7 Cosas Que Deberías Hacer Al Usar Zoom (Pero Probablemente No Estás Haciendo)
Mi lugar de trabajo utiliza Zoom para todas nuestras reuniones internas y con clientes. Por lo tanto, utilizo una serie de funciones e integraciones de Zoom para maximizar mi eficiencia y proporcionar la mejor experiencia posible a mis clientes. Recomiendo encarecidamente utilizar estas sugerencias si también eres un usuario habitual de Zoom para trabajo o uso personal.
1. Sincroniza Con Google Calendar Para Enviar Enlaces de Reunión Automáticamente
Una de las características más convenientes de Zoom es su integración fluida con Google Calendar. Sincronizar Zoom con Google Calendar te permite evitar confusiones y ahorra tiempo al enviar enlaces de reunión automáticamente. Esto es especialmente útil para reuniones recurrentes, ya que el enlace siempre estará disponible para todos los participantes a través de su calendario.
Para configurar tu Google Calendar con Zoom, ve al Mercado de Aplicaciones de Zoom y busca la integración de Google Workspace.
Una vez instalado, debes otorgar acceso a Zoom a tu cuenta de Google. Después de unos clics, cada reunión en tu Google Calendar recibirá un enlace de reunión de Zoom automáticamente.
2. Cambia la Configuración Para Evitar Disrupciones
Trabajar de forma remota es genial, pero viene con su parte justa de distracciones. Afortunadamente, puedes minimizar interrupciones, como ruido de fondo o disrupciones no intencionadas, durante las reuniones cambiando solo algunos ajustes en tu cuenta de Zoom.
Por ejemplo, configúrate para estar en silencio al entrar a todas las reuniones. Esto previene el ruido de fondo de otros, especialmente si trabajas en casa con perros u otros miembros de la familia. Desde la aplicación web o la aplicación de escritorio, ve a Configuración -> Audio, luego habilita Silenciar mi micrófono al unirme a una reunión.
De manera similar, puedes habilitar una Sala de Espera para que las personas no puedan unirse antes que tú (o cualquier anfitrión que use tu cuenta). Inicia sesión en tu cuenta en la Web, navega a Configuración -> Reunión -> Seguridad, luego activa la opción de Sala de Espera.
También puedes controlar varias otras configuraciones, incluyendo deshabilitar la funcionalidad de chat, activar (o desactivar) la compartición de pantalla y los controles de video.
3. Usa la Vista de Galería Para Ver a Todos los Participantes
Por lo general, las reuniones de Zoom están destinadas a ser colaborativas. Por lo tanto, quieres poder ver a todos al mismo tiempo. Puedes controlar a quién puedes ver cambiando tu configuración de Vista de Orador (donde solo se muestra al orador) a Vista de Galería (donde puedes ver hasta 49 transmisiones de video de usuarios simultáneamente).
Durante cualquier reunión, ya seas el anfitrión o no, haz clic en el botón Vista en la esquina superior derecha de tu ventana de Zoom. Luego, selecciona Galería para mostrar una cuadrícula de participantes.
4. Habilita Funciones Avanzadas de Compartición de Pantalla
La compartición de pantalla puede ser una gran manera de enseñar o colaborar en un entorno virtual. Sin embargo, Zoom por defecto permite que todos compartan su pantalla completa, lo que puede ser problemático en ciertas situaciones. Al habilitar algunas configuraciones de compartición de pantalla más avanzadas, puedes mostrar lo que pretendes sin distracciones, ya sea una aplicación específica, una parte de tu pantalla, o incluso solo audio.
Para controlar quién tiene la capacidad de compartir pantalla, ve a Configuración -> En Reunión (Básico) -> Compartición de Pantalla. Puedes seleccionar quién puede compartir, cuántas personas pueden compartir al mismo tiempo, y si las personas pueden tomar el control de la compartición de pantalla.
