Aquí está la hoja de trucos definitiva de Microsoft OneDrive

Como usuario de Windows, OneDrive de Microsoft es el compañero de almacenamiento en la nube definitivo. Aquí hay una hoja de trucos para asegurarte de que aproveches todos los beneficios.

Aunque hay muchas soluciones de almacenamiento en la nube, tiene mucho más sentido usar OneDrive si eres un usuario de Windows. Las aplicaciones que pertenecen a la misma familia e integran sin problemas con otras aplicaciones agilizarán tu flujo de trabajo y mejorarán tu productividad.

¿Cómo uso OneDrive de manera efectiva?

1. Instalar OneDrive

Si estás usando un dispositivo Windows, OneDrive viene preinstalado en los sistemas operativos más nuevos, pero si no, siempre puedes obtenerlo en la Microsoft Store. Luego puedes proceder a descargarlo en otros dispositivos que uses con frecuencia, como tu teléfono.

Dado que OneDrive es compatible con múltiples plataformas, los usuarios de Mac también pueden instalarlo en sus dispositivos. La razón principal para instalarlo en múltiples dispositivos es acceder a tus archivos desde cualquier lugar. También admite la sincronización de archivos, por lo que no tienes que preocuparte por transferir archivos de un dispositivo a otro.

Otra razón importante es para la copia de seguridad y la restauración. Si uno de tus dispositivos falla, puedes estar seguro de que tus archivos están intactos porque OneDrive respalda tus datos. No olvides que también puedes usar múltiples cuentas de OneDrive en tu PC.

2. Gestión de archivos

2.1 Subir archivos

1. Navega a Microsoft OneDrive para Web.
2. Inicia sesión con tus credenciales.
3. Arrastra los archivos que deseas subir desde el escritorio y colócalos en OneDrive en un navegador.
4. Si encuentras algún error como un nombre de archivo no válido en OneDrive, procede a renombrar el archivo.
5. Haz clic derecho en el archivo respectivo y selecciona Renombrar.

6. Edita el nombre y usa una versión abreviada.
7. Presiona Enter para establecer el nuevo nombre y vuelve a intentar subir el archivo a OneDrive.

Si la velocidad de carga no es la adecuada, puedes reducir el número de archivos que intentas subir a la vez o ver otras formas de aumentar tu velocidad de carga.

2.2 Crear carpetas

1. Inicia OneDrive en tu navegador o en la aplicación de escritorio.
2. Haz clic derecho en cualquier lugar de la interfaz de OneDrive y selecciona Nuevo>Carpeta.
3. Renombra la carpeta, luego mueve archivos arrastrándolos y soltándolos en las carpetas recién creadas.

La clave para una organización eficiente de archivos en OneDrive es subirlos y colocarlos en carpetas.

2.3 Búsqueda de archivos

1. Abre OneDrive y haz clic en el ícono Abrir carpeta en la barra de tareas para abrir la carpeta OneDrive en Explorador de archivos.
2. Haz clic derecho en un espacio en blanco, mueve el cursor a Ordenar por en el menú desplegable para mostrar sus opciones, y luego haz clic en Nombre o Tamaño.
3. Si hay archivos duplicados, OneDrive los mostrará uno al lado del otro porque tienen los mismos nombres o nombres casi idénticos.
4. Haz clic derecho en los archivos duplicados y selecciona Eliminar del menú desplegable para eliminarlos de OneDrive.
5. Alternativamente, mantén presionada la tecla Shift o Ctrl mientras seleccionas, haz clic derecho en los archivos y luego selecciona Eliminar del menú desplegable para eliminarlos de OneDrive.

Esta es una excelente manera de liberar espacio de almacenamiento eliminando archivos duplicados en tu OneDrive. Desafortunadamente, este método manual puede llevar una cantidad exasperante de tiempo, especialmente si tienes muchos archivos en almacenamiento.

Afortunadamente, OneDrive ha introducido una función de búsqueda mejorada con IA que puede ayudarte a mejorar tus resultados de búsqueda y deshacerte de archivos duplicados mucho más rápido.

