12 Plantillas Gratuitas de Gestión de Proyectos para Microsoft y Google

Gestionar un proyecto implica una serie de partes móviles. Para que empieces con buen pie en un nuevo proyecto o te ayude a avanzar en uno actual, puedes utilizar plantillas para manejar y hacer seguimiento de esas diversas piezas. Para las cinco etapas de la gestión de proyectos, desde la planificación hasta el cierre, estas plantillas para aplicaciones de Microsoft y Google pueden ahorrarte tiempo y proporcionarte las herramientas para el éxito. ¡Lo mejor de todo es que cada plantilla es gratuita!

Tabla de Contenidos

• 1. Lista de Verificación de Inicio del Proyecto
• 2. Plantilla Simple de Plan de Ejecución del Proyecto
• 3. Plantilla de Presentación de Gestión de Proyectos
• 4. Lista de Verificación de Evaluación de Riesgos de Planificación del Proyecto
• 5. Plantilla de Plan Financiero del Proyecto
• 6. Plantilla de Presupuesto Detallado del Proyecto
• 7. Plantilla de Estructura de Desglose del Trabajo
• 8. Plantilla de Informe de Gestión del Proyecto
• 9. Plantilla de Cronograma del Proyecto
• 10. Plantilla de Gráfico de Gantt
• 11. Rastreador de Acciones
• 12. Plantilla de Plan de Cierre del Proyecto
• Preguntas Frecuentes

Consejo: Kanban es una técnica de gestión de proyectos adecuada para la gestión de proyectos ágiles. Explicamos cómo funciona.

1. Lista de Verificación de Inicio del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Word y Google Docs

Prepararse para gestionar un proyecto implica planificación. Para asegurarte de que tienes todo lo que necesitas antes de que comience el proyecto, consulta esta plantilla de Lista de Verificación de Inicio del Proyecto. Establece las bases de lo que necesitas para comenzar de manera sólida.

Comienza ingresando la información básica del proyecto, incluido su nombre, el nombre del cliente, el gerente del proyecto y la fecha. Luego, enumera todas las actividades o elementos que necesitas planificar y gestionar el proyecto.

Aspectos destacados:

• Espacios para cada actividad con fechas de vencimiento y campos para elementos completados
• Espacio para notas o descripciones para cada actividad o elemento
• Adecuado para proyectos pequeños o grandes con un número ampliable de filas

2. Plantilla Simple de Plan de Ejecución del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Word y Google Docs

Si necesitas un plan de proyecto oficial que puedas presentar a tus interesados, consulta esta plantilla Simple de Plan de Ejecución del Proyecto. Puedes incluir los detalles de alto nivel de tu proyecto o profundizar en más detalles para presentar un plan de implementación sólido.

Esta plantilla completamente personalizable te ofrece lo básico, como los objetivos, el alcance, la metodología, el cronograma y el equipo, junto con algunos extras que te resultarán útiles.

Aspectos destacados:

• Marcadores de texto con secciones para objetivos, alcance y metodología
• Tabla estructurada para el cronograma con fases, descripciones y fechas de vencimiento
• Sección de plan de acción que utiliza tablas para cada objetivo o fase
• Área de equipo con marcadores de imagen y texto para agregar fácilmente los detalles de tus miembros
• Breve sección de presupuesto del proyecto que puede ampliarse para más entradas

Consejo: no necesariamente necesitas pagar por herramientas para ejecutar un proyecto. Consulta esta lista de las mejores alternativas a Microsoft Project.

3. Plantilla de Presentación de Gestión de Proyectos

Disponibilidad: Microsoft PowerPoint y Google Slides

Si estás planificando un proyecto que es de mayor escala, tiene varios interesados o está en el centro de atención, es posible que desees comenzar con una presentación formal del plan. Con esta plantilla de Presentación de Gestión de Proyectos, tienes una diapositiva para cada parte, fase y elemento del plan que puedes compartir con facilidad.

Puedes elegir qué diapositivas deseas usar y adaptarlas a tu proyecto. Los marcadores de imagen y texto hacen que sea fácil sustituir los elementos con los tuyos, y la apariencia casual es adecuada para proyectos en la mayoría de las industrias.

Aspectos destacados:

• Más de 20 diapositivas con una variedad de elementos para imágenes, gráficos y cronogramas
• Diapositiva de tabla de contenido para fácil navegación
• Dos diapositivas con íconos para usar mientras creas la presentación
• Marcadores de captura de pantalla para una computadora portátil, tableta y teléfono móvil

4. Lista de Verificación de Evaluación de Riesgos de Planificación del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Word y Google Docs

Para complementar tu plan de proyecto, utiliza esta Lista de Verificación de Evaluación de Riesgos de Planificación del Proyecto para identificar posibles problemas con antelación. Esta es una plantilla básica con riesgos de muestra, por lo que puedes ingresar tus propios elementos, y luego usar las casillas de verificación para identificar cada nivel.

