Cómo usar las categorías de Microsoft Outlook para organizar el correo electrónico
Mientras que las carpetas en Microsoft Outlook te brindan un método conveniente para almacenar correos electrónicos, es posible que desees una forma de detectar fácilmente ciertos mensajes. Usando categorías en Outlook, puedes asignar una o varias etiquetas con código de colores a tu correo electrónico. Echemos un vistazo a cómo usar categorías en Outlook en Windows, Mac y la Web.
Tabla de contenido
- Cómo asignar una categoría en Outlook
- Asignar una categoría con un clic rápido en Windows
- Cómo desasignar una categoría
- Limpiar una categoría
- Limpiar todas las categorías
- Cómo organizar tu bandeja de entrada por categoría
- Cómo administrar categorías en Outlook
- Renombrar una categoría
- Eliminar una categoría
- Asignar un atajo de teclado a una categoría en Windows
- Agregar una categoría a tus favoritos en la Web
- Cómo crear una categoría en Outlook
- Crear una categoría en Windows
- Crear una categoría en Mac
- Crear una categoría en la Web
- Preguntas frecuentes
Cómo asignar una categoría en Outlook
Hay varias formas diferentes de asignar una categoría a un correo electrónico en Outlook. Las opciones varían según la plataforma que estés usando.
En Windows, haz uno de los siguientes:
- Haz clic derecho en el correo electrónico, ve a “Categorizar” y elige una categoría del menú emergente.
- Selecciona el correo electrónico, ve a la pestaña “Inicio” y abre el menú desplegable “Etiquetas”. Haz clic en el menú “Categorizar” y elige una categoría.
- Con el correo electrónico abierto, ve a la pestaña “Mensaje” y abre el menú desplegable “Etiquetas”. Haz clic en “Categorizar” y elige una categoría.
Verás el nombre de la categoría y el color en la parte superior del correo electrónico así como en la columna “Categorías” en tu bandeja de entrada.
En Mac, haz uno de los siguientes:
- Haz clic derecho en el correo electrónico, ve a “Categorizar” y elige una categoría del menú emergente.
- Selecciona el correo electrónico, ve a la pestaña “Inicio” y abre el menú desplegable “Etiquetas”. Haz clic en el menú “Categorizar” y elige una categoría.
- Con el correo electrónico abierto, ve a la pestaña “Mensaje”, abre el menú desplegable “Categorizar” y elige una categoría.
- Selecciona “Mensaje -> Categorizar” en la barra de menú y elige una categoría.
Verás el nombre de la categoría y el color en la parte superior del mensaje y en la columna “Categorías”.
En la Web, haz uno de los siguientes:
- Haz clic derecho en el correo electrónico, ve a “Categorizar” y elige una categoría del menú emergente.
- Selecciona el correo electrónico, abre el menú desplegable “Categorizar” y elige una categoría.
Verás el nombre de la categoría y el color en la parte superior del correo electrónico y al lado de la línea del asunto en tu bandeja de entrada.
Sigue el mismo proceso para tu plataforma para asignar categorías adicionales a un correo electrónico.
Asignar una categoría con un clic rápido en Windows
Otra forma fácil de asignar una categoría a un correo electrónico en Outlook en Windows es creando una acción de clic rápido. Esto establece una categoría predeterminada, permitiéndote asignarla haciendo clic en el indicador en la columna “Categorías”. Hasta el momento de escribir esto, la función de clic rápido solo está disponible en Windows.
- Abre el menú “Categorizar” y elige “Establecer clic rápido”.
- Cuando aparezca la pequeña ventana, utiliza la lista desplegable para seleccionar la categoría predeterminada y haz clic en “Aceptar” para guardarla.
- Para asignar la categoría predeterminada con clic rápido, haz clic en el indicador en la columna “Categorías” junto al correo electrónico en tu bandeja de entrada.
Cómo desasignar una categoría
Si usas tus categorías como banderas temporales o simplemente deseas eliminar una categoría de un correo electrónico, también puedes hacerlo.
Limpiar una categoría
Abre el menú “Categorizar” como se describió anteriormente y deselecciona la categoría que deseas eliminar.
Limpiar todas las categorías
Abre el menú “Categorizar” y elige “Limpiar todas las categorías” en Windows, “Limpiar todo” en Mac, o “Limpiar categorías” en la Web.
Cómo organizar tu bandeja de entrada por categoría
Si bien puedes ver las categorías para los mensajes, puedes organizar o clasificar tu bandeja de entrada por categorías. Esto te brinda una forma simple de ver todo el correo electrónico en una categoría listada alfabéticamente por el nombre de la categoría.
En Windows, haz clic en el encabezado de la columna “Categorías” o elige “Categorías” en la caja de filtro/organizar/ordenar.
En Mac, haz clic en el encabezado de la columna “Categorías” o selecciona “Ver -> Organizar por -> Categorías” en la barra de menú.
Organizar por categoría no es una característica en la Web, hasta el momento de escribir esto.
Consejo: ¡consulta nuestro tutorial sobre cómo ordenar tu bandeja de entrada de Gmail también!
Cómo administrar categorías en Outlook
Puedes administrar tu lista de categorías en Outlook renombrando o eliminando una categoría. Además, puedes asignar una tecla de acceso rápido en Windows o agregar una categoría a tus Favoritos en la Web.
Abre el menú “Categorizar” como se describió anteriormente y selecciona “Todas las categorías” en Windows, “Editar categorías” en Mac, o “Administrar categorías” en la Web.
