Cómo encontrar y eliminar duplicados en Excel

Los valores duplicados en Excel pueden ser molestos, pero afortunadamente, hay varios métodos para encontrarlos y eliminarlos. Recomendamos hacer una copia de seguridad de tu hoja de Excel antes de eliminar los duplicados. Veamos cómo contar, encontrar y eliminar valores duplicados en Excel.

Tabla de Contenidos

• 1. Usar el botón Eliminar duplicados
• 2. Encontrar datos duplicados usando formato condicional
• 3. Eliminar duplicados usando filtro condicional
• 4. Encontrar duplicados en Excel con una fórmula
• 5. Contar el número de duplicados usando una fórmula
• 6. Eliminar valores duplicados usando una fórmula
• 7. Eliminar datos duplicados usando filtros avanzados
• 8. Eliminar duplicados de Excel usando Power Query
• 9. Usar una tabla dinámica

1. Usar el botón Eliminar duplicados

El método más rápido para encontrar y eliminar duplicados en Excel es usar el botón “Eliminar duplicados” de Excel. Este método te permite buscar duplicados basados en datos en una o más columnas. Elimina filas enteras cuando se encuentran duplicados.

Haz clic en cualquier celda con datos en tu hoja de cálculo. Esto no tiene que ser la celda, columna o fila en la que deseas eliminar duplicados.

Selecciona la pestaña “Datos” y haz clic en el botón “Eliminar duplicados” en la barra de herramientas.

Marca la(s) columna(s) en las que deseas eliminar duplicados. Todas las columnas están marcadas por defecto. Además, si tus columnas no tienen encabezados, desmarca la casilla “Mis datos tienen encabezados” para que tu primera fila esté incluida. Haz clic en “Aceptar” después de haber seleccionado las columnas deseadas.

Excel te da un mensaje indicando cuántas filas fueron eliminadas y cuántas filas permanecen. Este método elimina toda la fila, no solo el valor. Presiona “Aceptar” para aceptar los resultados y volver a tu hoja de cálculo.

Si no te gustan los resultados, presiona Ctrl + Z para devolver los valores eliminados a tu hoja.

2. Encontrar datos duplicados usando formato condicional

Si prefieres revisar los duplicados en Excel antes de eliminar algo, intenta usar formato condicional. Esto encuentra duplicados en Excel pero no los elimina.

Selecciona la(s) columna(s) o la hoja completa donde deseas buscar valores duplicados.

Abre la pestaña “Inicio” y haz clic en el botón “Formato condicional”.

Selecciona “Reglas para resaltar celdas” y elige “Valores duplicados”.

Elige el color en el que deseas que aparezcan los valores duplicados. También puedes cambiar el “Tipo de regla” de “Valores duplicados” a “Valores únicos” si prefieres ver los valores únicos resaltados. Haz clic en “Listo” cuando hayas terminado.

Revisa las celdas resaltadas y elimina los duplicados que no deseas. En mi ejemplo, solo quiero eliminar filas donde cada valor esté duplicado.

3. Eliminar duplicados usando filtro condicional

Si deseas facilitar la eliminación de duplicados en Excel después de usar formato condicional, usa un filtro de Excel basado en el color de la celda para mostrar solo duplicados o valores únicos. Con esta opción, eliminarás las filas enteras manualmente o solo las celdas duplicadas.

Configura el formato condicional basado en la sección anterior.

Abre la pestaña “Inicio”, selecciona el botón “Ordenar y filtrar” y elige “Filtro”.

Aparecerán flechas desplegables en el encabezado de cada columna. Haz clic en la flecha y selecciona “Filtrar por color”. Selecciona el color de las celdas duplicadas para ver solo esas. O, selecciona “Sin relleno” para seleccionar solo los valores únicos.

Ten en cuenta que no se muestran duplicados (incluido el valor original) cuando eliges “Sin relleno”. Si aún deseas ver todos los valores, selecciona “Filtrar por color” en su lugar. Esto coloca ya sea las celdas coloreadas o las celdas sin relleno en la parte superior de la lista.

Para mi ejemplo, estoy ordenando por el color de las celdas duplicadas. Esto te permite revisar los duplicados y eliminar cualquier fila o valor que no desees conservar. Si eliges mostrar solo los valores únicos, puedes copiar o mover todos los datos visibles a una nueva hoja. Esto dejará solo los duplicados.

Cuando hayas terminado con la edición de datos, haz clic nuevamente en la flecha desplegable y elige “Borrar filtro”.

Si deseas eliminar las flechas desplegables, selecciona “Ordenar y filtrar” en la barra de herramientas y elige “Filtro”. Esto borrará todos los filtros.

Consejo: puedes hacer mucho más con los filtros de Excel. Por ejemplo, puedes eliminar celdas en blanco o eliminar espacios adicionales de una celda.

