellen fortgeschrittener Filter zu erhalten, ist jedoch das r/todoist-Subreddit. Die aktive Community von mehr als 40.000 ist immer bereit zu helfen und ihre eigenen Todoist-Filter, Tipps und Tricks zu zeigen. Dieser Thread beispielsweise handelt speziell davon, Inspiration für Filter zu finden.

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Häufig gestellte Fragen

1. Wie kann ich schneller auf meine am häufigsten verwendeten Filter zugreifen?

Wenn Sie nur ein paar Filter haben, ist es kein Problem, zum Abschnitt „Filter & Labels“ zu gehen. Wenn Sie jedoch Dutzende von Filtern haben, kann es zeitaufwendig sein, den richtigen zu finden.

Sie können jeden Filter zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen (die in der Seitenleiste oder im Menü in den Apps angezeigt wird), indem Sie auf das Herzsymbol neben dem Filternamen klicken oder tippen. Suchen Sie dann einfach unter Favoriten nach Ihrem Filter.

Alternativ können Sie, wenn Sie den Namen oder zumindest einen Teil des Namens Ihres Filters kennen, beginnen, ihn im Suchfeld einzugeben und auf das entsprechende Filterergebnis zu klicken.

2. Kann ich abgeschlossene Aufgaben filtern?

Derzeit gelten Todoist-Filter nicht für abgeschlossene Aufgaben. Um abgeschlossene Aufgaben anzuzeigen, öffnen Sie das entsprechende Projekt, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten neben dem Projekt und wählen Sie „Abgeschlossene Aufgaben anzeigen“.

3. Muss ich für alle meine Suchen einen Filter erstellen?

Nein. Sie können beliebige Filterkriterien im Suchfeld eingeben. Filter sind für Suchen gedacht, die Sie häufig durchführen, insbesondere komplexe Suchen. Anstatt sie jedes Mal einzugeben, klicken Sie einfach auf den Filternamen. Wenn es eine Suche gibt, die Sie selten verwenden, müssen Sie sie nicht als Filter speichern, wenn Sie das nicht möchten.

4. Wie kann ich meine Filter organisieren?

Es ist einfach, dass Filter außer Kontrolle geraten. Es gibt mehrere Möglichkeiten, sie organisiert zu halten:

• Fügen Sie Ihre am häufigsten verwendeten zu Favoriten hinzu.
• Gruppieren Sie ähnliche Filter mit farbcodierten Labels.
• Ziehen und Ablegen, um Filter so zu organisieren, wie Sie es möchten, in Ihrer Liste “Filter & Labels”.
• Wenn es Filter gibt, die Sie nicht mehr verwenden, löschen Sie sie. Je weniger Filter Sie haben, desto einfacher ist es, das zu finden, was Sie benötigen.