Cómo usar la Matriz de Eisenhower para gestionar tus tareas

¿Tienes problemas para priorizar tus tareas o para terminar las cosas a tiempo? Si estás dispuesto a probar una nueva técnica de gestión de tareas, prueba la Matriz de Eisenhower. Con ella, puedes priorizar tareas según su urgencia e importancia, ayudándote a determinar qué tareas abordar primero.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
• Cómo usar la Matriz de Eisenhower
• Herramientas y plantillas de la Matriz de Eisenhower
• Preguntas Frecuentes

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

Como habrás adivinado, el nombre Matriz de Eisenhower se deriva del 34º Presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

Como líder político y militar, tenía muchas tareas importantes que cumplir cada día. Esto lo llevó a inventar el Principio de Eisenhower para gestionar su carga de trabajo. Esta técnica le ayudó a él, y ahora a nosotros, a priorizar tareas según su urgencia e importancia.

Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes. — Dwight D. Eisenhower

A veces referida como una Matriz de Urgencia-Importancia o Matriz de Prioridad, la Matriz de Eisenhower organiza las tareas en una estructura de cuadrícula fácil de gestionar.

Hay dos columnas y dos filas en la cuadrícula. Donde cada columna y fila se encuentran, tienes un cuadrante, dándote un total de cuatro. Las tareas se colocan en los cuadrantes correspondientes a sus niveles de urgencia e importancia.

Aunque puedes ver variaciones en la redacción, el concepto sigue siendo el mismo.

• Urgente e Importante (Cuadrante 1): tareas que deben hacerse primero y antes de que termine el día.
• No Urgente e Importante (Cuadrante 2): tareas que son importantes pero no urgentes, por lo que pueden hacerse más tarde.
• No Importante y Urgente (Cuadrante 3): tareas que son urgentes pero no importantes y deben ser delegadas a otros.
• No Importante y No Urgente (Cuadrante 4): tareas que no son ni urgentes ni importantes y no deberían hacerse en absoluto.

Cómo usar la Matriz de Eisenhower

Al usar este método de gestión de tareas, dejarás de intentar decidir qué tarea abordar primero, ya que la matriz se encarga de eso por ti. Coloca tus tareas en sus cuadrantes y simplemente comienza a trabajar en ellas.

Cuando sea el momento de decidir a qué cuadrante agregar tus tareas, estos detalles deberían ayudarte a clasificar los elementos en tu lista.

• Cuadrante 1 (Hacer, Hacer Ahora, Hacer Hoy): tareas que deben hacerse primero, ahora o hoy. Piensa en un elemento con una fecha límite para hoy, una tarea que tendrá un efecto perjudicial si no se completa de inmediato, o tareas del Cuadrante 2 que se han vuelto urgentes.
• Cuadrante 2 (Hacer Más Tarde, Programar, Planificar): tareas que son esenciales pero no urgentes y pueden ser programadas. Esto incluye tareas que necesitan planificación, tienen una dependencia, o no (todavía) caen en el Cuadrante 1. Muchas de tus tareas probablemente caerán en este cuadrante.
• Cuadrante 3 (Delegar, Asignar): tareas que son menos importantes pero más urgentes que deberías delegar a alguien. Aquellos quehaceres que no requieren tus habilidades particulares y pueden ser asignados a otra persona. Esto a menudo se refiere como el Cuadrante de Delegar.
• Cuadrante 4 (No Hacer, Eliminar): tareas que no harás en absoluto y puedes eliminar. Esto podría incluir tareas que has movido de otros cuadrantes que ya no son importantes o urgentes o aquellas que determines innecesarias.

Herramientas y plantillas de la Matriz de Eisenhower

Si bien puedes usar fácilmente tu aplicación de gestión de tareas actual y sus herramientas integradas, es posible que desees algo específico para este método. Puede que quieras echar un vistazo a estas herramientas y plantillas de la Matriz de Eisenhower.

Usa una Matriz de Eisenhower en Línea

Una excelente herramienta basada en la web que puedes usar es proporcionada por Eisenhower.me. Ofrece cuadrantes para Hacer primero, Programar, Delegar y No hacer con algunas características adicionales útiles. La herramienta es gratuita, y puedes iniciar sesión con Google, Facebook o un correo electrónico y contraseña.

1. Una vez que crees tu cuenta gratuita, verás tu Matriz de Eisenhower lista para tus tareas. Ingresa tu quehacer en la sección “Crear nueva tarea” del cuadrante.

1. La matriz muestra el número total de tareas por cuadrante en la parte superior de cada uno, el número de tareas completadas en la parte inferior de cada uno, y estadísticas para todas las tareas completadas en la parte superior.

1. Selecciona los tres puntos a la derecha de una tarea para acciones adicionales. Las acciones rápidas incluyen “Marcar como Completo” y “Eliminar.” Ten en cuenta que también puedes marcar una tarea como completa usando la marca de verificación a la derecha.

1. Si eliges “Delegar,” verás que se abre una nueva ventana de mensaje usando tu servicio de correo electrónico predeterminado que contiene detalles para la tarea, lista para que la termines y envíes.

1. Si seleccionas “Modo de Enfoque,” se te pedirá que ingreses un tiempo para concentrarte en esa tarea en particular. Cuando el tiempo se agote, puedes marcar la tarea como completa, reiniciar el temporizador, o usar la “X” en la parte superior izquierda para salir y regresar a la matriz.

