Cómo usar un segmentador para filtrar una tabla en Microsoft Excel

Cuando trabajas con datos de hojas de cálculo en una tabla estándar o tabla dinámica, es posible que desees ver solo datos particulares. Puedes usar la función de filtro integrada de Excel; sin embargo, las opciones pueden ser limitadas y engorrosas. En su lugar, aprovecha la función de Segmentador para filtrar datos de tabla en Microsoft Excel.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es un Segmentador en Microsoft Excel?
• Cómo insertar un Segmentador en Excel
• Cómo usar un Segmentador en Excel
• Cómo usar más de un Segmentador
• Cómo ajustar la configuración del Segmentador
• Cómo cambiar el tamaño, posicionar o bloquear un Segmentador
• Cómo eliminar un Segmentador
• Preguntas Frecuentes

¿Qué es un Segmentador en Microsoft Excel?

En Excel, un Segmentador es una herramienta fácil de usar que te permite filtrar datos en una tabla o tabla dinámica. Lo que hace que esta herramienta sea más flexible que la función de filtro en Excel es que puedes filtrar datos con un solo clic y seleccionar múltiples criterios para el filtro en menos pasos. Además, puedes mover un Segmentador a cualquier lugar de tu hoja.

Usando un Segmentador, también tienes un indicador claro del estado actual del filtro. Con un vistazo, puedes ver exactamente qué has filtrado al ver los botones del Segmentador.

Junto con las características del Segmentador, puedes ajustar algunas configuraciones. Es posible que desees bloquear el Segmentador para que no se mueva accidentalmente o cambiar su tamaño para que se ajuste perfectamente a tu ventana de Excel y vista.

La mejor manera de explicar cómo funciona un Segmentador es recorrer cómo usar un Segmentador en Excel.

Cómo insertar un Segmentador en Excel

Cuando filtras datos en una tabla de Excel o tabla dinámica usando un Segmentador, funciona de la misma manera con cualquiera de los tipos de tabla. Asegúrate de que tus datos estén formateados como una tabla, luego sigue estos pasos para insertar un Segmentador.

1. Selecciona cualquier lugar dentro de tu tabla y dirígete a la pestaña “Diseño de Tabla”. Haz clic en “Insertar Segmentador” en la sección Herramientas de la cinta.

1. Cuando aparezca el cuadro Insertar Segmentadores, verás los campos de tu tabla. Marca la casilla junto al campo que deseas usar para el Segmentador y haz clic en “Aceptar”.

1. Si deseas filtrar por múltiples campos, puedes marcar más de una casilla y recibirás un Segmentador separado para cada campo. Haz clic en “Aceptar” para crear los Segmentadores.

El Segmentador aparecerá como un pequeño cuadro, listo para comenzar a trabajar.

Cómo usar un Segmentador en Excel

Tu Segmentador tiene un botón para cada pieza de datos en el campo que seleccionaste. Por ejemplo, seleccionamos el campo Fecha y tenemos botones para cada mes.

1. Selecciona un botón para filtrar por esos datos en particular. Aquí, estamos filtrando por el mes de enero, por lo que solo vemos los datos de enero en nuestra tabla, con los datos restantes de la tabla ocultos a la vista.

1. En la parte superior derecha del Segmentador, hay un botón de “Selección Múltiple” (icono de lista de verificación) para seleccionar múltiples piezas de datos. Por ejemplo, si deseas filtrar por dos elementos, como enero y febrero, harías clic en el botón “Selección Múltiple”, luego deseleccionas todos los botones excepto enero y febrero. La tabla se actualizará para mostrar solo esos datos.

1. Cuando termines de usar el filtro actual, puedes borrarlo y aplicar otro. Selecciona el botón “Borrar Filtro” (filtro con un icono de X) en la esquina superior derecha del Segmentador.

Cómo usar más de un Segmentador

Si decides crear más de un Segmentador en Excel, te da aún más opciones para filtrar los datos de tu tabla. Cada Segmentador funciona por su cuenta para filtrar los datos, pero también trabaja con el(los) Segmentador(es) adicional(es) para los datos.

1. En este ejemplo, tenemos un Segmentador para Fecha y otro para Totales. Podemos mezclar y combinar los botones para los datos en estos campos. Por ejemplo, podemos elegir “3100” en el Segmentador de Totales y ver tres resultados para abril, septiembre y noviembre.

1. En este ejemplo, estamos eligiendo “abril” en el Segmentador de campo de Fecha y vemos solo los datos de ese mes (que tiene 3100 para Totales).

