8 Maneras de Limpiar Datos en Microsoft Excel

Los errores ocurren, especialmente en tus hojas de cálculo. Errores tipográficos, espacios extra, duplicados, errores de fórmula y celdas en blanco pueden ser problemáticos cuando es hora de analizar tus datos. Para limpiar tu hoja de cálculo de Microsoft Excel, prueba una o más de estas maneras de ocuparte de los “datos sucios”.

FYI: ¿necesitas también limpiar los datos en tu unidad “C”? Te mostramos cómo.

Tabla de Contenidos

• 1. Eliminar Espacios Extra
• 2. Eliminar Caracteres No Imprimibles
• 3. Eliminar Filas en Blanco
• 4. Corregir el Caso de las Letras
• 5. Encontrar y Eliminar Duplicados
• 6. Limpiar el Formato
• 7. Convertir Texto en Columnas
• 8. Resaltar Errores
• Preguntas Frecuentes

1. Eliminar Espacios Extra

Ya sea por importar o por error de escritura, puedes terminar con espacios extra en tus datos. Esto puede incluir espacios al principio de una celda, espacios al final o espacios diversos entre palabras o valores. Aunque pueden parecer inocentes, puedes encontrarte fácilmente con problemas al filtrar, ordenar o formular datos con espacios extra.

Hay dos maneras simples de eliminar espacios extra en tu hoja de Excel: la función TRIM y la herramienta Buscar y Reemplazar.

Usar la Función TRIM

La función TRIM en Excel trabaja específicamente para eliminar espacios en blanco de tus datos. La sintaxis de la fórmula es simplemente TRIM(text). Ingresa una referencia de celda o el texto para el argumento.

Veamos un ejemplo. En la celda A1 tenemos espacios al principio, al final y espacios extra entre el texto. Ve a otra celda e ingresa la siguiente fórmula para eliminar el espacio en blanco:

=TRIM(A1)

La función elimina los espacios y nos proporciona datos limpios.

Para otro ejemplo, ingresaremos el texto como argumento en lugar de la referencia de celda. Asegúrate de encerrar el texto entre comillas usando esta fórmula:

=TRIM(“   John    Jacob    Smith   ”)

Verás que los espacios son eliminados.

Lo importante a tener en cuenta sobre el uso de la función TRIM es que ingresas la fórmula en una celda diferente a la que contiene los datos, a menos que quieras reemplazar esos datos.

Consejo: puedes encontrar estas fórmulas avanzadas de Excel muy útiles.

Usar la Herramienta Buscar y Reemplazar

Si tienes espacios extra dispersos en tu hoja, puedes preferir usar la herramienta Buscar y Reemplazar de Excel en lugar de la función TRIM. Con este método, puedes eliminar todos o un número específico de espacios.

1. Ve a la pestaña “Inicio”, abre el menú desplegable “Buscar y Seleccionar” en la sección de Edición y selecciona “Reemplazar.”

1. En el cuadro de Buscar y Reemplazar que aparece, usa el cuadro “Buscar qué” para ingresar un solo espacio si deseas eliminar todos o el número exacto de espacios que deseas eliminar.

1. En el cuadro “Reemplazar con”, ingresa nada si deseas eliminar todos los espacios o el número exacto de espacios que deseas mantener.

1. Selecciona “Reemplazar Todo” para eliminar los espacios extra, y verás que tu hoja se actualiza inmediatamente.

2. Eliminar Caracteres No Imprimibles

Los caracteres no imprimibles son similares a los espacios extra que pueden aparecer. Estos son los primeros 32 caracteres, incluido cero, en el código ASCII de 7 bits para cosas como un carácter nulo, el inicio de un encabezado, avance de formulario, retorno de carro y separador de unidad. Al igual que los espacios, estos caracteres pueden causar problemas al calcular fórmulas, ordenar o filtrar en tu hoja de Excel.

Convenientemente, puedes usar una simple función para eliminar caracteres no imprimibles en Excel. La función se llama CLEAN, y la sintaxis de la fórmula es CLEAN(text), donde puedes ingresar el texto o una referencia de celda para el argumento.

En este ejemplo, tenemos los caracteres no imprimibles CHAR(10) al inicio y al final de nuestra fórmula en la celda A1.

Usa esta fórmula para eliminarlos:

=CLEAN(A1)

También puedes ingresar el texto como parte de la fórmula CLEAN. Usa la siguiente fórmula si deseas reemplazar el texto existente con texto limpio en lugar de usar una celda separada.

=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))

Los caracteres no imprimibles son eliminados, dejando solo el texto detrás.

