Cómo crear una plantilla de correo electrónico en Gmail

Si hay una herramienta que puedes usar para acelerar la creación de correos electrónicos, es una plantilla. Cuando redactas el mismo mensaje de correo electrónico una y otra vez, puedes configurar una plantilla reutilizable en Gmail para ahorrar tiempo. Luego, simplemente cambia pequeños detalles, como nombres y fechas, según sea necesario. Hay dos formas de crear y utilizar plantillas en Gmail: una está disponible para todos, y la otra está disponible para usuarios de Google Workspace. Veamos cómo trabajar con ambas.

Tabla de Contenidos

• Cómo crear una plantilla de Gmail para mensajes repetitivos
• Cómo crear una plantilla de Gmail para mensajes de marketing
• Usar una plantilla de Gmail
• Editar una plantilla de Gmail
• Eliminar una plantilla de Gmail
• Preguntas Frecuentes

Consejo: acelera tus rutinas de correo electrónico habilitando y utilizando atajos de teclado de Gmail.

Cómo crear una plantilla de Gmail para mensajes repetitivos

Puedes configurar una plantilla para mensajes de agradecimiento o actualizaciones semanales. También puedes crear una plantilla para usar como respuesta automática para clientes, compañeros de trabajo o colegas.

Habilitar plantillas en Gmail

Antes de que puedas crear una plantilla, debes habilitar la función en la configuración de Gmail. Dirígete al sitio de Gmail, inicia sesión y sigue estos pasos.

1. Selecciona el ícono de “Configuración” (engranaje) en la parte superior derecha y elige “Ver todas las configuraciones”.

2. Ve a la pestaña “Avanzado” y marca la opción “Habilitar” junto a “Plantillas”.

3. Haz clic en “Guardar cambios” en la parte inferior y luego regresa a tu bandeja de entrada para configurar una plantilla.

Consejo: consulta cómo automatizar las respuestas de Gmail con una plantilla, junto con otras sugerencias similares, en nuestra guía de automatizaciones para aumentar tu productividad diaria.

Crear una plantilla en Gmail

Para crear una plantilla de Gmail, redacta el mensaje que deseas usar y luego guarda la plantilla para reutilizarla más tarde.

1. Selecciona “Redactar” en la parte superior izquierda para abrir una nueva ventana de correo electrónico. Es posible que debas abrir el menú utilizando el ícono de “Mostrar menú principal” (tres líneas) en la parte superior izquierda.

2. Ingresa el asunto, el mensaje y, opcionalmente, los destinatarios, mientras tienes en cuenta estas cosas:

• Si agregas automáticamente una firma de correo electrónico a los mensajes salientes, es posible que desees eliminarla de la plantilla. De lo contrario, la firma se duplicará.
• Si insertas destinatarios, estos se agregarán automáticamente cuando uses la plantilla, aunque puedes editarlos.

3. Cuando estés listo para guardar la plantilla, haz clic en el ícono de “Más opciones” (tres puntos) en la parte inferior.

4. Mueve el cursor a “Plantillas -> Guardar borrador como plantilla”, luego elige “Guardar como nueva plantilla”.

5. Dale un nombre a tu nueva plantilla y haz clic en “Guardar”.

Envía el correo que has redactado o simplemente cierra la ventana de redacción.

Cómo crear una plantilla de Gmail para mensajes de marketing

Si usas Gmail para comercializar tu negocio, aprovecha una función integrada llamada Diseños para tu plantilla. Los diseños incluyen un llamado a la acción, texto simple, anuncio, boletín, nuevo servicio y estilo de marketing por referencia.

Puedes personalizar los diseños con un estilo predeterminado, insertar un diseño y hacer tus ediciones antes de guardarlo como una plantilla.

Nota: hasta la redacción de este artículo, debes suscribirte a uno de estos planes de Google Workspace para usar Diseños: Workspace Individual; Business Standard o Plus; Enterprise Starter, Standard o Plus; o Education Standard o Plus.

Consejo: puedes ahorrar aún más tiempo parcialmente automatizando tu bandeja de entrada de Gmail con scripts de Google.

Previsualizar los diseños

Cuando estés listo para usar uno de los diseños, abre una nueva ventana de correo electrónico utilizando el botón “Redactar” en la parte superior izquierda.

1. Haz clic en el ícono de “Seleccionar un diseño” (cuadrícula) en la parte inferior de la ventana Redactar.

2. Selecciona una opción de diseño para ver una vista previa en la derecha. Si deseas cambiar el estilo, salta a la siguiente sección. De lo contrario, haz clic en “Insertar”.

Ajustar el estilo predeterminado

Si planeas usar diferentes diseños, es posible que desees ajustar los estilos predeterminados. Esto incluye agregar un logotipo, cambiar la combinación de colores, usar un pie de página e incluir enlaces, todos relacionados con tu negocio.

