Cómo usar el formato condicional en Microsoft Outlook

Cuando deseas identificar correos electrónicos rápidamente en tu bandeja de entrada de Outlook, puedes aplicar automáticamente un formato de fuente basado en condiciones. Luego, a medida que lleguen mensajes que cumplan esas condiciones, obtendrán ese formato sin que tengas que mover un dedo. Configurar el formato condicional en Microsoft Outlook solo lleva unos minutos y te ayuda a ver ciertos correos electrónicos de un vistazo. Este tutorial muestra cómo crear una regla de formato condicional, editar reglas de formato y desactivar o eliminar una regla que ya no necesites.

¿Sabías que: puedes reenviar correos electrónicos automáticamente en Outlook, ya sea en masa o según reglas personalizadas?

Tabla de Contenido

• Configurar formato condicional en Outlook
• Condiciones para la regla de formato
• Editar una regla de formato condicional
• Eliminar una regla de formato condicional
• Preguntas frecuentes

Configurar Formato Condicional en Outlook

Al momento de escribir esto, la función de formato condicional solo está disponible en la versión de Windows de Microsoft Outlook. Para empezar, abre Outlook y sigue estos pasos para establecer tu regla.

1. Ve a la pestaña “Vista” y selecciona “Configuración de vista” en la sección “Vista actual” de la cinta.

1. Haz clic en “Formato condicional” en el cuadro que aparece.

1. Verás aparecer un cuadro posterior, donde puedes revisar las reglas predeterminadas actuales configuradas por Outlook. Estas incluyen mostrar mensajes no leídos en azul y correos electrónicos vencidos con una fuente tachada.

1. Para configurar tu propia regla, haz clic en “Agregar” en la parte superior derecha.

1. Ingresa un título para la regla en el cuadro “Nombre”.

1. Selecciona el botón “Fuente” para elegir el formato que deseas usar.

1. Puedes seleccionar la familia de fuentes, estilo, tamaño, color y agregar un tachado o subrayado. Haz clic en “Aceptar” cuando termines.

1. Selecciona el botón “Condición” para establecer los criterios para tu regla.

1. Verás tres pestañas con opciones desde básicas hasta avanzadas. Vamos a revisar cada una con más detalle a continuación.

Consejo: utiliza plantillas de correo electrónico de Outlook para automatizar aún más tus flujos de trabajo.

Condiciones para la Regla de Formato

Dependiendo del tipo de regla que deseas crear, hay muchas opciones. Utiliza la pestaña apropiada para comenzar.

Pestaña de Mensajes

Ve a la pestaña “Mensajes” para establecer criterios comunes, como palabras clave en el correo electrónico o asunto, de un contacto particular, una mención en la línea CC, o basados en un marco de tiempo.

Como ejemplo, seleccionamos correos electrónicos de un grupo que vencen mañana.

Pestaña de Más Opciones

Ve a la pestaña “Más Opciones” para agregar más criterios, como correos electrónicos que incluyan una categoría, estén leídos o no leídos, contengan archivos adjuntos, tengan una cierta prioridad o sean de un tamaño específico.

Como ejemplo, seleccionamos correos electrónicos con la categoría Azul, que están no leídos y tienen archivos adjuntos.

Pestaña Avanzada

1. Ve a la pestaña “Avanzada” para configurar condiciones personalizadas para tu regla.

1. Usa el menú desplegable “Campo” para elegir entre campos frecuentemente usados, de dirección y de fecha, junto con campos de correo, contacto y tarea.

1. Elige el campo exacto a usar, selecciona una “Condición” en el cuadro desplegable, y agrega un “Valor” a la derecha. Las opciones de Condicional y Valor pueden o no mostrarse o pueden ser diferentes, dependiendo del campo que selecciones.

1. Haz clic en “Agregar a la lista” para colocar la condición en el cuadro de criterios en la parte superior.

Como ejemplo, seleccionamos el campo Usado Con Frecuencia para el Estado de la Bandera donde la Condición es Igual y el Valor es Bandera de Seguimiento.

1. Cuando termines de crear tu regla usando cualquiera o todas las pestañas anteriores, haz clic en “Aceptar” para guardarla.

Guardar y Aplicar la Regla

1. Regresa al cuadro inicial “Formato Condicional” y asegúrate de que tu regla tenga una marca de verificación junto a ella en la parte superior. Haz clic en “Aceptar” para terminar y aplicar la regla.

1. Haz clic en “Aceptar” en el cuadro “Configuración de vista avanzada” para completar el proceso.

1. En adelante, cualquier correo electrónico que llegue, o que envíes dependiendo de la configuración de tu regla, tendrá el formato de fuente que seleccionaste.

Consejo: aprende cómo puedes convertir correos electrónicos en tareas en Outlook.

Editar una Regla de Formato Condicional

Puedes editar una regla que configuraste y también puedes editar las reglas predeterminadas de Outlook. Sin embargo, no puedes editar una condición para una de las reglas predeterminadas, solo el formato de fuente.

1. Regresa a “Vista -> Configuración de vista,” selecciona “Formato condicional,” y elige la regla en la lista. - Para una regla predeterminada, selecciona “Fuente” para cambiar el formato y haz clic en “Aceptar” para guardarla.

• Para una regla propia, selecciona “Fuente,” “Condición,” o ambos para realizar tus cambios. Haz clic en “Aceptar” para guardar.

1. Cuando termines, haz clic en “Aceptar” en el cuadro “Formato condicional,” luego “Aceptar” una vez más en el cuadro “Configuración de vista avanzada.”

Eliminar una Regla de Formato Condicional

Si creas una regla que ya no deseas usar, puedes desactivarla o eliminarla. Para las reglas predeterminadas, puedes desactivarlas, pero no puedes eliminarlas.

1. Regresa a “Vista -> Configuración de vista,” selecciona “Formato condicional,” y elige la regla en la lista. - Para desactivar una regla, desmarca la casilla a su lado en la lista. Puedes marcar la casilla nuevamente más tarde para volver a habilitarla si lo deseas.

• Para eliminar una regla propia, selecciónala y haz clic en “Eliminar.” No se te pedirá que confirmes esta acción.

1. Cuando completes tus ediciones, haz clic en “Aceptar” para guardarlas, luego “Aceptar” una vez más en el cuadro “Configuración de vista avanzada.”

Preguntas Frecuentes

¿Cómo puedo codificar por colores los correos electrónicos en Outlook para la Web o en Mac?

Aunque el formato condicional solo está disponible para Outlook en Windows en este momento, puedes usar las otras reglas de Outlook para marcar correos electrónicos, aunque de manera diferente, en la Web o en Mac.

Puedes aplicar automáticamente una categoría, lo que coloca un indicador de color en el mensaje real en lugar de formatear la fuente. Consulta nuestras guías sobre cómo usar categorías en Outlook y cómo configurar reglas de Outlook para obtener detalles sobre ambas características.

¿Puedo formatear la fuente para contactos, tareas y eventos de calendario?

Cuando configuras tu regla de formato condicional como se describe aquí, usa la pestaña “Avanzada” para establecer las condiciones, luego elige entre “Todos los Campos de Contacto,” “Todos los Campos de Cita,” o “Todos los Campos de Tarea” para establecer criterios personalizados para contactos, tareas o eventos de calendario.

¿Cómo cambio la fuente de la lista de mensajes en mi bandeja de entrada?

Ve a “Vista -> Configuración de vista,” selecciona “Fuente de fila,” y elige la familia de fuente, estilo y tamaño. Haz clic en “Aceptar” para ver cómo se actualizan el De y el Asunto de tu lista de mensajes a la nueva fuente.

Créditos de imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.