3. Eliminar Filas en Blanco

Si terminas con filas en blanco en tu hoja, estas pueden ocupar espacio necesario para datos reales. Puedes eliminar las filas en blanco en Excel en solo unos pocos pasos y recuperar espacio en tu hoja.

1. Ve a la pestaña “Inicio”, abre el menú desplegable “Buscar y Seleccionar” en la sección de Edición y selecciona “Ir a Especial.”

1. En la ventana que aparece, selecciona “Blancos” y haz clic en “Aceptar.”

1. Verás todos los espacios en blanco resaltados temporalmente. Antes de eliminar las filas, revísalas para confirmar que no hay otros datos. Esto es especialmente importante si no puedes ver las columnas adicionales sin desplazarte hacia la derecha. Para eliminar las filas en blanco, regresa a la pestaña “Inicio”, abre el menú desplegable “Eliminar” y selecciona “Eliminar Filas de la Hoja.”

1. Verás que las filas en blanco desaparecen y las filas restantes en tu hoja se desplazan hacia arriba.

Bueno saber: aprende cómo combinar texto en Microsoft Excel.

4. Corregir el Caso de las Letras

Si estás importando datos, puedes encontrar casos de letras mezclados entre tus datos. Puedes usar un par de funciones de caso simples en Excel para hacer que el caso sea consistente.

LOWER convierte todas las letras a minúsculas, UPPER convierte todas las letras a mayúsculas y PROPER capitaliza la primera letra de cada palabra en una cadena de texto y cambia todas las demás letras a minúsculas. Además, PROPER capitaliza la primera letra después de un carácter que no sea una letra, como 1a a 1A.

La sintaxis para cada una es la misma, LOWER(text), UPPER(text), y PROPER(text), donde puedes usar el texto o una referencia de celda para el argumento. Veamos ejemplos.

Para cambiar todas las letras a minúsculas en la celda A1, usa esta fórmula:

=LOWER(A1)

Para cambiar todas las letras a mayúsculas en la misma celda, usa esta fórmula:

=UPPER(A1)

Para capitalizar la primera letra de cada palabra en la cadena de texto en la celda A1, usa esta fórmula:

=PROPER(A1)

También puedes usar un rango de celdas para el argumento en las fórmulas. Podemos usar la función PROPER para cambiar el caso de las letras en las celdas A1 a A5 con esta fórmula:

=PROPER(A1:A5)

5. Encontrar y Eliminar Duplicados

Los datos duplicados son más datos que puedes querer limpiar en tu hoja de Excel. Podrías tener el mismo nombre de cliente, dirección de correo electrónico, número de teléfono o algo similar, donde el duplicado es un dato extra que no necesitas.

Hay varias maneras de encontrar y eliminar duplicados en Microsoft Excel, y puedes consultar nuestro tutorial sobre este tema para los diversos métodos. Aquí, estamos viendo solo la opción más simple, que es usar la función integrada de Eliminar Duplicados de Excel.

Ten en cuenta que Excel mantiene la primera instancia y elimina la siguiente instancia.

1. Comienza seleccionando el rango de celdas que contiene los duplicados, luego dirígete a la pestaña “Datos” y haz clic en “Eliminar Duplicados” en el grupo Herramientas de Datos.

1. En la ventana emergente, puedes reducir los datos para revisar y eliminar. Primero, marca las casillas o usa “Seleccionar Todo” para aquellas columnas que deseas revisar en busca de duplicados. A continuación, marca la casilla si tus datos contienen encabezados. Haz clic en “Aceptar” para continuar.

1. Si Excel elimina con éxito los datos duplicados, verás un mensaje emergente que te informará sobre los números de lo que fue eliminado y mantenido.

1. Tu hoja estará limpia con esos duplicados eliminados.

FYI: aprende cómo llevar tus datos en un PDF y convertirlos en una hoja de cálculo de Excel.

6. Limpiar el Formato

Si tienes varias personas trabajando en una hoja o que han copiado y pegado datos de otra ubicación, puedes tener un formato extra que no necesitas. Esto puede incluir fuente en negrita, colores de relleno o bordes. Afortunadamente, no tienes que cambiar cada celda, fila o columna una por una. Puedes limpiar el formato en tu hoja con un clic.

Ten en cuenta que si configuraste formato condicional en tu hoja, limpiar el formato como se explica aquí también eliminará ese formato.

1. Selecciona el rango de celdas que contiene el formato que deseas eliminar. Tenemos texto en negrita, colorido e itálico junto con un color de relleno y bordes.

