Cómo usar filtros en Microsoft Excel

Cuando tienes una hoja de cálculo de Excel con cientos o incluso miles de filas de datos, encontrar los datos exactos que necesitas puede ser un desafío. Pero al usar filtros de Excel, puedes localizar esos datos rápidamente.

Puedes usar un filtro básico, que agrega botones para filtrar datos, un filtro avanzado para encontrar datos que cumplan con varias condiciones específicas, o la función FILTER para mostrar un valor si no se encuentran los datos.

Veamos cómo usar cada uno de estos métodos para filtrar datos en Microsoft Excel.

Tabla de Contenidos

• Cómo usar un Autofiltro básico en Excel
• Usar filtros de número, texto o fecha
• Limpiar o desactivar filtros
• Cómo usar un filtro avanzado en Excel
• Ingresar los criterios
• Aplicar el filtro
• Cómo usar la función FILTER en Excel
• Usar AND o OR con la función FILTER
• Preguntas frecuentes

Cómo usar un Autofiltro básico en Excel

El Autofiltro básico en Excel es el método más fácil y funciona bien con la mayoría de las hojas de cálculo. Elige los datos que deseas mostrar, luego verás tu conjunto de datos existente actualizarse para mostrar solo esos valores.

1. Selecciona los datos que deseas filtrar arrastrando a través de un rango de celdas o seleccionando columnas y filas completas.

1. Ve a la pestaña “Datos” y haz clic en “Filtro” en la sección “Ordenar y filtrar” de la cinta.

1. Verás botones de filtro añadidos a cada encabezado de columna en tu conjunto de datos.

1. Selecciona el botón para la columna que deseas filtrar. En la ventana emergente, ingresa un valor en el campo de búsqueda, o marca las casillas en la parte inferior para aquellos elementos que deseas mostrar, y haz clic en “Aceptar.”

1. Tu conjunto de datos se actualizará para mostrar solo los datos filtrados.

Usar filtros de número, texto o fecha

Usando el filtro básico en Excel, puedes ir más allá de lo básico. En lugar de elegir los elementos exactos que deseas ver, puedes agregar una condición. Esto funciona para datos que incluyen números, texto y fechas. Veamos un ejemplo de cada uno.

Sigue los mismos pasos anteriores para seleccionar los datos y aplicar el filtro para mostrar los botones.

Selecciona el botón de filtro para la columna que deseas usar para ordenar. En la ventana emergente, ve a Filtros de número, Filtros de texto o Filtros de fecha.

Filtros de número

Si tienes números en tus datos, elige filtrar por cantidades que sean iguales o no iguales, mayores o menores, por encima o por debajo del promedio, o incluso los 10 mejores.

1. Elige la condición que deseas agregar en el menú desplegable.

1. Si tu selección requiere entrada adicional, verás aparecer el cuadro “Autofiltro personalizado”. Confirma la condición en el primer cuadro desplegable, luego agrega el valor en el cuadro de texto, o usa su lista desplegable para seleccionar uno.

1. Opcionalmente, puedes agregar otra condición usando el operador AND u OR. Usa los cuadros para establecer esa condición.

1. Cuando termines, haz clic en “Aceptar” para ver tus datos filtrados.

Filtros de texto

Los filtros de texto funcionan de manera similar a los filtros de número en Excel. Puedes agregar una condición como “comienza con”, “termina con”, “contiene” o “no contiene”.

1. Elige la condición que deseas agregar en el menú desplegable.

1. Ingresa tu(s) condición(es) en el cuadro “Autofiltro personalizado”. Observa que puedes ingresar un signo de interrogación (?) para representar un solo carácter o un asterisco (*) para una serie de caracteres.

1. Haz clic en “Aceptar” y verás tu conjunto de datos actualizado.

Filtros de fecha

Al igual que los números y el texto, puedes agregar condiciones a un filtro de fecha básico. Elige una condición como “antes”, “después”, “entre”, “hoy” o “ayer”, así como “próxima” o “última semana”, “mes”, “año” o “trimestre”.

1. Elige la condición que deseas agregar en el menú desplegable.

1. Si tu selección requiere entrada, ingrésala en el cuadro “Autofiltro personalizado”. Opcionalmente, agrega otra condición si lo deseas, y haz clic en “Aceptar” para aplicar el filtro de fecha.

1. Tu conjunto de datos se actualizará.

Limpiar o desactivar filtros

• Para eliminar el filtro más tarde, haz clic en el mismo botón de filtro y elige “Limpiar filtro de”.

• Para desactivar el filtro y eliminar los botones, deselecciona el botón “Filtro” en la cinta.

Cómo usar un filtro avanzado en Excel

Cuando necesitas un filtro más preciso o uno que coloque los datos filtrados en otro lugar en lugar de actualizar los datos existentes, usa el filtro avanzado en Excel.

1. Para usar el filtro avanzado, asegúrate de que tus datos contengan encabezados de columna o “etiquetas”. En este ejemplo, puedes ver nuestras etiquetas Supervisor, Sector, Departamento y Ventas.

1. Inserta al menos unas filas por encima de tu conjunto de datos. Aquí es donde ingresarás los criterios para tu filtro. Ingresa las mismas etiquetas que las de tu conjunto de datos.

Ingresar los criterios

Ingresa las condiciones para tu filtro avanzado usando operadores de comparación para “igual” o “no igual”, “mayor que” o “menor que”, “mayor o igual que” y “menor o igual que”. Además, coloca el texto o los valores entre comillas para un formato que se vea así: ="=condición".