4. Encontrar duplicados en Excel con una fórmula

Las fórmulas de Excel pueden realizar casi cualquier tarea en una hoja de cálculo, incluida la búsqueda de duplicados. Hay varias fórmulas diferentes que puedes usar según lo que desees ver. Todas estas se basan en funciones COUNT. Estas fórmulas no eliminan duplicados. Debes hacerlo manualmente una vez que se encuentren. No importa qué fórmula uses, el proceso es el mismo:

Crea una nueva columna en la misma hoja. Yo la etiqueté como “Duplicados”.

Selecciona la primera celda vacía en tu nueva columna. Ingresa tu fórmula deseada (consulta las diversas fórmulas a continuación de los pasos) en la barra de funciones/fórmulas o en la celda misma.

Si deseas extender la fórmula a otras celdas en la columna, haz clic y mantén presionado el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda que contiene la fórmula. Arrastra hacia abajo para llenar tantas celdas como desees.

Ahora que sabes cómo insertar la fórmula, estas son las mejores opciones para usar:

• =COUNTIF(Rango, Criterio) >1 – El rango es tu columna, y el criterio es la celda más alta. Esto funciona bien para encontrar duplicados en una sola columna. Por ejemplo, para ver duplicados basados solo en la columna D, usarías =COUNTIF(D:D, D2) >1. Un resultado de “Verdadero” significa duplicado, mientras que “Falso” significa único.

• Si no deseas que la referencia de celda cambie al arrastrarla, usa referencias de celda absolutas en su lugar. Por ejemplo, usaría =COUNTIF($D$2:$D$105, $D2) >1 para verificar toda la columna D.
• Si deseas mostrar algo diferente a Verdadero o Falso, encierra COUNTIF dentro de una función IF: =IF(COUNTIF($D$2:$D$105, $D2) > 1, "Duplicado", " "). Esto mostrará “Duplicado” para duplicados y una celda en blanco para valores únicos. Puedes usar fácilmente cualquier palabra que desees, como “Duplicado” y “Único”.
• Si deseas comparar múltiples columnas a la vez, necesitarás usar referencias de celda absolutas y una declaración IF, como: =IF(COUNTIFS($D$2:$D$105,$D2,$E$2:$E$105,$E2,$F$2:$F$105,$F2) >1, "Duplicado", "Único") Esta fórmula solo mostrará “Duplicado” si los valores en D, E y F son los mismos. Si alguno de los tres es único en una fila, se mostrará “Único” en su lugar.
• Si deseas mostrar solo los valores duplicados y no la primera ocurrencia del valor, prueba esto en su lugar: =IF(COUNTIFS($D$2:$D2,$D2,$E$2:$E2,$E2,$F$2:$F2,$F2) >1, "Duplicado", "Único") Esto solo muestra “Duplicado” para la segunda o más ocurrencias.

5. Contar el número de duplicados usando una fórmula

Puedes usar la fórmula anterior sin el texto > 1 para contar el número de duplicados en una columna. Las dos fórmulas se convertirán en =COUNTIF($D$2:$D$105, $D2) y =COUNTIF(D:D, D2). Ingresa la nueva columna para que muestre cuántas veces aparece cada elemento en los datos.

Un valor de “1” significa que es un valor único. Cualquier otra cosa equivale a duplicados.

6. Eliminar valores duplicados usando una fórmula

Una vez que hayas encontrado los valores duplicados (Sección 4) o el recuento de duplicados (Sección 5), usa el método de filtro para eliminar duplicados y retener valores únicos.

Haz clic en cualquier parte de la columna con tus valores o recuento duplicados. Ve a “Pestaña de inicio -> Ordenar y filtrar -> Filtro” para habilitar el cuadro de filtro desplegable en el encabezado de la columna.

Haz clic en la flecha desplegable en tu columna duplicada.

Marca el/los valor(es) que deseas conservar, desmarca lo que no deseas y haz clic en “Aplicar”. Oculta todos los duplicados seleccionando solo “Único”, “Falso” o lo que sea tu etiqueta para valores únicos para el método de valores duplicados, y “1” para contar duplicados. Ve solo los duplicados desmarcando los identificadores únicos.

Selecciona las filas visibles presionando Ctrl + C. Si, por alguna razón, esto selecciona todas las filas, incluidas las filas ocultas, usa el atajo Alt + ; en su lugar.

Copia los valores únicos o duplicados (cualquiera que elijas mostrar) a otra hoja. Elimina esos valores de la hoja original.

Ve a “Ordenar y filtrar -> Filtro”. Hacer clic en “Filtro” eliminará el filtro y mostrará todos los duplicados o valores únicos restantes.

Desde aquí, revisa los duplicados y elimina las celdas o filas que ya no deseas. Recuerda, la ocurrencia original está listada con los valores duplicados.

7. Eliminar datos duplicados usando filtros avanzados

Hasta ahora, solo hemos utilizado filtros básicos, pero también puedes encontrar y eliminar duplicados en Excel usando filtros avanzados.