1. Para más, selecciona el ícono de engranaje en la esquina superior derecha. Luego puedes cambiar el fondo, establecer un tiempo predeterminado para el Modo de Enfoque, recibir notificaciones y cambiar el idioma.

Usa un Gestor de Tareas y Proyectos en Línea

Las herramientas de gestión de proyectos en línea estructuradas en un diseño Kanban también son excelentes para la Matriz de Eisenhower. Te dan la visualización que necesitas para tus cuadrantes y tareas. Puedes usar aplicaciones como Trello, Asana, Monday o MeisterTask. Para un ejemplo de cómo configurar tu matriz con una de estas herramientas, estamos usando Trello.

1. Crea un tablero para tu Matriz de Eisenhower y agrega una lista para cada cuadrante comenzando con urgente, importante a la izquierda y terminando con no urgente, no importante a la derecha. Opcionalmente, puedes incluir una lista en el extremo derecho para tareas completadas.

1. Inserta una tarjeta para cada tarea dentro de la lista correspondiente (cuadrante). Selecciona “Agregar una Tarjeta” e ingresa el nombre de la tarea.

1. Puedes organizar las tareas dentro del cuadrante en el orden que desees. Arrastra una tarjeta hacia arriba o hacia abajo para colocarla en la posición que quieras. Alternativamente, selecciona los tres puntos en la parte superior derecha de la lista y elige “Ordenar por” para ordenar las tarjetas por fecha de creación o alfabéticamente.

1. Opcionalmente, abre una tarjeta para agregar más detalles a la tarea. Puedes incluir una descripción, agregar etiquetas, ingresar comentarios o insertar una lista de verificación.

1. Si necesitas mover una tarea de un cuadrante a otro, simplemente arrastra la tarjeta de su lista actual a la nueva.

1. A medida que completes las tareas en tus listas, puedes abrir las tarjetas y seleccionar Archivar para moverlas a los Elementos Archivados. Si incluyes una lista de Hecho como se mencionó anteriormente, simplemente arrastra una tarjeta a ella cuando completes la tarea.

Consejo: Hay varias más formas de usar Trello para gestionar proyectos.

Usa una Plantilla para Microsoft Word o Google Docs

Otra buena herramienta para la Matriz de Eisenhower es una plantilla con los cuadrantes configurados y listos para usar. Si usas Microsoft Word o Google Docs, puedes usar esta plantilla gratuita de Smartsheet.

1. Cuando abras esta plantilla en cualquiera de las aplicaciones, verás los cuadrantes codificados por colores “Hacer,” “Decidir,” “Delegar,” y “Eliminar,” con un breve aviso de propósito al lado de cada uno.

1. Simplemente ingresa las tareas en los cuadrantes en el orden que desees que se enumeren. Para hacer las listas ordenadas y limpias, también puedes insertar viñetas o crear listas numeradas si lo deseas.

1. Cuando completes una tarea, puedes usar el formato de texto tachado para marcarla o simplemente eliminarla del cuadrante.

Nota: también puedes hacer una lista de verificación en Microsoft Word.

Usa una Plantilla para Excel o Google Sheets

Si prefieres una plantilla para Microsoft Excel o Google Sheets, Vertex42 ofrece esta plantilla gratuita de la Matriz de Eisenhower.

1. Comienza agregando tu nombre o logotipo en la parte superior derecha, luego ingresa el tema, título o meta en el cuadro de abajo.

1. Agrega las tareas a cada cuadrante en las líneas proporcionadas.

1. Si necesitas mover una tarea de un cuadrante a otro, selecciona la celda y arrástrala al cuadrante que desees.

1. Una característica útil de esta plantilla es que también incluye casillas de verificación para marcar fácilmente tus tareas completadas.

Prueba esto: plantillas gratuitas de Excel para gestionar tu presupuesto.

Preguntas Frecuentes

¿Debería limitar el número de tareas en la matriz?

Nunca es bueno sobrecargar tu lista de tareas, así que trata de no agregar demasiadas tareas a los cuadrantes de la Matriz de Eisenhower para evitar sentirte abrumado.

Como regla general, mantén no más de seis a ocho tareas no completadas en cada cuadrante a la vez. Si decides usar la herramienta de Matriz de Eisenhower en línea descrita aquí, puedes optar por recibir una notificación cuando agregues más de ocho tareas a un cuadrante.

¿Cuál es el diseño Kanban mencionado anteriormente?

El diseño visual se utiliza en el método Kanban de gestión de proyectos ágiles, que utiliza tableros, listas (o categorías) y tarjetas. Usando este sistema, mueves tarjetas de una lista a la siguiente a medida que avanzas en un proyecto hasta que esté completo.

Esta técnica permite que tú y tu equipo visualicen las etapas de un proyecto y vean cómo las tareas se mueven a través de cada fase.

¿Cuál es una buena manera de concentrarse en completar tareas?

Puede ser difícil concentrarse en completar tareas cuando tienes múltiples distracciones. Considera usar una herramienta útil disponible para tu dispositivo.

Por ejemplo, puedes revisar una aplicación que te ayude a mantenerte enfocado al usar tu dispositivo móvil. También puedes mirar la función de Asistente de Enfoque en Windows o probar el Modo de Enfoque de Apple en Mac.

Crédito de la imagen: Pixabay. Todas las capturas de pantalla por Sandy Writtenhouse.