Cómo crear una lista de contactos o de distribución en Outlook

¿Necesitas incluir a menudo al mismo grupo de personas en un correo electrónico? Haz tu vida mucho más fácil aprendiendo a crear una lista de contactos o de distribución en Outlook. Envía correos electrónicos a múltiples destinatarios con solo un clic, ahorrándote la molestia de escribir cada dirección de correo electrónico cada vez. Este tutorial te muestra cómo hacerlo.

Nota: Las listas de distribución se llaman listas de contactos en versiones más nuevas de Outlook.

Tabla de Contenidos

• Crear y editar una lista de contactos en Outlook en Desktop
• Crear y editar una lista de contactos en Outlook en la web (Outlook.com)
• Lista de contactos de Outlook vs. Grupo

Crear y editar una lista de contactos en Outlook en Desktop

El cliente de correo electrónico de Outlook para Windows y macOS es una herramienta poderosa que ofrece muchas características para hacer que tu experiencia de correo electrónico sea lo más eficiente posible. Dicho esto, con gran poder viene un poco de complejidad, que ciertamente se extiende al proceso de creación de listas de contactos o de distribución de Outlook. Sigue nuestras instrucciones paso a paso para navegar por el laberinto que es la interfaz de usuario de Outlook.

Consejo: para limpiar tu bandeja de entrada más rápidamente, intenta crear reglas para tus correos electrónicos de Outlook.

Windows

Ten en cuenta que nuestras instrucciones están destinadas a la versión más reciente. Si estás utilizando una versión más antigua, algunos pasos pueden variar un poco.

Lanza Outlook y cambia a la pestaña Personas haciendo clic en el icono correspondiente en la barra lateral izquierda.

Haz clic en la pequeña flecha junto al botón de Nuevo contacto, y selecciona la opción Nueva lista de contactos.

Nombra tu nueva lista de contactos e ingresa todas las direcciones de correo electrónico que deseas incluir en el campo de entrada de correo electrónico, haciendo clic en el botón Agregar después de cada dirección. Haz clic en el botón Crear para guardar tu lista de distribución de Outlook.

Puedes encontrar tu lista en la sección Todas las listas de contactos de la pestaña Personas. Para agregar o eliminar direcciones, selecciona la lista y haz clic en el botón Editar en la barra de herramientas superior.

Mac

En Outlook para Mac, abre el menú Ayuda. Selecciona la opción Volver a Outlook clásico. Desafortunadamente, este paso es obligatorio, ya que la función de lista de contactos o de distribución actualmente no se incluye en la versión más reciente del cliente de correo electrónico.

Cambia a la pestaña Personas haciendo clic en el icono correspondiente en la parte inferior de la barra lateral izquierda.

Selecciona la opción Nueva lista de contactos en la barra de herramientas superior. Si la opción está desactivada, abre Configuraciones de Outlook, ve a la sección General y desactiva la opción Ocultar carpetas en Mi computadora.

Nombra tu nueva lista de contactos y haz clic en el botón Agregar para incluir a todos los destinatarios previstos. Haz clic en Guardar y cerrar una vez que estés satisfecho con el aspecto de tu lista de distribución de Outlook.

Para editar cualquier lista de distribución creada en Outlook para Mac, navega a la pestaña Personas, selecciona el libro de direcciones en la sección En mi computadora, y haz clic en la lista que deseas editar.

Consejo: además de listas de contactos o de distribución, tanto Outlook para Windows como Outlook para Mac admiten plantillas de correo electrónico, y pueden ahorrarte mucho tiempo si a menudo te encuentras enviando mensajes similares.

Crear y editar una lista de contactos en Outlook en la web (Outlook.com)

¿Utilizando Outlook.com? No te preocupes; no te han excluido del juego de listas de contactos. La interfaz web tiene mucho en común con la última versión de escritorio de Outlook para Windows, por lo que aprender a crear una lista de contactos en Outlook en la web (como a veces se llama a Outlook.com) es pan comido:

En tu cuenta de Outlook.com, navega a la pestaña Personas seleccionando el icono correspondiente en la barra lateral izquierda.

Haz clic en la pequeña flecha desplegable adyacente al botón de Nuevo contacto, y elige la opción Nueva lista de contactos.

Asigna un nombre a tu nueva lista de contactos e ingresa todas las direcciones de correo electrónico deseadas en el campo designado, haciendo clic en Agregar después de cada una. Haz clic en el botón Crear para finalizar y guardar tu nueva lista de distribución de Outlook.

Encuentra tu lista guardada en la sección Todas las listas de contactos dentro de la pestaña Personas. Para agregar o eliminar direcciones de correo electrónico, selecciona tu lista y presiona el botón Editar en la barra de herramientas superior.

Lista de contactos de Outlook vs. Grupo

No serías el primer usuario de Outlook en preguntarte sobre la diferencia entre una lista de contactos y un grupo. Ambas funciones parecen ofrecer funcionalidades similares: agrupar múltiples direcciones de correo electrónico bajo un solo nombre, pero no son del todo intercambiables:

• Lista de Contactos: te permite enviar un correo electrónico a múltiples personas sin tener que seleccionar cada dirección una por una.
• Grupo: un espacio de trabajo compartido que proporciona a múltiples miembros del equipo acceso a un buzón compartido, calendario y almacenamiento de archivos.

Si tu principal objetivo es enviar correos electrónicos a múltiples personas de la manera más sencilla posible, entonces una lista de contactos es lo que necesitas. Pero si tu equipo necesita un entorno más colaborativo con archivos compartidos, calendarios y un espacio central para conversaciones, entonces un Grupo de Outlook es la elección correcta.

Dominando Microsoft Outlook

Así que ahí lo tienes, un mapa simple sobre cómo crear una lista de contactos en Outlook en diversas plataformas. Ahora que lo has dominado, ¿por qué no llevar tus habilidades de Outlook al siguiente nivel? Déjanos mostrarte cómo usar el formato condicional en Microsoft Outlook, lo que te ayudará a mantener tu bandeja de entrada más organizada.

Crédito de imagen: Unsplash. Todas las capturas de pantalla por David Morelo.