Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook - Guía Todo en Uno

Si eres nuevo en Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook, sigue leyendo.

Esta integración es una poderosa combinación para el procesamiento sin papel de documentos en casa, trabajo y escuela. Probé la herramienta para Outlook durante unos días antes de escribir esta explicación en profundidad. Aquí, aprenderás lo básico, sus funcionalidades, conocimientos técnicos y soluciones de problemas. ¡Empecemos a profundizar!

¿Qué es Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook?

Adobe DC para Microsoft Outlook es un complemento para la aplicación de escritorio, web y macOS de Outlook. Integra varias funcionalidades de la aplicación original Adobe Acrobat Pro directamente en tu cliente de correo electrónico de Outlook en casa, la escuela o la oficina.

Si utilizas este complemento, puedes:

• Firmar un PDF y adjuntarlo directamente desde Outlook.
• Enviar documentos grandes, contratos, documentos legales, etc., como correos electrónicos de Outlook.
• Acceder inmediatamente a documentos de varios almacenamientos en la nube como Microsoft OneDrive, SharePoint, etc.

También no tendrás que convertir imágenes escaneadas, documentos de Word, correos electrónicos y otros archivos a PDFs para enviarlos por correo.

Sin embargo, debes cumplir con los siguientes requisitos del sistema para usar Adobe DC para Microsoft Outlook:

• PCs con Windows 7 o más recientes
• Cliente de correo electrónico de Outlook de Microsoft Office 2010 y 2013
• Usar una cuenta escolar o de trabajo para Microsoft 365
• Nuevo Outlook en Windows, web y Mac
• Suscripción activa a Adobe DC o Adobe Acrobat Pro.

Encuentra a continuación las opciones de descarga:

¿Qué hace Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook?

Adobe DC para Outlook te permite subir tus grandes archivos adjuntos de correo electrónico a tu cuenta de Adobe DC directamente desde la aplicación de escritorio o web de Outlook. Luego, puedes usar el mismo complemento para crear un vínculo compartible para el archivo subido y enviarlo por correo.

Normalmente, Outlook permite adjuntar documentos, multimedia, archivos ZIP, etc., en el rango de 10 MB a 150 MB. Así que, si necesitas enviar un archivo realmente grande, este complemento es muy útil. Además, si necesitas firmar un PDF y obtener la firma de un colaborador, cliente o consumidor, puedes usar la función de firma electrónica de alta seguridad del complemento. Así, imagina que estás firmando un documento desde una PC y lo has enviado a alguien que accederá y firmará electrónicamente el PDF desde un teléfono inteligente. En este escenario, Adobe DC reenvía automáticamente al destinatario a una API compatible con dispositivos móviles adecuada para la firma electrónica.

Además, puedes utilizar el complemento de Adobe DC para convertir un correo electrónico en un archivo PDF en tiempo real con un solo clic. Cuando recibas correos electrónicos posteriores en el mismo hilo, puedes enmendar el PDF existente para añadir los nuevos mensajes. Así, puedes crear una copia de seguridad confiable de todos los correos electrónicos para un proyecto en un PDF fácilmente accesible.

Cómo agregar Adobe DC para Microsoft Outlook

El proceso de instalación depende de la edición de Outlook que estés utilizando. He mencionado a continuación los métodos tanto para las versiones clásicas como para las nuevas:

Instalación del complemento clásico de Outlook

1. Descarga el complemento Adobe DC para Outlook de 32 bits o 64 bits desde el portal de Adobe.
2. Ejecuta el instalador desde el directorio de Descargas.
3. El asistente de configuración localizará automáticamente las ediciones de Outlook 2010 o 2013 en tu PC y comenzará el proceso de instalación.
4. Si no tienes una aplicación de escritorio de Outlook compatible, verás un mensaje de error como se muestra a continuación. Además, asegúrate de descargar el mismo complemento de Adobe DC que la arquitectura de tu Outlook. Por ejemplo, si estás utilizando una aplicación de Outlook de 32 bits, debes obtener la edición de 32 bits de Adobe DC.

Si no sabes la arquitectura del software de tu aplicación de Outlook, aquí te explico cómo encontrarla:

1. En la aplicación de escritorio de Outlook, presiona Alt + F + D para mostrar la pantalla de Información del Producto de Microsoft.
2. Haz clic en el botón Acerca de Outlook.
3. Deberías ver si tu configuración de Outlook es de 32 bits o de 64 bits en la parte superior del cuadro de diálogo Acerca de Microsoft.