Nuevamente, puedes usar los botones de “Selección Múltiple” y “Borrar Filtro” en ambos o cada Segmentador según sea necesario.

Nota: también puedes filtrar y analizar datos usando Power Query y Power Pivot en Excel.

Cómo ajustar la configuración del Segmentador

Si deseas renombrar un Segmentador, ocultar el encabezado o clasificar los datos, puedes hacer estos ajustes en la Configuración del Segmentador.

1. Haz clic derecho en el Segmentador y selecciona “Configuración del Segmentador”, o ve a la pestaña “Segmentador” y selecciona “Configuración del Segmentador” en el lado izquierdo de la cinta.

1. Puedes cambiar el nombre en el campo “Nombre” en la parte superior.

1. Oculta el encabezado desmarcando la casilla “Mostrar encabezado”. También puedes cambiar el título (encabezado) en el cuadro debajo.

1. Usa la sección “Clasificación y Filtrado de Elementos” para elegir orden ascendente o descendente, usar Listas Personalizadas al clasificar y ocultar y personalizar los elementos sin datos.

1. Selecciona “Aceptar” para aplicar tus cambios, y el Segmentador se actualizará automáticamente.

Cómo cambiar el tamaño, posicionar o bloquear un Segmentador

Junto con las configuraciones anteriores para un Segmentador, puedes hacer ajustes adicionales para el tamaño, posición y propiedades.

1. Haz clic derecho en el Segmentador y selecciona “Tamaño y Propiedades”. También puedes encontrar algunas de las configuraciones listadas en la pestaña “Segmentador”.

1. Esto abre la barra lateral de Formato del Segmentador con estas secciones expandibles: - Posición y Diseño: ingresa las medidas horizontales y verticales, desactiva el cambio de tamaño o movimiento del Segmentador, elige el número de columnas o ajusta la altura y ancho del botón.

• Tamaño: ajusta la altura, ancho, rotación, altura de escala y ancho de escala para las dimensiones del Segmentador. También puedes bloquear la relación de aspecto.
• Propiedades: marca una opción para mover y dimensionar con celdas, mover pero no dimensionar con celdas, o no mover ni dimensionar con celdas. También puedes elegir imprimir solo el segmentador y bloquear o desbloquear el Segmentador y su texto.

1. A medida que realizas cambios de formato en tu Segmentador, lo verás actualizarse automáticamente. Esto es conveniente si deseas revertir un cambio de inmediato. Cuando termines de hacer cambios, cierra la barra lateral de Formato del Segmentador usando la “X” en la parte superior derecha.

Cómo eliminar un Segmentador

Cuando hayas terminado de usar el Segmentador, puedes eliminarlo de la hoja si lo deseas.

1. Selecciona el botón “Borrar Filtro” en la parte superior derecha del Segmentador para devolver los datos de tu tabla a su estado original.

1. Haz clic derecho en el Segmentador y elige “Eliminar [nombre del Segmentador]” en el menú.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo usar un Segmentador para datos normales?

Puede haber una herramienta o complemento de terceros que se pueda usar para datos normales, pero si deseas convertir tus datos en una tabla para revisar el Segmentador, sigue estos pasos: selecciona tus datos, ve a la pestaña “Insertar” y elige “Tabla”. Confirma el rango de celdas en la ventana emergente y haz clic en “Aceptar”. Verás tu conjunto de datos formateado como una tabla y podrás usar la función de Segmentador.

Consejo: Si tus datos están en un PDF, puedes convertirlo a una hoja de cálculo de Excel.

¿Puedo usar un Segmentador para un gráfico en Excel?

Debido a que los Segmentadores “conectan” con tablas, puedes usar un Segmentador para ajustar los datos en la tabla que impulsa los datos en el gráfico.

Por ejemplo, si usas una tabla para crear un gráfico circular, selecciona la tabla e inserta el Segmentador como se describió anteriormente. Cuando filtras los datos de la tabla usando el Segmentador, deberías ver que tu gráfico se actualiza automáticamente para mostrar esos datos filtrados también.

¿Puedo cambiar el color de un Segmentador?

Puedes usar uno de los estilos predefinidos de Excel para cambiar el esquema de color de tu Segmentador.

Para elegir un estilo, selecciona el Segmentador, ve a la pestaña “Segmentador” que se muestra y elige una opción en el cuadro “Estilos de Segmentador”.

Crédito de la imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.