El Mejor Software CRM Todo-en-Uno para Freelancers y Creativos

Los freelancers y creativos tienen que usar múltiples sombreros, como marketing, contabilidad y gestión de clientes además del trabajo principal en sí. Manejar todos estos roles, especialmente mantener el contacto con los clientes, no siempre es fácil. Ahí es donde el software CRM todo-en-uno puede ayudar. Es una gran herramienta para mantener tu negocio más organizado.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es un CRM?
• 1. HoneyBook
• 2. Flowlu
• 3. Bloom
• 4. Bonsai
• 5. Dubsado
• 6. Hectic
• 7. Vtiger
• 8. Bitrix24
• 9. Zenkit
• 10. Agile CRM
• 11. Streak
• 12. Capsule
• 13. Spreadsheet.com
• Preguntas Frecuentes

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¿Qué es un CRM?

CRM es la abreviatura de Gestión de Relaciones con Clientes. El software CRM se refiere a una herramienta que ayuda a mantener organizados los detalles de los clientes. Piensa en ello como un panel de control para tu negocio.

Para cada cliente, puedes agregar detalles relevantes, como correos electrónicos, fechas de seguimientos, cuándo facturarlos, si han pagado o no, notas sobre llamadas/reuniones, y más.

Por supuesto, no estás limitado solo a contactos. El software CRM todo-en-uno también ayuda con la gestión de proyectos. Esto incluye firmar contratos, detallar tareas, suministros necesarios, facturación, y más.

Al principio, puedes pensar que el software CRM es solo para grandes empresas con cientos o miles de clientes que rastrear. Sin embargo, las herramientas CRM son perfectas para todo tipo de freelancers y creativos, incluso si solo tienes unos pocos clientes.

Si solo tienes uno o dos clientes, los beneficios pueden no parecer tan importantes. Sin embargo, a medida que tu lista de clientes crece, apreciarás tener un sistema organizativo en su lugar para que tengas más tiempo para concentrarte en los proyectos mismos.

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1. HoneyBook

HoneyBook es una de las opciones de software CRM más populares simplemente por ofrecer todo lo que los principiantes y freelancers y creativos de larga data podrían esperar en una sola herramienta. Las integraciones con herramientas populares facilitan agregar información relevante sin mucho proceso de incorporación.

Pros/Características:

• Todo-en-uno para todo tipo de freelancers y creativos
• Herramientas de facturación (enviar facturas y recibir pagos)
• Crear contratos
• Subir archivos adjuntos
• Diseño profesional de propuestas
• Programación simplificada (los clientes pueden reservar franjas horarias disponibles)
• Correos electrónicos y tareas automatizadas
• Integraciones con herramientas populares como Zoom, Zapier, Gmail, QuickBooks y Google Calendar
• Aplicaciones web y móviles
• Prueba gratuita sin tarjeta de crédito

Contras:

• No hay nivel gratuito (solo prueba gratuita de 7 días)
• El plan de costo más bajo está limitado a $10,000 en transacciones totales

La desventaja obvia es que HoneyBook no es gratuito. El Plan Inicial cuesta $9/mes pero está limitado a $10,000 en transacciones. El Plan Ilimitado de $39/mes es el mejor valor, pero puede no estar en el presupuesto para creativos completamente nuevos.

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2. Flowlu

Flowlu no escatima en cuanto a características, incluyendo en su muy generoso nivel gratuito. Los planes gratuitos están limitados a dos usuarios y solo 1 GB de almacenamiento, y no obtienes un portal para clientes para chatear contigo o agregar comentarios. Sin embargo, aún puedes rastrear proyectos y clientes, así como facturar y rastrear gastos.

Pros/Características:

• Rastrear proyectos, tareas y clientes ilimitados en el nivel gratuito
• Subir archivos
• Recibir notificaciones para proyectos, tareas y seguimientos de clientes
• Gestionar todos los datos financieros, incluyendo facturación en línea
• Crear una base de conocimientos para equipos
• Planificar proyectos con mapas mentales
• Crear contratos profesionales
• Configurar chat y comentarios en tiempo real
• Prever detalles del proyecto, como gastos y tiempo dedicado
• Informes detallados

Contras:

• Algunas características solo disponibles en planes premium
• Sin personalización en el nivel gratuito (sin logotipo/branding personalizado)

A medida que tu negocio freelance crece, es posible que desees actualizar a un plan de Equipo ($29/mes), Negocios ($59/mes) o Profesional ($119/mes). Estos te dan más características y funcionan bien para equipos pequeños y grandes.