1. Abre las opciones de diseño como se describió anteriormente, luego haz clic en “Estilo predeterminado” para ajustar los siguientes elementos.

• Logos, colores y fuentes: sube un logotipo, elige una paleta de colores o selecciona un nuevo estilo de fuente.
• Detalles del pie de página: agrega el nombre de tu negocio, información de contacto o un aviso en el pie de cada diseño.
• Enlaces: elige e inserta enlaces para usar en los diseños. Agrega una dirección de correo electrónico, dirección web o enlaces a tus redes sociales.

2. Haz clic en “Guardar cambios”.

Editar el mensaje

Después de insertar un diseño y antes de guardarlo como una plantilla, probablemente querrás hacer cambios, ya que los diseños incluyen texto de marcador de posición que querrás editar. También puedes hacer cambios en los elementos del diseño, ya sea que hayas cambiado el estilo predeterminado o no.

1. Con el diseño en la ventana de redacción del correo electrónico, selecciona un elemento para ver las acciones disponibles. Para el encabezado y otras imágenes, cambia la imagen, edita el texto alternativo, agrega un enlace o elimina el encabezado.

2. Para los botones, puedes previsualizar o cambiar el enlace, o eliminar el botón por completo.

3. Para los cuadros de texto, selecciona el texto de marcador de posición y reemplázalo con el tuyo. Alternativamente, elimina la sección.

4. También es posible que desees agregar la línea de asunto para que el mensaje esté listo para ser enviado, esperando a tus destinatarios o lista de correo.

Cuando estés satisfecho con el mensaje final, puedes guardarlo como una plantilla y reutilizarlo en cualquier momento, así como hacer ajustes menores antes de enviarlo.

Guardar el diseño como una plantilla

Guarda esta plantilla de diseño de la misma manera que la plantilla básica. Sigue los pasos 3 a 5 de esas instrucciones, luego envía el correo electrónico o simplemente cierra la ventana de redacción.

Nota: antes de irte de vacaciones, asegúrate de configurar el autorrespondedor de fuera de la oficina de Gmail.

Usar una plantilla de Gmail

Después de que guardes una plantilla, ya sea una plantilla básica o un mensaje de marketing, puedes insertarla en un nuevo correo electrónico en solo unos clics.

1. Selecciona “Redactar” en la parte superior izquierda para abrir una nueva ventana de correo electrónico.

2. Haz clic en el ícono de “Más opciones” en la parte inferior.

3. Mueve el cursor a “Plantillas” y selecciona el nombre de la plantilla debajo de “Insertar plantilla”.

4. Con tu plantilla en la ventana de correo, agrega o edita los destinatarios y haz los cambios que desees en la línea de asunto o el mensaje.

Editar una plantilla de Gmail

Puedes hacer cambios en una plantilla que has guardado y luego simplemente volver a guardarla.

1. Abre la plantilla en un nuevo mensaje de correo electrónico como se describió anteriormente.

2. Haz tus cambios y haz clic en el ícono de “Más opciones”. Mueve a “Plantillas -> Guardar borrador como plantilla” y selecciona el nombre de la plantilla debajo de “Sobrescribir plantilla”.

3. Confirma esta acción haciendo clic en “Guardar”.

Eliminar una plantilla de Gmail

Sigue estos pasos para eliminar una plantilla de Gmail que ya no necesitas:

1. Abre un nuevo mensaje, pero en lugar de insertar la plantilla, abre la ventana de “Redactar”.

2. Mueve el cursor a “Plantillas -> Eliminar plantilla” y elige el nombre de la plantilla debajo de “Eliminar plantilla”.

3. Confirma esta acción haciendo clic en “Eliminar” en la ventana emergente.

Preguntas Frecuentes

¿Por qué no tengo la opción de plantilla en Gmail?

Para mostrar la opción de plantilla, activa la configuración de “Plantilla” en Gmail, como se mostró anteriormente. Si tienes una cuenta de Google Workspace compatible y no ves la opción de Diseño, comunícate con tu administrador de Workspace.

¿Puedo usar plantillas en la aplicación móvil de Gmail?

Hasta la redacción de este artículo, las plantillas solo están disponibles en el sitio web de Gmail, no en la aplicación móvil. Una posible alternativa es crear e insertar una plantilla en un correo electrónico en el sitio de Gmail, luego guardarla como borrador. (Dirige y cierra el mensaje sin enviarlo). Abre la carpeta “Borradores” en la aplicación móvil de Gmail y edita o envía el correo electrónico desde allí.

¿Puedo crear y usar plantillas en Microsoft Outlook también?

Si usas Outlook además de Gmail, también puedes usar plantillas con esa aplicación. Te permite ahorrar tiempo, sin importar qué aplicación utilices.

Consulta nuestra guía completa sobre cómo usar plantillas en Microsoft Outlook.

Crédito de la imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.