Saca tus proyectos de tu correo electrónico con CoordinateHQ

En el panorama de servicios al cliente, el conjunto de herramientas tradicional para la colaboración con clientes está atrasado para una actualización. Al depender de herramientas dispares, los equipos enfrentan desafíos con el flujo de información, la comunicación y la eficiencia general del proyecto. Aunque hay muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, CoordinateHQ ha sido especialmente desarrollado para optimizar la colaboración entre empresas y partes externas, como clientes y freelancers. Tuvimos la oportunidad de probar el software y proporcionar nuestras impresiones en esta reseña.

Este es un artículo patrocinado y fue posible gracias a CoordinateHQ. Los contenidos y opiniones reales son las únicas visiones del autor, quien mantiene independencia editorial incluso cuando una publicación está patrocinada.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es CoordinateHQ?
• Definiendo tu experiencia de usuario
• Creando un proyecto
• Configurando el flujo de trabajo
• Gestionando tus proyectos
• Precios
• Reflexiones finales

¿Qué es CoordinateHQ?

Lanzado en 2020 por veteranos en gestión de clientes, Rick Morrison (CEO) y Jud Gardner (CTO), CoordinateHQ tiene como objetivo transformar las operaciones de servicio al cliente en diversas industrias. Inspirados por su propia experiencia navegando por las limitaciones de las herramientas de colaboración tradicionales, la plataforma ofrece una solución novedosa para optimizar la comunicación y la gestión de proyectos con clientes externos.

Diseñado con los usuarios en mente, CoordinateHQ cuenta con una interfaz simple e intuitiva para una adopción rápida y fácil. Su enfoque en la colaboración permite a los clientes acceder a los detalles del proyecto en tiempo real, facilitando una colaboración fluida. Al reemplazar los largos intercambios de correos electrónicos, esta herramienta fomenta una comunicación transparente y mejora la eficiencia de la colaboración.

Comenzando

Si estás listo para probar CoordinateHQ, dirígete al sitio web oficial y haz clic en el botón Comenzar gratis en la esquina superior derecha. Agrega tu correo electrónico de trabajo o regístrate con tu cuenta de Google si la usas para fines comerciales. Eso es todo lo que necesitas hacer para desbloquear tu prueba gratuita de dos semanas de CoordinateHQ, que te da acceso a la mayoría de las funciones que necesitarás para poner en marcha tu primer proyecto. Debo darles muchos puntos por no pedirte los detalles de tu tarjeta de crédito antes de que tengas la oportunidad de ver de qué se trata la herramienta.

CoordinateHQ se esfuerza por hacerte sentir como en casa. Una vez que inicias sesión en la plataforma, te guía activamente a través de sus características, ayudándote a familiarizarte rápidamente con ellas. Comencé con el video introductorio, luego trabajé en las mini-tareas, que incluyen crear un proyecto e invitar al primer colaborador. Puedes hacer esto para máxima eficiencia o proceder a explorar la herramienta por tu cuenta, si prefieres esta ruta. Hice una mezcla de ambas.

Definiendo tu experiencia de usuario

Al principio, la interfaz de CoordinateHQ parece un poco decepcionante. Con un esquema de colores neutro compuesto principalmente por elementos en negro, blanco y gris, está diseñada para enfatizar la funcionalidad. Afortunadamente, puedes inyectar un poco de estilo en ella. Para una integración de marca fluida, CoordinateHQ permite a los usuarios subir su logotipo y elegir colores que reflejen su paleta de marca.

Personaliza la plataforma a través de la página de configuración dedicada. Haz clic en tu nombre en la esquina superior derecha de la pantalla y selecciona Configuración. En Configuración de cuenta en el menú de la izquierda, haz clic en Tu logotipo y marca.

Creando un proyecto

La interfaz intuitiva de CoordinateHQ permite una fácil creación de proyectos. Navega al menú Proyecto y selecciona Agregar proyecto para iniciar tu primer proyecto. Asegúrate de revisar también la sección Plantillas, ya que encontré un par de opciones realmente útiles. Para este artículo, de hecho utilicé la Plantilla de proyecto de diseño para clientes.

