7 Consejos de Microsoft To-Do para Ayudarte a Hacer Más

Todos estamos ocupados, lo que significa que la mayoría de nosotros estamos buscando cualquier tipo de apalancamiento que podamos encontrar para usar nuestro tiempo de manera más eficiente y hacer más. Si bien hay innumerables aplicaciones de productividad, Microsoft To-Do es una gran opción para aquellos que buscan una aplicación gratuita y relativamente fácil de usar. Si usas Microsoft To-Do, puedes utilizar estos siete consejos para hacer más.

Tabla de Contenidos

• 1. Programar Fechas de Vencimiento
• 2. Usar Mi Día para Planificar con Anticipación
• 3. Personalizar Listas
• 4. Crear Subtareas para Mantenerse en Camino
• 5. Usar Etiquetas (#Etiquetas) para Clasificar Tareas
• 6. Compartir Tus Listas de Microsoft To-Do
• 7. Programar un Acceso Directo de Siri para Microsoft To-Do (para Usuarios de iPhone)
• Preguntas Frecuentes

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1. Programar Fechas de Vencimiento

Si bien puedes agregar tareas a tu lista de Microsoft To-Do sin ninguna otra estipulación, generalmente es útil incluir fechas de vencimiento para que puedas priorizar elementos según cuándo debes completarlos. Afortunadamente, es fácil agregar fechas de vencimiento a cualquier tarea, tanto al crearla como al editar la tarea después de agregarla a tu lista.

Al agregar una nueva tarea, puedes agregar una fecha de vencimiento presionando “Establecer Fecha de Vencimiento” en la parte inferior izquierda. También puedes hacer que la tarea sea recurrente para que se repita con la frecuencia que necesites o establecer un recordatorio si es necesario.

Para agregar una fecha de vencimiento o editar una en una tarea que ya ha sido creada, haz clic en la tarea, luego toca “Agregar Fecha de Vencimiento” para seleccionar una fecha. Si la tarea ya tiene una fecha de vencimiento, puedes tocarla para hacer cambios.

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2. Usar Mi Día para Planificar con Anticipación

La aplicación Microsoft To-Do incluye una lista única etiquetada como “Mi Día”. Esta lista puede ayudarte a organizar tareas de cualquiera de tus listas en un solo lugar; además, puedes agregar tareas únicas a esta lista sin ingresarlas en ningún otro lugar. Para alguien que maneja múltiples listas de tareas en la aplicación Microsoft To Do, Mi Día puede ayudarte a gestionar tu tiempo sabiamente para que ninguna tarea se te escape.

Para agregar un nuevo elemento a Mi Día, simplemente haz clic en el signo más (+) en la parte inferior derecha de la pantalla. Desde allí, agrega una tarea como lo harías a cualquier otra lista y presiona la marca de verificación para guardar. Si no asignas esta tarea a una lista existente, la aplicación la guardará automáticamente en la lista “Tareas” además de tu lista Mi Día.

También puedes agregar elementos de tus otras listas de tareas a Mi Día presionando el botón que dice “Sugerencias” en la parte inferior central de la pantalla. Si un elemento que deseas agregar a Mi Día no aparece bajo “Sugerido”, puedes ir a la lista donde guardaste el elemento, abrir la tarea y elegir “Agregar a Mi Día” de las opciones listadas debajo del título de la tarea.

Si usas Mi Día, recuerda que la lista se restablece a medianoche diariamente, por lo que cualquier tarea que no logres completar ese día desaparecerá de la lista. Sin embargo, aparecerán en la sección “Sugerencias” para que puedas agregarlas nuevamente a tu lista.

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3. Personalizar Listas

A veces es difícil distinguir fácilmente qué lista de tareas es cuál cuando las miras rápidamente. Sin embargo, Microsoft To-Do ofrece algunas excelentes opciones de personalización de listas para ayudarte a evitar ese problema.

Primero y ante todo, puedes nombrar cada lista de tareas como desees e incluso incluir emojis en el título. Esto puede ayudarte a descifrar fácilmente tu lista de tareas laborales de, digamos, tu lista de tareas del hogar o lista de compras. Puedes agregar emojis a tus listas en dos lugares: en lugar del ícono de lista predeterminado o dentro del título de tu lista.

Para agregar el ícono en el ícono de la lista, abre el menú para renombrar la lista, luego haz clic en el botón de emoji (la cara con un signo más) para seleccionar un emoji para la lista. Para agregar un emoji a tu título, simplemente abre los emojis desde el teclado de tu smartphone y escríbelos como lo harías con letras.

Además de usar emojis, también puedes personalizar el tema de cada lista de tareas para ayudarla a destacarse. Puedes personalizar el color de la lista con una de las 14 opciones de color que Microsoft proporciona o elegir un tema de foto (pero solo de las opciones que Microsoft ofrece).

