10 Consejos para Videoconferencias para un Trabajo Remoto Fluido

En el mundo actual, las salas de conferencias están siendo reemplazadas por salas de estar y dormitorios. Las fuerzas laborales de todo el mundo están utilizando herramientas de videoconferencia como Zoom y Microsoft Teams para continuar con las reuniones diarias y la interacción cara a cara. Si bien esto satisface la necesidad de interacción social, también puede sentirse un poco invasivo permitir que colegas y compañeros vean nuestros hogares. Utiliza estos pasos para aprovechar al máximo cada videoconferencia.

Tabla de Contenidos

• 1. Tener el Equipo Adecuado
• 2. Encontrar la Iluminación Adecuada
• 3. Considerar un Fondo Virtual
• 4. Configurar tu Equipo Antes de la Llamada
• 5. Probar Audio y Video en Zoom
• 6. Verificar tu Conexión a Internet (Y Tener un Respaldo)
• 7. Conocer tus Aplicaciones
• 8. Mantener la Etiqueta Adecuada Durante la Llamada
• 9. Configurar No Molestar
• 10. Después de la Llamada

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1. Tener el Equipo Adecuado

Para el usuario cotidiano, las cámaras, micrófonos y altavoces integrados en una computadora son más que suficientes. Sin embargo, si deseas mejorar la calidad general, hay muchas opciones de terceros. Tener el equipo adecuado es fundamental para asegurar que los demás en una videollamada puedan escucharte y verte claramente. Con ese fin, hemos incluido algunas recomendaciones de equipo a continuación para mejorar tu experiencia de videoconferencia.

Cámaras

Si te encuentras en una situación donde la cámara de tu computadora no es HD, comprar una es un movimiento muy inteligente. Lucir profesional es importante, y tener una cámara externa HD ayudará con eso. Ambas opciones a continuación no solo ayudarán a lucir más profesional, sino que en el caso de Razer, también ayudarán a aumentar la iluminación con una luz de anillo incorporada.

• Razer Kiyo – Este es generalmente considerado como una de las mejores cámaras para trabajar desde casa, gracias a su calidad de 720p y luz de anillo incorporada. La iluminación es tu amiga, así que combínala con un precio accesible, y es una combinación perfecta.
• Logitech C920 – Certificada directamente de fábrica para Teams y Zoom, esta cámara de 720p se monta fácilmente en cualquier computadora e incluso viene con un trípode si deseas configurarla junto a una computadora.

Micrófonos

Si estás en reuniones de videoconferencia todo el día, entonces es una buena idea invertir en un micrófono de condensador sólido para que siempre suenes nítido. A menos que estés siempre en movimiento, un micrófono de condensador ayudará a reducir la fatiga de las reuniones para tus participantes, ya que sonarás como si estuvieras con ellos en persona.

• HyperX SoloCast – La calidad plug-and-play asegura que este micrófono sea bueno tanto para principiantes como para usuarios avanzados de Zoom. Un indicador LED te avisa cuando estás “en vivo”, mientras que el soporte ajustable te ayuda a encontrar una posición cómoda.
• Blue Yeti – Otra opción ampliamente considerada como “la mejor” para micrófonos, esta opción USB está lista tanto para Mac como para Windows. Durará años y añade calidad que es noche y día en comparación con una opción de computadora.

Auriculares

Los auriculares son una buena alternativa a los micrófonos de condensador si tienes espacio limitado en el escritorio. Además, simplemente es una buena etiqueta de videoconferencia dirigir el audio de la reunión a unos auriculares.

• Jabra Evolve 40 – Mientras que la mayoría de las personas pensará en micrófonos de escritorio USB, un auricular puede funcionar igual de bien para mejorar la calidad de audio. El Jabra Evolve 40 es prueba de que no necesitas gastar mucho para obtener algo mejor que el micrófono integrado de tu computadora.
• Jabra Evolve 65 UC – Habilitado para Bluetooth, el Jabra te permite alejarte hasta 100 pies de tu computadora. Catorce horas de tiempo de conversación aseguran que puedas pasar todo un día de videollamadas sin preocuparte por recargar.

2. Encontrar la Iluminación Adecuada

Cuando se trata de videoconferencias, elige una ubicación que tenga suficiente luz natural, ya sea cerca de una ventana o al aire libre. Cuanta más luz natural tengas, menos probable será que te canses. Por separado, tu fondo también importa. Intenta encontrar una ubicación que tenga la menor cantidad de distracciones en el fondo. Una sugerencia común es una mesa de cocina, ya que a menudo está cerca de muchas ventanas. La desventaja de depender de la luz natural son los casos en los que el atardecer, las nubes y la lluvia dominan el cielo.