Esto crea automáticamente un esquema de proyecto para ti. Puedes trabajar para llenarlo con los detalles únicos de tu proyecto, incluyendo resumen, objetivos, etc. Aunque debo admitir que soy más parcial al diseño de estilo tarjeta de aplicaciones como Trello, el diseño del esquema de proyecto de CoordinateHQ indudablemente cumple su función.

Desde la página del proyecto, puedes agregar colaboradores ya sea como Clientes (externos) o miembros de Tu equipo (que has agregado previamente a través de la configuración). Una vez que inicien sesión en CoordinateHQ, también podrán acceder al esquema del proyecto y más, dependiendo de su rol. Modifica los permisos de un usuario en la configuración. Administrador de facturación tiene el nivel de acceso más alto, mientras que un Gerente solo puede acceder a proyectos donde son propietarios o colaboradores.

Agregando una tarea

Para comenzar a agregar nuevas tareas, haz clic en el botón Editar plan. Agrega una Descripción para tu tarea y fecha de vencimiento si lo deseas. También puedes incluir una lista de verificación, adjuntar archivos o agregar etiquetas. No olvides asignarla a alguien, incluidos clientes o miembros del equipo interno.

CoordinateHQ tiene una opción útil, donde asignas roles a las personas que trabajan en tu proyecto para gestionar fácilmente las responsabilidades comunes en un proyecto. Ve a Configuración y haz clic en Roles de proyecto bajo Gestión de datos. El rol predeterminado es Gerente de proyecto, y este es un rol que no puedes editar (aunque puedes asignarle roles adicionales desde la página del proyecto).

Este rol se asigna automáticamente al Administrador de facturación, pero puedes crear otros roles, como Cliente o Diseñador. Luego conecta la dirección de correo electrónico de un colaborador a un rol, para no tener que recordar siempre quién es quién.

Cuando asignas un rol a una tarea, el sistema lo reasignará automáticamente al usuario que ocupa esa posición. Por ejemplo, puedes asignar una tarea de rediseño de logotipo a Diseñador. Si has asignado previamente este rol a uno de los miembros de tu equipo, su nombre aparecerá cuando pases el cursor sobre la tarea.

Cuando una tarea está activa, tus colaboradores externos podrán ver una notificación en su propio panel de CoordinateHQ para comenzar a enviar mensajes a los miembros del equipo asignados. Esto se siente mucho como interactuar en tiempo real, donde no tienes que actualizar compulsivamente tu bandeja de entrada para ver las últimas noticias sobre tu proyecto.

Configurando el flujo de trabajo

CoordinateHQ asegura que nunca te pierdas actualizaciones importantes de los clientes, incluso cuando no estás revisando constantemente tu correo electrónico. Tú y tu equipo (incluidos los clientes) tienen una única fuente para los detalles de tu proyecto, actualizaciones y elementos de acción. No más cavar en tu bandeja de entrada o preguntarte dónde se encuentra la última versión de un archivo, lo que resulta en flujos de trabajo más suaves y menos tiempo perdido.

Para dar un ejemplo de cómo puedes mejorar tu flujo de trabajo con CoordinateHQ, digamos que estás rediseñando el portal web de tu cliente y necesitas saber cada vez que un nuevo producto ingresa a su tienda en línea. Tu cliente no tendrá que enviarte un correo electrónico separado cada vez que aparezca un nuevo producto en su distribución. En su lugar, puedes crear un formulario en CoordinateHQ a través de la configuración. En Gestión de datos, navega a Formularios y agrega los campos de información deseados al formulario. Por ejemplo, Nombre del producto y Precio.

De vuelta en tu panel de CoordinateHQ, puedes agregar un Enlace de acción que lanzará el formulario. Esto significa que los clientes pueden agregar la información directamente desde su panel de CoordinateHQ. Completar el formulario crea automáticamente una nueva tarea en tu esquema de proyecto, capturando todos los detalles para su uso posterior. Es súper fácil y conveniente, y solo toma unos minutos configurarlo. También puedes incrustar formularios en tareas.