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3. Bloom

Bloom es una herramienta CRM rica en características con un nivel gratuito diseñado para freelancers y creativos principiantes. Ofrece un gran nivel gratuito de CRM que fácilmente será el único software necesario para algunos creativos y freelancers. Para gestionar un proyecto a la vez y múltiples clientes, el conjunto de características es difícil de superar. Sin embargo, el verdadero poder de Bloom comienza con los planes premium, que te permiten aceptar pagos en línea, integrarte con más herramientas y crear portafolios de sitios web más grandes. (Los portafolios más pequeños son gratuitos.)

Pros/Características:

• Seguimiento detallado de clientes
• Reserva y programación de clientes
• Facturación
• Integración de sitios web
• Integraciones con Zoom, iCal, Google Calendar, Zapier, Square, Stripe y más
• Subir archivos adjuntos
• Crear portafolio de proyectos (sitio web gratuito)
• Automatización de tareas y correos electrónicos
• Creación y gestión de contratos
• Gestionar leads

Contras:

• Muchas características solo disponibles en planes premium
• Nivel gratuito solo para freelancers y creativos que recién comienzan

Los planes comienzan en $39/mes para individuos y equipos pequeños. Para agencias y estudios, el plan de $79/mes te da almacenamiento y usuarios adicionales.

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4. Bonsai

Bonsai está diseñado pensando en todos los creativos y freelancers, simplificando cada aspecto de la gestión de proyectos y clientes en un solo lugar conveniente.

Puedes pasar de caótico a organizado rápidamente con plantillas, gestión de clientes, recordatorios contables y más. El CRM fácil de usar también está disponible en una aplicación móvil para acceso rápido en movimiento. Lamentablemente, las características fiscales son un complemento que cuesta $10/mes. Además, tienes que pagar $9/mes extra por otros usuarios.

Pros/Características:

• Facturación completa
• Crear y gestionar contratos y propuestas
• Hojas de tiempo automatizadas
• Numerosas plantillas (facturación, contratos, propuestas, resúmenes, etc.)
• Entrada de clientes (formularios, comentarios, contacto, etc.)
• Gestionar leads y contactos
• Características contables completas, incluyendo impuestos
• Rastrear tareas y proyectos

Contras:

• No hay nivel gratuito (solo prueba gratuita de 14 días)
• Algunas características son complementos (no incluidas en ningún plan)

Para freelancers bien establecidos que intentan equilibrar el lado administrativo de su negocio, Bonsai es una de las herramientas CRM premium de menor costo a solo $19/mes para el plan básico y $29/mes para el plan Plus.

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5. Dubsado

Dubsado ofrece una herramienta CRM integral tanto para freelancers principiantes como establecidos. La versión gratuita está limitada tanto en características como en clientes (solo tres). Sin embargo, te da una buena idea de lo que es posible sin necesidad de tarjeta de crédito. El panel de control realmente destaca, ofreciendo una visión general de los detalles financieros, tu horario, tareas próximas y notificaciones recientes para manejar.

Pros/Características:

• Impresionante cantidad de plantillas para contratos, propuestas, cuestionarios, generación de leads y más
• Características completas de facturación, incluyendo integraciones con procesadores de pago
• Informes detallados
• Crear flujos de trabajo automatizados
• Organizar y gestionar proyectos, tareas y todos los detalles/comunicaciones de los clientes
• Programador fácil de usar
• Integraciones con herramientas populares como QuickBooks, Zapier, Zoom y muchas más
• Panel de control detallado con página de visión general completa

Contras:

• Versión gratuita limitada a tres clientes
• El plan premium más barato sorprendentemente limitado

En general, es razonablemente priced si decides actualizar. Cuesta $200/año para el plan Inicial, que no incluye flujos de trabajo automatizados y programación. Para obtener todas las características, necesitarás el plan de $350/año.

