Cómo pasé de 12,000 correos electrónicos a inbox cero en 2 horas

Siempre hablo sobre cómo no puedo trabajar en un espacio desordenado y desorganizado. Mi escritorio se mantiene limpio, pero mi carpeta de correos electrónicos era una historia diferente. Entre propuestas de relaciones públicas y boletines, todo tipo de correos se habían acumulado, llevando el total a más de 12,000. En este artículo, compartiré cómo abordé este desorden digital y simplifiqué mi bandeja de entrada de Gmail utilizando varios métodos efectivos. Estos consejos se pueden aplicar fácilmente a cualquier proveedor de correo electrónico.

Abordando Boletines y Suscripciones

Mi trabajo requiere que pruebe diferentes herramientas y plataformas, lo que significa registrarme en muchas cuentas. Como resultado, los correos electrónicos de suscripción inundan mi bandeja de entrada regularmente. Luego están los boletines, a los que la mayoría de nosotros nos suscribimos pensando que serían útiles, pero no todos terminan siendo así.

Para abordar esto, comencé con lo obvio, que era cancelar la suscripción. Primero, revisé mi bandeja de entrada, busqué términos como “cancelar suscripción” y “boletín”, y rápidamente me eliminé de las listas que ya no encontraba útiles.

Luego me dirigí a Unroll.Me, que es una herramienta que ayuda a gestionar suscripciones en bloque. Conecté mi cuenta de correo y me mostró una lista de todas las suscripciones que saturaban mi bandeja de entrada. Desde allí, tenía tres opciones: mantener la suscripción, cancelar la suscripción o agregarla a un resumen diario usando el botón “Roll up”.

Me di de baja de la mayoría, manteniendo solo siete que realmente encontré útiles, y agregué una al resumen diario para ver su contenido más tarde. Si has estado postergando la cancelación de suscripciones porque parece tedioso, usar una herramienta como esta hace que el proceso sea mucho más rápido. Ten en cuenta que cancelar la suscripción no eliminará automáticamente los correos electrónicos. Explicaré cómo eliminar los correos en bloque en la siguiente sección.

También decidí usar alias para prevenir futuros desordenes. Al agregar “+news” o “+promo” a mi correo al registrarme, puedo clasificar los boletines y promociones entrantes.

Eliminación en Bloque

Las suscripciones y los boletines son solo una parte de la historia. Conversaciones desactualizadas, viejos correos promocionales, etc., pueden acumularse rápidamente, y eliminarlos uno por uno no es práctico.

Para eliminar en bloque, utilicé la barra de búsqueda para reducir lo que quería eliminar. Busqué términos como “promociones”, “notificaciones” y remitentes específicos también. Escribir older_than:1y me mostró correos electrónicos que no había tocado en más de un año.

Este también es un buen método para encontrar cualquier correo perdido en tu Gmail.

Una vez que tuve mis resultados de búsqueda, hice clic en la casilla en la esquina superior izquierda de los resultados para seleccionar toda la página y presioné el ícono de la papelera. También puedes elegir la opción Seleccionar todo si no quieres hacer esto página por página. Solo asegúrate de revisar que nada importante se esté escapando.

También recomiendo usar categorías para acelerar las cosas. Expandir la sección de Categorías en la izquierda te permite limpiar rápidamente pestañas como Promociones y Social sin tocar correos importantes.

Este proceso me tomó alrededor de 30 minutos, y reduje mi bandeja de entrada a 500 correos.

Gestionando Archivos Adjuntos

Soy un poco acumuladora cuando se trata de archivos adjuntos. Parte de mí siempre piensa, ¿y si necesito este archivo algún día? Así que, eliminarlos no era mi primera opción.

Para gestionarlos, busqué correos en Gmail con archivos adjuntos utilizando el filtro has:attachment. Esto trajo todo desde viejas facturas hasta documentos importantes. Revisé la lista y guardé los archivos importantes en Google Drive. Puedes hacerlo abriendo el correo, haciendo clic en el archivo adjunto y seleccionando Agregar a mi unidad.

Si usas otro servicio en la nube, también funciona. La idea es mantener lo que importa sin obstruir tu bandeja de entrada. Después de guardar lo que necesitaba, eliminé los correos con archivos adjuntos innecesarios.

Si eres reticente a eliminar todo, puedes mover correos con archivos adjuntos a una carpeta separada para revisarlos más tarde.

Archivando y Etiquetando

No todos los correos necesitan ser eliminados. Algunos son importantes pero no necesitan estar en tu bandeja de entrada. Ahí es donde entra la función de archivo. En Gmail, es el ícono de una caja con una flecha apuntando hacia abajo. Lo usé para correos que podría necesitar más tarde, como recibos y algunos mensajes relacionados con cuentas.

Si no estás seguro de si archivar o eliminar, piensa si necesitarás el correo como referencia. Si hay incluso una pequeña posibilidad de que lo hagas, archivar es la opción más segura.

Etiquetar también ayuda, especialmente si quieres mantener las cosas organizadas. Creé etiquetas para categorías como Recibos, Viajes y Trabajo. Para crear una etiqueta:

1. Abre el correo objetivo.
2. Haz clic en los tres puntos en la parte superior.
3. Elige Etiquetar como -> Crear nueva.

Dale a tu etiqueta un nombre y elige un color para ella. Una vez creada la etiqueta, tómate tu tiempo para mover correos relevantes a ella.

Este proceso de archivar y etiquetar me tomó otros 40 minutos, y finalmente llegué a cero. ¡Ver una bandeja de entrada vacía se sintió sorprendentemente refrescante!

Manteniendo Inbox Cero

Alcanzar Inbox Cero se siente genial, pero mantenerlo así requiere consistencia. Aquí hay algunos hábitos que recomiendo para mantenerlo sin pasar horas cada semana:

• Si un boletín o un correo promocional aterriza en tu bandeja de entrada que ya no te parece útil, cancela la suscripción de inmediato. Toma unos segundos y te ahorra de futuros desordenes.
• Configura filtros para clasificar automáticamente los correos en categorías o etiquetas.
• Elige momentos específicos durante el día para revisar tus correos. Esto mantiene las cosas manejables y te ayuda a responder a los importantes sin sentirte abrumado.

• No dejes las cosas para más tarde. Toma una acción (responder, eliminar, archivar) justo cuando abres un correo.
• Cada pocas semanas, usa la búsqueda has:attachment para limpiar archivos innecesarios. Guarda lo que necesitas y elimina el resto.
• Revisa tus carpetas etiquetadas una vez a la semana. No quieres que se conviertan en una bandeja de entrada secundaria llena de correos ignorados.
• Los correos eliminados aún permanecen en tu papelera durante 30 días. Hazlo un hábito vaciar la papelera y las carpetas de Spam para mantener las cosas completamente despejadas.

En conclusión, abordar el desorden en la bandeja de entrada puede parecer una gran tarea al principio, pero una vez que comienzas, notarás lo manejable que se vuelve. Una bandeja de entrada organizada ahorra tiempo, reduce el estrés y te ayuda a mantenerte al tanto de los correos importantes sin sentirte abrumado, especialmente si estás intentando gestionar múltiples cuentas de correo a la vez en Gmail o cualquier otro proveedor.

La clave es la consistencia. Gastar unos minutos al día o un poco más una vez a la semana es suficiente para evitar que tu bandeja de entrada se descontrole nuevamente. Me tomó aproximadamente dos horas terminar todo en Gmail, en parte porque estaba anotando notas en el camino. Probablemente lo harás más rápido sin el paso extra.

Créditos de imagen: Unsplash. Todas las capturas de pantalla por Zainab Falak.