Cómo usar las reglas de Microsoft Outlook para gestionar tu bandeja de entrada

Gestionar tu bandeja de entrada requiere trabajo, especialmente cuando recibes muchos correos electrónicos cada día. Usando las reglas en Microsoft Outlook, puedes encargarte de tu bandeja de entrada automáticamente. Esto te ahorra tiempo de actuar manualmente sobre los mensajes y te ayuda a manejar tu correo electrónico.

Tabla de Contenidos

• ¿Cómo funcionan las reglas en Outlook?
• Cómo crear una regla en Outlook
• Crear una regla desde cero
• Crear una regla basada en un correo electrónico
• Ejemplos de reglas de Outlook
• Mover mensajes a una carpeta
• Marcar correos electrónicos para seguimiento
• Asignar una categoría a un correo electrónico
• Marcar mensajes con prioridad
• Preguntas frecuentes

¿Cómo funcionan las reglas en Outlook?

Las reglas en Outlook te permiten establecer acciones para los correos electrónicos que cumplen con ciertos criterios. Cuando los mensajes llegan a tu bandeja de entrada, las reglas se hacen cargo para realizar esas acciones automáticamente.

Por ejemplo, puedes mover correos electrónicos de tu tienda favorita a una carpeta de compras, marcar los mensajes que provienen de tu supervisor como importantes, o reenviar automáticamente correos electrónicos a tu pareja.

Puedes hacer cosas como esta automáticamente una vez que configuras las reglas, luego solo relájate y deja que las reglas de Microsoft Outlook hagan el trabajo de gestionar tu bandeja de entrada sin levantar un dedo.

Cómo crear una regla en Outlook

Configurar una regla en Outlook es un proceso paso a paso que la aplicación te guía. Comienza seleccionando los criterios del correo electrónico, pasa a elegir las acciones, opcionalmente agrega excepciones a la regla y luego activa la regla.

Crear una regla desde cero

1. Para crear una regla en Outlook desde cero, selecciona “Archivo -> Información”, luego “Gestionar reglas y alertas”.

1. Elige una cuenta de correo electrónico en la parte superior si tienes más de una y haz clic en “Nueva regla”.

1. La ventana del Asistente de Reglas te da los tipos básicos de disparadores para comenzar, similar a las plantillas en Outlook. Debajo de “Iniciar desde una regla en blanco,” puedes elegir si la regla se aplicará a los correos electrónicos que recibes o envías.

1. Si eliges criterios en una de las dos secciones superiores, utiliza los enlaces que se muestran en la parte inferior para agregar el elemento. Por ejemplo, si eliges “Reproducir un sonido cuando reciba mensajes de alguien,” haz clic en el enlace “personas o grupo público” para seleccionar a la persona y en el enlace “sonido” para seleccionar el sonido. Sigue haciendo clic en “Siguiente.”

1. Confirma la condición y agrega más si lo deseas. Ten en cuenta que todas las condiciones deben cumplirse para que la regla se aplique. Haz clic en “Siguiente” cuando termines de elegir condiciones.

1. Confirma la acción y opcionalmente agrega más. Recuerda que todas las acciones que selecciones serán realizadas. Haz clic en “Siguiente” después de haber terminado de agregar acciones.

1. Las excepciones te permiten omitir la regla para ciertos correos electrónicos. Marca las casillas para cualquier excepción que quieras agregar, utiliza los enlaces en la parte inferior para elegir los elementos y haz clic en “Siguiente.”

1. Dale un nombre a tu regla en la parte superior y selecciona “Configurar opciones de regla.” Marca la casilla para “Activar esta regla.” Opcionalmente, marca las otras dos para ejecutar la regla inmediatamente en el correo actual y usar la regla en todas tus cuentas de correo electrónico.

1. Confirma las condiciones, acciones y excepciones en el cuadro del Paso 3 en la parte inferior y haz clic en “Finalizar.”

1. Ahora tu regla se muestra con una marca de verificación junto a ella en el cuadro de Reglas y Alertas. Si deseas desactivar la regla más tarde, puedes regresar aquí y desmarcar la casilla. Selecciona “OK” o “Aplicar” para guardar y salir o “Cancelar” si cambias de opinión.

¿Sabías que: puedes convertir correos electrónicos en tareas en Microsoft Outlook?

Crear una regla basada en un correo electrónico

1. Para crear una regla basada en un correo electrónico existente, selecciona el mensaje en tu bandeja de entrada o ábrelo en su propia ventana. Ve a la pestaña “Inicio,” abre el menú desplegable “Reglas,” y selecciona “Crear Regla.”

1. En la ventana “Crear Regla,” verás las condiciones disponibles en la parte superior. Dado que estás creando una regla basada en el correo electrónico, puedes utilizar criterios como de esa persona, lo que contiene el asunto, o enviado solo a ti.

1. Elige la acción que deseas realizar basada en la condición. Puedes mostrarla en la Ventana de Alerta de Nuevo Elemento, reproducir un sonido, o moverla a una carpeta.

1. Si deseas agregar más condiciones o acciones, elige “Opciones Avanzadas.” Verás los mismos cuadros que en el Asistente de Reglas. Haz tu selección para crear tu regla.

1. Si estás satisfecho con la regla tal como está, haz clic en “OK” para guardarla y aplicarla.

Consejo: la próxima vez que te tomes unos días libres, configura un mensaje de fuera de la oficina en Outlook.