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6. Hectic

Hectic es un soplo de aire fresco para freelancers establecidos que buscan una herramienta CRM premium asequible para gestionar sus clientes y proyectos. Lo impresionante es que el nivel gratuito te da casi todas las características premium, pero estás limitado a un solo cliente y proyecto; sin embargo, no se requiere tarjeta de crédito para probar Hectic.

Pros/Características:

• Gestión detallada de clientes
• Agregar archivos adjuntos y documentos
• Programador integrado
• Herramientas de colaboración para equipos
• Rastrear tiempo e ingresos
• Integraciones con Zoom, Zapier, Gmail, Slack y más
• Crear contratos y propuestas personalizados
• Aplicaciones móviles
• Gestionar proyectos y tareas

Contras:

• Nivel gratuito limitado a un cliente activo
• Solo una plantilla general, aunque puedes crear la tuya propia

El panel de control de diseño simple y los gráficos coloridos facilitan encontrar la información que necesitas rápidamente para mantenerte al tanto de tu negocio. Además, cuesta solo $11.99/mes (con una garantía de devolución de dinero de 30 días) para el Plan Ilimitado. Alternativamente, si tienes un equipo de hasta 10 miembros, prueba el plan de $19.99/mes.

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7. Vtiger

Vtiger no es tan rico en características como algunas de las otras herramientas CRM en esta lista, pero si necesitas un CRM con más enfoque en marketing, este podría ser el ajuste perfecto para ti. Además, el plan gratuito ofrece todo lo que podrías querer en términos de gestión de detalles de proyectos y clientes. Es fácil personalizar el CRM para ver solo los datos aplicables a ti.

Pros/Características:

• Hasta 10 usuarios en el plan gratuito
• Gestionar contactos
• Adjuntar documentos y otros archivos
• Integración con Google Meet, Zoom, Gmail y Outlook
• Gestión completa de tareas y proyectos
• Herramientas y plantillas de marketing, como correos electrónicos, formularios de leads y autorespondedores
• Colaboración interna con comentarios y reuniones
• Configurar flujos de trabajo
• Programar contactos y reuniones
• Aplicación móvil

Contras:

• Sin características de facturación
• Nivel gratuito limitado a 3,000 registros y 3GB de almacenamiento
• El panel de control es más un menú que un panel de control real

El plan gratuito tiene algunas limitaciones, pero podría ser suficiente incluso para freelancers más establecidos. Por otro lado, es una de las opciones más caras para actualizar, comenzando en $30/mes por usuario.

8. Bitrix24

Bitrix24 es un CRM con un fuerte enfoque en la colaboración y generación de leads. Si bien muchas características están limitadas o no están disponibles en el nivel gratuito, sigue siendo un plan gratuito poderoso que puede ser más que suficiente para freelancers y creativos, siempre que uses otra opción de facturación. Sin embargo, aún puedes rastrear ventas, gestionar contactos y rastrear el tiempo dedicado a proyectos. Además, puedes crear un gran sitio web gratuito.

Pros/Características:

• Gestionar contactos y recopilar leads
• Automatizar seguimientos
• Construir tu propio sitio web
• Colaborar con otros miembros del equipo (chat, video, llamadas, etc.)
• Proporcionar cotizaciones y facturas (se requiere actualización para cobrar pagos)
• Gestionar proyectos
• Rastrear tiempo y tareas
• Crear automatizaciones de tareas
• Varias opciones de contacto, como redes sociales, chatbots, formularios de sitios web y más

Contras:

• El nivel gratuito está limitado con muchas características faltantes
• La facturación solo está disponible en planes de pago

Los planes premium comienzan en $39/mes para hasta cinco usuarios. Para obtener todas las características y usuarios ilimitados, es un alto $159/mes.

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9. Zenkit

Zenkit no es tu CRM normal. No encontrarás una sección para contactos o leads. En su lugar, puedes gestionar estos en Hypernotes o Base, lo que te permite personalizar todo. Al principio, es un sistema confuso, pero una vez que pases por los tutoriales, es más fácil de usar. Cada producto tiene sus propias limitaciones en la versión gratuita, con precios que varían de $4 a $9/mes para planes Plus y de $19 a $25/mes para Business. Alternativamente, puedes contactar a Zenkit para precios especiales de paquetes.