Selecciona la columna que deseas filtrar. Abre la pestaña “Datos” y haz clic en “Avanzado”.

En el cuadro “Filtro avanzado”, elige “Filtrar la lista, en su lugar”. Esto oculta los duplicados en el mismo conjunto de datos. Más tarde, puedes copiar y pegar manualmente los valores únicos a un lugar diferente en la misma hoja o a una hoja separada.

Si no has seleccionado ya tu(s) columna(s), selecciónalas. Se mostrarán automáticamente en el campo “Rango de lista”. Deja “Rango de criterios” en blanco.

Marca la casilla junto a “Registros únicos solamente” y presiona “Aceptar”.

Eso mostrará valores únicos en tus datos. Usa el atajo Alt + ; para seleccionar filas visibles, solo si deseas realizar alguna acción sobre ellas, como copiar a otra ubicación.

Por el contrario, selecciona “Copiar a otra ubicación” en el cuadro de filtro avanzado si deseas que Excel copie automáticamente los valores únicos a un lugar diferente en la misma hoja.

Selecciona primero el “Rango de lista”. Puedes dejar el “Rango de criterios” en blanco.

Haz clic una vez en el campo “Copiar a” y selecciona las filas en tu hoja donde deseas copiar los datos únicos.

Asegúrate de que la casilla junto a “Registros únicos solamente” esté marcada.

Este método oculta toda la fila duplicada, no solo los valores. También oculta la ocurrencia original del valor duplicado, no solo las versiones duplicadas. Querrás ver los duplicados para extraer los valores originales.

8. Eliminar duplicados de Excel usando Power Query

Power Query puede eliminar valores duplicados en Excel, como se muestra a continuación. Este método elimina toda la fila duplicada.

Abre la pestaña “Datos” y selecciona “Desde tabla/rango”.

Todos tus datos deberían seleccionarse automáticamente. Si no, ingresa el rango de toda la hoja en el cuadro “Crear tabla”. Haz clic en “Aceptar” cuando hayas terminado.

Se abrirá el editor de “Power Query”. Selecciona las columnas y haz clic derecho en el encabezado de la columna seleccionada. Elige “Eliminar duplicados” del menú. Esto elimina todos los duplicados en el editor de Power Query. En esta herramienta, la ocurrencia original permanece en la lista.

Si deseas eliminar duplicados de toda la tabla, haz clic en el botón “Tabla” en la esquina superior izquierda y elige “Conservar duplicados” para mostrar solo las entradas duplicadas y eliminar el resto.

Esto muestra todos los duplicados, incluidas las entradas originales. Para eliminar los extras y dejar solo las entradas originales, haz clic en “Tabla” nuevamente y selecciona “Eliminar duplicados”.

Haz clic en “Cerrar y cargar” en la parte superior para abrir la tabla en una nueva pestaña del mismo libro. Solo se cargarán los resultados de tu consulta. Esto no elimina nada de la hoja original.

9. Usar una tabla dinámica

Usa tablas dinámicas para mostrar solo los valores únicos en tus datos, eliminando así las entradas duplicadas. Esto no elimina realmente ninguna fila o valor de tus datos originales; solo te muestra los valores únicos.

Abre la pestaña “Insertar” y selecciona “Tabla dinámica”. Selecciona “Desde tabla/rango”.

Selecciona la tabla o rango donde deseas ocultar los valores duplicados. Todo tu conjunto de valores debería seleccionarse por defecto. Si no, presiona Ctrl + A para seleccionar todo. O, usa tu mouse para seleccionar un rango personalizado.

Selecciona si la tabla dinámica debe colocarse en la misma hoja de trabajo o en una nueva hoja de trabajo. Si es una hoja existente, ingresa o selecciona la celda que deseas usar en el cuadro “Ubicación”. Haz clic en “Aceptar”.

En la barra lateral de la tabla dinámica, marca o arrastra las columnas de las que deseas extraer valores únicos a la sección “Filas”.

Necesitarás formatear la tabla dinámica para mostrarla en forma tabular. Para eso, ve a la pestaña “Diseño” y realiza los siguientes pasos:

Selecciona “Diseño de informe -> Mostrar en forma tabular”.

Selecciona “Subtotales -> No mostrar subtotales”.

Selecciona “Diseño de informe -> Repetir todas las etiquetas de ítems”.

Selecciona “Totales generales -> Apagar para filas y columnas”.

Obtendrás una tabla dinámica con valores únicos en forma tabular.

Con tantas formas de encontrar y eliminar duplicados en Excel, no hay razón para hacerlo manualmente de nuevo. Elige tu método favorito y ponlo en práctica. Mientras ahorras tiempo con problemas de duplicados, prueba estos consejos y trucos de Microsoft Excel para ahorrarte aún más tiempo. Además, aprende cómo limpiar aún más tus datos en Excel.

Crédito de la imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Crystal Crowder.