Ejemplos de Reglas de Outlook

Ahora que sabes cómo crear una regla en Outlook, vamos a repasar algunos ejemplos útiles. Estamos creando estas reglas desde cero usando las instrucciones anteriores.

Mover mensajes a una carpeta

Si a menudo mueves tus mensajes a carpetas para mantener tu bandeja de entrada organizada, puedes configurar una regla para moverlos automáticamente y ahorrar tiempo.

1. En la primera ventana del Asistente de Reglas, selecciona “Mover mensajes de alguien a una carpeta.” Alternativamente, elige una de las otras dos condiciones “Mover mensajes.” Selecciona “personas o grupo público” en la parte inferior para elegir el contacto y “especificado” para elegir la carpeta. Haz clic en “Siguiente.”

En nuestro ejemplo, estamos seleccionando “[email protected]” y “Recursos de Marketing,” respectivamente.

1. Avanza a través del Asistente de Reglas como se mostró arriba, eligiendo opcionalmente más condiciones y acciones, agregando excepciones, y finalmente nombrando y habilitando la regla.

Marcar correos electrónicos para seguimiento

Marcar correos electrónicos es otra buena manera de organizar mensajes, ya que te permite asignar y ver la marca tan pronto como el correo electrónico llega.

1. En la primera ventana del Asistente de Reglas, selecciona “Marcar mensajes de alguien para seguimiento.” Selecciona “personas o grupo público” para elegir el contacto y “seguir en este momento” para elegir el tipo y tiempo de seguimiento.

En este ejemplo, estamos seleccionando “[email protected],” “Llamar,” y “Mañana.”

1. Sigue los demás pasos para avanzar a través del Asistente de Reglas y guardar y habilitar tu regla.

Nota: una vez que aparezca un mensaje marcado, puedes programar tu respuesta en Outlook.

Asignar una categoría a un correo electrónico

Para identificar rápidamente correos electrónicos que caen en ciertas categorías, ¿por qué no crear una regla para hacerlo de antemano? Esto pondrá los mensajes en sus respectivas categorías para que los veas de un vistazo.

1. En la primera ventana del Asistente de Reglas, selecciona “Aplicar regla a los mensajes que recibo.” Haz clic en “Siguiente” para configurar las condiciones.

1. Marca las casillas para las condiciones y especificaciones que deseas utilizar. En nuestro ejemplo, estamos usando “con palabras específicas en el asunto” y eligiendo “palabras específicas” para agregar la palabra “proyecto.” Haz clic en “Siguiente.”

1. Marca la casilla para “asignarla a la categoría categoría,” luego haz clic en “categoría” para seleccionar la que deseas usar. Elegimos nuestra categoría “Clientes.” Haz clic en “Siguiente.”

1. Opcionalmente, agrega excepciones y haz clic en “Siguiente.”
2. Nombra la regla, actívala, confirma la configuración y haz clic en “Finalizar.”

Marcar mensajes con prioridad

Si asignas una prioridad a correos electrónicos seleccionados, como los de tu jefe o un cliente especial, puedes marcarlos como importantes desde el principio. O quizás quieras marcar los correos electrónicos donde estás incluido como CC como de baja prioridad.

1. Al igual que la regla anterior, selecciona “Aplicar regla a los mensajes que recibo” en el Asistente de Reglas y haz clic en “Siguiente” para seleccionar las condiciones.

2. Marca las casillas para las condiciones que deseas utilizar y haz clic para agregar las especificaciones. Aquí, estamos usando “donde mi nombre está en el cuadro CC.” Haz clic en “Siguiente.”

1. Marca la casilla para “marcarlo como importancia” y haz clic en “importancia” para elegir el nivel que deseas usar. Estamos eligiendo “baja importancia.” Haz clic en “Siguiente.”

1. Opcionalmente, agrega excepciones y haz clic en “Siguiente.”
2. Nombra la regla, actívala, confirma la configuración y haz clic en “Finalizar.”

Consejo: conviértete en un profesional del correo electrónico con los atajos de teclado de Outlook.

Preguntas Frecuentes

¿Dónde encuentro mis reglas de Outlook?

Puedes acceder a tus reglas si deseas desactivar, editar o eliminar una o más en la ventana del Administrador de Reglas.

Ve a “Archivo -> Información” o abre el menú “Reglas” en la pestaña “Inicio” y selecciona “Gestionar reglas y alertas.”

¿Por qué no funciona mi regla de Outlook?

Puede haber varias razones por las que una regla que configuraste en Outlook no esté funcionando como esperabas. A continuación hay algunas cosas para verificar:

• Verifica el cuadro “Gestionar reglas y alertas” para asegurarte de que la regla esté habilitada.
• Asegúrate de que la regla llame a una carpeta o contacto válido y no a uno que hayas eliminado.
• Confirma que otra regla no se esté aplicando primero.

Para causas y soluciones adicionales, consulta la página de soporte de Microsoft.

¿Puedo configurar una regla de formato condicional en Outlook?

El formato condicional está disponible en Outlook en un lugar diferente a las reglas de bandeja de entrada de correo electrónico discutidas aquí.

Ve a la pestaña “Ver” y selecciona “Configuración de Vista” en la cinta. En el cuadro que aparece, elige “Formato Condicional,” luego configura la regla en el siguiente cuadro de Formato Condicional.

Crédito de imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.