Sin embargo, estas no son las únicas funciones avanzadas: puedes encontrar más dentro de las reuniones en vivo. Simplemente haz clic en Compartir Pantalla en la parte inferior de tu ventana de Zoom para abrir los controles.
Algunas configuraciones que puedes cambiar incluyen:
- Qué secciones de tu pantalla o aplicaciones compartes
- Si deseas compartir sonido
- Si quieres compartir documentos, incluso desde almacenamiento en la nube
- El diseño que deseas para tu vista de compartición de pantalla
- Opciones adicionales, como vistas de cámaras secundarias, compartir archivos de video y usar AirPlay para mostrar algo
5. Prueba las Opciones de Anotación
Las anotaciones pueden aclarar puntos complejos y fomentar la colaboración. Es una gran manera para que las personas resalten elementos, llamen la atención sobre lo que otros necesitan ver, o añadan visuales para explicaciones verbales. Esta es probablemente una de mis características favoritas de Zoom.
Usar la herramienta de anotación es fácil. Mientras compartes pantalla, haz clic en el botón Anotar en la barra de herramientas.
Usa herramientas – como un bolígrafo, resaltador o cuadro de texto, para anotar tu pantalla. Puedes borrar las anotaciones con el botón Borrar.
6. Configura Otter.ai o Herramienta de Transcripción Similar
A menudo lucho por capturar todo lo que se dice durante una reunión. Cuando eso sucede, ayuda tener una transcripción para revisar. Zoom graba videos, pero para mí, solo tener la conversación en formato escrito es más fácil de seguir.
Hay varias herramientas que puedes usar para capturar transcripciones, pero los pasos aquí son para usar Otter.ai, ya que lo prefiero.
Una vez que configures una cuenta con Otter.ai o una herramienta similar, verifica tus configuraciones de grabación yendo a Personal -> Configuración -> Grabación.
Verifica que las siguientes opciones estén configuradas:
- Grabación en la nube: Habilitada
- Grabar archivos solo de audio: Habilitada
- Permitir compartir grabaciones en la nube: Habilitada
- Grabación automática: Habilitada
- Grabar en la nube: Habilitada
- Control de Acceso por Dirección IP: Deshabilitado
- Requerir que los usuarios se autentiquen antes de ver grabaciones en la nube: Deshabilitado
- Requerir código de acceso para acceder a grabaciones compartidas en la nube: Deshabilitado
- Establecer grabación como bajo demanda por defecto: Deshabilitado
Después, debes regresar a tu servicio de transcripción (Otter.ai) y conectar a Zoom y la plataforma de transcripción. Los pasos para esto pueden variar según tu programa de transcripción, pero la mayoría son bastante sencillos.
7. Guarda Grabaciones Automáticamente en Almacenamiento en la Nube
Aunque las transcripciones funcionan bien para las ideas expresadas durante una reunión, también puede que necesites ver el video más tarde. Zoom facilita relativamente guardar grabaciones, pero pueden ocupar mucho espacio en tu disco duro o en el almacenamiento de Zoom. Afortunadamente, herramientas como Zapier hacen que guardar grabaciones automáticamente en Google Drive o Dropbox sea fácil.
Necesitarás tanto una cuenta de Zoom como de Zapier. Una vez que integres estas dos plataformas, puedes hacer un zap con el evento “Nueva Grabación” como el desencadenante.
Ve a Google Drive y crea una carpeta donde quieras que se suban las grabaciones. Regresa a Zapier y establece la acción como Subir Archivo con Google Drive, luego especifica la carpeta que creaste.
Con unos pequeños ajustes en tus configuraciones de Zoom, puedes reducir las distracciones en las reuniones y ahorrar tiempo. Sigue leyendo para aprender cómo integrar Zoom con otras herramientas como Slack y automatizar otras partes de tu jornada laboral.
Crédito de la imagen: Canva. Todas las capturas de pantalla por Megan Glosson.
