SharePoint vs Dropbox - ¿Cuál deberías elegir?

SharePoint y Dropbox son dos de las populares soluciones de almacenamiento en la nube y plataformas de colaboración. Mientras que Dropbox está orientado a los usuarios de negocios casuales que no son expertos en tecnología, SharePoint, por otro lado, es preferido por las corporaciones de TI por su seguridad e integración con Microsoft Office.

Ahora, si tuvieras que elegir entre los dos para tu empresa, ¿qué elegirías? La respuesta radica en conocer tus requisitos. Aunque ambos son grandes productos, están diseñados para servir a diferentes propósitos.

En este artículo, enfrentamos SharePoint contra Dropbox y exploramos las ventajas y desventajas de estos servicios para ayudarte a facilitar tu decisión.

SharePoint vs. Dropbox

Comencemos explorando lo que ofrecen estos dos programas, junto con sus pros y contras. Más adelante, exploraremos en detalle qué plataforma cumple con los requisitos de colaboración más importantes según las necesidades del consumidor.

Dropbox

Dropbox es un espacio de trabajo moderno diseñado para reducir el trabajo innecesario para que puedas concentrarte en las cosas que importan. El servicio ofrece almacenamiento en la nube, sincronización de archivos, nube personal y software cliente.

La cuenta básica de Dropbox es gratuita y ofrece 2GB de espacio. Se puede agregar almacenamiento adicional con el plan premium que comienza en $9.99 al mes, lo que proporciona 100GB adicionales de almacenamiento.

La aplicación está disponible para tus plataformas Windows, Mac y Linux, incluyendo plataformas móviles como Android e iOS.

Dropbox permite a los usuarios crear carpetas individuales en sus computadoras. Dropbox luego se sincroniza con la cuenta y a través de dispositivos, independientemente del dispositivo en uso. El usuario puede importar y exportar archivos a estas carpetas utilizando la interfaz de la aplicación web o la aplicación para smartphone.

Pros :

• Facilidad de uso.
• Accesible universalmente.
• Funciona como un servidor de archivos en la nube.

Contras :

• No es la solución más rentable.
• Al ser una plataforma de colaboración de intercambio de archivos de nivel consumidor, la seguridad de los datos puede ser una preocupación para las corporaciones.

SharePoint

SharePoint es una plataforma de colaboración basada en la web que se vende como un sistema de gestión y almacenamiento de documentos.

Dicho esto, el producto es altamente configurable, lo que lo convierte en la solución ideal para grandes empresas debido a su naturaleza flexible. SharePoint, al ser un producto de Microsoft, ofrece integración perfecta con Microsoft Office.

Si bien SharePoint se puede utilizar para realizar tareas simples como el intercambio de documentos, también se puede utilizar como un portal de internet, sitio de internet, inteligencia empresarial, herramienta de colaboración para la gestión de proyectos, sincronizando calendarios con Outlook, etc.

La popularidad y versatilidad de la plataforma se puede juzgar por el hecho de que el 78% de las empresas Fortune 500 confían en SharePoint para realizar su trabajo.

La gran cantidad de posibilidades significa que la plataforma es generalmente más cara si se utiliza solo como almacenamiento de datos en línea y plataforma de intercambio de archivos, que es donde Dropbox hace su caso.

Pros :

• Excelente integración con productos de Microsoft.
• Despliegue robusto, en la nube, híbrido y local.
• Ofrece el mayor valor tanto para grandes como para pequeñas empresas.

Contras :

• Generalmente, es más caro si se utiliza como plataforma de intercambio de archivos.
• La implementación es una tarea compleja y lleva tiempo, dependiendo del tamaño del negocio.

Cosas a considerar antes de seleccionar el servicio

Ningún servicio único cumple con todos los requisitos de intercambio de documentos y colaboración. Sin embargo, al elegir un servicio, considera lo que es adecuado para tu organización analizando los siguientes factores y si se aplican a tu negocio.

1. Despliegue y facilidad de uso

Comenzar con Dropbox es tan fácil como crear una cuenta y descargar e instalar la aplicación. El usuario puede comenzar a compartir archivos en menos de unos minutos. Sin embargo, configurar y desplegar SharePoint es una tarea compleja y requiere soporte de TI.

Puede tardar desde un día hasta semanas en configurar la plataforma, dependiendo del requisito.

2. Integración

SharePoint, al ser un producto de Microsoft, ofrece una excelente integración con productos de Microsoft como Office 365.

El hecho de que muchas organizaciones ya utilicen Microsoft Office, SharePoint generalmente parece una elección natural debido a la integración perfecta que ofrece el servicio. Dropbox, por otro lado, puede utilizar extensiones de terceros para integrarse con Microsoft Office.

3. Seguridad

SharePoint viene con características avanzadas como protección con contraseña, cifrado, control de acceso a documentos y seguimiento de informes desde el principio. Servicios como Dropbox no ofrecen estas características. Si bien aún puedes agregar estas funcionalidades utilizando una capa adicional de servicios de terceros, esto quitará el factor de simplicidad de Dropbox.

¿Quién debería usar Dropbox?

• Dropbox es una excelente opción para freelancers y otros trabajadores independientes que ofrecen servicios en línea y buscan una manera fácil de compartir archivos con el cliente y compañeros de equipo.
• Dropbox también es una excelente opción si buscas una solución de almacenamiento de archivos para guardar tus documentos personales y relacionados con el trabajo en la nube.
• El soporte multiplataforma significa que puedes acceder a tu documento sobre la marcha en cualquier dispositivo.

¿Quién debería usar SharePoint?

• SharePoint es más adecuado para organizaciones medianas y grandes que buscan una solución a medida para manejar el almacenamiento, el intercambio de archivos y los desafíos de colaboración.
• También ofrece características de seguridad excesivas como cifrado, protección con contraseña y borrado remoto junto con una instalación de almacenamiento en la nube local para mantener los datos de la empresa seguros.
• SharePoint es una opción ideal si tu organización está utilizando otros productos de Microsoft como Microsoft Office.
• La integración perfecta con productos de Microsoft ofrece una colaboración mejorada para tus equipos.

Microsoft SharePoint y Dropbox son excelentes productos que satisfacen las necesidades de diferentes bases de usuarios.

Mientras que Dropbox ofrece facilidad de uso con servicios de intercambio de archivos y colaboración, SharePoint es más que solo una plataforma de almacenamiento y intercambio de archivos con una estructura flexible y escalabilidad diseñada para satisfacer las necesidades de empresas pequeñas a grandes.