1. Ve a la pestaña “Inicio”, abre el menú desplegable “Limpiar” y selecciona “Limpiar Formatos.”

1. Verás que todo el formato en esas celdas desaparece y tendrás una pizarra limpia.

7. Convertir Texto en Columnas

Cuando importas datos de otra fuente, no siempre están dispuestos de la manera que deseas. Puedes tener filas con datos que necesitan ser colocados en celdas separadas en columnas. Puedes convertir este texto en columnas en solo unos pocos pasos para que sea más fácil de manipular.

1. Selecciona las celdas que deseas convertir, dirígete a la pestaña “Datos” y elige “Texto en Columnas” en el grupo Herramientas de Datos.

1. Cuando se abra el Asistente para Convertir Texto en Columnas, sigue unos pocos pasos para convertir tus datos según su estado actual y cómo deseas mostrarlos. Comienza eligiendo “Delimitado” o “Ancho fijo.” Excel te proporciona una recomendación basada en tus datos, pero puedes elegir la opción que sea más aplicable. Haz clic en “Siguiente.”

1. Dependiendo de qué opción elijas en el primer paso, verás el segundo paso correspondiente. Por ejemplo, si eliges datos delimitados, puedes elegir el delimitador, y si tienes datos fijos, puedes ajustar los anchos de las columnas. Haz clic en “Siguiente.”

1. Elige el formato de datos para la columna, como texto o fecha, e ingresa el destino para los datos convertidos. Haz clic en “Finalizar.”

1. Verás tu texto convertido en columnas, listo para que trabajes con él.

Bueno saber: aprende cuál usar: Grammarly o Microsoft Editor.

8. Resaltar Errores

Si bien Excel hace un buen trabajo señalando errores en las celdas, como aquellos de fórmulas, puede que no notes estos errores si tienes una hoja de cálculo extensa. Con el formato condicional, puedes resaltar los errores para que seas más propenso a verlos y corregirlos.

1. Selecciona toda la hoja haciendo clic en el botón “Seleccionar Todo” (triángulo) en la parte superior izquierda de la hoja. Si prefieres solo revisar ciertas celdas, selecciona esas en su lugar.

1. Ve a la pestaña “Inicio”, abre el menú desplegable “Formato Condicional” en el grupo Estilos y elige “Nueva Regla.”

1. Cuando aparezcan las opciones de la ventana Nueva Regla de Formato, selecciona “Formatear solo celdas que contengan” en la parte superior y “Errores” en la lista desplegable en la parte inferior.

1. Haz clic en el botón “Formato” para elegir el formato que deseas aplicar. Puedes hacer cosas como llenar las celdas con un color, poner el texto en negrita o agregar un borde oscuro. Selecciona “Aceptar” después de configurar el formato.

1. Verás una vista previa de tu selección en la parte inferior de la ventana Nueva Regla de Formato. Haz clic en “Aceptar” para guardar y aplicar la regla.

1. Cuando veas tu hoja o celdas seleccionadas, verás esos errores aparecer. Una vez que corrijas un error, el formato desaparece y puedes pasar al siguiente.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo reviso errores ortográficos en Excel?

Al igual que en las otras aplicaciones de Microsoft Office, también puedes usar un corrector ortográfico en Excel. Esto es útil para encontrar errores tipográficos comunes o errores de ortografía.

Ve a la pestaña “Revisar” y selecciona “Ortografía” en la sección de Prueba del menú. Cuando aparezca el cuadro de revisión ortográfica, verás las palabras en tu hoja de cálculo que no están en el diccionario. Puedes ignorar la ortografía, agregar la palabra al diccionario, cambiarla manualmente o usar una de las sugerencias.

¿Cómo sé cómo corregir un error en Excel?

Si ves un error particular en tu hoja, selecciona la celda y ve a la pestaña “Fórmulas”. Haz clic en “Verificación de Errores” en el grupo de Auditoría de Fórmulas. Verás que aparece la ventana de Verificación de Errores con detalles breves sobre el error. Puedes elegir obtener ayuda con el error de Microsoft en la Web, mostrar los pasos de cálculo, ignorar el error o editar la fórmula.

Además, puedes visitar la página Cómo Evitar Fórmulas Rotos en el sitio de Soporte de Microsoft para obtener una lista de errores comunes de fórmulas con descripciones.

¿Cómo convierto filas en columnas o viceversa en Excel?

Similar a la función Texto en Columnas discutida aquí, puedes convertir datos de una fila a una columna o de una columna a una fila en Excel.

La forma más simple utiliza copiar y pegar con la función Transponer. Alternativamente, puedes usar la función TRANSPOSE. Echa un vistazo a nuestro tutorial completo sobre la transposición de datos en Excel, que explica ambos métodos.

Créditos de imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.