Si bien los participantes del proyecto reciben correos electrónicos de progreso con las últimas actualizaciones y nuevas tareas de CoordinateHQ, es mucho más fácil rastrear correos electrónicos desde una sola fuente que mantener un ojo en los innumerables hilos de correo electrónico de múltiples partes que pueden o no estar relacionados con ese proyecto específico.

Gestionando tus proyectos

Cuando se trata de gestionar tus proyectos, CoordinateHQ lo hace muy fácil. Haz clic en Proyectos en el menú superior para obtener rápidamente una visión general de todos tus proyectos hasta ahora. Puedes ver información de un vistazo, como Estado del proyecto, Etiquetas, Gerente, etc. Puedes usar filtros para ver proyectos según ciertos criterios. Para ver todas tus tareas, puedes cambiar a la pestaña Tareas.

Si deseas agregar aún más información a la tabla, haz clic en el ícono en forma de engranaje en la esquina superior derecha. He agregado el campo % Tareas completadas. Pero, ¿qué pasa si deseas agregar algo que no está en la lista?

Puedes ir a la configuración, luego hacer clic en Campos personalizados bajo Gestión de datos. Puedes introducir, por ejemplo, un Checkbox para saber si el proyecto fue pagado o no.

Cuando vuelvas a la vista de tus proyectos y hagas clic en el ícono de engranaje, deberías ver la opción para agregar la casilla de verificación a la tabla.

Precios

Una vez que expire la prueba gratuita, tendrás que actualizar a un plan de pago si deseas seguir utilizando CoordinateHQ. Hay un paquete Pro a $65 por usuario al mes, que desbloquea algunas opciones más, incluida la capacidad de configurar un nombre de dominio personalizado y hasta 100GB de almacenamiento de archivos.

CoordinateHQ también ofrece un nivel Enterprise, pero necesitarás ponerte en contacto con su equipo de ventas para discutir detalles específicos.

Reflexiones finales

Durante mi tiempo usando CoordinateHQ, descubrí que la herramienta promueve una gestión de proyectos eficiente al fomentar una comunicación clara, una gestión de tareas organizada y una colaboración en tiempo real, lo que lleva a una finalización más rápida de los proyectos.

A diferencia del correo electrónico, donde las actualizaciones pueden perderse fácilmente, CoordinateHQ ofrece feeds de actividad en tiempo real, manteniendo a todos informados sobre los últimos desarrollos del proyecto y minimizando la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta y actualizaciones de estado. ¡Solo necesitas recordar revisar tu panel de CoordinateHQ todos los días!

La facilidad de uso de la plataforma es lo que realmente me impresionó. Además, si alguna vez te quedas atascado, puedes conectarte fácilmente con CoordinateHQ para una sesión uno a uno, un verdadero salvavidas en ciertas situaciones.

Si bien la interfaz me impresionó en general, la adición manual de campos, como las descripciones de tareas, fue un poco tediosa. Se sintió como un paso adicional que podría haberse eliminado fácilmente al agregar un campo para una descripción de tarea por defecto. También noté que no hay una opción de vista de calendario para ver tus proyectos en una línea de tiempo, por lo que es posible que debas confiar en otra herramienta para eso.

Por el lado positivo, el programa ofrece integración de Webhook API + Zapier (con más opciones en camino), por lo que puedes mejorar significativamente la funcionalidad y optimizar varios procesos. Por ejemplo, pueden integrar CoordinateHQ con su aplicación de calendario preferida, como Google Calendar, a través de Zapier.

Para resumir, CoordinateHQ ha demostrado ser una herramienta poderosa que mejora significativamente el flujo de trabajo y promueve la ejecución exitosa de proyectos.

Crédito de la imagen: Pexels. Todas las capturas de pantalla por Alexandra Arici.