Cómo ver y revertir cambios realizados en Google Docs
Uno de los mayores beneficios de trabajar en un documento en la nube es la capacidad de compartirlo en tiempo real. Ya no tienes que pasar ediciones para intentar mantener un documento coherente; ahora todos pueden contribuir en el mismo documento e incluso editarlo al mismo tiempo. Aunque es muy útil, surgen problemas que naturalmente aparecen con varias personas editando el mismo documento. ¡Un día podrías abrir el documento y encontrar que se han realizado muchos cambios, algunos de los cuales no estás de acuerdo!
Afortunadamente, con cualquier buen software que permita la edición colaborativa, hay una manera de averiguar quién hizo qué cambios y revertirlos a una versión anterior. Aquí te mostramos cómo hacerlo en Google Docs.
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Visualizando Ediciones
En este ejemplo, analizaremos un documento que sufrió ediciones. Alguien intentó agregar una imagen a este artículo sobre Tutankamón, pero al hacerlo, accidentalmente eliminó un párrafo sobre su vida temprana y sus padres.
Afortunadamente, aún podemos recuperar el párrafo, aunque haya sido eliminado. Primero, haz clic en “Archivo”, luego en “Ver historial de revisiones”. Alternativamente, puedes presionar la tecla de acceso rápido “Ctrl + Alt + Shift + H”, aunque esto puede ser difícil de recordar.
El historial de revisiones aparecerá. Lo que sucede aquí es que Google Docs “recuerda” diferentes estados del artículo a medida que se va escribiendo. También registra quién escribió qué entrada, para que puedas mirar atrás y ver quién editó el documento.
Si revisamos el historial, podemos ver que nuestro documento fue editado por Paul:
Podemos hacer clic en cada revisión para ver los cambios que se realizaron en esa versión del historial del documento. Ten en cuenta que necesitas hacer clic en la casilla “Mostrar cambios” en la parte inferior del historial de revisiones para verlos.
Al observar los cambios dentro de una revisión, cualquier texto que fue editado estará coloreado en el mismo color que el usuario que lo editó. En este caso, el color de Paul es púrpura, por lo que todas sus ediciones aparecerán en púrpura. El texto coloreado con una línea a través de él es lo que el usuario eliminó, mientras que el texto coloreado sin línea es lo que se agregó.
Al revisar las ediciones, podemos ver el momento en que Paul accidentalmente eliminó nuestro párrafo:
Ahora que sabemos cuándo se realizó la edición, ¡es hora de recuperarla!
Restaurando Revisiones
Primero, seleccionaremos la revisión justo antes de que se eliminara el párrafo.
Ahora, en la parte superior izquierda, hay un botón llamado “Restaurar esta revisión”. Haz clic en esto.
Luego, haz clic en “Restaurar” en la ventana emergente que aparece.
El documento ahora vuelve a su antiguo estado. Ten en cuenta que cualquier revisión realizada después de este punto específico en el tiempo todavía está guardada. Volver a una revisión anterior no borrará ni sobrescribirá automáticamente ninguna revisión que vino después. Podemos usar esto para transferir el contenido agregado en las revisiones más nuevas a esta, para que podamos mantener el párrafo eliminado mientras también aseguramos que el trabajo de nuestro colaborador siga intacto.
La función de “Sugerencia” de Google Docs
En el futuro, si deseas evitar estos dolores de cabeza, dile a tus autores que habiliten el “modo de sugerencia”. Puedes hacer esto haciendo clic en la casilla en la parte superior derecha que dice “Edición” y cambiándola a “Sugerencia”. En el momento de escribir esto, no hay forma de obligar a los autores a usar este modo, por lo que tendrás que pedirles que lo hagan manualmente. Si ambos están editando el archivo al mismo tiempo, podrías hacerlo a través del chat del documento.
Cuando las personas editan el documento con las sugerencias habilitadas, los cambios aparecerán como una sugerencia en lugar de una edición real. Esto significa que no puedes eliminar físicamente texto; si lo intentas, Google Docs simplemente marcará el texto para eliminación. Asimismo, si agregas algo, Google Docs lo añadirá como una adición sugerida al artículo. Un registro de cada edición aparecerá a la derecha y permitirá al autor explicar sus ediciones si lo desea.
Para que los cambios se conviertan en “reales”, deben ser aceptados o rechazados. Esto se hace mediante las casillas que aparecen a la derecha de cualquier cambio.
Si haces clic en la casilla de verificación, la edición es aceptada e implementada en el documento. Si haces clic en el símbolo de cruz, el cambio se revierte a lo que originalmente era. En el ejemplo anterior, si nuestro colaborador estaba usando sugerencias para hacer sus ediciones, podríamos haber aceptado la solicitud de adición para su imagen y párrafo y rechazado la solicitud de eliminación para nuestro propio párrafo. ¡Mucho más fácil!
Editando Ediciones
Al colaborar con otros, puede ser frustrante ver partes importantes eliminadas o cambiadas accidentalmente. Con el historial de revisiones, puedes localizar el último estado ideal del documento y volver a él. Aún mejor, con el modo de “Sugerencias” activado, puedes revisar cada cambio y aprobarlo o rechazarlo según lo consideres necesario.
¿Usas regularmente Google Docs para colaborar en documentos? ¡Déjanos saber abajo!