2.4 Restaurar versiones anteriores de archivos

1. Abre tu navegador preferido y ve a OneDrive.com.
2. Localiza el archivo que deseas restaurar a una versión anterior y haz clic derecho en él.
3. Selecciona Historial de versiones: Esto revela el registro de modificaciones del archivo en particular. También indica la fecha de todas las versiones anteriores junto con los nombres de los usuarios que realizaron los cambios.
4. Elige la versión deseada y haz clic en Restaurar sobre ella.
5. En caso de que necesites confirmar el contenido del archivo antes de hacer cualquier otra cosa, haz clic en Abrir archivo. También hay la opción de descargar la versión preferida del archivo desde OneDrive a tu PC.

Puede sucederle a cualquiera que accidentalmente edite un archivo o que un colaborador edite un archivo compartido. Restaurar a una versión anterior te permite recuperar la versión original.

2.5 Recuperación de archivos

1. Navega a tu navegador, ve al sitio web de OneDrive e inicia sesión con tu información.
2. Ve a Papelera de reciclaje y selecciona todos los archivos que deseas restaurar.
3. A continuación, haz clic en Restaurar, y todos tus archivos seleccionados se restaurarán a la ubicación donde fueron eliminados.

Alternativamente, puedes usar herramientas de recuperación de datos si los archivos ya no están en la Papelera de reciclaje.

2.6 Excluir una carpeta de la sincronización

1. Haz clic en la pequeña flecha en la parte inferior derecha de la barra de tareas y haz clic en el ícono de OneDrive.

2. Selecciona el ícono de engranaje y haz clic en Configuración.

3. En la aplicación de Configuración, selecciona el botón Administrar copia de seguridad.

4. Para la carpeta que deseas excluir de una sincronización, toca la opción Detener copia de seguridad.

No todas las carpetas pertenecen a la nube porque algunas contienen información sensible. Excluir estas carpetas de OneDrive asegura que limites el número de personas que podrían acceder a ellas, por lo que mantienes los datos seguros.

3. Compartir y colaborar

1. En tu navegador, ve al sitio web de Microsoft 365 e inicia sesión en tu cuenta de OneDrive.
2. Selecciona las carpetas o archivos que deseas compartir haciendo clic en los íconos circulares a la izquierda. Haz clic en el ícono Compartir en la parte superior izquierda o haz clic derecho en los elementos seleccionados y ve a Compartir.
3. Habrá dos opciones bajo el pop-up de Enviar enlace. Si estás de acuerdo en compartir tus datos de forma anónima con permisos de edición, continúa con la opción predeterminada de Cualquiera con el enlace puede editar. O, simplemente haz clic en Copiar enlace y salta al paso número 6.
4. En el siguiente paso, bajo Configuraciones de compartición, puedes compartir el enlace con Cualquiera o Personas específicas. Más abajo en Más configuraciones :

• Cambiar permisos de edición – Selecciona Puede editar para permitir que los otros usuarios realicen cambios. Si no estás feliz dando permisos de edición, selecciona Solo puede ver para permitir la visualización de los elementos compartidos.
• Enlaces que expiran (para usuarios premium) – Limita el acceso al enlace por un cierto período de tiempo para mayor seguridad.
• Establecer una contraseña (para usuarios premium) – Configura una contraseña para el enlace para controlar el acceso a datos sensibles.

5. Haz clic en Aplicar cuando termines.
6. En el cuadro de diálogo Enviar enlace, haz clic en Copiar enlace para copiar el enlace a tu portapapeles. Pega este enlace en WhatsApp, Facebook o correo electrónico para compartir el acceso a OneDrive con otro usuario.

También puedes aprovechar la función de compartir directa de OneDrive que te permite compartir directamente con tus contactos y se puede hacer tanto desde la aplicación de escritorio como en la web.

Cualquiera con el enlace ahora puede acceder al archivo compartido y realizar cambios en tiempo real. Lee más sobre este tema

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4. Acceso sin conexión a OneDrive

4.1 Activar Archivos a demanda

1. Inicia sesión en OneDrive en tu dispositivo.
2. A continuación, haz clic en el ícono de Nube de OneDrive en tu bandeja del sistema, selecciona el ícono de engranaje y haz clic en Configuración.
3. Luego, haz clic en la pestaña Configuraciones y haz clic en Descargar archivos a medida que los uses bajo Archivos a demanda.
4. Selecciona Continuar para confirmar el proceso.

