Cómo Usar Google Sheets: Consejos Clave para Comenzar
Desde la creación de Windows, Microsoft Excel ha sido el programa preferido para el manejo de números, hojas de cálculo, facturas y todas las demás cosas en la vida que deseas organizar en infinitas cuadrículas de filas y columnas.
Pero desde que la Nube ganó prominencia, Google Sheets se ha convertido en el programa de elección para muchas personas. Puede que no tenga tantas funciones como Excel, pero hay mucho más de lo que parece a simple vista.
Aquí tienes algunos consejos y trucos para usar Google Sheets que deberían asegurarte un buen comienzo.
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1. Importar Datos de Otra Hoja de Cálculo
Puedes configurar Google Sheets para importar dinámicamente datos de una de tus hojas de cálculo a otra. Esto es perfecto si deseas mostrar la suma de ciertos resultados en una hoja de cálculo, o si deseas trasladar toda una sección de una tabla. Ten en cuenta que esto no es lo mismo que copiar datos porque, a medida que actualizas los datos en la hoja original, también se actualizarán en la hoja a la que estás importando.
La fórmula para esto se conoce como ImportRange y se ve algo así:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","NombreHoja!A1:D200")El largo código críptico es el nombre de la URL de tu hoja de cálculo, que encontrarás en la barra de URL después de “spreadsheets/d/”. Donde dice “NombreHoja” arriba, debes reemplazarlo con el nombre de la hoja de la que estás importando datos, luego la parte después del signo de exclamación representa el rango de filas/columnas del que deseas extraer datos.
2. Congelar Filas y Columnas
Cuando creas una hoja de cálculo, en casi todos los casos, querrás tener cierta información mostrada en tu pantalla en todo momento. Por ejemplo, si estás realizando un seguimiento de tu trabajo como freelance, querrás tener información de encabezado como “Monto pagado”, “Fecha de la factura” y “Sitio web” constantemente visible incluso cuando te desplazas hacia abajo en la página.
Para hacer esto, necesitarás “Congelar” la fila o columna que deseas tener siempre visible. Simplemente haz clic en “Ver -> Congelar”, luego selecciona el número de filas o columnas que deseas congelar. Si seleccionas una celda antes de hacer clic en “Ver”, entonces tendrás la opción de congelar cada fila o columna hasta esa celda.
3. Crear Formularios Usando Google Sheets
Una función poco conocida pero brillantemente robusta de Google Sheets es la opción de crear formularios y cuestionarios. Abre una nueva hoja de Google, haz clic en “Herramientas -> Crear un formulario”, y serás llevado a la elegante aplicación de creación de formularios de Google.
Es bastante simple de usar. Le das al formulario un título y una descripción, ingresas una pregunta donde dice “Pregunta sin título”, y luego haces clic en “Opción múltiple” si deseas cambiar el formato para que las personas puedan responder (opción múltiple, casillas de verificación, listas desplegables, etc.).
En la parte superior derecha de Formularios, también verás un trío de opciones que te permiten personalizar aún más la apariencia de tu cuestionario.
4. Insertar Imagen en una Celda
Antes de que te pongas ingenioso y apuntes que insertar imágenes en Google Sheets es solo una cuestión de hacer clic en “Insertar -> Imagen”, bueno, no es así. Si utilizas este método, una imagen aparece sobre la hoja de cálculo en lugar de estar bien colocada en una celda.
Para insertar una imagen directamente en una celda, haz clic en la celda, luego escribe =image("URL de la imagen que deseas insertar"). Por defecto, la imagen mantendrá su relación de aspecto mientras se adapta al tamaño de la celda, pero hay varias variaciones que puedes hacer en la fórmula para obtener la imagen/celda del tamaño que deseas.
=image("URL de la imagen",2)– ajusta la imagen para adaptarse al tamaño de la celda existente=image("URL de la imagen",3)– la imagen mantiene su tamaño original sin cambiar el tamaño de la celda
5. Sumar Números Rápidamente
Es una función clásica de hoja de cálculo y, sin embargo, resulta extrañamente fácil de olvidar. Afortunadamente, Google Sheets hace las cosas relativamente fáciles para ti. Si deseas sumar rápidamente los números en una fila o columna, simplemente selecciona todo lo que deseas calcular usando clic izquierdo, y verás instantáneamente la suma de esos números en la esquina inferior derecha de Google Sheets.
Luego puedes hacer clic en la suma en la esquina inferior derecha, y tendrás una lista de opciones para ver el promedio, el número más pequeño, el número más grande, y así sucesivamente.
Si deseas tener una celda que muestre el total de un grupo de cifras en una fila o columna, haz clic en la celda donde deseas que se muestre el total, luego escribe =sum(A1:A13) donde A1 y A13 son las celdas donde deseas que se sumen los números.
6. Formato Condicional
No hay nada como un poco de codificación de colores para simplificar todos los datos de la Hoja que se muestran frente a ti. Para establecer reglas automáticas de formato y coloración de celdas, haz clic en “Formato -> Formato condicional”.
En un panel a la derecha, ahora verás un montón de “reglas de formato condicional”. Aquí puedes hacer que tu hoja de cálculo coloree automáticamente una celda de rojo, por ejemplo, si está vacía (una excelente forma de saber instantáneamente si necesitas contactar a alguien por pagos atrasados), o pintar celdas que contienen una determinada palabra de un color de tu elección.
Hay muchas opciones aquí, ¡así que diviértete! Tu hoja de cálculo es tu lienzo.
7. Agregar una Opción de Desplegable a Tu Celda
Supongamos que deseas limitar el contenido de una celda a solo dos (o más) valores. La mejor manera de implementar esto es agregar una opción de Desplegable. Para hacerlo, tendrás que crear una nueva Hoja para contener los valores de opción.
Crea una nueva Hoja haciendo clic en el ícono “+” en la barra de herramientas inferior.
En la nueva hoja, ingresa tus valores de opción en la primera columna.
De vuelta a la primera Hoja (o la hoja en la que estás trabajando), selecciona la celda donde deseas insertar el desplegable.
Haz clic derecho sobre ella y selecciona “Validación de datos” (al final del menú contextual).
En el campo “Criterios”, selecciona “Lista desde un rango” y selecciona la Hoja, columnas y celda en el campo “Datos”. Marca la opción “Mostrar lista desplegable en celda”.
- Haz clic en Aceptar. Ahora deberías ver el campo Desplegable donde puedes limitar el contenido de la celda a un rango específico de valores.
La situación ideal para estar con una hoja de cálculo es tener un montón de reglas que automaticen cosas como la codificación de colores y cálculos para que puedas trabajar lo más rápido y eficientemente posible. Esperamos que estos cinco consejos te ayuden a lograr eso, clarifiquen la información contenida en ella y le den un poco de vida al a veces estéril proceso de gestionar una hoja de cálculo.
Crédito de imagen: Primer plano de la mano de una persona escribiendo en una laptop sobre un escritorio de madera por 123RF