Aspectos destacados:

• Cinco niveles de riesgo desde muy bajo hasta inmediatamente peligroso para una amplia gama de problemas
• Apariencia simple y limpia para una evaluación fácil de leer
• Línea de firma para el gerente del proyecto, ingeniero de aseguramiento de calidad u otro evaluador

5. Plantilla de Plan Financiero del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Word y Google Docs

Similar al plan de ejecución del proyecto, es posible que necesites otro documento escrito que abarque los aspectos financieros de tu proyecto. Esta plantilla de Plan Financiero del Proyecto te permite incluir los costos iniciales, montos de ganancias y pérdidas, y un balance.

Junto con tablas bien estructuradas para ingresar los montos del presupuesto del proyecto, hay espacios para describir los objetivos, análisis y estrategia para una visión financiera completa.

Aspectos destacados:

• Formato de tabla y texto para resaltar totales de costos iniciales, activos, pasivos y patrimonio
• Marcadores de texto convenientes para objetivos, análisis y estrategia
• Tablas ampliables para incluir montos adicionales según sea necesario

Nota: también puedes necesitar una plantilla de factura para Google Docs.

6. Plantilla de Presupuesto Detallado del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Excel y Google Sheets

A medida que avances en tu proyecto, mantener el presupuesto en orden es clave. Con esta plantilla de Presupuesto Detallado del Proyecto, puedes asegurarte de que tus costos reales estén en línea con tus estimaciones, y luego ajustar donde sea necesario.

La plantilla tiene las fórmulas para totalizar montos por tarea y subtarea, así como para calcular costos reales con el monto de sobre o bajo correspondiente a tus estimaciones.

Aspectos destacados:

• Tareas y subtareas con montos por fase o categoría
• Varias opciones de monto, incluidos horas y tarifa, unidades y precio unitario, y montos fijos
• Montos claros de presupuesto, actual y de exceso o déficit por línea, junto con totales en la parte superior

Consejo: para opciones adicionales, consulta estas plantillas de presupuesto de Microsoft Excel y plantillas de presupuesto de Google Sheets.

7. Plantilla de Estructura de Desglose del Trabajo

Disponibilidad: Microsoft Excel y Google Sheets

Si necesitas crear una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) para tu proyecto, esta plantilla de EDT es perfecta. No solo proporciona los campos que necesitas para tus entradas de tareas, sino también una lista desplegable conveniente para tu numeración de EDT.

Esta plantilla te ahorra el tiempo de calcular la numeración de la EDT simplemente eligiendo el nivel de la lista. Puedes avanzar a través de tu estructura de desglose del trabajo en poco tiempo.

Aspectos destacados:

• Formato condicional para tareas de primer nivel
• Numeración automática de EDT basada en la selección de la lista desplegable
• Campos útiles para nivel, número, tarea, asignado, fecha de inicio, fecha de finalización y notas

¿Cómo gestionarás las tareas del proyecto? Considera utilizar alguna de estas herramientas de gestión de proyectos. También podemos ayudarte a decidir si usar Asana o Trello.

8. Plantilla de Informe de Gestión del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Word y Google Docs

Para una plantilla inclusiva que informe sobre cada aspecto de tu proyecto, consulta esta plantilla de Informe de Gestión del Proyecto. Con 15 secciones, puedes agregar todos los detalles desde una introducción y objetivos hasta los resultados del proyecto y una lista de materiales.

La plantilla proporciona una tabla de contenidos útil donde solo necesitas insertar los números de página correctos. Pero también puedes reemplazarlo por la función de tabla de contenidos incorporada en Word o Docs si lo prefieres. También encontrarás mucho contenido de lenguaje para aliviar la carga de redactar cada sección desde cero.

Aspectos destacados:

• Página introductoria para agregar socios del proyecto, tiempo de liderazgo del proyecto y detalles del autor del informe
• Tablas estructuradas con títulos preestablecidos para objetivos, hitos y logros, reuniones y detalles de medios
• Marcadores resaltados para insertar rápidamente información, como fechas, nombres y descripciones

Consejo: si utilizas correo electrónico para comunicarte con tu equipo o clientes, consulta este tutorial sobre cómo crear plantillas de correo electrónico en Microsoft Outlook.

9. Plantilla de Cronograma del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Excel y Google Sheets

Si hay una pieza que definitivamente necesitarás para gestionar un proyecto, es un cronograma del proyecto. Esta plantilla de Cronograma del Proyecto no solo proporciona una tabla limpia para fases, fechas, duraciones y más, sino que también te da un cronograma de entrega práctico.