Pros/Características:

• Crear y gestionar proyectos
• Compuesto por cinco herramientas principales: Proyectos, Tareas, Zenchat, Hypernotes y Base
• Crear notas detalladas utilizando cuadernos individuales organizados en una biblioteca
• Gestor de tareas detallado con recordatorios
• Colaboración con funciones de chat
• Todas las herramientas se integran entre sí
• Recopilar contactos y detalles como tareas, proyectos o en cuadernos
• Integraciones con más de 1,500 otros servicios

Contras:

• Sin opciones tradicionales de gestión de contactos
• Sin herramientas de generación de leads o marketing
• Sin facturación

Si principalmente necesitas un CRM para la gestión de proyectos, Zenkit es la opción más simple entre la mayoría de las herramientas CRM.

10. Agile CRM

Agile CRM está diseñado tanto para solopreneurs como para grandes agencias. La buena parte es que los freelancers y creativos pueden beneficiarse de muchas de las mismas herramientas profesionales de generación de leads y organización de contactos de forma gratuita. Sin ningún tipo de prueba, puedes gestionar hasta 50,000 contactos y agregar tareas y documentos ilimitados. Si bien no hay características de facturación, el panel de control te brinda una gran visión general de tu día, manteniéndote organizado.

Pros/Características:

• Gestionar completamente contactos y leads
• Llamadas con un clic y automatización de llamadas
• Programar citas
• Gestionar proyectos con listas de tareas de arrastrar y soltar
• Crear flujos de trabajo de marketing automatizados
• Conectar correo electrónico y redes sociales
• Ofrecer soporte de mesa de ayuda y retroalimentación para clientes
• Integrar con una amplia variedad de servicios, incluyendo redes sociales, videollamadas, correo electrónico y más
• Aplicaciones adicionales para más funcionalidad
• Versión gratuita para hasta 10 usuarios y 50,000 contactos

Contras:

• Muchas características de marketing solo disponibles en planes premium
• La mayoría de las integraciones requieren planes premium
• Sin facturación

Los precios comienzan en solo $8.99/mes para agregar características de marketing. Los planes Regular y Enterprise te dan aún más características y cuestan $29.99/mes y $47.99/mes respectivamente.

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11. Streak

Streak es una herramienta CRM única que funciona directamente desde Gmail y hace que no tengas que saltar de un lado a otro entre tu correo electrónico y el CRM. Usas la misma interfaz de Gmail a la que estás acostumbrado, pero puedes importar fácilmente contactos, datos de ventas y mucho más. Las etiquetas coloridas te ayudan a mantener todo organizado. Los detallados videos tutoriales te ayudan a comenzar en solo minutos.

Pros/Características:

• Se instala en Chrome y Gmail
• Rastrear contactos y todos los correos electrónicos
• Configurar pipelines para capturar datos
• Obtener recordatorios y enviar correos electrónicos de seguimiento
• Rastrear ventas
• Configurar listas de tareas
• Se integra con productos de GSuite (integraciones adicionales de Zapier en planes premium)
• Flujos de trabajo personalizables
• Facturación (solo en plan premium)

Contras:

• Requiere Gmail
• Solo características muy básicas disponibles en el nivel gratuito

El plan gratuito es realmente solo para usuarios solitarios y ofrece hasta 500 elementos siendo rastreados en tu pipeline y 50 mensajes de combinación de correo al día. Para características más avanzadas e integraciones, necesitarás actualizar al plan Solo de $15/mes. Para características de facturación, necesitarás el plan Pro de $49/mes o el plan Enterprise de $129/mes.

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12. Capsule

Capsule es una verdadera herramienta CRM todo-en-uno que te brinda todo lo que necesitas para rastrear proyectos y clientes. Facilita el cuidado de posibles leads sin olvidar a nadie. Los informes detallados son ideales para rastrear metas y finanzas. Sorprendentemente, la mayoría de las integraciones y complementos están incluidos en el nivel gratuito, aunque los informes son limitados.

