Maximiza tu almacenamiento de OneDrive con estos 10 trucos ingeniosos

¿Te parece que tu OneDrive es más como un cajón de chismes digital que una solución de almacenamiento en la nube optimizada? Microsoft OneDrive es un excelente servicio de almacenamiento en la nube que facilita el acceso a través de dispositivos. Sin embargo, sin una gestión efectiva, puede convertirse rápidamente en un consumidor de espacio. Esta guía enumera consejos para gestionar y estirar tu almacenamiento de OneDrive de manera más eficiente, para asegurarte de que siempre tengas suficiente espacio.

1. Analiza tu uso de almacenamiento

Antes de hacer cualquier cambio, identifica los problemas con tu almacenamiento. Inicia sesión en OneDrive a través de la web o la aplicación móvil, y ve al menú Configuración. Localiza la opción Gestionar almacenamiento para ver el desglose visual de lo que está consumiendo tu espacio de almacenamiento.

Dado que la mayoría de las aplicaciones y servicios de Microsoft utilizan OneDrive para sincronizar tus datos, notarás que aparecen en el desglose. No es anormal encontrar archivos olvidados, fotos o proyectos antiguos que se han acumulado y están usando más espacio del que merecen.

2. Optimiza la configuración de sincronización

Deja de sincronizar archivos locales a OneDrive. Este es un error común que fácilmente ocupa espacio. Por ejemplo, durante una instalación de Windows, el sistema te pide que sincronices carpetas locales a OneDrive. Sin embargo, no todo en tu OneDrive necesita ser sincronizado con cada dispositivo.

Para evitar esto, haz clic derecho en OneDrive en la bandeja del sistema y selecciona Configuración. Navega a Cuenta -> Elegir carpetas.

Desmarca las carpetas que no deseas sincronizar con tu dispositivo y haz clic en Aceptar para aplicar los cambios.

De ahora en adelante, tu dispositivo sincronizará solo las carpetas marcadas. Recuerda, una vez que tu almacenamiento supere el 90%, te encontrarás constantemente con problemas de sincronización de OneDrive.

3. Aprovecha los archivos a demanda

Este es uno de los trucos más geniales para aprovechar al máximo tu almacenamiento de Microsoft OneDrive. Te permite ver todos tus archivos en el Explorador de archivos sin ocupar espacio en el disco local hasta que se abran.

Actívalo haciendo clic derecho en el ícono de OneDrive y seleccionando Configuración. Navega a Sincronización y copia de seguridad -> Configuración avanzada -> Archivos a demanda -> Liberar espacio en disco.

Este truco te permite reducir significativamente el uso de almacenamiento de OneDrive mientras mantienes el acceso en la nube. Además, solo los archivos marcados con íconos de nube están en línea.

4. Limpia archivos antiguos y grandes

Una de las formas más rápidas de gestionar el almacenamiento de OneDrive y deshacerse del desorden es eliminando todos los archivos grandes de los que puedes prescindir.

Localiza el menú Gestionar almacenamiento como se describió en el primer truco de OneDrive anterior. Selecciona OneDrive junto a Liberar espacio para mostrar los archivos grandes. Selecciona los archivos irrelevantes y presiona eliminar.

Alternativamente, mueve los archivos innecesarios a un disco externo o comprímelos como una forma de expandir espacio sin eliminar nada en tu PC.

5. Gestiona los archivos adjuntos de Outlook

Si eres un gran usuario de Outlook, ten cuidado con los archivos adjuntos. Pueden acumularse rápidamente si tus carpetas de elementos enviados y elementos eliminados no se limpian regularmente. Esto puede ser un gran problema para aquellos que pertenecen a equipos que comparten archivos de esta manera.

Limpia los archivos adjuntos acumulados localizando la sección de resumen de almacenamiento en OneDrive. Selecciona Archivos adjuntos de Outlook, elige archivos adjuntos grandes y elimínalos.

Considera usar enlaces de OneDrive en lugar de enviar archivos adjuntos en tu correo electrónico. Otro truco es sincronizar OneDrive con tu PC para gestionar aún más el espacio de archivos.

6. Usa compresión de imágenes

Las imágenes son consumidores silenciosos de espacio. Se sincronizan fácilmente y pueden ser rápidamente olvidadas. Antes de subirlas a OneDrive, intenta comprimirlas.

Puedes usar numerosas herramientas gratuitas para comprimir imágenes sin perder calidad de imagen. Sin embargo, si no deseas seguir este camino, un redimensionamiento rápido en tu editor de fotos reducirá el tamaño.

7. Implementa la limpieza del historial de versiones

OneDrive guarda versiones de tus documentos para fines de recuperación. Si bien esta es una gran característica, cuando te estás quedando sin espacio, se convierte en un lujo que no puedes permitirte.

Para evitar esta acumulación, haz clic derecho en cualquier archivo en OneDrive y selecciona Historial de versiones. Haz clic en los tres puntos junto a cada versión y elige Eliminar.

Solo para aclarar, este truco no te hará perder tu trabajo y mantendrá solo lo esencial en el almacenamiento de OneDrive.

8. Comparte archivos en lugar de duplicar

Al colaborar con tus compañeros de equipo en proyectos, intenta compartir enlaces como una forma de gestionar tu almacenamiento de OneDrive. En lugar de duplicar los archivos, compartir el enlace original evita el desorden y mantiene a todos en la misma página.

Haz clic derecho en el archivo, luego selecciona Compartir -> Copiar enlace. Aunque se pasa por alto, este es un error común que causa estrés de almacenamiento en OneDrive.

Nota: explora algunas de estas recomendaciones para encontrar y eliminar archivos duplicados en Windows.

9. Usa la papelera de reciclaje de OneDrive sabiamente

Todos los archivos eliminados se mueven automáticamente a la papelera de reciclaje de tu OneDrive. Aún cuentan como parte de tu almacenamiento, por lo que necesitarás revisarla y vaciarla periódicamente.

Ve a la interfaz web de OneDrive y haz clic en Papelera de reciclaje. Selecciona todos los archivos y vacía la papelera.

Piensa en este consejo como sacar la basura, un proceso necesario para asegurar una gestión adecuada de tu almacenamiento de OneDrive.

10. Considera los planes de almacenamiento de OneDrive

Como último recurso, después de probar todos los trucos anteriores, si descubres que aún te falta espacio de almacenamiento, es hora de actualizar tu plan de OneDrive. Aunque los planes comienzan en $2 al mes por 100 GB, puedes comprar considerablemente más.

Además, obtener la suscripción a Microsoft 365 puede valer la pena, ya que obtienes 1 TB adicional de espacio en OneDrive. También puedes extender el 1 TB con compras adicionales.

Implementar estos trucos te ahorrará espacio y mejorará tu experiencia en OneDrive, haciéndola más rápida, limpia y organizada. Recuerda, el objetivo es usar tu espacio sabiamente, y la mejor manera de hacerlo es gestionar tu almacenamiento de OneDrive de manera constante.

Imagen y todas las capturas de pantalla por Henderson Jayden Harper.