4.2 Establecer Siempre mantener en este dispositivo a través de la carpeta de OneDrive

1. Inicia sesión en OneDrive en tu dispositivo.
2. A continuación, haz clic en el ícono de Nube de OneDrive en tu bandeja del sistema y selecciona Abrir carpeta.
3. Localiza todos los archivos o carpetas con el estado ** solo en línea o disponible localmente, haz clic derecho en ellos y selecciona Siempre mantener en este dispositivo.
4. Espera a que se sincronice. Después de eso, el archivo o carpeta mostrará una marca de verificación verde oscura para indicar que ahora está disponible sin conexión.

Con el Modo sin conexión para OneDrive, podrás ver, ordenar, renombrar, mover, copiar y eliminar archivos en tu navegador sin acceso a internet.

5. Seguridad de OneDrive

5.1. Configurar OneDrive con Windows Defender

1. Presiona la tecla Windows, escribe virus y selecciona Protección contra virus y amenazas.
2. Haz clic en Administrar configuraciones.

3. Elige Administrar acceso a carpetas controladas en la sección Acceso a carpetas controladas.

4. Activa el interruptor bajo Acceso a carpetas controladas.

5. A continuación, abre el Explorador de archivos.
6. Haz clic derecho en la carpeta de OneDrive y selecciona Analizar con Windows Defender.

5.2 Habilitar MFA

1. En tu PC con Windows 11, visita el sitio web de Microsoft e inicia sesión en tu cuenta.
2. Haz clic en la pestaña Seguridad y selecciona Opciones de seguridad avanzadas.
3. Desplázate hacia abajo y haz clic en Agregar una nueva forma de iniciar sesión para verificar.
4. Actualmente, hay cinco formas de verificar o iniciar sesión:

• Usando la aplicación Microsoft Authenticator.
• Enviar un código por correo electrónico.
• Usar tu huella digital, cara o PIN.
• Iniciar sesión usando un dispositivo USB, Bluetooth o NFC.
• Enviar un código de texto a tu móvil.

5. En la sección Seguridad adicional, haz clic en la opción Activar para la verificación en dos pasos.
6. Sigue las instrucciones en pantalla.
7. Presiona el botón Finalizar.

Con la MFA habilitada, se te pedirá que verifiques tu identidad cada vez que accedas a OneDrive desde un dispositivo no reconocido. También puedes habilitar la Bóveda Personal. Esto agrega una capa adicional de seguridad con Autenticación de Dos Factores para que solo tú puedas acceder a información sensible.

Consejos adicionales para usar OneDrive

• Si tienes problemas de almacenamiento, puedes aumentar tu almacenamiento de OneDrive de 5GB a 15GB.
• La integración con aplicaciones de Microsoft te permite sincronizar bibliotecas de SharePoint a OneDrive.
• Puedes acceder a OneDrive desde Outlook sin salir de la aplicación de Outlook.
• OneDrive también puede usarse como una solución de respaldo de WhatsApp.
• Puedes subir archivos de hasta 100GB, que es superior al límite, y sincronizarlos con tu disco duro externo.
• En caso de transferencias, también puedes transferir archivos de una cuenta de OneDrive a otra.

La IA también está tomando el control, así que puede que quieras explorar las capacidades de IA de OneDrive y ver si tiene alguna ventaja.

Finalmente, esto no es exhaustivo, ya que no incluye todas las formas de aprovechar al máximo tu OneDrive. Recuerda, siempre puedes revisar y personalizar la configuración de OneDrive para adaptarla a tus preferencias y asegurar una gestión óptima de archivos y privacidad.

Mientras tanto, no podemos olvidar mencionar que las aplicaciones pueden ser decepcionantes a veces. Así que cada vez que OneDrive esté lento o sincronizando constantemente, te animamos a que consultes nuestras guías de solución de problemas de expertos para soluciones rápidas.

Esta hoja de trucos básica debería ayudarte a navegar de manera eficiente por las características esenciales de Microsoft OneDrive y explorar este almacenamiento en la nube a su máximo potencial.

¿Has descubierto un nuevo truco para usar OneDrive de manera más eficiente a partir de esta guía? ¿Tienes uno propio que te gustaría compartir con nosotros? Si es así, comenta abajo.