Afortunadamente, cuando los escenarios climáticos interfieren o si mover de habitación no es una opción, hay muchas soluciones de iluminación. Las luces de anillo, por ejemplo, pueden ser una solución de hardware ideal para aumentar la iluminación. Económicas, estas proporcionan una iluminación suave y uniforme que incluso se puede montar directamente en el hardware de la computadora. Incluso algo tan básico como una lámpara en un escritorio apuntando hacia arriba puede ayudar a aumentar la luz natural.

3. Considerar un Fondo Virtual

Cuando las videoconferencias realmente aumentaron a mediados de 2020, los fondos virtuales estaban de moda, pero ahora deberían utilizarse principalmente como una forma de ocultar tu fondo físico. Si estás en una habitación pequeña o tienes estanterías decorativas directamente detrás de ti que podrían distraer, un fondo virtual funciona genial.

Además, los empleadores han creado sus propios fondos virtuales para que los empleados los utilicen, así que, por supuesto, incorpóralos en tus videollamadas. Un fondo físico funciona genial, siempre que no haya nada que pueda desviar la atención de alguien. Cada software de videoconferencia también añade una función de “desenfoque” para que no tengas que hacer cambios. Desenfocará las cosas ligeramente para que estén fuera de foco y no dominen tu reunión.

4. Configurar tu Equipo Antes de la Llamada

Para muchos empleados, esta es su primera vez haciendo videoconferencias en casa. Dado eso, es importante entender cómo configurar todo. En el caso más básico, configurar tu equipo integrado debería ser tu primera acción. Antes de salir corriendo a comprar algo, asegúrate de que todo lo que ya está en tu computadora funcione.

Probar Cámara y Micrófono

Para probar el micrófono en Windows 10, ve a “Inicio -> Configuración -> Sistema -> Sonido.” Asegúrate de tener la entrada correcta seleccionada, ya sea que estés usando el micrófono integrado o uno externo. Habla en el micrófono, y la barra azul bajo “Prueba tu micrófono” debería subir y bajar mientras hablas. Si la barra se mueve, tu micrófono está funcionando. Para la cámara, presiona tu botón de Inicio y selecciona “Cámara” en tu lista de aplicaciones.

Probar la cámara en un Mac es tan fácil como abrir cualquier aplicación que pueda usar la cámara. Por ejemplo, abre la aplicación FaceTime y confirma que una luz verde se enciende junto a la cámara en la parte superior de la pantalla. Prueba el micrófono yendo a “Preferencias del Sistema -> Sonido -> Entrada” y comienza a hablar. Si las barras se iluminan mientras escribes, hablas o cantas, el micrófono está listo para usar. Recuerda seleccionar la entrada correcta si tienes un micrófono externo conectado.

5. Probar Audio y Video en Zoom

Entender cómo usar Zoom es un componente crítico de una sólida configuración de trabajo desde casa. Eso incluye saber cómo probar tu audio y video y realizar una llamada de prueba. Ten en cuenta que todos los pasos a continuación se aplican tanto a PC como a Mac.

Probar Audio en Zoom

1. Ve a “Configuración” haciendo clic en el ícono de engranaje. En el lado izquierdo de la ventana emergente, haz clic en “Audio,” que debería ser la tercera opción desde la parte superior.
2. Selecciona las opciones de entrada y salida correctas dependiendo de si estás usando un micrófono o auriculares externos. Haz clic en “Probar Altavoz” y “Probar Micrófono” para probarlos respectivamente. Deberías ver la barra de Nivel de Entrada moverse mientras hablas en el micrófono.

Probar Video en Zoom

1. Ve a “Configuración” haciendo clic en el ícono de engranaje. En el lado izquierdo de la ventana emergente, haz clic en “Video,” que debería ser la segunda opción desde la parte superior.
2. Una vez que se abra la ventana de Video, tu cámara debería estar activa. No hay ninguna prueba adicional que realizar. Si tu cámara funciona como se espera, deberías verte en el marco. Si no, asegúrate de que la cámara no esté bloqueada y reinicia tu computadora si es necesario y verifica si el problema se ha resuelto.
3. Un paso importante es asegurarte de haber seleccionado “Habilitar HD” en las opciones de video.

Realizar una Llamada de Prueba en Zoom

Con el audio y video configurados, el último paso con Zoom es intentar una llamada de prueba. Visita http://zoom.us/test y haz clic en el botón “Unirse” dentro del navegador. Tan pronto como estés en la reunión de prueba, Zoom te permitirá probar nuevamente tu audio y altavoces. Si tienes un micrófono o cámara de terceros instalados, también tendrás la opción de elegir qué dispositivo de entrada/salida usar. Para probarlo correctamente, asegúrate de hacer clic en “Unirse con Audio de Computadora” y “Iniciar Video,” luego verifica tres veces que todo funcione.

6. Verificar tu Conexión a Internet (Y Tener un Respaldo)

Una vez que tu computadora esté configurada, lo siguiente que debes hacer es probar tu conexión a Internet, lo cual se puede hacer fácilmente en SpeedTest, Google o SpeedOf. Si tu velocidad de carga es lenta, podría afectar la calidad del video. En este caso, es posible que desees considerar cambiar la posición de tu enrutador de Internet para que esté más cerca de una oficina en casa o trabajar desde otra habitación.

