Cómo Proteger con Contraseña tu Libro de Excel o Archivo
Aunque las soluciones basadas en la nube y las aplicaciones económicas están tratando de robarle el protagonismo a Excel, sigue siendo el rey de la contabilidad, la elaboración de gráficos y la organización de datos. Con millones de personas en todo el mundo utilizando MS Excel, muchos olvidan aprovechar su formidable función de seguridad: agregar contraseñas y hacerlo de solo lectura.
Esto asegurará que las únicas personas que puedan modificar tu hoja de cálculo sean aquellas a las que les des permiso expreso para hacerlo, bloqueando la personalización de tu hoja detrás de una contraseña encriptada segura. Aquí te mostramos cómo hacerlo.
Tabla de Contenidos
- Por qué Bloquear un Libro de Excel
- Cómo Guardar un Libro de Excel como Solo Lectura
- Cómo Desproteger un Libro de Excel
- Preguntas Frecuentes
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Por qué Bloquear un Libro de Excel
Proteger un libro de Excel con una contraseña puede funcionar de dos maneras:
- Prevenir el acceso no autorizado al libro
- Restringir a los usuarios de modificar el contenido de la hoja de cálculo (lo hace de solo lectura)
En ambos casos, puedes proteger un libro de Excel con una contraseña para hacerlo de solo lectura. Esto significa que los usuarios podrán abrir el libro y ver los datos, pero no podrán hacer ningún cambio en la hoja de cálculo. Esto es vital si estás dirigiendo un negocio pequeño o mediano y deseas asegurar la integridad de tus datos financieros.
Cómo Guardar un Libro de Excel como Solo Lectura
Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo bloquear una hoja de cálculo o libro de Excel con una contraseña y hacerlo de solo lectura.
- Abre el libro que deseas proteger. Ve a la opción “Archivo -> Guardar como” en el menú.
- A continuación, haz clic en “Examinar” para abrir el cuadro de diálogo “Guardar como”.
- En el menú desplegable “Guardar como tipo”, asegúrate de que estás utilizando un formato propietario de Excel (Libro de Excel, Libro de Excel 97-2003, Complemento de Excel, etc.), de lo contrario, la función de protección con contraseña en el siguiente paso estará deshabilitada.
- En la parte inferior del cuadro, haz clic en la opción “Herramientas” justo al lado del botón “Guardar”. Haz clic en “Herramientas” y se abrirá un menú desplegable. Selecciona y haz clic en “Opciones generales” en el menú desplegable.
- Ingresa tu contraseña deseada en el cuadro “Contraseña para modificar” como se ilustra a continuación. Si ya tienes un administrador de contraseñas instalado, puedes usarlo para generar una contraseña fuerte para ti y almacenarla en el bóveda. De lo contrario, puedes usar esta guía sobre cómo generar contraseñas difíciles de descifrar. Con la contraseña asegurada, marca la casilla de “Solo lectura recomendada”, luego haz clic en “Aceptar”.
- Se te pedirá que confirmes la contraseña. Ingresa la misma contraseña, luego haz clic en Aceptar para completar el proceso. Por último, haz clic en el botón “Guardar”. Ahora, cada vez que un usuario intente abrir el libro, aparecerá un cuadro de notificación emergente con el siguiente mensaje.
- Hacer clic en el botón “Solo lectura” abrirá el documento pero en modo de Solo Lectura. Solo aquellos a quienes compartas la “contraseña para modificar” podrán hacer cambios en el libro.
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Cómo Desproteger un Libro de Excel
¿Qué pasa si deseas levantar la restricción de solo lectura y otorgar a todos privilegios de edición? Eliminar la función de Solo Lectura es un proceso fácil y se puede hacer con solo hacer clic en un botón. Todo lo que necesitarás hacer es seguir el mismo proceso nuevamente y desmarcar la casilla que hace que tu libro de Excel sea de Solo Lectura.
- Haz clic en “Archivo -> Guardar como” y en el cuadro de diálogo que aparece, selecciona “Opciones generales” del menú desplegable “Herramientas” junto al botón “Guardar”.
- Desmarca la casilla “Solo lectura recomendada”. Elimina la contraseña que habías establecido y haz clic en “Guardar” para aplicar los nuevos cambios.
La próxima vez que abras el libro, no se abrirá en modo de Solo Lectura, ni mostrará el cuadro de restricción de Solo Lectura.
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Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si olvidé la contraseña de mi libro de Excel?
La mejor solución a esto es copiar todos los datos del libro original en uno nuevo, luego guardar el nuevo libro con una contraseña que realmente recuerdes. Ten en cuenta que esto solo funcionará a nivel de contraseña de “solo lectura”, no si has establecido una contraseña para todo el libro.
¿Qué tan segura es mi contraseña de libro de Excel?
Desde MS Office 2016, se ha integrado la protección AES de 256 bits, mejorando desde la antigua encriptación de 128 bits, lo que hace que el Excel moderno sea comparable a los administradores de contraseñas dedicados.
¿Hay otras formas de ocultar datos del libro?
Digamos que deseas que alguien tenga acceso de solo lectura a un libro, pero solo quieres que vea ciertos datos en él; la mejor manera de moderar esto es haciendo clic derecho en las filas o columnas que deseas ocultar, luego haz clic en “Ocultar”. Para revelar las columnas nuevamente, resalta las columnas a cada lado de la oculta, haz clic derecho en la parte superior, luego haz clic en “Mostrar”.
Aprovecha la Encriptación de Archivos de Excel
Establecer una contraseña en Excel para proteger cualquier libro es fácil y autoexplicativo. Sin embargo, puede dar un gran control sobre quién puede acceder y/o editar un libro. Esto puede ser de gran ayuda para mantener la integridad de los datos.
Ahora que sabes cómo hacer que tu libro de Excel sea de Solo Lectura, las próximas cosas que puedes aprender son usar la función Concatenar y cómo dividir celdas en Excel. También tenemos un par de tutoriales de Word para ti: aprende cómo mostrar una página a la vez y cómo agregar videos sin conexión a documentos de Word.
¿Te gustó esta guía? Obtén nuestra hoja de trucos de atajos de teclado de Excel.