Renombrar una categoría
Microsoft Outlook te proporciona categorías predeterminadas nombradas por colores. Por ejemplo, tienes la categoría Azul, categoría Roja, categoría Verde, y así sucesivamente. Afortunadamente, puedes renombrar una categoría a cualquier nombre que desees y no estás limitado a los nombres de color.
En Windows, selecciona la categoría, haz clic en “Renombrar”, ingresa el nuevo nombre y presiona Enter.
En Mac, haz doble clic en el nombre, ingresa el nuevo y presiona Return.
En la Web, selecciona el ícono de editar (lápiz), ingresa el nuevo nombre y haz clic en “Guardar”.
Eliminar una categoría
Si deseas quitar una categoría, ya sea una categoría predeterminada o una que hayas creado, puedes hacerlo en solo unos pocos pasos.
En Windows, selecciona la categoría, haz clic en “Eliminar” y confirma haciendo clic en “Sí” en la ventana emergente.
En Mac, selecciona la categoría, haz clic en el botón de signo menos y confirma haciendo clic en “Eliminar” en la ventana emergente.
En la Web, haz clic en el ícono de eliminar (papelera) y haz clic en “Eliminar” para confirmar la eliminación.
Asignar un atajo de teclado a una categoría en Windows
Para categorizar más rápidamente tu correo electrónico, puedes asignar un atajo de teclado en Outlook en Windows.
Selecciona la categoría y abre el cuadro desplegable “Tecla de acceso rápido” a la derecha. Elige la combinación de teclas que deseas usar y haz clic en “Aceptar” para guardarla.
Cuando quieras asignar una categoría, selecciona el correo electrónico en tu bandeja de entrada y presiona el atajo de teclado.
Agregar una categoría a tus favoritos en la Web
Para acceder rápidamente a una categoría, puedes agregarla a tus Favoritos en Outlook en la Web. Se mostrará en la sección “Favoritos” en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la estrella en el lado derecho de una categoría existente o a la derecha del nombre de una nueva categoría.
- Expande “Favoritos” a la izquierda para ver todo el correo electrónico en esa categoría.
Cómo crear una categoría en Outlook
Si deseas ir más allá de las categorías predeterminadas en Outlook, puedes crear la tuya, permitiéndote darle un nombre personalizado y elegir un color.
Crear una categoría en Windows
Abre el menú “Categorizar” como se describió anteriormente, ya sea haciendo clic derecho o abriendo el menú “Etiquetas”, luego selecciona “Todas las categorías”.
Haz clic en “Nuevo” en el lado derecho.
- Agrega la etiqueta en el campo “Nombre” y elige un color del menú desplegable “Color”. Opcionalmente, puedes agregar una “Tecla de acceso rápido” usando ese cuadro desplegable.
- Haz clic en “Aceptar” para guardar tu nueva categoría.
Crear una categoría en Mac
- Abre el menú “Categorizar” como se describió anteriormente, ya sea haciendo clic derecho o abriendo el menú “Etiquetas”, luego selecciona “Editar categorías”. Alternativamente, ve a “Outlook -> Configuración” en la barra de menú y selecciona “Categorías”.
- Haz clic en el “signo más” en la parte inferior de la lista.
- Ingresa un nombre de categoría en el cuadro correspondiente y selecciona el indicador de color para elegir un color.
- Haz clic en “Agregar” para guardar la categoría.
Crear una categoría en la Web
- Abre el menú “Categorizar” como se describió anteriormente, ya sea haciendo clic derecho o abriendo la lista desplegable “Categorizar”, luego selecciona “Nueva categoría”.
- Ingresa una etiqueta para la categoría en el cuadro “Nombre”, elige un color y haz clic en “Guardar”.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no se muestran mis categorías de Outlook?
Hay un par de razones posibles por las cuales puede que no veas categorías en Outlook. Primero, la función de categoría no está disponible para cuentas de correo electrónico IMAP.
Además, puede que no tengas la columna “Categorías” visible en tu bandeja de entrada. Para hacerlo en Windows, ve a la pestaña “Vista”, selecciona “Configuración de vista” y elige “Columnas”. En “Columnas disponibles”, elige “Categorías” y haz clic en “Agregar”.
En Mac, haz clic derecho en un encabezado de columna y haz clic en “Categorías” para colocar una marca de verificación a su lado.
¿Puedo buscar por categoría en Outlook?
Puedes usar las opciones de búsqueda avanzada en Windows y Mac para buscar por categoría. En Windows, selecciona el ícono de filtro a la derecha del campo de “Búsqueda” y utiliza el cuadro desplegable “Categorías” para elegir una categoría. En Mac, haz clic dentro del campo “Búsqueda” para abrir la pestaña “Búsqueda” y elige “Categorías”. Luego, selecciona una categoría en la parte superior.
En la Web, escribe el nombre de la categoría en el campo “Búsqueda” y selecciónala de los resultados.
¿Puedo crear subcategorías en Outlook?
Actualmente, no puedes crear subcategorías en Outlook. Sin embargo, puedes imitar esto usando una convención de nombres y colores correspondientes. Por ejemplo, puedes tener una categoría llamada “Clientes”, luego categorías adicionales nombradas “Clientes – Anderson”, “Clientes – Brown”, y “Clientes – Carlson” con los colores de tu elección.
Crédito de imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.