A continuación se presentan algunos ejemplos:

• Igual a Norte: ="=Norte"
• No igual a Norte: ="<>Norte"
• Mayor que 500: =">500"
• Menor que 500: ="<500"
• Mayor o igual que 500: =">=500"
• Menor o igual que 500: ="<=500"

Cuando ingresas la condición, Excel la reconoce y la formatea según sea necesario para el filtro.

• Para un ejemplo básico, estamos filtrando nuestros datos por el nombre del Supervisor Brown. En la primera fila de la columna Supervisor, ingresamos la condición como ="=Brown".

• Para cumplir con dos condiciones en la misma columna, ingresa los criterios en la columna correspondiente en diferentes filas. Aquí, estamos filtrando tanto por Brown como por Martin. Ingresamos ="=Brown" en la primera fila de la columna Supervisor y ="=Martin" en la segunda fila de la columna Supervisor.

• Para cumplir con dos condiciones en diferentes columnas, ingresa los criterios en las columnas correspondientes y en la misma fila. Estamos filtrando tanto por Brown como por Sur. Ingresamos ="=Brown" en la columna Supervisor y ="=Sur" en la columna Sector.

• Para cumplir con cualquier condición, ingresa los criterios en las columnas correspondientes pero en diferentes filas. Filtramos por Brown o Comida ingresando ="=Brown" en la primera fila de la columna Supervisor y ="=Comida" en la segunda fila de la columna Departamento.

• Para cumplir con todas más cualquier condición, usa una combinación de diferentes columnas y filas. Para filtrar por Brown y Norte o Comida, ingresamos ="=Brown" y ="=Norte" en la primera fila de las columnas Supervisor y Sector, luego ingresamos ="=Comida" en la segunda fila de la columna Departamento.

Aplicar el filtro

Después de ingresar las condiciones que deseas usar, es hora de poner el filtro avanzado a trabajar.

1. Ve a la pestaña “Datos” y selecciona el botón “Filtro avanzado” en la cinta.

1. Cuando se abra el cuadro “Filtro avanzado”, configura el filtro. Comienza en la parte superior eligiendo dónde deseas colocar los datos filtrados. Si seleccionas “Copiar a otra ubicación”, el campo “Copiar a” se vuelve disponible para que ingreses esa ubicación.

1. Ingresa el conjunto de datos en el campo “Rango de lista”. También puedes seleccionar las celdas arrastrando el cursor a través de ellas, lo que poblará ese campo.

1. Ingresa el “Rango de criterios” en ese campo. Este es el rango por encima de tu conjunto de datos donde agregaste las nuevas filas. Nuevamente, puedes arrastrar el cursor a través del rango para poblar el campo automáticamente.

1. Si deseas localizar registros distintos, marca la casilla de “Registros únicos”. Selecciona “Aceptar” para aplicar el filtro.

1. Verás los datos filtrados ya sea en su lugar o en tu ubicación seleccionada.

Consejo: si deseas encontrar duplicados en lugar de valores únicos, consulta nuestra guía para encontrar y eliminar duplicados en Excel.

Cómo usar la función FILTER en Excel

Una forma más de filtrar en Excel es con la función del mismo nombre. Usando la función FILTER, puedes filtrar por un número, texto o fecha usando su referencia de celda. Además, puedes ingresar un valor si la fórmula no encuentra los elementos.

La sintaxis de la fórmula es FILTER(rango, incluir, no_encontrado), donde solo se requieren los dos primeros argumentos.

Para comenzar, estamos usando un ejemplo simple. Estamos filtrando el rango A1 a D6 por el rango B1 a B6, donde el elemento es igual al valor en la celda B2 (Sur).

=FILTER(A1:D6,B1:B6=B3)

También puedes usar esta fórmula con el elemento a filtrar entre comillas:

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Sur")

Recibimos dos resultados para nuestro filtro usando ambas fórmulas.

Ahora estamos filtrando los mismos rangos e incluyendo el argumento opcional para si no se encuentra ningún resultado. Se mostrará como “Ninguno.”

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Abajo","Ninguno")

Usar AND o OR con la función FILTER

Si deseas filtrar por múltiples criterios con la función, puedes insertar un asterisco (*) para cumplir ambas condiciones (AND) o un signo más (+) para cumplir con cualquiera de las condiciones (OR).

Estamos filtrando el mismo conjunto de datos por Sur y Ropa usando esta fórmula:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)*(C1:C6=C3))

Recibimos un resultado, como se esperaba. Aunque hay dos registros con Sur en el rango B1 a B6, solo uno de ellos también tiene Ropa en las celdas C1 a C6.

Para mostrar cómo funciona el operador OR para la función FILTER, estamos filtrando el mismo conjunto de datos por Sur o Comida con esta fórmula:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)+(C1:C6=C6))

Esta vez recibimos tres resultados: dos que incluyen Sur y uno que incluye Comida.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre filtrar y ordenar?

Como has aprendido aquí, filtrar muestra datos que coinciden con tus condiciones y oculta el resto. Ordenar, por otro lado, reorganiza tus datos en orden, como alfabético o cronológico.

¿Hay un atajo para filtrar en Excel?

Para activar el Autofiltro en Excel, usa el atajo de teclado Ctrl + Shift + L en Windows o Command + Shift + F en Mac.

Luego, elige la columna y presiona Alt + flecha abajo en Windows o Opción + flecha abajo en Mac para abrir la ventana emergente de filtro y hacer tu selección.

¿Cómo puedo filtrar celdas en Excel con fórmulas?

Selecciona un rango de celdas o toda tu hoja. Ve a la pestaña “Inicio” y elige “Buscar y seleccionar -> Ir a especial.” En el cuadro, marca “Fórmulas” y opcionalmente marca los elementos debajo de él, luego selecciona “Aceptar.” Verás las celdas que contienen fórmulas resaltadas.

Crédito de imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.