Ingresa los detalles para cada fase o tarea en las columnas de la línea de tiempo, luego incluye notas necesarias del proyecto, como presupuesto, recursos, riesgos y problemas. A medida que ajustes las fechas de inicio y finalización, verás que las duraciones en la parte superior y el cronograma en la parte inferior se actualizan automáticamente.

Aspectos destacados:

• Fórmulas para calcular las duraciones basadas en las fechas de inicio y finalización.
• Cronograma que se actualiza automáticamente en forma de gráfico de barras que muestra cada fase del proyecto
• Cronograma de proyecto de muestra para asistencia, junto con un cronograma en blanco para que uses

10. Plantilla de Gráfico de Gantt

Disponibilidad: Microsoft Excel y Google Sheets

Una de las herramientas más útiles en el arsenal de un gerente de proyectos es el gráfico de Gantt. Esta plantilla de Gráfico de Gantt proporciona una visualización útil que te permite rastrear tareas, fechas de inicio y finalización, recursos y estados con un gráfico claro y limpio del progreso del proyecto, todo en un solo lugar.

Utiliza las pestañas de Asignados y Estado para ingresar los nombres de tus recursos y los estados de las tareas que deseas utilizar. Luego usa las listas desplegables en el gráfico de Gantt para elegir estos elementos para tu proyecto.

Aspectos destacados:

• Gráfico de Gantt que se actualiza automáticamente basado en las fechas de inicio y finalización
• Listas desplegables que ahorran tiempo para elegir recursos y estados
• Espacio para múltiples proyectos con muchas tareas y subtareas dentro de cada uno

11. Rastreador de Acciones

Disponibilidad: Microsoft Excel y Google Sheets

Un proyecto no es un proyecto a menos que genere elementos de acción. Utilizando esta plantilla de Rastreador de Acciones, puedes asegurarte de que nada pase desapercibido o sin hacer. Aunque la plantilla parece básica, tiene todo lo que necesitas para rastrear tus elementos y personalizar las entradas al mismo tiempo.

Puedes usar la pestaña “Configuraciones” para ingresar a los asignados y los indicadores de prioridad que deseas utilizar, lo cual es una gran característica. Luego, simplemente comienza tu lista de acciones.

Aspectos destacados:

• Campos para fecha, asignado, prioridad, elemento de acción y notas, con casillas de verificación para elementos completados
• Listas desplegables para asignado y prioridad para un seguimiento sin errores
• Casillas de verificación para marcar tareas completadas y aplicar formato de texto tachado para toda la línea

12. Plantilla de Plan de Cierre del Proyecto

Disponibilidad: Microsoft Word y Excel

Una vez que un proyecto está completo, normalmente hay algunas cosas que aún necesitan cerrarse. Con esta plantilla de Plan de Cierre del Proyecto, puedes enumerar esos elementos y hacer un seguimiento de ellos hasta su finalización.

Completa las fechas planeadas y reales para el trabajo y el proyecto en la parte superior. Luego, simplemente enumera esas actividades restantes con el propietario, fecha de vencimiento, estado y cualquier comentario adicional.

Aspectos destacados:

• Campos prellenados para guiarte a través del plan de cierre
• Campos de Estado en blanco para ingresar términos que sean significativos para ti o tu proyecto
• Números de identificación para cada línea de elemento que se pueden usar como referencias en documentos y comunicaciones

Nota: Si tu proyecto requiere acceso a elementos físicos, no olvides crear una lista de inventario para gestionar esos activos.

Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son las cinco etapas de la gestión de proyectos?

Aunque no están grabadas en piedra, la mayoría está familiarizado con las cinco etapas de la gestión de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y cierre.

Encontrarás una plantilla en esta lista para cada una de estas etapas para ayudarte a gestionar el proyecto con éxito.

¿Cómo puedo encontrar plantillas directamente de Microsoft y Google?

Cada aplicación ofrece un conjunto de plantillas si no deseas usar una opción de terceros.

Para Microsoft Word, Excel y PowerPoint, ve a la pantalla de inicio o selecciona “Archivo -> Nuevo”. Usa el cuadro de búsqueda para encontrar una plantilla o elige una categoría sugerida.

Para Google Docs, Sheets y Slides, ve a la página de inicio y selecciona “Galería de Plantillas” en la parte superior. Verás las plantillas listadas por categoría.

¿Cuál es mejor para la gestión de proyectos, Microsoft Word o Google Docs?

Cada aplicación es robusta, sólida y tiene su propio conjunto único de características además de aquellas que comparten.

Si planeas trabajar sin conexión o quieres un conjunto extenso de herramientas y funciones de formateo, Microsoft Word tiene lo que necesitas. Pero si prefieres una opción gratuita basada en la web, Google Docs es la indicada.

Para más información sobre estas dos aplicaciones, consulta nuestra comparación de Microsoft Word vs. Google Docs.

Créditos de imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.