Taskworld: Herramienta de Gestión de Proyectos Fácil de Usar para Equipos de Todos los Tamaños

¿Alguna vez has hecho un proyecto en grupo donde todo estaba desorganizado y nadie estaba en la misma página? Es un poco difícil mantener la cordura, ¿no? Al trabajar con grupos (grandes o pequeños) y organizaciones, una de las mejores cosas que puedes hacer para facilitar las cosas y mantener todo organizado es encontrar una solución de gestión de proyectos efectiva como Taskworld.

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, pero no todos tienen las mismas necesidades o preferencias. Así que, si te gusta hacer pruebas y errores antes de elegir la solución perfecta, Taskworld debería estar en la parte superior de tu lista de herramientas para probar. Aquí hay un vistazo a lo que este avanzado gestor de proyectos tiene para ofrecer.

Este es un artículo patrocinado y fue posible gracias a Taskworld. Los contenidos y opiniones reales son las únicas visiones del autor que mantiene independencia editorial, incluso cuando una publicación es patrocinada.

Configuración de una Cuenta

A simple vista, ya estaba feliz de ver que podía usar mi cuenta de Google (a través de inicio de sesión de Google) para registrarme. Puedes usar tu correo electrónico si lo prefieres, pero personalmente, no necesito otro inicio de sesión más.

También puedes elegir tu idioma preferido después de registrarte, lo cual es genial si hablas tailandés, francés, holandés, español, portugués, chino, coreano o japonés. Es agradable ver que tienen soporte para una variedad tan amplia de idiomas.

Empezando con Taskworld

Taskworld se da cuenta de que no a todos les gusta resolver las cosas por su cuenta, así que han añadido un tutorial muy útil para que empieces. Por supuesto, puedes saltártelo si lo deseas, pero solo toma un par de minutos y vale la pena seguirlo.

Hay un Proyecto de Muestra para que juegues antes de crear uno propio. Dentro encontrarás “Listas de Tareas” y Tareas de muestra. Todo esto se puede eliminar, pero es muy beneficioso para los principiantes.

El tutorial realmente te da una buena sensación de cómo funciona todo y cuán organizado puedes tener a tu equipo. Al finalizar, estaba bastante ansioso por comenzar.

Creando Nuevos Proyectos

Después de aprender lo básico, puedes comenzar creando nuevos Proyectos y añadiendo Listas de Tareas y Tareas a ellos. Hacer esto es muy fácil ya que hay un botón de “Nuevo Proyecto” en la parte superior derecha del sitio.

Me encanta que tengas control total sobre la privacidad de tus Proyectos. Puedes elegir tenerlos Públicos (disponibles para todo tu espacio de trabajo) o Privados (disponibles para los miembros que especifiques).

Una de mis características favoritas son las plantillas de Proyecto. Puedes elegir una para cada Proyecto que crees. Junto con hacer las cosas a tu manera usando la plantilla “En Blanco”, también puedes elegir:

• Plantilla de Días de la Semana – Te da una Lista de Tareas para cada día de la semana
• Plantilla de Equipo Único – Le da a cada miembro del equipo su propia Lista de Tareas
• Plantilla de Departamentos – Le da a cada departamento su propia Lista de Tareas (por ejemplo, Ventas, Diseño, Finanzas)
• Plantilla Kanban – Te da una Lista de Tareas de Por Hacer, Haciendo y Hecho (mi favorita personal)

Creando y Gestionando Tareas

Añadir Tareas a tu Lista de Tareas y gestionarlas es tan fácil como crear Proyectos. El “+” está en la ubicación perfecta (junto a cada título de Lista de Tareas) para que puedas añadir rápidamente nuevas Tareas según sea necesario.

Lo que también es genial es que esos títulos de Lista de Tareas no están grabados en piedra. Puedes renombrarlos a algo que se ajuste mejor o que sea más motivador.

Cuando se trata de Etiquetas, ya hay algunas predefinidas que puedes elegir. También puedes añadir las tuyas propias.

