Cómo enviar un mail merge en Gmail
Mail merging suena como un término de los 90, ¿verdad? Pero, por muy anticuado que pueda parecer hablar de ello, sigue siendo la forma de enviar correos electrónicos en masa a un gran número de contactos. Gracias a un complemento de Gmail particularmente ingenioso, es más fácil que nunca hacerlo.
En este artículo te mostraremos cómo enviar un mail merge en Gmail utilizando el complemento “Mail Merge with Attachments” para Google Sheets.
Nota: la versión gratuita de esta extensión te limita a 50 correos electrónicos por día, aunque puedes programarlo para enviar correos electrónicos en días secuenciales. La versión Premium ($29) aumenta esto a 250 para cuentas de Gmail estándar y 1500 si tienes una cuenta de Google Apps for Work.
Agrega este complemento de mail merge a tu cuenta de Gmail. (Necesitarás iniciar sesión en tu cuenta de Google.)
A continuación, abre un documento en blanco de Google Sheets, luego selecciona “Complementos -> Mail Merge with Attachments -> Crear plantilla de fusión”.
Deben aparecer varias categorías que te ayudarán a gestionar la lista de contactos a los que enviarás tu mail merge.
- A continuación, podrías agregar contactos manualmente, pero si quieres ahorrarte un poco de trabajo y tienes todos los contactos que necesitas en Google Contacts, puedes importarlos en su lugar.
Para importar tus Google Contacts, ve a “Complementos -> Mail Merge with Attachments -> Importar Google Contacts”, luego selecciona de qué grupo de Contactos deseas agregar personas. (Si aún no has creado el grupo al que deseas enviar un Mail Merge, deberías hacerlo primero en Google Contacts.)
Una vez que hayas importado tus contactos, puedes agregar archivos adjuntos para enviar a contactos específicos (o a todos) en el mail merge. Para hacer esto, selecciona la columna bajo “Adjuntos de archivo” que corresponde al contacto al que te gustaría enviar el archivo adjunto.
A continuación, ve a “Complementos -> Mail Merge with Attachments -> Agregar archivos adjuntos”, luego selecciona la ubicación desde la que te gustaría agregar tus archivos adjuntos.
Una vez que se haya agregado el archivo adjunto, puedes copiarlo y pegarlo a otros destinatarios en la hoja. Para enviar el archivo adjunto a todos los destinatarios, mueve el mouse a la esquina inferior derecha de la celda con el archivo adjunto hasta que el cursor se convierta en una cruz negra, luego haz clic y arrastra hacia abajo en toda tu lista de contactos.
Si deseas que los correos electrónicos se envíen en una fecha y hora específicas, ingresa esa fecha y hora en la columna “Fecha programada” utilizando el formato: “dd/mm/yyyy hh:hh”, y copia y pega en cada columna que desees.
Ahora es el momento de escribir tu mensaje. Ve a “Complementos -> Mail Merge with Attachments -> Configurar Mail Merge”.
- Se abrirá una nueva ventana donde puedes ingresar tus detalles. Si tienes la versión Premium, puedes seleccionar cosas adicionales aquí, como marcar una casilla para rastrear quién abre tus correos electrónicos, etc.
- Haz clic en Continuar, luego selecciona si deseas usar un borrador existente de Gmail como tu plantilla o si deseas escribir tu propia plantilla utilizando texto plano o HTML.
Cualquiera que elijas hacer, necesitas usar llaves dobles ({{ y }}) para denotar las variables que serán únicas para cada destinatario. Estas variables se basan en las columnas de tu hoja de cálculo, así que si deseas variables adicionales, necesitarás agregar la columna en la hoja de cálculo. Usando las variables de plantilla predeterminadas, puedes crear un mail merge que se vea como el de abajo.
Puedes enviar un correo de prueba para ver si el mail merge está configurado correctamente, y luego, cuando estés listo, puedes hacer clic en ‘Ejecutar Mail Merge’ para hacer la verdadera acción.
Conclusión
Ahora estás equipado para enviar tus propios mail merges. Recuerda que, aunque lo mantuvimos simple, puedes agregar tantas variables como desees en los correos electrónicos que envíes; solo asegúrate de agregar la columna en la hoja de cálculo del mail merge.
Crédito de la imagen: Mail Communication Connection mensaje a contactos de correo por un foto/Shutterstock