Pros/Características:

• Gestión detallada de contactos
• Plantillas de correo electrónico para Outlook y Gmail
• Miles de integraciones a través de Zapier
• Cuidado de leads
• Gestión de tareas y calendario
• Seguimiento y reporte de ventas detallados
• Facturación
• Hecho para individuos y equipos
• Gestionar hasta 250 contactos de forma gratuita

Contras:

• El nivel gratuito tiene almacenamiento muy limitado (50 MB)
• La mayoría de las características vienen a través de complementos (incluidos) en lugar de estar integradas

Es probable que necesites más almacenamiento, sin embargo, si continúas usando Capsule. Si bien cada plan ofrece una prueba gratuita, el plan Profesional cuesta $18/usuario/mes. Para aún más almacenamiento, contactos y características, puedes actualizar al plan de Equipos por $36/usuario/mes o al plan Enterprise por $54/usuario/mes.

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13. Spreadsheet.com

Spreadsheet.com ofrece el enfoque más único para una herramienta CRM. Si te encanta usar hojas de cálculo, apreciarás el formato familiar. Además, todo puede ser personalizado. Hay numerosas plantillas para ayudarte a comenzar. Visualiza datos como una hoja de cálculo o en vista de Gantt, Kanban o Formulario para adaptarse mejor a tus necesidades. La mayoría de los freelancers y creativos solo necesitan el plan gratuito.

Pros/Características:

• Interfaz de hoja de cálculo familiar para facilitar su uso
• Comienza con plantillas y personaliza fácilmente hojas de cálculo para tus necesidades
• Libros de trabajo ilimitados en el plan gratuito
• Gestionar contactos y proyectos
• Manejar marketing y programación
• Gestionar finanzas y crear informes detallados
• Funciona con individuos y equipos
• Miles de integraciones, como QuickBooks, Zapier, Gmail y más

Contras:

• Sin facturación directa
• Libros de trabajo limitados a 2,000 filas en el plan gratuito (aunque puedes crear nuevos libros de trabajo)

Sin embargo, si necesitas actualizar para más almacenamiento, los precios comienzan en $9/usuario/mes, pero solo los usuarios que crean hojas de cálculo cuentan como un usuario, por lo que otros miembros del equipo pueden ver y editar datos en libros de trabajo existentes de forma gratuita.

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Preguntas Frecuentes

1. ¿No puedo simplemente crear mi propia hoja de cálculo o base de datos?

Sí, puedes. Si no tienes mucha información que gestionar, puede ser más simple y fácil crear una hoja de cálculo para rastrear finanzas y detalles de clientes. Incluso puedes usar software de base de datos, como Microsoft Access para diseñar tu propio CRM. Por supuesto, puedes optar por un software alternativo gratuito como LibreOffice, que incluye sus propias herramientas de hoja de cálculo y base de datos.

2. ¿Puedo exportar e importar datos a/desde un CRM?

La mayoría de las herramientas CRM ofrecen opciones de exportación e importación. Esto te permite mudarte a otro CRM, respaldar tus datos e importar fácilmente datos existentes, como listas de contactos.

3. ¿Pueden los freelancers establecidos sobrevivir con un CRM gratuito?

Todo depende de las características que quieras y necesites. Para un mayor número de clientes y proyectos, probablemente necesitarás un CRM premium para facturación más avanzada, integraciones y almacenamiento. Sin embargo, siempre comienza con un plan gratuito si está disponible. Si ofrece todo lo que necesitas con poco o ningún compromiso, mantente con la versión gratuita.

4. ¿Son seguros los herramientas CRM?

En general, las herramientas CRM de buena reputación son tan seguras como la mayoría de las otras soluciones basadas en la nube para negocios. Sin embargo, dependiendo de tu industria, el CRM que elijas puede necesitar cumplir con estándares específicos de cifrado y seguridad. Ver la sección “Ayuda” del sitio web de un CRM o contactar al soporte al cliente te dará las respuestas que necesitas.

Además, asegúrate de usar una contraseña segura y única para tu cuenta y tener software antivirus en cualquier dispositivo que uses para acceder a tu CRM.

5. ¿No es complicado usar el software CRM?

No realmente. Si bien puede parecer intimidante al principio, cada opción en esta lista tiene una gran sección de ayuda con tutoriales y recursos para ayudarte a comenzar rápidamente y dominar las características.