Instalación del nuevo complemento de Outlook

1. Abre la aplicación de escritorio de Outlook para Microsoft 365.
2. Haz clic en el botón Más aplicaciones en el panel de navegación izquierdo.
3. Verás Agregar aplicaciones en la esquina inferior derecha del nuevo menú flotante. Haz clic en eso.
4. Ahora, serás llevado a la pantalla de Aplicaciones de Outlook.
5. Escribe Adobe en el campo de Buscar aplicaciones y más.
6. Espera a que todas las aplicaciones de Adobe aparezcan en el lado derecho.
7. Ahora, haz clic en la opción Adobe Acrobat para Microsoft. Debería ser el cuarto elemento en la página de resultados de búsqueda.
8. Haz clic en Agregar en la siguiente pantalla.
9. Debería instalarse en unos segundos y mostrar una pantalla de bienvenida. Toca en Entendido.
10. Haz clic en el icono de Correo en la barra lateral de Outlook para regresar a la pantalla de inicio.

Instalación de Adobe Sign para el nuevo Outlook

Sigue los pasos mencionados anteriormente para llegar a la pantalla donde puedes ver todos los complementos de Adobe para Outlook.

Haz clic en el tercer complemento Adobe Sign, que es exclusivo para la aplicación de Outlook para usuarios individuales y comerciales. Si eres de una agencia gubernamental, haz clic en el segundo complemento Adobe. Ese está diseñado específicamente con características de seguridad mejoradas para organizaciones.

Cómo usar Adobe DC para Microsoft Outlook

1. Abre un correo electrónico en tu aplicación de escritorio de Outlook.
2. Deberías ver el icono de Aplicaciones en el bloque de dirección de correo electrónico del remitente.
3. Generalmente está en el bordes derecho de la barra de menú del correo electrónico del remitente.
4. Haz clic en Aplicaciones.
5. Ahora deberías ver el complemento de Adobe Acrobat para Microsoft en el menú flotante de Aplicaciones de Outlook.
6. Haz clic en el complemento Adobe Acrobat.
7. Si estás utilizando la herramienta por primera vez, Adobe te llevará a la pantalla de inicio de sesión.
8. Inicia sesión en la aplicación con la cuenta de correo electrónico que utilizaste para la suscripción a Adobe DC.
9. Ahora, comienza a redactar un nuevo correo en Outlook.
10. Cuando necesites compartir un vínculo para un archivo grande a través de Adobe DC, haz clic en Aplicaciones > complemento de Adobe Acrobat.
11. La barra lateral de Adobe Acrobat se abrirá en la parte derecha de Outlook.
12. Haz clic en la opción Compartir como vínculo.
13. Obtendrás algunas opciones para elegir el documento. Por ejemplo, Seleccionar desde OneDrive y Seleccionar desde Mi Computadora.
14. Una vez que lo hagas, Adobe Acrobat subirá el archivo a su propio almacenamiento en la nube seguro.
15. Cuando la subida esté completa, adjuntará el vínculo compartible al cuerpo del correo con una o dos frases como instrucciones.
16. Envía el correo al destinatario. Ellos pueden acceder, leer, editar y comentar sobre el documento en línea sin instalar Adobe Acrobat en su PC o Mac.

Cómo Desactivar Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook

Si necesitas eliminar el complemento Adobe DC para Outlook, prueba cualquiera de los métodos mencionados a continuación:

Para el viejo Outlook

1. Cuando estés en la pantalla de inicio de Outlook, presiona Alt + F + T para abrir Opciones de Outlook.
2. Haz clic en Complementos en la barra de menú del lado izquierdo.
3. En el lado derecho, haz clic en el botón Ir a la izquierda del menú desplegable de Complementos COM.
4. Se abrirá el cuadro de diálogo Complementos COM.
5. Busca el complemento Adobe Document Cloud para Microsoft - Acrobat y haz clic en eso.
6. Ahora, presiona el botón Eliminar.

Para el nuevo Outlook

1. Haz clic en el botón Más aplicaciones en el panel de navegación de la izquierda de Outlook.
2. En el diálogo flotante, haz clic en Agregar aplicaciones.
3. Haz clic en la opción Gestionar tus aplicaciones en la esquina inferior izquierda.
4. En el lado derecho, deberías ver el complemento de Adobe Acrobat.
5. Haz clic en el menú de tres puntos horizontales a la derecha.
6. Haz clic en Eliminar en el menú contextual que se abre.

Resumen

Ahora sabes cómo instalar y usar Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook. A partir de ahora, puedes compartir eficientemente grandes documentos para revisión o firma electrónica con colaboradores.

Además, si enfrentas algún problema después de agregar el complemento Adobe DC para Outlook, puedes solucionarlo desactivando y reactivando la herramienta.

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