Warum Excel das einzige Projektmanagement-Tool ist, das ich brauche

Ich habe zahlreiche Projektmanagement-Tools ausprobiert, aber ich kehre immer wieder zu Excel für das Projektmanagement zurück. Auch wenn es nicht für jeden perfekt ist, ist es eine einfache, aber effektive Lösung, die Sie bereits kennen.

Kostenlos, um zu beginnen

Es ist schwer, gegen kostenlos zu argumentieren. Ich habe viele Projektmanagement-Tools entdeckt, die ich nutzen wollte, aber einige der besten Funktionen hinter einer Bezahlschranke versteckt hielten. Mit Excel ist fast alles von Anfang an kostenlos. Ich bin nur auf ein paar Formatierungsoptionen gestoßen, die ein Office 365-Abonnement erforderten, obwohl es Vorteile eines Abonnements gibt.

Es ist kostenlos, Excel online zu verwenden. Sie erhalten sogar 5 GB kostenlosen Speicherplatz für Office-Dokumente.

Wenn Sie eine kostenlose Desktop-Option benötigen, gibt es mehrere kostenlose Excel-Alternativen.

Ich weiß bereits, wie man es benutzt

Die Verwendung von Excel für das Projektmanagement wurde ein Kinderspiel, als ich erkannte, dass ich keine Stunden oder Wochen damit verbringen musste, zu lernen, wie man es benutzt. Ich benutze es seit Jahren. Wenn Sie bereits wissen, wie man Formeln erstellt, das Aussehen mit Formatierungen aufpeppt und Ihre Tabs organisiert, haben Sie alles, was Sie brauchen, um fast jedes Projekt zu verwalten.

Die Zeit, die ich beim Lernen, etwas Neues zu verwenden, gespart habe, habe ich damit verbracht, ein paar Vorlagen für neue Projekte zu entwerfen.

Reichlich kostenlose und günstige Vorlagen

Ich erkenne, dass viele Menschen nicht so sehr daran interessiert sind, Tabellen zu gestalten, aber einfache Zeilen und Spalten verschwimmen und sind nicht so effektiv für das Projektmanagement.

Beginnen Sie einfach mit einer kostenlosen oder günstigen Projektmanagement-Vorlage. Sie finden zahlreiche Optionen innerhalb von Excel selbst. Diese ermöglichen es Ihnen, Aufgaben, Zeitpläne, Budgets und mehr zu verfolgen. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre eigenen Daten einzugeben und zu genießen.

Vollständig an meine Bedürfnisse anpassbar

Die meisten Projektmanagement-Tools bieten minimale Anpassungsoptionen. Sicher, ich kann die Farben ändern und vielleicht sogar einige Felder hinzufügen/entfernen, aber ich bin mit ihrem Layout festgelegt, das nicht immer effizient für mich ist.

Bei der Verwendung von Excel für das Projektmanagement habe ich die volle Kontrolle darüber, wie alles aussieht und sich anfühlt. Es muss nicht einmal wie eine Tabelle aussehen.

Zugegeben, es dauert eine Weile, eine Tabelle vollständig anzupassen. Sie können sie jedoch verwenden, während Sie Anpassungen vornehmen. Zum Beispiel habe ich eine Tabelle, die ich vor über einem Jahrzehnt erstellt habe, um Fälligkeitstermine zu verfolgen, die ich immer wieder anpasse.

Einfach zu erweitern oder zu kopieren

Sie müssen nicht immer eine neue Excel-Tabelle von Grund auf für jedes Projekt erstellen. Haben sich Ihre Anforderungen geändert? Passen Sie einfach Ihre Tabelle an. Neue Teammitglieder hinzugefügt? Erweitern Sie Ihr Blatt mit Tabs für jedes neue Mitglied.

Ich habe gerne eine separate Tabelle für jeden Kunden. Sie ziehen vielleicht eine andere Tabelle für jedes einzelne Projekt oder sogar einfach jedes Jahr eine neue vor, um die Ergebnisse besser zu verfolgen. Sobald ich eine erstellt habe, kann ich sie einfach kopieren und ein paar Anpassungen vornehmen, um mit einem neuen Kunden oder Projekt zu beginnen.

Gehen Sie einfach zu Datei -> Eine Kopie erstellen.

Ich kann es mit anderen teilen

Wenn ich mit jemand anderem oder einem kleinen Team arbeite, ist es einfach, meine Tabelle mit anderen zu teilen. Selbst wenn eine Person kein Excel hat, kann sie es trotzdem kostenlos online aufrufen oder herunterladen und mit einer kostenlosen Excel-Alternative verwenden.

Da die Dateiformate von Excel so beliebt sind, können die meisten kostenlosen Alternativen in diesen Formaten gelesen und gespeichert werden. Wenn ich teilen möchte, ohne dass jemand bearbeitet, kann ich es einfach als PDF teilen.

Was ich liebe, ist, dass ich meine Tabellen teilen kann und weiß, dass andere wahrscheinlich bereits wissen, wie man alles benutzt. Wir können Details nach Bedarf aktualisieren, ohne zu viele Fragen zum tatsächlichen Projektmanagement-Tool stellen zu müssen.

Bedingte Formatierung hält mich auf Kurs

Es ist eine einfache Sache, aber die bedingte Formatierung ist eines meiner Lieblingsmerkmale bei der Verwendung von Excel für das Projektmanagement. Ich öffne mein Blatt und sehe sofort eine farbcodierte Übersicht, die bevorstehende Fristen zeigt und ob ich im Rückstand bin.

Ich kann auch sehen, ob die Zahlung für ein Projekt eingegangen ist oder ob ich Erinnerungsemails senden muss usw. Ich muss nur die bedingte Formatierung für bestimmte Zellen einrichten, und ich bin bereit. Ich kann Zellen hervorheben, Farbskalen hinzufügen und Formeln einfügen.

Gehen Sie zu Start -> Bedingte Formatierung. Je nachdem, wie Ihre Symbolleiste eingerichtet ist, müssen Sie möglicherweise zuerst zu Start -> Stile gehen.

Erstellen Sie verschiedene Tabs für verschiedene Aspekte

Wie bei jedem Projektmanagement-Tool benötigen Sie mehr als nur eine Liste von Aufgaben. Sie benötigen einen Zeitplan, eine Liste von Aufgaben, wer verantwortlich ist, Notizen, Kontaktdaten, Budget und vieles mehr. Es ist eine gute Idee, ein Suchfeld zu erstellen, um Details in Ihrer Tabelle schnell zu finden, wenn Sie komplexere Designs haben.

Bei der Verwendung von Excel für das Projektmanagement erstellen Sie einfach einen anderen Tab oder ein Blatt für jeden Aspekt. Haben Sie einen für Ihr Budget, einen anderen für Kontakte, einen weiteren für Aufgaben und Notizen und noch einen für Ihren Zeitplan.

Jedes Blatt kann völlig anders aussehen. Zum Beispiel können Sie Ihren Projektzeitplan verfolgen, indem Sie ein Gantt-Diagramm erstellen. Während Sie dies von Grund auf tun können, würde ich empfehlen, eine kostenlose Vorlage wie diese zu verwenden, die Sie auch finden können, indem Sie innerhalb von Excel suchen.

Für größere Teams ist Excel möglicherweise nicht immer die beste Option. Aber wenn Sie ein wenig kreativ sind und Geld sparen möchten, ist Excel ideal für die Verwaltung fast jedes Projekts als Einzelperson oder kleines Team.

Bildnachweis: Pexels. Alle Screenshots von Crystal Crowder.