Cómo usar el portapapeles integrado de Microsoft Office en Windows
Es muy probable que utilices el portapapeles de tu sistema operativo a diario, ¡incluso si no estás seguro de qué es un “portapapeles”! El portapapeles es donde los datos “van” cuando los copias o cortas y de donde los datos “vienen” cuando los pegas. Si utilizas Windows, el portapapeles que usas a diario probablemente sea el propio de Windows. En términos de funcionalidad, el portapapeles de Windows es muy básico; sin embargo, el portapapeles de Microsoft Office es mucho más avanzado y facilita el trabajo dentro de la suite de Office.
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¿Cómo es mejor?
Cuando copias o cortas datos en Windows, se almacenará en su propio portapapeles. Desde aquí puedes pegar esos datos donde desees, tantas veces como desees. En el momento en que copias o cortas algo diferente, el portapapeles se borra y los nuevos datos lo reemplazan. Esto está bien para la migración básica de datos, pero no es tan bueno si deseas gestionar la copia y el pegado de múltiples fragmentos de datos a la vez.
El portapapeles de Microsoft Office es un poco diferente. Cuando copias datos en el portapapeles de Office, ocupa uno de los veinticuatro espacios que Office tiene en su portapapeles avanzado. Esto significa que puedes copiar veinticuatro elementos diferentes y no se borrarán entre sí; cada uno residirá en su respectivo “espacio”, listo para ser pegado cuando lo necesites.
¿Cómo accedo al portapapeles?
Puede que hayas utilizado Office durante años y no supieras sobre su portapapeles avanzado. Eso es porque no es 100% intuitivo saber cómo activarlo. Con unos pocos pasos sencillos, puedes aprovechar al máximo esta gran (¡aunque oculta!) función.
Primero, vamos a sacar el portapapeles de su escondite. En la cinta de Inicio, bajo la categoría Portapapeles, deberías ver una pequeña caja en la esquina inferior derecha. Haz clic en esto.
El portapapeles aparecerá a la izquierda.
Aquí es donde se mantendrán todos tus datos copiados y cortados. Si has copiado múltiples elementos antes de abrir este portapapeles, solo estará presente la entrada más reciente. Esto se debe a que el portapapeles de Office no se activa hasta que lo abres por primera vez en cada sesión. Si deseas cambiar esto, puedes hacer que el portapapeles de Office almacene datos incluso si no lo abres, lo que cubriremos más adelante.
Uso del portapapeles
Si dejas este portapapeles abierto, notarás que cuando copias o cortas datos, aparecerá dentro del portapapeles de Microsoft Office.
Si haces clic en cada entrada, se pegará en el documento donde está el cursor de Word. Pegar una entrada no la eliminará de la lista, así que siéntete libre de usar cada una tanto como desees. Aún mejor, si abres otro software dentro de la suite de Office, tu portapapeles te seguirá. Esto hace que el portapapeles de Office sea una herramienta muy útil si siempre estás llevando datos entre suites. Aquí, podemos tomar lo que copiamos de Word y pegarlo en una hoja de cálculo de Excel a través del portapapeles de Microsoft Office.
Si te encuentras importando datos de programas a Office, el portapapeles también puede hacer un seguimiento de eso. Aquí copiamos la frase “Características de Autocompletado del Navegador” de un navegador web, que Office detecta y coloca en su propio portapapeles.
Opciones
Si realmente disfrutas del portapapeles de Microsoft Office, hay configuraciones adicionales en el botón Opciones en la parte inferior.
Mostrar portapapeles de Office automáticamente es ideal si te ves usando esta función con frecuencia. Si lo habilitas, siempre se mostrará cuando abras Office, listo para usar.
Mostrar portapapeles de Office cuando se presiona Ctrl + C dos veces es la opción ideal si usarás esta función de vez en cuando. Permanecerá oculto cuando no lo desees, pero cuando surja la necesidad, un doble toque del atajo de copiar lo volverá a mostrar.
Recoger sin mostrar el portapapeles de Office te permitirá copiar elementos en el portapapeles de Office incluso si no lo has abierto durante una sesión. Esta es una buena opción para marcar si siempre estás sobrescribiendo accidentalmente texto en el portapapeles al usar Office. Con esta opción activada, simplemente puedes abrir el portapapeles y recuperar datos anteriores.
Mostrar icono del portapapeles de Office en la barra de tareas pondrá un icono en tu barra de tareas cuando el portapapeles de Office esté activo. Puedes hacer clic derecho en este icono para realizar acciones básicas, como ver el portapapeles o evitar que recoja datos.
Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar muestra una notificación en la esquina inferior derecha cada vez que copias algo, mostrando cuánto espacio hay en el portapapeles. ¡Una buena opción para usuarios avanzados!
Portapapeles inteligente
Si bien el portapapeles predeterminado de Windows puede ser útil, Office lo mejora con una gran cantidad de características. Ahora sabes cómo acceder a este portapapeles especial, lo que puede hacer y cómo aprovecharlo al máximo.
¿Usas el portapapeles a menudo? ¿Ves que esta función sea útil en tu vida diaria? Háznoslo saber a continuación.