Cuando tu Internet falla, es importante tener un respaldo en mente. Ya sea un hotspot dedicado, el hotspot de tu teléfono o la cafetería de la calle, ten un plan en mente. Si la elección es pensar en un respaldo o perder una videoconferencia importante, no es una decisión difícil.

7. Conocer tus Aplicaciones

Otro consejo para trabajar desde casa es conocer la tecnología que estás utilizando. Google Hangouts, Zoom y Microsoft Teams tienen su propio diseño de software único. Intenta familiarizarte con este software con anticipación. Por ejemplo, conoce dónde se encuentra la función de compartir pantalla, el chat y los botones de silencio.

• Microsoft Teams – Teams es una combinación de chat y aplicación de videoconferencia, disponible tanto en capacidad personal como profesional, que puede albergar hasta 1,000 miembros por videollamada. Eso además de chat 1-1, llamadas de voz y video. Los usuarios de Teams pueden cambiar fondos, grabar reuniones y usar salas de descanso con disponibilidad en plataformas de escritorio y dispositivos móviles.
• Zoom – Zoom es algo así como la aplicación de videoconferencia predeterminada para negocios. Es gratuita para uso personal y pequeñas empresas, mientras que las empresas más grandes requieren una licencia. Zoom es definitivamente más centrado en videoconferencias y genial para equipos más grandes. Puedes comunicarte a través del chat con o sin videoconferencia, pero no es tan amigable para el chat como Teams.
• Google Meet – El software Meet de Google ha sido popular entre escuelas y casos de uso de video personal, pero se queda atrás de Zoom y Teams en el mundo profesional. Las salas de descanso son perfectas para entornos laborales, y la función de “levantar la mano” facilita hacer una pregunta sin interrumpir. Actualmente gratuito, Google Meet comenzará a cobrar a las empresas por usuario en enero de 2022.
• Skype – El software de videoconferencia “heredado” de Microsoft, Skype tiene una suscripción paga económica que lo convierte en una opción atractiva pero menos completa que Teams. Un servicio de correo de voz facilita saber quién te ha llamado cuando te alejas de la computadora. Si tienes que hacer una elección, Teams tiene más promesa, gracias a su inclusión como parte de Microsoft 365.

8. Mantener la Etiqueta Adecuada Durante la Llamada

Silénciate

Cuando estás en una reunión por video, ayuda que solo una persona hable a la vez. La mejor regla es solo desactivar el silencio cuando sea tu turno de hablar, o hacer o responder una pregunta. Lo último que todos en una llamada necesitan es gritar unos sobre otros, y estar en silencio asegura que las llamadas puedan comenzar (y terminar) a tiempo.

Sé Puntual

La puntualidad cuenta en la oficina física y en el mundo virtual. Es el respeto básico por todos en la reunión.

Viste Apropiadamente

Algunos empleadores pueden querer que su personal se vista como lo hacía en la oficina, mientras que otros permiten jeans y camiseta simples. Asegúrate de vestirte apropiadamente para la reunión y cámbiate de tus pijamas.

Mira a la Cámara

Trabajar de forma remota aumenta la oportunidad de hacer múltiples tareas. Mientras estás en una videollamada, hacer contacto visual es importante para que los demás sepan que estás prestando atención. No solo apreciarán la atención, sino que también evitarás perderte algo.

9. Configurar No Molestar

Todos hemos estado allí en algún momento. Es una videoconferencia importante y suena el teléfono de alguien. Se ha vuelto más aceptable, pero sigue siendo algo que debe evitarse si es posible. Cuando estás en una videoconferencia, utiliza las funciones de No Molestar o silencio de tu teléfono inteligente. Más allá de las llamadas telefónicas, esto también incluye notificaciones de correo electrónico y notificaciones de texto/iMessage, pings de FaceTime, etc. Tan fácil como es configurar DND hoy en día tanto en Android como en iOS, es igualmente fácil desactivarlo tan pronto como termina una videollamada.

10. Después de la Llamada

Una vez que una llamada termina, alguien debería ser responsable de tomar notas y enviarlas al equipo. ¿Cuáles son los próximos pasos o qué fue accionable de la llamada? ¿Quién es responsable de qué? Es una excelente manera de asegurarse de que todos estén en la misma página. Si eres el facilitador, puedes enviar un agradecimiento a un equipo más amplio con el que no te reúnas regularmente y agradecerles por su tiempo, ideas, asistencia, etc.

Conclusión

Si bien las videoconferencias han existido durante años, si no décadas, las últimas semanas las han puesto en el centro de atención como nunca antes. Saber cómo involucrarse e interactuar adecuadamente con estas plataformas es crítico en este momento. Si estás considerando Skype sobre Zoom, es posible que desees compararlos y ver cuál es mejor para tus necesidades.