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4. Crear Subtareas para Mantenerse en Camino

Si bien algunas de tus tareas en tu lista de tareas pueden ser simples, otras pueden involucrar varios pasos. Los estudios muestran que descomponer esas tareas más grandes en pasos más pequeños realmente aumenta tu productividad. Afortunadamente, Microsoft To-Do facilita este proceso con subtareas o pasos.

Una vez que creas una tarea, haz clic en la tarea para editarla. Desde este menú, tienes la opción de “agregar paso”, que crea subtareas dentro de la tarea. Puedes agregar tantos pasos como necesites, marcar cada paso a medida que lo completes y hacer un seguimiento de tu progreso con el contador en curso de cuántos pasos hay frente a cuántos has completado.

Crear subtareas puede ayudarte a asegurarte de que no te pierdas ningún paso dentro del proceso al completar tareas más complejas. Sin embargo, incluso después de marcar todos los pasos en una tarea, Microsoft To-Do no marcará automáticamente la tarea principal, por lo que aún necesitarás marcar toda la tarea en tu lista de tareas una vez que todos los pasos estén completados.

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5. Usar Etiquetas (#Etiquetas) para Clasificar Tareas

A veces, las tareas de diferentes listas requieren la misma concentración, elementos o ubicación. En estos casos, probablemente tenga sentido hacerlas al mismo tiempo, pero puede ser difícil darse cuenta de eso si no puedes ver todas tus listas de tareas simultáneamente. Sin embargo, Microsoft To-Do en realidad hace esto bastante simple a través del uso de hashtags.

Puedes agregar etiquetas cuando creas la tarea por primera vez o editando la tarea después de que se ha creado. Además, puedes agregar etiquetas en cualquier parte de la tarea, como el título, la nota o incluso subtareas dentro de la tarea principal. Independientemente de dónde agregues la etiqueta, aún verás la tarea cuando busques la etiqueta utilizando la búsqueda en la parte superior derecha de la página principal de la aplicación.

6. Compartir Tus Listas de Microsoft To-Do

Ya sea que trabajes con un equipo completo de personas o tengas una lista de compras en curso para tu hogar, hay momentos en los que necesitas compartir una lista en Microsoft To-Do con alguien más. Afortunadamente, es bastante fácil hacerlo a través de texto o correo electrónico.

Para compartir tu lista con alguien más, simplemente haz clic en el ícono “Compartir” en la parte superior derecha de la lista. Desde allí, tendrás la opción de enviar una invitación a cualquier persona a través de correo electrónico, mensaje de texto o incluso una aplicación de redes sociales o aplicación de mensajería instantánea como Slack.

Una vez que compartas la lista con otros, podrán agregar tareas ellos mismos, o puedes asignar tareas a cualquier persona que tenga acceso a la lista. También puedes revocar el acceso a la lista en cualquier momento dentro de la configuración de “Gestionar Acceso”.

7. Programar un Acceso Directo de Siri para Microsoft To-Do (para Usuarios de iPhone)

Si tienes poco tiempo y usas un iPhone, puedes aumentar aún más tu productividad agregando un Acceso Directo de Siri para Microsoft To-Do. Para agregar un Acceso Directo de Siri, sigue estos pasos:

1. Desde la configuración de To-Do, selecciona “Accesos Directos de Siri.”
2. Toca el ícono de más (+) junto al elemento para el que deseas agregar un acceso directo (como agregar una tarea o abrir una lista).
3. Elige la frase que te gustaría usar con Siri para ejecutar la tarea, luego bajo “para hacer”, selecciona la lista a la que te gustaría que se agregara el elemento y establece cualquier paso adicional con el botón “Mostrar Más”.
4. Una vez que hayas terminado de elegir todas las configuraciones que necesitas, haz clic en “Atrás -> Agregar a Siri.”

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Preguntas Frecuentes

1. ¿Cómo puede Microsoft To-Do ayudarme a trabajar de manera más eficiente?

Microsoft To-Do es una aplicación de gestión de tareas simple que ofrece muchas funciones de forma gratuita. Con To-Do, puedes crear listas de tareas, agregar subtareas, compartir listas y colaborar con otros, e integrar tu lista de To-Do con Outlook Calendar u otras aplicaciones.

2. ¿Qué aplicaciones pueden integrarse con Microsoft To-Do?

Como la mayoría de las otras aplicaciones de Microsoft, Microsoft To-Do se integra fácilmente con cualquier cosa en la familia de Office 365. Sin embargo, la integración con la mayoría de las aplicaciones fuera de la familia de Microsoft requiere una aplicación de automatización de terceros como Zapier.

3. ¿Cuáles son las limitaciones de Microsoft To-Do?

Si bien Microsoft To-Do ofrece muchas características excelentes, también tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, To-Do no ofrece mucho en términos de integración con aplicaciones de terceros. Además, no puedes agregar notas o fechas de vencimiento a las subtareas, solo a la tarea principal. También no hay una forma de acceder a informes sobre tu productividad, lo cual algunas personas encuentran beneficioso.