Lo que también es realmente conveniente es que puedes buscar entre tus etiquetas usando la barra de búsqueda. No hay necesidad de desplazarse por una lista para encontrar la(s) que necesitas.

Me sorprendió gratamente las opciones adicionales que aparecieron al hacer clic en una Tarea actual. Poder cambiar el color de la etiqueta es realmente importante para mí, ya que me gusta usar colores para representar urgencia e importancia. La función de lista de verificación también será muy útil, especialmente para listas de compras y suministros necesarios para un proyecto.

Algo que Taskworld también hace muy bien es incorporar conversaciones dentro de las tareas. De hecho, han creado su propio sistema de chat en lugar de integrar otra herramienta. Hacer clic en “Comentarios” te permite dejar un comentario e incluso añadir un formato básico. Del mismo modo, todos los demás que pueden ver esa tarea también pueden añadir comentarios. Definitivamente ayuda a liberar tu bandeja de entrada de correo electrónico.

También puedes enviar mensajes privados a los miembros de tu equipo haciendo clic en su “Cabeza de Chat” en el panel izquierdo; hasta cinco miembros del equipo pueden ser fijados aquí para un acceso fácil. Nuevamente, reduce los correos electrónicos y es un método extremadamente efectivo de comunicación con los miembros del equipo.

Dado que a menudo me gusta adjuntar imágenes y enlaces a las tareas, estoy feliz de tener la sección “Archivos y Enlaces” para hacerlo.

Lo mejor de todo es que puedes subir archivos desde tu computadora o añadirlos desde la Nube (Box, Dropbox, Google Drive). La mayoría de las personas utilizan, al menos, uno de esos servicios.

Otras Características

Una de las características más interesantes de Taskworld es la función de Línea de Tiempo que se desplaza horizontalmente para Proyectos; actualmente está en Beta. Te permite obtener una vista diferente de tus Tareas; puedes ver todo de un vistazo. Hay una Leyenda que explica lo que significa cada cosa para que no sientas que solo estás mirando un montón de formas y colores.

No he visto esto con ninguna otra herramienta similar que haya utilizado. También quiero señalar que esto es además de la vista de Calendario (también disponible) que contiene Tareas para todos tus Proyectos. Obtienes una Línea de Tiempo para cada Proyecto. Encuentro más fácil ver todo de un vistazo aquí.

Una de las características más valiosas de cada Proyecto es la Analítica. Te permite ver quién está haciendo qué, quién está flojeando y cuánto tiempo es productivo frente a no productivo. Incluso hay un gráfico de “Burn Up” que compara el alcance de un proyecto con el trabajo total realizado para ayudar a medir la velocidad de tu equipo.

También es bueno saber que no necesitas tener un Proyecto para añadir tareas para ti mismo. Con “Tareas Directas” puedes añadir tareas a tu bandeja de entrada personal. Estas no están asociadas con ningún Proyecto y son solo para tus ojos.

Esto es genial para cosas personales y del hogar, especialmente porque puedes tener tareas repetitivas.

Reflexiones Finales

Si estás familiarizado con Trello, notarás que Taskworld está configurado y funciona de manera muy similar. De hecho, Taskworld incluso tiene una página de comparación que te mostrará todas las características que tienen para ofrecer que Trello no tiene. Incluso puedes importar tus tareas de Trello a Taskworld en solo un paso (sube tu archivo JSON de Trello y listo).

Como alguien que ha utilizado tanto Trello como Taskworld, definitivamente puedo estar de acuerdo en que aquí hay muchas más características. Algunas otras herramientas similares son Asana, MeisterTask y Teamwork. Las he probado todas, pero estoy más impresionado con Taskworld.

Si has estado buscando un nuevo Gestor de Proyectos, absolutamente creo que Taskworld te conquistará. Tiene una interfaz fácil de usar, un montón de características que realmente usarás y una curva de aprendizaje muy pequeña.